O que é um Quadro Kanban? Um Guia Abrangente

O quadro Kanban é uma ferramenta projetada para clarificar o seu processo de trabalho e aumentar a eficiência, limitando o trabalho em andamento.

Com esse novo nível de transparência, você rapidamente identificará etapas problemáticas no fluxo de trabalho e, ao melhorar essas etapas, sua equipe logo trabalhará com mais eficiência.

Neste guia, explicaremos o que é um quadro Kanban e destacaremos os principais detalhes que você precisa saber, especialmente se for um iniciante.

Breve História do Quadro Kanban

Kanban (em inglês: "placa de sinalização") começou como um sistema visual de agendamento, parte do sistema de produção da Toyota. Algumas décadas depois, em 2007, David Anderson desenvolveu ainda mais a ideia do método Kanban e introduziu o quadro Kanban. De fato, Darren Davis (colega de Anderson) foi quem sugeriu que o fluxo de trabalho fosse visualizado em um quadro branco. Assim nasceu o quadro Kanban, como o conhecemos hoje, tornando-se uma das ferramentas mais úteis de gerenciamento ágil de projetos para trabalhos baseados em conhecimento. Atualmente, seu uso por equipes ágeis é tão difundido que, frequentemente, você pode ouvir as pessoas se referirem aos quadros Kanban como quadros de tarefas ágeis.

Antes de continuarmos, é importante notar que o quadro Kanban é a ferramenta mais popular para planejamento e entrega ágil dentro da comunidade ágil.

Fonte: Relatório State of Agile

Quais São os Elementos de um Quadro Kanban?

Os quadros Kanban utilizam Cartões, Colunas, Swimlanes e Limites de Trabalho em Progresso (WIP) para permitir que as equipes visualizem e gerenciem seus fluxos de trabalho de forma eficaz. Vamos apresentar os principais componentes mais de perto:

Componentes do quadro Kanban

• Cartões Kanban – Esta é a representação visual das tarefas. Cada cartão contém informações sobre a tarefa e seu status, como prazo, responsável, descrição, etc.

• Colunas Kanban – Cada coluna no quadro representa uma etapa diferente do seu fluxo de trabalho. Os cartões passam pelo fluxo até a sua conclusão total.

• Limites de Trabalho em Progresso (WIP) – Eles restringem a quantidade máxima de tarefas nas diferentes etapas do fluxo de trabalho. Limitar o WIP (trabalho em progresso) permite concluir os itens de trabalho mais rapidamente, ajudando sua equipe a focar apenas nas tarefas atuais.

• Swimlanes Kanban – São faixas horizontais que você pode usar para separar diferentes atividades, equipes, classes de serviço, e mais.

• Ponto de Compromisso – Um compromisso marca um ponto no processo de trabalho em que um item de trabalho está pronto para ser puxado para o sistema.

• Ponto de Entrega – O ponto no fluxo de trabalho onde os itens de trabalho são considerados concluídos.

Tipos de Quadros Kanban

Existem dois tipos de quadros Kanban – físicos e digitais.

Um quadro Kanban físico é uma ferramenta simples, mas eficaz, onde as equipes utilizam post-its (representando tarefas) e um quadro branco (ou de cortiça) para visualizar o fluxo de trabalho. As fases de trabalho são representadas como colunas, e os post-its são movidos de uma etapa para a próxima, proporcionando uma visão clara da progressão das tarefas.

Um exemplo real de implementação bem-sucedida vem da Sensata Technologies, na Bulgária. Nas operações de manufatura, enquanto o fluxo de trabalho na linha de produção é visível, o fluxo de conhecimento não é tão facilmente observado. Para gerenciar e otimizar esse fluxo de conhecimento, a Sensata Technologies utilizou um quadro Kanban para visualizar as etapas do processo e os fluxos de trabalho em tempo real para diferentes tipos de trabalho, além das políticas da organização para gerenciar o fluxo de trabalho. Essa representação visual em um grande quadro Kanban físico – criado juntando quatro quadros brancos verticalmente em uma parede de oficina – facilitou a comunicação eficaz dentro da equipe e com os stakeholders relevantes. Esse arranjo permitiu que a equipe compreendesse melhor e otimizasse seu fluxo de trabalho de conhecimento, resultando em maior eficiência e colaboração.

Um quadro Kanban digital é uma solução baseada em software que oferece maior acessibilidade e flexibilidade em comparação com os quadros físicos. Esses quadros proporcionam visibilidade sobre o progresso do trabalho de praticamente qualquer lugar, aprimorando a colaboração da equipe. As soluções digitais podem rastrear vários fluxos de trabalho e organizar o trabalho em diversas categorias, tornando-as altamente adaptáveis a diferentes necessidades.

Continuando com o exemplo da Sensata Technologies na Bulgária, após implementar inicialmente um grande quadro Kanban físico para visualizar as etapas do processo e os fluxos de trabalho em tempo real, eles decidiram mudar para uma visualização Kanban digital para otimizar ainda mais suas operações. Essa transição permitiu que eles gerenciassem e visualizassem seus fluxos de trabalho de maneira mais eficaz, proporcionando maior acessibilidade e atualizações em tempo real. Graças à solução digital, a Sensata Technologies viu sua produtividade dobrar em um ano, demonstrando o impacto significativo que os quadros Kanban digitais podem ter na produtividade e no gerenciamento de fluxos de trabalho.

Como Usar um Quadro Kanban?

Ao criar seu quadro Kanban, comece com uma estrutura simples e, gradualmente, melhore seu quadro e transforme-o em um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho seguindo estes sete passos:

1. Visualize Seu Fluxo de Trabalho

Use o quadro Kanban para mapear todas as etapas do seu processo de trabalho. Ao olhar para o quadro, você deve ser capaz de entender como o trabalho é processado. Comece com uma estrutura simples de quadro Kanban e divida-o em algumas seções principais que mostrem diferentes estágios de trabalho. Essa visão do quadro fornecerá uma perspectiva clara sobre o fluxo de tarefas e ajudará a identificar quaisquer ineficiências no processo.

Estrutura básica do quadro Kanban

2. Identifique Gargalos no Fluxo de Trabalho

O quadro Kanban é uma ferramenta perfeita para visualizar possíveis problemas no seu processo. A lógica é simples: se você observar uma coluna onde as tarefas chegam mais rápido do que saem, o trabalho começará a se acumular e o problema se tornará visível para toda a equipe. Isso pode ser causado por um problema temporário ou um gargalo no processo.

Recomendamos que você mapeie seu fluxo de trabalho com o máximo de precisão possível para ter uma visão clara de onde está o problema.

Por exemplo, em um quadro Kanban simples, com apenas uma seção "Em andamento" e muitas tarefas aguardando, será difícil determinar por que o trabalho está parado e como resolver a situação.

Por outro lado, mapear seu fluxo de trabalho em detalhes, com colunas dedicadas para cada etapa, permitirá que você entenda de imediato onde podem ser feitas melhorias.

Identifique gargalos de processo em um quadro Kanban

Uma vez que você notar uma coluna problemática/gargalo, aja rapidamente para resolvê-lo e evitar que ele ocorra novamente. A solução mais simples é limitar o trabalho em progresso mais cedo no fluxo. Assim, você dará mais tempo às pessoas que "possuem" essa etapa, permitindo que aliviem o gargalo. Outra opção pode ser redistribuir os esforços da equipe para atender às novas demandas. Como você pode ver, o método é projetado para oferecer máxima flexibilidade, para que você esteja no controle de todas as decisões cruciais.

3. Use o Quadro Kanban para Limitar o Trabalho em Progresso e Focar

O quadro Kanban é uma ótima maneira de desencorajar sua equipe de multitarefas, aplicando limites de WIP (trabalho em progresso) de acordo com sua capacidade. Você pode aplicar um limite no número total de tarefas em andamento simultaneamente no seu quadro ou definir limites individuais para cada estágio do seu fluxo de trabalho.

Aplique limites de WIP (Work-In-Progress) em um quadro Kanban

Se você deseja aumentar a taxa de entrega de valor aos seus clientes, vai querer manter toda a equipe focada em terminar o trabalho em vez de começar um novo.

Dessa forma, eles pararão de iniciar novas tarefas e se concentrarão em concluir as que já estão em andamento. Saber que todos podem ver o que cada pessoa está fazendo é uma grande motivação para buscar um melhor desempenho o tempo todo.

4. Use-o como um Painel para Economizar Tempo com Reuniões Desnecessárias

Um benefício significativo da implementação de quadros Kanban é que eles economizam muito tempo gasto em reuniões, relatórios de progresso e outras interrupções desnecessárias.

Use o quadro Kanban como um repositório de informações dedicado. Ele espalhará o conhecimento sobre quem está fazendo o quê a qualquer momento. O quadro Kanban manterá você e todos na equipe informados sobre como as tarefas estão progredindo. Dessa forma, você não precisará agendar reuniões com tanta frequência para receber atualizações de progresso.

Além disso, o quadro Kanban permitirá que você esqueça aqueles longos relatórios de progresso que levam uma eternidade para serem preparados e já estão desatualizados quando são apresentados aos stakeholders.

5. Visualize Bloqueios de Trabalho no Seu Quadro Kanban

O quadro Kanban permite visualizar problemas que impedem sua equipe de concluir uma tarefa específica. Em um quadro físico típico, os bloqueios são geralmente indicados com ímãs vermelhos (ou alfinetes, se você estiver usando um quadro de cortiça).

Use bloqueadores visuais em um quadro Kanban

O software Kanban digital oferece maneiras mais avançadas de visualizar bloqueios (por exemplo, sinais de pare em cartões bloqueados). Quando algo impede sua equipe de continuar o trabalho em uma tarefa, eles podem rotulá-la como bloqueada e começar a trabalhar em outra tarefa sem quebrar os limites de WIP.

6. Automatize os Processos de Trabalho no Seu Quadro Kanban Ágil

Automatizar operações de trabalho é uma ótima maneira de construir um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho maduro. Muitas vezes, as equipes têm que lidar com tarefas recorrentes, notificar rapidamente seus colegas sobre mudanças emergentes, definir lembretes sobre prazos e passar o trabalho de forma tranquila entre os membros. Tudo isso pode consumir muito tempo, criar desperdício e caos no sistema quando tratado manualmente.

É por isso que os quadros Kanban modernos permitem que você aplique regras de automação às suas tarefas e otimize seu fluxo dentro do sistema. Normalmente, elas vêm na forma de regras “se-isso-então-aquilo”, que permitem acionar ações pré-definidas dentro do quadro Kanban sempre que algo acontecer.

Aplicar automação a um quadro Kanban

Dessa forma, você poderá automatizar processos repetitivos quando possível, reduzir atividades desnecessárias e trazer maior eficiência ao seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho.

7. Colete Métricas Chave do Fluxo de Trabalho e Melhore

Os quadros Kanban digitais contemporâneos podem coletar automaticamente informações sobre o tempo de ciclo, tempo de entrega e outros indicadores chave de desempenho de suas tarefas. Isso o ajudará a tomar decisões baseadas em dados sobre qualquer mudança no seu processo e economizará muito tempo que seria desperdiçado coletando métricas manualmente.

Usando ferramentas como o Businessmap (anteriormente Kanbanize), por exemplo, você pode utilizar vários gráficos dentro do seu quadro Kanban, onde pode medir os dados do fluxo de trabalho e otimizar continuamente a entrega de tarefas e projetos.

Use métricas e gráficos Lean/Ágil

Além disso, saber como usar um quadro Kanban o ajudará a priorizar tarefas de maneira muito mais eficaz. Ao visualizar tudo em um só lugar, toda a equipe estará sempre na mesma página.

In Summary

O quadro Kanban é uma ferramenta para mapear e visualizar seu fluxo de trabalho e um dos principais componentes do método Kanban. Os quadros Kanban ajudam você a:

• Visualizar gargalos e fraquezas do fluxo de trabalho
• Concentrar-se no trabalho atualmente em mãos
• Eliminar a necessidade de reuniões básicas de atualização de statusogresso