Kanban x Scrum: 7 Diferenças Essenciais que Você Precisa Conhecer

Compreendendo Kanban e Scrum: Principais Diferenças e Aplicações

Kanban e Scrum são duas abordagens amplamente utilizadas no gerenciamento de projetos para organizar e gerenciar o trabalho no desenvolvimento de software e em outras áreas de trabalho do conhecimento. Cada um possui princípios e práticas distintas e são adequados para diferentes cenários. O Kanban foca em manter um fluxo contínuo de trabalho e limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP). Em contraste, o Scrum se baseia em compromissos iterativos de curto prazo, chamados sprints, para desenvolver e entregar o trabalho.

Vamos ilustrar com uma cozinha de restaurante.

Em uma cozinha Kanban, há um quadro visual onde cada pedido é representado por um cartão que passa por estágios como "Pedido Feito", "Preparação", "Cozinhando" e "Pronto para Servir". A equipe da cozinha se concentra em limitar o número de pedidos em cada estágio para garantir um fluxo contínuo e suave, sem sobrecarregar nenhuma parte do processo.

Em uma cozinha Scrum, a equipe trabalha em blocos de tempo fixos (sprints). No início de cada sprint, a equipe se compromete a preparar um conjunto específico de pratos (tarefas) dentro desse prazo. Eles planejam, executam e revisam seu trabalho nesses ciclos curtos, garantindo a entrega de um conjunto completo de pratos ao final de cada sprint.

Agora, vamos mergulhar nos fatores específicos que distinguem os dois.

7 Diferenças Essenciais entre Kanban e Scrum

1. Papéis e Responsabilidades

O Scrum exige a atribuição de papéis Ágeis, incluindo um Product Owner, que gerencia o backlog e orienta a equipe, um Scrum Master, que define os cronogramas, e uma Equipe de Desenvolvimento, que realiza o trabalho acordado durante o planejamento da sprint.

O Kanban permite que você mantenha sua estrutura atual sem mudanças drásticas. No entanto, você pode opcionalmente implementar dois papéis: o Gerente de Entrega de Serviço, que garante um fluxo de trabalho eficiente e melhoria contínua, e o Gerente de Solicitações de Serviço, geralmente um papel secundário para o gerente da equipe, responsável por gerenciar políticas de processo, governança e redução de riscos.

2. Planejamento

No Scrum, o planejamento ocorre iterativamente no início de cada sprint, em uma reunião onde a Equipe de Desenvolvimento, o Product Owner e o Scrum Master dividem as histórias de usuário em tarefas, estimam o tempo necessário, comprometem-se a concluí-las e iniciam o trabalho. Qualquer mudança de prioridade no meio da sprint exige que a sprint seja interrompida e replanejada.

O planejamento no Kanban baseia-se em uma abordagem probabilística, utilizando dados de fluxos de trabalho passados para fazer previsões. Esse planejamento é baseado em tipos de trabalho, tamanhos, classes de serviço e outros fatores relacionados ao trabalho em si, em vez da equipe que o processa.

Como os fluxos de trabalho no Kanban são contínuos, é comum estender a seção de Solicitações de um quadro Kanban com colunas de roadmap como "Este Mês" e "Próximo Mês" para visualizar o trabalho planejado.

Isso estabelece um sistema de puxar, permitindo que os membros da equipe iniciem novas tarefas com base na prioridade, quando houver capacidade disponível. Ao entender o tempo médio necessário para concluir tarefas de diferentes tipos e tamanhos e quantos itens de trabalho a equipe conclui semanalmente, você pode planejar as datas de início e término de cada tarefa.

3. Compromisso com o Trabalho

O Kanban enfatiza o adiamento do compromisso até o último momento para manter a agilidade e entregar valor com frequência e pontualidade. Ao impor limites de Trabalho em Progresso (WIP), os membros da equipe se concentram em concluir suas tarefas atuais antes de iniciar novas, garantindo progresso contínuo e um fluxo de trabalho eficiente.

No Scrum, o compromisso para uma sprint é feito na forma de previsão. Quando a equipe não prevê sua capacidade com precisão, surgem problemas inesperados, a sprint falha ou são necessários esforços extraordinários para terminar tudo a tempo.

4. Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) Essenciais no Kanban e no Scrum

Ao considerar Kanban vs. Scrum, não se pode ignorar os indicadores-chave de desempenho (KPI) que se tornam parte da sua rotina de trabalho ao escolher um dos dois.

KPIs no Scrum

As equipes Scrum focam em dois KPIs principais:

• Velocidade: Mede os pontos de história realmente concluídos, geralmente com base na média das sprints anteriores. A velocidade ajuda a planejar quantos itens do backlog de produto a equipe deve levar para a próxima sprint.

• Capacidade Planejada: Indica a disponibilidade da equipe para a sprint, levando em consideração fatores como férias ou doenças. A equipe ajusta o número de itens do backlog de produto com base na sua capacidade disponível, assumindo menos itens quando a capacidade é menor e mais itens quando novos membros são adicionados.

Para monitorar esses KPIs, as equipes Scrum geralmente usam:

• Gráficos de Burndown: Representações visuais do trabalho restante versus o tempo restante na sprint.

• Gráficos de Velocidade: Histogramas que mostram o desempenho passado da equipe.

KPIs no Kanban

As equipes Kanban normalmente utilizam KPIs diferentes para medir o desempenho e a eficiência, como:

• Tempo de Ciclo: O tempo necessário para concluir uma tarefa do início ao fim.

• Tempo de Lead: O tempo total desde quando uma tarefa é solicitada até ser concluída.

• Limites de Trabalho em Progresso (WIP): O número máximo de tarefas em andamento a qualquer momento para garantir foco e fluxo.

O objetivo das equipes Kanban é reduzir os valores dessas métricas (geralmente medidos em dias) ao longo do tempo para manter a eficiência do fluxo de trabalho. Para monitorar esses KPIs de perto, as equipes Kanban usam:

• Diagramas de Fluxo Cumulativo (CFD): Este gráfico mostra a estabilidade do fluxo de trabalho e ajuda a identificar áreas que precisam de melhoria para tornar o processo mais previsível.

• Histogramas de Tempo de Ciclo: Esse gráfico ajuda a monitorar o desempenho do processo ao longo do tempo, fornecendo insights sobre as tendências nos tempos de ciclo.

Esses KPIs ajudam as equipes a monitorar e otimizar seu fluxo de trabalho, garantindo entrega contínua e melhoria.

5. Kanban vs. Scrum: Reuniões e Eventos

As reuniões no Kanban são opcionais, mas, se você optar por implementá-las, pode escolher entre cadências de Kanban voltadas para a equipe ou para o serviço para manter sua equipe alinhada e garantir um fluxo de trabalho estável. Isso inclui vários tipos de reuniões, como reuniões diárias, reuniões de reabastecimento e compromisso, reuniões de planejamento de entrega e várias reuniões de revisão (entrega de serviço, operações, risco e estratégia). Você pode combinar ou pular reuniões com base nas necessidades da sua equipe. Por exemplo, você pode combinar a Revisão de Entrega de Serviço com a reunião de Reabastecimento e Compromisso semanalmente. A flexibilidade é fundamental, permitindo que você improvise conforme necessário.

Em contraste, o Scrum exige quatro tipos de reuniões em cada ciclo de sprint: planejamento da sprint, daily scrum, revisão da sprint e retrospectiva da sprint. Além disso, muitas equipes realizam sessões de refinamento do backlog perto do final da sprint para repriorizar e dimensionar histórias de usuário, embora o guia do Scrum não exija oficialmente isso.

6. Quadro Kanban x Quadro Scrum

Quadros de gestão visual são aplicados tanto no Kanban quanto no Scrum. No entanto, existem algumas diferenças fundamentais entre eles.

O quadro Scrum é uma extensão do backlog do produto. Quando a equipe se compromete com uma determinada quantidade de trabalho, ele é adicionado ao backlog da sprint no quadro, e a equipe começa a colocar o trabalho em progresso conforme necessário. O objetivo é concluir tudo até o final da sprint. Logicamente, o quadro é redefinido após cada iteração.

O quadro Kanban é um mapa contínuo do processo da equipe para criar um sistema sustentável que dure ao longo do tempo. Um quadro Kanban bem projetado inclui limites de WIP visualizados para controlar a quantidade de trabalho que entra e sai do processo, visando melhorar a velocidade de entrega.

7. Como as Equipes Kanban e Scrum Estimam o Trabalho

No Scrum, a estimativa é uma parte crucial do processo, tipicamente realizada durante o refinamento do backlog. A equipe garante que os itens de trabalho estejam adequadamente dimensionados e priorizados para a próxima sprint, planejando sua capacidade durante a reunião de planejamento da sprint.

O principal objetivo da prática de estimativa Ágil é dimensionar os itens de trabalho, frequentemente usando a sequência de Fibonacci, e determinar quantos itens a equipe pode concluir dentro da sprint. O software Scrum permite que você atribua pontos de história a cada item e os acompanhe.

O Kanban adota uma abordagem diferente, recomendando que grandes tarefas sejam divididas em tarefas menores e gerenciáveis, sem comprometer o valor final do entregável. Isso apoia um fluxo de trabalho mais estável e confiável.

Em vez de estimativas tradicionais, o Kanban coleta dados passados de tempo de lead e tempo de ciclo e throughput. Softwares avançados de Kanban usam esses dados históricos para prever o fluxo de trabalho futuro. Por exemplo, o módulo de análise da Businessmap apresenta a simulação de Monte Carlo, fornecendo previsões estatisticamente precisas sobre quantas tarefas a equipe provavelmente concluirá em um período de tempo especificado.

Aprimorando o Gerenciamento de Projetos com Ferramentas de Software Scrum ou Kanban

Escolher a ferramenta certa de gerenciamento de projetos Kanban ou Scrum pode melhorar significativamente sua implementação e maximizar os benefícios de cada metodologia. Essas soluções de software proporcionam visibilidade clara dos processos, facilitam o acompanhamento do status do projeto, permitem a identificação precoce de problemas e muito mais.

Software Scrum

O software Scrum frequentemente inclui quadros visuais, como um quadro Kanban, apesar de tradicionalmente usar interfaces centradas em texto. Em um quadro Scrum, a equipe adiciona todos os itens de trabalho (histórias) no início de cada sprint e mantém a lista inalterada até o final da sprint. A equipe considera a sprint bem-sucedida somente quando todas as tarefas são concluídas. Depois disso, realizam uma reunião de retrospectiva e reiniciam o quadro para a próxima sprint. Equipes multifuncionais com todas as habilidades necessárias geralmente gerenciam os quadros Scrum e estabelecem limites de trabalho em progresso (WIP) com base nas tarefas comprometidas em cada sprint.

Software Kanban

O software Kanban utiliza quadros visuais para mapear todos os processos e itens de trabalho, garantindo total transparência e visibilidade. Cada unidade de trabalho aparece como um cartão no quadro, com colunas que indicam os estágios do trabalho e swimlanes para prioridades ou tipos de trabalho.

Ao contrário dos quadros Scrum, os quadros Kanban não estão vinculados a uma equipe específica, mas focam na eficiência do fluxo de trabalho. As equipes definem limites de WIP por estágio do fluxo de trabalho para evitar gargalos e rapidamente identificar e resolver qualquer problema que ocorra. Os quadros Kanban não têm restrições de tempo, permitindo que novos itens de trabalho sejam adicionados a qualquer momento, desde que respeitem os limites de WIP. Esse fluxo contínuo elimina a necessidade de reiniciar periodicamente o quadro.

Plataformas avançadas de Kanban também coletam dados para cada item de trabalho, ajudando as equipes a melhorar os tempos de ciclo.

Ferramentas Essenciais para Acompanhar e Analisar o Trabalho em Equipes Scrum e Kanban

No software Scrum, o backlog armazena todas as atividades futuras para a sprint. Para garantir que a equipe permaneça no caminho certo, as equipes Scrum usam um gráfico de burndown, um indicador-chave de desempenho que ilustra quanto trabalho ainda resta no projeto. Embora os gráficos de burndown forneçam uma visão geral rápida do progresso, eles podem ser limitados para identificar lacunas específicas no processo, pois mostram apenas um resumo do trabalho concluído pela equipe como um todo.

No entanto, o software Kanban não utiliza gráficos de burndown devido ao seu fluxo de trabalho contínuo. Em vez disso, os quadros Kanban digitais apresentam um diagrama de fluxo cumulativo (CFD), que coleta automaticamente dados de cada tarefa à medida que entra no fluxo de trabalho. Esses dados ajudam a analisar os tempos de ciclo para todas as tarefas e a visualizar os itens de trabalho e o tempo gasto em cada estágio do trabalho. O CFD permite que a equipe identifique gargalos imediatamente; quanto mais tempo uma tarefa permanecer em um estágio, mais larga essa etapa aparecerá no diagrama. Isso permite que as equipes identifiquem e resolvam diretamente as partes problemáticas do fluxo de trabalho, em vez de apenas serem alertadas de que algo está errado.

O que Kanban e Scrum Têm em Comum?

Kanban e Scrum são abordagens iterativas de gerenciamento de projetos que compartilham várias semelhanças importantes:

• Ambas as metodologias dependem de equipes auto-organizadas e multifuncionais.

• Elas utilizam quadros visuais para acompanhar o progresso e gerenciar o trabalho de forma eficaz.

• Elas acolhem feedback interno e externo, permitindo que as equipes se adaptem rapidamente às mudanças nas demandas dos clientes e dos negócios.

• Elas enfatizam a forte colaboração da equipe para compartilhar conhecimento e ideias.

• Elas promovem transparência no trabalho para incentivar a melhoria contínua e avançar em direção a um objetivo comum.

• Elas priorizam e entregam trabalho com base na demanda do cliente e no valor para o negócio.

Integrando Kanban e Scrum para Aumentar a Produtividade da Equipe

Tanto o Kanban quanto o Scrum foram projetados para aumentar a eficiência e a produtividade das equipes. A escolha entre eles depende das necessidades específicas de cada equipe, pois cada ferramenta vem com sua própria metodologia ou estrutura. No entanto, é comum que equipes Scrum incorporem práticas Kanban e vice-versa.

Em nossa experiência, um fluxo de trabalho Scrum pode ser visualizado de forma eficaz em um quadro Kanban. Ao converter a área de backlog em um "Backlog de Produto", as equipes podem visualizar histórias de usuário e épicos como cartões, transferindo sua sprint para quadros Kanban. Essa estrutura hierárquica permite que equipes Scrum vinculem histórias de usuário a uma sprint ou dividam a sprint em histórias de usuário individuais, possibilitando o acompanhamento automático do progresso à medida que as tarefas são concluídas.

Kanban vs. Scrum: Comparação Infográfica

Para entender melhor como o Kanban e o Scrum são diferentes, vamos dar uma última olhada nessa comparação direta (abra a imagem em uma nova aba para ver a visualização completa).

In Summary

Tanto o Kanban quanto o Scrum têm seguidores dedicados e histórias de sucesso notáveis. Quando implementados em software, as principais diferenças entre Kanban e Scrum permanecem evidentes:

• Flexibilidade vs. Estrutura: O software Kanban se adapta de forma flexível a qualquer equipe, enquanto as ferramentas Scrum são baseadas em uma estrutura organizada.

• Melhoria Contínua vs. Estimativa: O Kanban foca na melhoria constante com software que ajuda a analisar e refinar os fluxos de trabalho. O Scrum, por outro lado, enfatiza o planejamento através de pontos de história, com ferramentas que medem o quão bem a equipe cumpre essas estimativas.

• Trabalho em Progresso (WIP) x Compromisso de Sprint: O software Kanban permite que as equipes limitem o WIP para manter a produtividade, ajustando o trabalho à capacidade real. Por outro lado, o software Scrum bloqueia a fila de trabalho assim que uma sprint começa, garantindo foco nas tarefas atuais, mas limitando a capacidade de se adaptar a mudanças durante a sprint.

Compreender essas diferenças ajuda as equipes a escolher a metodologia e o software certos para melhorar a produtividade e o gerenciamento do fluxo de trabalho.