Planejamento Kanban: Como Otimizar a Entrega de Valor?

Tradicionalmente focadas em aumentar a receita, reduzir custos ou minimizar riscos, as organizações agora estão priorizando resiliência, agilidade e a capacidade de entregar resultados de forma rápida e previsível.

De acordo com o Relatório State of Agile, os principais indicadores de sucesso para equipes ágeis incluem o valor entregue (29%) e a razão entre o planejado e o concluído (25%). Essa mudança destaca a necessidade de métodos de planejamento que apoiem a flexibilidade e a inovação, afastando-se de prazos rígidos e adotando a tomada de decisões baseada em dados. É aqui que o planejamento Kanban se torna uma resposta estratégica a essas mudanças.

O planejamento Kanban é uma abordagem enxuta que ajuda as organizações a melhorar o gerenciamento de projetos, visualizando fluxos de trabalho em quadros Kanban, dividindo projetos em itens de trabalho gerenciáveis e coletando dados históricos para orientar e informar as decisões.

Vamos discutir como o planejamento Kanban transforma o gerenciamento de projetos tradicional, enfatizando a melhoria contínua e a eficiência operacional.

Como o Planejamento Kanban Ajuda a Construir Resiliência?

• Aprimorando a Transparência do Projeto: No centro de todo fluxo de trabalho Kanban está a visualização de cada etapa do processo de trabalho e das tarefas individuais. Isso não só promove transparência entre os membros da equipe sobre o progresso do trabalho em tempo real, mas também destaca a contribuição de cada pessoa para o projeto como um todo. Além disso, o sistema identifica e eleva rapidamente os gargalos, fornecendo uma base para a melhoria contínua.

• Prevenindo Desperdícios: Considere o gerenciamento de um projeto de desenvolvimento de site. Você começaria a definir datas de início e término para cada tarefa individual? Em nossa experiência, essa abordagem muitas vezes se mostra irrealista e pode levar a desperdícios significativos. A pressão por cumprir prazos pode levar sua equipe a tomar decisões ruins e a práticas ineficientes.

• Enfatizando a Flexibilidade: O planejamento Kanban prioriza resultados e analisa datas de entrega e tempos de ciclo, reconhecendo a natureza imprevisível dos eventos futuros. Ao mudar de uma abordagem determinística para uma abordagem probabilística, ele se concentra em trabalhar com intervalos e probabilidades, em vez de prazos fixos, promovendo assim a flexibilidade.

Planejamento em um Quadro Kanban

Vamos explorar como um quadro Kanban facilita o planejamento de seus projetos em uma base semanal, mensal, trimestral e além.

Usando a Linha do Tempo Reversa

Depois de criar seu quadro Kanban e mapear todo o processo de trabalho, desde o backlog até a área de trabalho em andamento e concluído, você pode começar a usar a forma mais básica de planejamento Kanban. Imagine que a área "Não Iniciado" do seu quadro Kanban é uma linha do tempo reversa – a coluna mais à direita representa o "agora" e a coluna mais à esquerda representa algum momento no futuro.

Com essa linha do tempo básica, você pode facilmente usar os cartões Kanban como post-its para planejar quando alguns itens provavelmente serão entregues. Por exemplo, suponha que um item precise ser agilizado ou adiado. Nesse caso, você pega o cartão Kanban e o move para outra coluna do quadro, alterando sua prioridade.

Organizando Itens de Trabalho

A ordem dos itens de trabalho em um quadro Kanban pode ser usada como um indicador para planejar as atividades diárias e semanais. Seguindo o princípio de que quanto mais alto um cartão é colocado no quadro, maior é sua prioridade, as equipes podem se concentrar em concluir as tarefas mais importantes primeiro. Dessa forma, quando houver capacidade disponível, as pessoas terão todas as informações necessárias para continuar com a tarefa mais importante na fila.

Usando Workflows de Linha do Tempo

Os workflows de linha do tempo disponíveis na Businessmap são uma solução ideal para o planejamento de projetos no nível da equipe. As equipes podem dividir os projetos em tarefas gerenciáveis e acompanhar seu progresso em um só lugar. A visualização do calendário oferece uma visão sempre atualizada do status de todos os itens de trabalho no pipeline, incluindo projetos atuais, passados e futuros.

Usando a Visualização de Gráfico de Gantt

Se você está acostumado a usar gráficos de Gantt para planejamento de projetos, a visualização de gráfico de Gantt da Businessmap permite visualizar as dependências entre tarefas ou projetos inteiros. Ela oferece uma visão clara e unificada do progresso planejado e real dos projetos. Além disso, simplifica o planejamento do trabalho futuro com base na capacidade da equipe e permite ajustar facilmente os cronogramas das suas iniciativas.

A funcionalidade de planejamento, especialmente quando usada em conjunto com o fluxo de trabalho de Iniciativas, oferece uma poderosa ferramenta para o planejamento estratégico. Essa combinação permite visualizar e gerenciar um portfólio de projetos e iniciativas de maneira abrangente. Ao organizar os projetos no gráfico de Gantt, os stakeholders podem ver como diferentes iniciativas se alinham com os objetivos estratégicos, entender cronogramas e avaliar dependências e sobreposições entre projetos.

Como Sabemos se o Planejamento Kanban é Preciso?

No Kanban, as métricas desempenham um papel central, e os aspectos de planejamento e estimativa do método não são exceção. Focado na estabilidade do fluxo, medição do tempo de ciclo e throughput, as análises Kanban podem ajudar você a coletar dados sobre o desempenho de suas equipes e da empresa.

Por exemplo, quando você tem um fluxo de trabalho estável, pode esperar que itens de trabalho semelhantes tenham tempos de ciclo semelhantes. Então, você também pode usar o tempo de ciclo médio e os números de throughput para calcular e prever, com alta probabilidade, quando os projetos futuros devem ser concluídos.

Embora isso possa parecer um cálculo simples, pode levar muito tempo para analisar diferentes números e cenários ao gerenciar vários projetos. Para facilitar, o módulo de Análise da Businessmap oferece simulações de Monte Carlo. Esta poderosa ferramenta de análise faz os cálculos e previsões para você, fornecendo uma estimativa precisa ao analisar seu diagrama. Essa abordagem não apenas economiza uma quantidade significativa de tempo em comparação à criação de um plano detalhado, mas também baseia as estimativas em dados de desempenho históricos, em vez de intuição.

Previsão de Projetos de Próxima Geração

Para estruturar e gerenciar projetos de forma eficiente na Businessmap, você pode usar os workflows de Linha do Tempo ou Iniciativas. Essas funcionalidades permitem dividir os projetos em componentes fundamentais e visualizá-los em quadros Kanban para um gerenciamento detalhado do trabalho.

O grande diferencial, no entanto, é a capacidade de previsão de projetos. Todo projeto configurado na Businessmap pode ser submetido a uma previsão detalhada, fornecendo uma gama de cenários, do melhor ao pior caso para a conclusão do projeto. Seja você buscando um cronograma otimista ou se preparando para potenciais atrasos, terá todos os insights necessários para navegar pelas complexidades da execução de projetos.

É importante saber que a função de previsão será tão boa quanto os seus dados históricos. Se você tiver um processo estável e previsível, suas previsões serão muito precisas.

In Summary

Ao visualizar os processos de trabalho, utilizar métricas de fluxo e coletar dados, a abordagem Kanban desloca o planejamento de estimativas pesadas para a tomada de decisões informada. Isso permite ajustes oportunos, tornando as organizações mais resilientes e adaptáveis. O planejamento Kanban enfatiza:

• Visualização detalhada dos processos de trabalho em quadros Kanban.
• Coleta de dados de desempenho históricos.
• Previsões precisas de tempo de ciclo de projetos usando simulações de Monte Carlo.