Acompanhar indicadores-chave de desempenho (KPIs) é uma atividade inevitável para um gerente de projetos. Dependendo da indústria e do método de execução das tarefas, os KPIs podem variar. No entanto, muitas das ferramentas para medi-los são semelhantes, embora adaptadas ao caso específico.
Uma dessas ferramentas é o gráfico de dispersão. Ele se tornou indispensável na vida de inúmeros gestores e foi adaptado para diversos fins, incluindo a medição e previsão do tempo de ciclo das tarefas.
O que é um Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo?
O gráfico de dispersão de tempo de ciclo é uma versão adaptada do conhecido gráfico. Ele é valorizado no mundo do gerenciamento Lean porque oferece uma visão detalhada de uma das principais métricas no Lean: o tempo de ciclo.
O tempo de ciclo (cycle time) reflete o período necessário para concluir itens individuais nos quadros Kanban. O objetivo de um gráfico de dispersão de tempo de ciclo é visualizar o tempo de ciclo das tarefas da sua equipe dentro de um período de tempo predefinido.
A estrutura do gráfico assemelha-se a um gráfico de dispersão padrão. O eixo horizontal exibe o período de tempo definido por datas. O eixo vertical representa o tempo de ciclo dos itens de trabalho concluídos durante esse período, calculado em dias.
Cada ponto que você vê espalhado pelo gráfico é um marcador representando uma tarefa dentro de um cartão no seu quadro Kanban. As posições dos pontos são determinadas pela data de conclusão e pelo tempo necessário para que o cartão Kanban alcance a coluna "Concluído".
Um líder que adota o gerenciamento Lean pode utilizar o gráfico de dispersão de tempo de ciclo para:
- Observar claramente os tempos de ciclo de tarefas semelhantes
- Comparar quanto tempo diferentes tipos de trabalho levam, colorindo os pontos de cada um com uma cor distinta
- Prever o tempo de ciclo em futuras tarefas
Como Usar um Gráfico de Dispersão para Prever o Tempo de Ciclo?
Um dos maiores benefícios de usar um gráfico de dispersão de tempo de ciclo no gerenciamento Lean é a capacidade de prever o resultado de tarefas futuras. Embora inicialmente pareça confuso, o gráfico oferece previsões probabilísticas sobre o desempenho futuro.
Para que isso aconteça, você precisa traçar linhas horizontais ao longo do gráfico, dependendo do número de tarefas concluídas dentro de um período específico.
Por exemplo, digamos que você tenha 100 tarefas concluídas em 30 dias. Se 25 delas foram concluídas em 5 dias ou menos, enquanto todas as outras demoraram mais, você tem 25% de chance de concluir qualquer tarefa futura dentro desse período. Desenhe uma linha horizontal na altura do 5º dia no seu gráfico de dispersão de tempo de ciclo.
Agora, digamos que mais 50 tarefas foram concluídas em até 10 dias. A segunda linha horizontal deve marcar 75% e estar na altura do 10º dia. Quanto maior o percentil, maior a chance de concluir uma tarefa futura dentro desse período.
Ao se comprometer com prazos, consulte as linhas de percentil no gráfico de dispersão e observe que você tem uma certa porcentagem de chance de estar pronto em X dias/semanas/meses.
Sem dúvida, um gráfico de dispersão de tempo de ciclo feito à mão exigiria muito tempo para ser mantido. Felizmente, algumas plataformas digitais poderosas de quadro Kanban oferecem gráficos de tempo de ciclo como uma funcionalidade integrada. Com a ajuda delas, você pode definir o período desejado e obter dados e percentis precisos em questão de segundos.
Você também tem à sua disposição vários filtros que podem ajudar a diferenciar facilmente entre vários critérios de cartão, como tipo de tarefa, prioridade, responsável, etc. Dessa forma, você pode visualizar com grande precisão os dados exatos que está procurando.
O gráfico de dispersão de tempo de ciclo é uma ótima adição ao arsenal de análises para gerenciamento de projetos Lean, que está incorporado à plataforma Businessmap. Com a ajuda dele, você pode obter uma visão clara do tempo de ciclo do trabalho que passa pelo quadro Kanban da sua equipe. Além disso, será capaz de prever quanto tempo levará para que futuras tarefas sejam concluídas.
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In Summary
O gráfico de dispersão de tempo de ciclo é uma das análises mais avançadas para o gerenciamento de projetos Lean. O gráfico:
- Apresenta uma visualização clara dos tempos de ciclo de múltiplas tarefas semelhantes
- Compara o desempenho de diferentes tipos de itens de trabalho colorindo os pontos de cada um em uma cor distinta
- Fornece uma maneira fácil de prever o tempo de ciclo de futuros itens de trabalho
