Terminologia do Kanban: O Glossário Completo

O método Kanban é um conjunto avançado de princípios e práticas combinados com artefatos para visualizar seu fluxo de trabalho. À primeira vista, parece uma maneira simples de mapear as etapas do seu processo de trabalho, mas há mais de meio século de teoria e experimentação que o trouxe até sua mesa.

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Termos Fundamentais do Kanban Que Você Não Pode Perder

kanban

A palavra literalmente significa "placa" ou "cartão visual" (visual card). No final da década de 1940, tornou-se um termo para o sistema de gerenciamento de inventário da Toyota e, posteriormente, evoluiu como um método de gerenciamento de processos.

Sistema Kanban

O sistema Kanban surgiu como um sistema de agendamento para manufatura enxuta e manufatura just-in-time (JIT). Era um sistema de controle de inventário usado para a cadeia de suprimentos, desenvolvido pelo engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno.

O método Kanban

David J. Anderson formulou o Método Kanban para o trabalho de conhecimento e serviços em 2005. Ele combinou elementos do trabalho de W. Edwards Deming, Eli Goldratt, Peter Drucker e Taiichi Ohno. O método incorpora conceitos como sistemas pull, teoria das filas, fluxo e um conjunto de princípios e práticas do Kanban.

Princípios Fundamentais

• Comece com o que você faz agora
• Concorde em buscar uma mudança evolutiva
• Respeite os papéis, responsabilidades e títulos de trabalho atuais
• Incentive atos de liderança em todos os níveis

Práticas Centrais

• Visualizar
• Limitar o WIP
• Gerenciar o fluxo
• Tornar as políticas explícitas
• Implementar ciclos de feedback
• Melhorar colaborativamente e evoluir de forma experimental (usando modelos e o método científico)

Quadro Kanban

Um quadro Kanban é uma das ferramentas para implementar o método Kanban. O quadro é dividido em um mínimo de 3 colunas – Solicitado, Em Progresso, Concluído, representando as etapas de um processo.

Os quadros Kanban podem ser físicos ou eletrônicos. A ideia principal é visualizar o caminho das tarefas, desde a solicitação até a conclusão, e identificar onde estão os gargalos.

Cartão Kanban

No Kanban, as tarefas são representadas visualmente por cartões. Cada cartão Kanban é um item de trabalho (work item) que se move pelas colunas no quadro Kanban. Os cartões contêm informações sobre o item de trabalho. Eles não variam de tamanho, pois a ideia é dividir um projeto em suas menores tarefas e concluí-las rapidamente.

Swimlane

As swimlanes são as divisões horizontais de um quadro Kanban, ajudando a otimizar o fluxo de trabalho. As colunas representam as etapas, e as swimlanes categorizam o trabalho. Elas podem ser usadas para representar equipes, classes de serviço, prioridade, etc.

WIP

WIP, ou Trabalho em Progresso (Work In Progress), refere-se à quantidade de trabalho que foi iniciado, independentemente da subcoluna em que se encontra no momento.

Limites de WIP

Definir limites para o trabalho em progresso é uma estratégia para evitar sobrecarga e trocas constantes de contexto, mantendo o foco nas tarefas importantes. Aplicar limites de WIP é a segunda prática central do Kanban, garantindo um fluxo saudável.

Cadência do Kanban

Existem 7 Cadências do Kanban – as reuniões cíclicas que impulsionam mudanças evolutivas e a entrega de serviços "adequados ao propósito".

• Revisão de Riscos (mensal)
• Revisão de Estratégia (trimestral)
• Revisão de Entrega de Serviço (semanal)
• Revisão de Operações (mensal)
• Reuniões Diárias (diárias)
• Reunião de Reabastecimento (semanal)
• Reunião de Planejamento de Entrega (de acordo com a cadência de entrega)

Portfólio Kanban

O Kanban de Portfólio é um método holístico que visa melhorar a capacidade de entrega de uma organização, aplicando os princípios de visualização, limitação do trabalho em progresso (WIP) e gestão de fluxo em nível sistêmico.

A principal diferença entre o Kanban de Portfólio e o Kanban de Equipe é que os cartões Kanban no quadro de Portfólio são "pais" de um ou vários cartões Kanban que estão no quadro Kanban de Equipe.

Software Kanban

O objetivo do software Kanban é garantir uma melhor visualização do fluxo de trabalho. Em comparação com o software de gerenciamento de projetos clássico, ele oferece mais flexibilidade e requer menos tempo de administração. O software Kanban melhora a comunicação da equipe, gera métricas e ajuda a otimizar processos e aumentar a previsibilidade.

Glossário de Métricas do Kanban

As métricas do Kanban visam melhorar a previsibilidade do processo. As métricas mais importantes a serem monitoradas são throughput, WIP, tempo de ciclo e lead time.

Throughput

O throughput é o número de itens que passam por um sistema ou processo. De acordo com a Lei de Little, o Throughput Médio = WIP Médio dividido pelo tempo de ciclo médio. O throughput da sua equipe é um indicador-chave que mostra se o processo está sendo produtivo ou não.

Tempo de Ciclo

O tempo de ciclo começa quando uma nova tarefa entra na etapa "em andamento" e alguém está realmente trabalhando nela, até que ela entre na coluna "Concluído".

Tempo de Lead

Este é o período entre o aparecimento de uma nova tarefa no seu fluxo de trabalho e sua saída final do sistema.

CFD (Diagrama de Fluxo Cumulativo)

O diagrama de fluxo cumulativo é uma das ferramentas analíticas mais úteis em sistemas Kanban. O software Kanban pode fornecê-lo como uma ferramenta integrada. Ele acompanha as três métricas do Kanban – throughput, tempo de ciclo e WIP – e apresenta os dados de forma visual e concisa.

Lei de Little

Tempo de Ciclo Médio = Trabalho em Progresso Médio / Throughput Médio

A Lei de Little conecta as três medidas (WIP, throughput e tempo de ciclo) de maneira única e consistente para qualquer sistema ao qual se aplique.

No entanto, foi originalmente enunciada de uma forma um pouco diferente:

Itens Médios na Fila = Taxa Média de Chegada * Tempo Médio de Espera

Este fato é importante porque diferentes pressupostos precisam ser satisfeitos, dependendo de qual forma da lei está sendo utilizada.

Outros Termos Relevantes do Kanban Explicados

Concorde em Buscar Melhorias Contínuas

O segundo princípio do Kanban, "concorde em buscar uma mudança incremental e evolutiva", enfatiza que, para uma implementação bem-sucedida, deve haver um acordo sobre uma abordagem evolutiva, lenta e incremental. Caso contrário, não haverá o ambiente adequado ou apoio da gestão para uma iniciativa Kanban.

Blocker

Blocker é a razão que bloqueia um cartão no quadro Kanban. Qualquer coisa que impeça o progresso em direção à conclusão pode ser um blocker. Algumas razões frequentes são "falta de informação", "capacidade pessoal", "questão urgente", entre outras.

Agrupamento de Blockers

Agrupamento de blockers é uma técnica para analisar bloqueios. Diferentes razões para o trabalho bloqueado são agrupadas, e a causa é determinada para cada grupo, formando um "cluster" ao redor delas. O agrupamento destaca que os bloqueios têm um custo. Esta é uma estratégia para melhorar e evitar bloqueios futuros quantificados.

Por exemplo, nas duas grandes categorias "bloqueios internos e externos", muitas vezes vemos grupos como "dependência de outra tarefa", "requisitos ausentes", "ambiente indisponível" e "product owner indisponível".

Custo de Atraso (Cost of Delay)

O Custo de Atraso é uma forma de comunicar o impacto do tempo nos resultados que esperamos alcançar. Formalmente, é a derivada parcial do valor total esperado em relação ao tempo.

O Custo de Atraso combina urgência e valor—duas coisas que não são fáceis de distinguir. Para tomar decisões, precisamos entender não apenas o quão valioso algo é, mas também o quão urgente é.

CONWIP

Tecnicamente, o limite de WIP único aplicado em todo o sistema é conhecido como CONWIP (constant Work-In-Progress). O CONWIP é uma forma de sistema pull (pull system) e é aplicado dentro de um sistema Kanban maduro funcionando de maneira eficiente.

Incentivar a Liderança em Todos os Níveis

O princípio mais recente do Método Kanban é "incentivar atos de liderança em todos os níveis". A liderança é um catalisador importante para a mudança, e as pessoas têm mais probabilidade de melhorar em uma cultura de segurança e empoderamento.

Políticas Explícitas

A quarta prática do Kanban diz: "torne as políticas explícitas". Como o método gira em torno de um acordo comum para buscar uma mudança incremental e evolutiva, esta é uma das primeiras coisas a fazer. Tornar as políticas explícitas facilita o consenso em torno de sugestões de melhoria e minimiza a chance de mal-entendidos e falta de compreensão.

Evolua Experimentalmente

A sexta prática do Método Kanban é totalmente formulada como "melhore colaborativamente, evolua experimentalmente (usando modelos/método científico)". Se uma equipe tem uma compreensão compartilhada das teorias sobre trabalho, fluxo de trabalho, processo e risco, é mais provável que desenvolva um entendimento comum de um problema e sugira ações de melhoria com as quais todos concordem.

Há três modelos sugeridos por David J. Anderson:

• A Teoria das Restrições (o estudo dos gargalos)
• A Teoria do Conhecimento Profundo (um estudo da variação e de como ela afeta os processos)
• Modelo Econômico Lean (baseado nos conceitos de "desperdício")

Ciclos de Feedback

Os ciclos de feedback representam a circulação de informações e mudanças entre as 7 cadências. As relações são mostradas visualmente na imagem acima.

Às vezes, as equipes chamam suas reuniões de ciclos de feedback para simplificar, embora o verdadeiro significado seja a interação entre elas.

Gestão de Fluxo

Gerenciar o fluxo é a terceira prática do Kanban, que se refere a monitorar e medir o fluxo. O fluxo é o movimento dos itens de trabalho, desde a solicitação até a conclusão.

Um fluxo rápido e suave significa que o sistema cria valor rapidamente, minimizando riscos e evitando o custo do atraso. Além disso, ele o faz de maneira previsível.

JIT

A sigla significa Just In Time (Just-in-time). A produção just-in-time é uma metodologia voltada principalmente para a redução do tempo de ciclo dentro do sistema de produção. Ela se originou no Japão, em grande parte nas décadas de 1960 e 1970, especialmente na Toyota.

Kaizen

Kaizen é a palavra japonesa para "melhoria contínua" (continuous improvement). Ela evoluiu como um termo empresarial no Japão pós-Segunda Guerra Mundial, descrevendo uma prática de negócios para melhorar processos e eliminar desperdícios, notadamente na Toyota.

Sistema Puxado

Um sistema pull é uma estratégia de manufatura enxuta usada para reduzir desperdícios no processo de produção. Os componentes usados no processo de fabricação são repostos apenas quando são consumidos, de modo que as empresas produzem apenas o suficiente para atender à demanda do cliente.

Na gestão, significa que nenhum novo trabalho é iniciado até que os itens já iniciados sejam finalizados. Quando há capacidade, um novo item é puxado para o estado "Em Progresso".

Política de Pull

Uma política de pull dentro de um sistema pull define os requisitos do processo – a ordem em que o trabalho será puxado, de onde, e quanto.

Respeitar os Papéis Atuais

O terceiro princípio do Kanban é "Respeitar os papéis e posições atuais". Isso significa não fazer mudanças na estrutura formal dentro de uma organização ao implementar o Kanban. Ele pode ser aplicado ao processo existente. Ao concordar em respeitar os papéis, responsabilidades e cargos atuais, eliminamos medos iniciais.

Comece de Onde Está

O princípio do Kanban afirma: "Comece com o que você faz agora". O Método Kanban não exige mudanças no processo. Ele é baseado no conceito de que o processo atual evolui e melhora.

Visualização

A primeira prática do Kanban é visualizar o fluxo de trabalho. Esta é a função principal do quadro Kanban e a melhor maneira de obter informações sobre um processo e analisar os dados. É o primeiro passo para seguir com os outros princípios.

Figuras Significativas

Taiichi Ohno

Taiichi Ohno foi um empresário e engenheiro industrial da Toyota, conhecido como o Pai do Sistema de Produção Toyota, que se tornou a base da manufatura Lean.

No início de sua carreira, ele expandiu os conceitos de Just-In-Time (JIT) desenvolvidos por Kiichito Toyoda para reduzir o desperdício e começou a experimentar e desenvolver metodologias para produzir os componentes necessários no momento certo para apoiar a montagem final. Assim, ele desenvolveu o Kanban para melhorar a eficiência da manufatura. Ele identificou os 7 desperdícios (ou Muda, em japonês) do Lean.

"O progresso não pode ser gerado quando estamos satisfeitos com as situações existentes."

Sakichi Toyoda

Sakichi Toyoda foi um inventor japonês, industrialista e fundador da Toyota Industries Co., Ltd.

Ele inventou um tear elétrico em 1902 e, em 1926, um tear automático capaz de detectar um fio rompido e parar automaticamente o tear, evitando assim a produção de produtos de baixa qualidade. Esse princípio de automação autônoma é conhecido como o princípio Jidoka e se tornou parte da metodologia Lean.

"Eu não sou mais talentoso do que qualquer outra pessoa. Apenas me esforço muito e faço muitas pesquisas."

David J. Anderson

David J. Anderson é um líder de pensamento em gestão de desenvolvimento tecnológico eficaz. Ele é pioneiro no uso de sistemas Kanban para melhorar a entrega de serviços em empresas de serviços profissionais. Anderson é o criador do Método Kanban para melhorar a entrega de serviços e estratégia.

"As pessoas me perguntam: 'Qual é a diferença entre Lean e Kanban?' Resposta: Lean é um destino; Kanban é o meio para chegar lá."

In Summary

Ao chegar ao final da Enciclopédia Kanban, você aprendeu tudo o que um praticante iniciante de Kanban deve saber. Continue aprendendo e volte periodicamente para refrescar seu conhecimento.