O que é um Cartão Kanban? Detalhes e Exemplos

O termo 'Kanban' foi originalmente concebido pelo fabricante de automóveis japonês Toyota. Literalmente, significa "sinal visual" ou "cartão visual".

Na década de 1940, quando a Toyota usou o Kanban pela primeira vez, os cartões eram notas de papel fixadas em um quadro físico (quadro Kanban). Os trabalhadores da Toyota utilizavam o sistema de cartões Kanban para criar um processo de trabalho transparente e reduzir o desperdício na produção.

Cerca de 60 anos depois, David J. Anderson pegou a ideia original e estabeleceu as bases do método Kanban para o trabalho baseado em conhecimento. No início, o método foi implementado na indústria de desenvolvimento de software, e teve um impacto imediato na produtividade das equipes.

Hoje em dia, o método Kanban está amplamente difundido em várias indústrias: manufatura, TI, desenvolvimento de software, marketing, finanças, etc. Isso acontece porque qualquer equipe trabalha melhor e de forma mais inteligente quando está ciente de seus desafios e dos desafios da organização como um todo.

No centro do sistema, os cartões Kanban são usados para rastrear e monitorar os elementos de trabalho ao longo do processo.

O Que É um Cartão Kanban?

Um cartão Kanban é a representação visual de um item de trabalho. Traduzido do japonês, significa literalmente um cartão (ban) visual (kan). Ele é um elemento central do sistema Kanban, pois representa o trabalho que foi solicitado ou que já está em andamento.

Um cartão Kanban contém informações valiosas sobre a tarefa e seu status, como um resumo da tarefa, pessoa responsável, prazo, etc.

Um exemplo de um cartão Kanban físico

De fato, os cartões Kanban são usados principalmente para visualizar o progresso das suas tarefas, desde o momento em que são solicitadas até serem consideradas concluídas. Eles têm o objetivo de "radiar" informações sobre um único item de trabalho, para que as equipes fiquem alinhadas e possam identificar rapidamente problemas no trabalho. Com a ajuda dos cartões Kanban, você pode:

• Construir um centro de informações para as atribuições de trabalho
• Reduzir a necessidade de reuniões para atualização de status
• Melhorar a transparência geral do processo de trabalho

Um aspecto essencial é que o número de cartões Kanban em andamento no quadro deve ser limitado. Dessa forma, você evitará mudanças de contexto e problemas de produtividade.

A Natureza dos Cartões Kanban Digitais

Com a ajuda de uma solução digital Kanban, você pode visualizar diferentes tipos de informações de trabalho nos cartões Kanban. Basicamente, os cartões digitais possuem um lado frontal e um verso onde as equipes podem inserir detalhes relacionados ao trabalho. Isso oferece uma grande vantagem para equipes presenciais e remotas, pois elas podem entender mais facilmente o trabalho em questão e colaborar de forma eficaz.

Essencialmente, os cartões Kanban digitais têm um lado frontal e um verso.

O lado frontal fornece informações básicas sobre a tarefa, como descrição, título, responsável, tempo de ciclo, prioridade e subtarefas. Esta é a parte visível de um cartão em um quadro Kanban, permitindo uma visão rápida dos itens de trabalho.

O verso do cartão pode ser usado para registrar métricas e informações valiosas enquanto ele percorre o fluxo de trabalho. Aqui, sua equipe pode deixar comentários, anexar arquivos e links externos, além de verificar os dados históricos do cartão. Este lado do cartão é visível quando o cartão está aberto.

Configurações dos Cartões Kanban

Diferentes membros da equipe observam e assimilam informações de maneiras distintas. Alguns preferem ou precisam ver todos os dados de uma tarefa de uma só vez, enquanto outros preferem visualizar apenas as informações mais pertinentes ao seu papel.

Nesse sentido, boas soluções de software Kanban oferecem opções de configuração personalizada dos cartões. Isso significa que cada membro de um quadro pode configurar uma visualização de cartão individual que atenda apenas às suas preferências.

Por exemplo, uma configuração simples de cartão Kanban que mostre informações básicas sobre uma tarefa pode ser adequada para reuniões diárias da equipe. Dessa forma, todos os membros podem rapidamente visualizar todas as tarefas atuais sem entrar em detalhes.

Por outro lado, cada membro da equipe precisa de mais informações ao trabalhar em uma tarefa individual. Portanto, uma configuração pessoal de cartão Kanban que revele a quantidade máxima de informações pode simplificar o processo de trabalho, melhorar a visibilidade e incentivar a colaboração da equipe.

Os cartões Kanban podem ser configurados de diversas maneiras para exibir informações valiosas, como prazo, tempo de ciclo, arquivos anexados, subtarefas, entre outros. Você precisa encontrar a configuração de cartão Kanban que melhor se adapte aos seus hábitos de trabalho.

Modelos de Cartão Kanban

Uma grande vantagem das soluções de software Kanban online é que você pode usá-las para criar diferentes modelos de cartões Kanban. Isso é extremamente útil quando há tarefas recorrentes no fluxo de trabalho.

Isso pode ser considerado uma padronização que ajuda a concluir trabalhos do mesmo tipo e escopo mais rapidamente, seguindo diretrizes semelhantes.

Os modelos de cartões Kanban ajudam a evitar a duplicação de esforços e a reduzir a necessidade de retrabalho. Os modelos fornecem a todos os membros da equipe uma compreensão clara do que precisa ser feito e um formato familiar para a conclusão das tarefas – isso, de forma alguma, visa suprimir a criatividade dos membros da equipe. Pelo contrário, permite que a equipe se gerencie de forma eficaz e rapidamente reconheça se as tarefas atribuídas podem exigir um tratamento especial.

Ao usar soluções Kanban online, o ponto principal é que você pode criar diferentes modelos que correspondem a vários tipos de trabalho, cada um com seu foco específico. Por exemplo, você pode criar um modelo de "bug de cliente", e toda vez que houver um bug de cliente, você pode carregar o modelo relevante ao criar o cartão.

Outro exemplo seria criar um modelo de "Recurso", e sempre que houver um recurso a ser desenvolvido, você pode carregar o modelo relevante ao criar o cartão.

Dessa forma, o responsável pelo cartão saberá exatamente os passos que precisam ser seguidos, sua sequência e quaisquer outras anotações que possam auxiliar nesse tipo de trabalho.

Algumas soluções de software, como o Businessmap, permitem até que você use modelos padrão de cartões Kanban em seus quadros. Isso significa que você pode definir modelos predefinidos para áreas específicas do seu quadro Kanban (como trilha ou fluxo de trabalho). Como resultado, as equipes podem automatizar a criação de cartões com certos modelos em diferentes áreas do quadro.

In Summary

Os cartões Kanban visualizam as tarefas em um fluxo de trabalho e ajudam você a:

• Registrar a documentação crucial para uma tarefa
• Revisar detalhes de forma rápida
• Minimizar o tempo desperdiçado
• Identificar oportunidades de colaboração