Domine a Priorização no Kanban: Estratégias e Técnicas

O método Kanban pode ajudá-lo significativamente a priorizar tarefas com precisão na gestão de fluxo de trabalho. Ele o guiará na organização das tarefas com base em sua importância e na resolução de problemas urgentes o mais rápido possível. Tudo o que você precisa fazer é definir algumas regras básicas no seu quadro Kanban e garantir que sua equipe as siga rigorosamente.

Como Priorizar o Trabalho com Colunas do Kanban?

Normalmente, todo quadro Kanban começa com uma coluna chamada "backlog". Este é o local onde são colocadas todas as tarefas futuras e ideias.

A próxima coluna é a "solicitado" ou "pronto para começar", que serve como o ponto de entrada dos itens de trabalho no seu fluxo de trabalho. Todas as tarefas Kanban que a equipe se comprometeu a iniciar são posicionadas lá, dependendo de sua prioridade.

No entanto, há exemplos de quadros Kanban com diferentes tipos de colunas de espera mais adiante no fluxo de trabalho, dependendo das funcionalidades da equipe.

Para cada uma delas, sua equipe precisa seguir a regra de puxar os cartões de cima primeiro — dessa forma, as tarefas de maior importância serão concluídas o mais rápido possível.

Alguns exemplos de colunas de espera no Kanban podem ser:

• Esperando Aprovação – Este tipo de coluna de fila no Kanban é adequado para tarefas que exigem aprovação para serem processadas (por exemplo, pagamentos, promoções de vendas, etc.).

• Esperando Revisão – Esta fila do Kanban é uma etapa relevante do fluxo de trabalho onde os itens de trabalho aguardam avaliação. Funciona como um filtro antes de as tarefas receberem feedback e avançarem para a conclusão ou voltarem para melhorias. Tem um papel crucial na qualidade de produtos/serviços (por exemplo, desenvolvimento de produto, redação de conteúdo, design, etc.).

• Esperando Atividade Externa – Este tipo de coluna Kanban é aplicável para tarefas que aguardam ações de terceiros para serem concluídas. Isso geralmente ocorre quando uma equipe se comunica com outras unidades fora da empresa (por exemplo, parcerias, programas de afiliados, etc.).

De modo geral, ao usar o Kanban, você cria um sistema de "pull", onde os membros da equipe puxam a próxima tarefa após terminar a atual. No entanto, antes de puxar o próximo item de trabalho, é importante lembrar uma regra básica:

Quando você coloca tarefas futuras em uma coluna de espera do Kanban, precisa garantir que as que estão no topo sejam de maior importância.

Sempre que um membro da equipe decidir puxar uma nova tarefa Kanban, ela será a de maior prioridade. Isso não significa que as tarefas de alta prioridade sempre irão ultrapassar as de baixa prioridade. Você deve acelerar apenas os itens de trabalho urgentes.

Priorização de Tarefas com Swimlanes no Kanban

Além de melhorar a transparência, as swimlanes também podem ser usadas como uma ferramenta para priorizar as tarefas no quadro Kanban. Enquanto as colunas dividem o fluxo de trabalho em diferentes estágios (como desenvolvimento, revisão, pronto para entrega, etc.), as swimlanes podem ser usadas de várias maneiras, como:

1. Agrupar tarefas dependendo do tipo de trabalho, por exemplo, desenvolvimento web, recursos técnicos, conteúdo, etc.
2. Agrupar tarefas com base no desenvolvimento de produtos: Trabalhando no produto X, produto Y ou produto Z.
3. Agrupar tarefas dependendo de sua prioridade: baixa prioridade, prioridade média, alta prioridade.

Nos dois primeiros casos, você pode aplicar facilmente a priorização do trabalho. Basta adicionar uma swimlane de “expedição” no topo do seu quadro Kanban. Depois disso, sempre que houver um problema urgente, você simplesmente precisa movê-lo para a swimlane superior. Além disso, garanta que o membro da equipe relacionado a esse problema específico esteja trabalhando apenas nele até sua conclusão.

Usando as swimlanes do Kanban para priorização de tarefas, você pode ter certeza de que itens de trabalho valiosos serão concluídos antes dos outros. Além disso, a visualização de todo o processo ajudará a identificar pontos fracos no seu fluxo de trabalho e a melhorá-lo continuamente.

Priorização com Classes de Serviço no Kanban

Priorização de tarefas com classes de serviço no Kanban é outra abordagem estratégica que melhora a gestão do fluxo de trabalho, categorizando as tarefas com base em sua importância e urgência. As classes de serviço permitem que as equipes diferenciem entre vários tipos de trabalho, como itens de expedição que exigem atenção imediata, tarefas padrão que seguem fluxos de trabalho regulares e itens de menor prioridade.

Em teoria, existem 4 classes de serviço:

• Expedição
• Data Fixa
• Padrão
• Intangível

Ao atribuir classes de serviço, as equipes podem priorizar tarefas de maneira eficaz, garantindo que o trabalho crítico seja tratado com rapidez, enquanto mantêm um fluxo equilibrado entre diferentes tipos de tarefas. Esse método não só melhora a eficiência, mas também aumenta a transparência e o alinhamento com os objetivos organizacionais, pois as equipes podem visualizar e gerenciar sua carga de trabalho com base em prioridades claras definidas pelas classes de serviço.

Priorizando o Backlog do Kanban

O backlog pode ser o local onde sua equipe planeja todo o trabalho futuro, mas pode facilmente se tornar um espaço desorganizado com muitas ideias acumuladas.

Por isso, sua equipe precisa revisar todos os itens no backlog para garantir que ele contenha os itens adequados e priorizá-los. Isso deve ser uma atividade contínua ou, ainda melhor, uma atividade que ocorra regularmente.

Algumas ações que sua equipe pode tomar durante esse processo de refinamento são:

• Remover tarefas irrelevantes
• Adicionar novas tarefas que cubram requisitos recém-descobertos
• Mesclar tarefas
• Dividir itens muito grandes, entre outros.

Além disso, você pode criar sub-colunas em seu backlog para separar as tarefas planejadas para diferentes períodos, por exemplo, cada trimestre do ano.

Priorização de Tarefas com Indicadores de Cor

O uso de indicadores de cor é uma das maneiras mais comuns de priorizar o trabalho. As soluções de software Kanban modernas geralmente permitem o uso de cores personalizadas para marcar os níveis de prioridade.

Por exemplo, um cartão vermelho pode indicar prioridade crítica, enquanto um cartão verde indica prioridade normal. Você também pode adicionar códigos de cores para tarefas como bugs, mudanças necessárias, etc. Como sinais visuais, as marcas de cor podem ser facilmente identificadas por qualquer membro da equipe.

In Summary

Você pode usar diferentes ferramentas no seu quadro Kanban para priorizar o trabalho da maneira ideal:

• Use colunas para garantir que as tarefas de maior prioridade sejam puxadas primeiro
• Use swimlanes para priorizar questões urgentes
• Use indicadores de cor para melhorar a visibilidade