Retrospectivas no Kanban: Isso Existe?

As retrospectivas são uma prática ágil que não pode ser ignorada se você deseja manter o desempenho em alto nível. Claro, o benefício que elas trazem está muito relacionado à forma como você conduz essas reuniões. Em teoria, as reuniões de retrospectiva estão tipicamente associadas ao Scrum.

Como todas as reuniões, as retrospectivas podem facilmente se tornar uma perda de tempo que acaba causando mais danos do que benefícios, pois, se realizadas de maneira inerte, tendem a se tornar uma versão mais longa da reunião diária, mas sem valor agregado.

Para evitar isso, o Kanban oferece uma solução muito simples chamada Revisão de Entrega de Serviço (Service Delivery Review - SDR). Ela permite que você inspecione seu fluxo de trabalho em detalhes e promova um espírito de melhoria contínua, concentrando-se no trabalho, e não no membro da equipe responsável.

Além disso, essas “retrospectivas Kanban” podem ser personalizadas de acordo com as necessidades e a forma de trabalho da sua equipe, para que você não invista mais tempo do que o necessário para participar delas e obtenha valor de cada reunião.

Revisão de Entrega de Serviço - A Retrospectiva do Kanban

A Revisão de Entrega de Serviço é uma das sete cadências do Kanban. É a maneira Kanban de realizar retrospectivas, com foco em verificar o desempenho da equipe em relação aos compromissos, métricas centradas no cliente, qualidade, tempo de entrega (lead time), classes de serviço, etc.O objetivo dessas reuniões é reunir-se com a equipe para inspecionar o quadro Kanban, resolver problemas e identificar oportunidades de melhoria no processo.

Como explica o criador do método Kanban, David Anderson: "as revisões de entrega de serviço devem facilitar uma discussão focada entre um superior e um subordinado sobre a demanda, a capacidade observada do sistema e a comparação da capacidade em relação aos critérios de adequação e condições-alvo, além de acordar ações a serem tomadas para melhorar a capacidade."

Como benefício adicional, essas reuniões de retrospectiva permitem que os membros da equipe se sintam mais envolvidos na gestão do processo de trabalho e expressem suas opiniões e preocupações.

Como Conduzir uma Revisão de Entrega de Serviço?

Para começar, a equipe deve concordar em um horário semanal específico para realizar a Revisão de Entrega de Serviço e seguir esse cronograma. Isso será natural para equipes acostumadas à maneira tradicional de fazer retrospectivas ágeis após cada entrega.

No entanto, como a SDR não está vinculada a um evento específico, como o fim de um sprint, realizar uma reunião de retrospectiva dessa maneira pode não ser necessário. Em vez disso, você precisa definir uma cadência (por exemplo, toda terça-feira às 10 horas) e manter esse padrão.

Após definir o horário, você deve se preparar para a reunião propriamente dita. Certifique-se de convidar toda a equipe e qualquer stakeholder relevante, incluindo clientes, se necessário.

Como aponta o Diretor de Entrega da 1904labs, Mattew Philipp: “a equipe pode discutir em uma retrospectiva maneiras de ser mais rápida, mas sem o cliente, não podem ter uma discussão colaborativa sobre velocidade e compensações, nem sobre as verdadeiras expectativas e necessidades do cliente."

Inspecione Seu Quadro

Uma vez que todos estiverem reunidos, é importante revisar os itens no seu quadro Kanban. Para aproveitar ao máximo seu tempo, comece pela coluna "Concluído" e vá movendo para a esquerda, em direção à coluna "Solicitado".

Ao usar uma solução digital de Kanban, recomendamos arquivar os cartões apenas na Revisão de Entrega de Serviço, para que nenhum item de trabalho importante seja esquecido sem receber a devida atenção.

Enquanto revisa os itens de trabalho no quadro, discuta os problemas enfrentados e compartilhe o conhecimento adquirido durante o processo. Ao fazer isso, é importante manter o foco no trabalho em si, e não nas pessoas responsáveis por ele.

Preste Atenção Especial aos Experimentos

Como a experimentação desempenha um papel importante na melhoria contínua, é importante dar atenção especial aos experimentos durante a reunião de retrospectiva Kanban. Não perca a oportunidade de examinar o progresso e discutir os resultados preliminares. Se houver necessidade de ajustes, certifique-se de envolver todos e alinhar como implementá-los da melhor maneira.

Na Businessmap, somos especialmente fãs de realizar experimentos. Dependendo da equipe, eles duram entre algumas semanas e um trimestre inteiro. Para acompanhar de perto, adicionamos uma coluna dedicada chamada "Experimento" em nossos quadros.

Assim como os cartões regulares, os experimentos devem ter um responsável explícito. Durante cada reunião de retrospectiva, revisamos a coluna onde eles estão e, se houver novos dados relevantes, discutimos e decidimos como proceder com o experimento em questão.

Inspecione as Métricas de Fluxo

Após concluir a retrospectiva das tarefas finalizadas e em andamento, prossiga para inspecionar as métricas de fluxo do seu quadro.

Concentre-se nos indicadores-chave de desempenho relacionados à eficiência do fluxo do seu processo e revise-os para avaliar o estado do seu fluxo de trabalho.

Se você estiver usando o Businessmap ou outro software de gestão de portfólio de projetos digital, esta é a ocasião perfeita para utilizar qualquer análise de fluxo de trabalho disponível.

Alguns dos gráficos mais úteis para a reunião de retrospectiva são aqueles que mostram como os cartões estão envelhecendo no seu quadro, diagramas de fluxo cumulativo (CFD), Heatmaps, gráficos de agrupamento de bloqueios e tendências de tempo de ciclo.

Ao analisá-los, sua principal preocupação deve ser em relação ao cumprimento dos acordos de nível de serviço (SLA). Portanto, você deve prestar atenção especial a como o trabalho está envelhecendo e ficar atento a possíveis atrasos.

Se houver risco de perder um prazo importante, certifique-se de discutir como aplicar a técnica de Swarming. Essa técnica permite que sua equipe concentre seus esforços coletivamente para puxar um cartão para "Concluído" da maneira mais rápida possível, evitando atrasos.

Para entender o que criou o risco em questão, você pode revisar os dados no seu diagrama de fluxo cumulativo. Este gráfico extremamente valioso mostrará tanto a estabilidade quanto a previsibilidade do seu fluxo de trabalho.

Se não houver faixas que se expandam ou se contraiam rapidamente, isso indica que há um equilíbrio entre o trabalho que entra em seu processo e o que sai. Além disso, se as faixas estão subindo rapidamente, isso significa que você tem um alto throughput. Por outro lado, quaisquer platôs indicariam que os cartões não estão progredindo em direção à conclusão.

Fique atento a expansões rápidas das faixas, pois elas provavelmente criarão platôs causados pela acumulação de tempo de espera. Isso pode facilmente desviar você do curso e criar riscos de atraso.

Se for esse o caso, um heatmap pode mostrar em detalhes quanto tempo, em média, seus cartões passam na etapa problemática do fluxo de trabalho. Como resultado, você poderá discutir soluções potenciais para os problemas do fluxo de trabalho e basear iniciativas de melhoria em dados específicos.

Para ter uma visão ainda melhor, aconselhamos você a inspecionar quaisquer bloqueios acumulados durante o período discutido.

Agrupamento de bloqueios é uma técnica que pode ser especialmente útil para lidar com problemas recorrentes. Em resumo, ela permite reunir problemas repetidos e acompanhar quanto tempo sua equipe leva para resolvê-los.

Na Revisão de Entrega de Serviço, você terá a oportunidade de ver quanto tempo de bloqueio foi acumulado e investigar a fundo para identificar a causa raiz antes de decidir como resolvê-la.

Além disso, fique atento às tendências do tempo de ciclo em seu fluxo de trabalho. Observe as flutuações e discuta atrasos potencialmente prejudiciais para evitar problemas de longo prazo.

O Que Evitar Durante uma Revisão de Entrega de Serviço?

A SDR (Revisão de Entrega de Serviço) tem alguns perigos ocultos que você deve evitar a todo custo, se quiser aproveitar ao máximo este tipo de reunião de retrospectiva.

Para começar, mantenha a discussão focada no trabalho em si, e não na pessoa responsável por ele. Evite uma "caça às bruxas" quando as coisas não saem como o esperado; em vez disso, unam-se para encontrar uma solução como equipe.

Além disso, como gerente, você provavelmente tem várias sugestões para seus membros da equipe sobre como melhorar individualmente. Evite a tentação de compartilhá-las na SDR. Esse é um tema para uma conversa privada e pode ter um efeito muito negativo no espírito de equipe se for discutido publicamente.

Por fim, apresente a situação como ela é. Não se deixe levar por métricas de vaidade, como o número de cartões finalizados, mas foque na quantidade de valor que esses cartões trouxeram aos seus clientes. Não tente fazer seu processo parecer bom apenas superficialmente, pois estará enganando a si mesmo.

Combinando a Revisão de Entrega de Serviço com Outras Reuniões

Nossa experiência mostrou que a Revisão de Entrega de Serviço pode ser combinada com as outras 7 cadências do Kanban em alguns casos.

Por exemplo, combinamos naturalmente nossa SDR com a reunião de Reabastecimento Kanban. Seguimos rigorosamente tudo o que pregamos neste artigo. Depois de terminarmos a retrospectiva, dedicamos 10-20 minutos para discutir o que vem a seguir para a equipe.

Sempre começamos pelas iniciativas que estão em andamento e verificamos se podemos iniciar alguma tarefa relacionada a elas. Dessa forma, garantimos que os cartões em que trabalhamos estão sempre relacionados a algo maior.

Concordamos sobre quais cartões serão puxados para o andamento durante a semana e sincronizamos suas prioridades. Se nada inesperado acontecer, seguimos o plano. Claro, como imprevistos acontecem, não esperamos pela próxima reunião para lidar com uma emergência. Ainda assim, na próxima retrospectiva, revisamos o impacto que isso causou em nosso fluxo.

Outra opção que experimentamos foi combinar a Revisão de Entrega de Serviço com a Revisão de Estratégia. No entanto, como a segunda é realizada uma vez por trimestre e cobre uma grande gama de tópicos, decidimos mantê-las separadas devido à duração da reunião.

Ainda assim, você pode experimentar e ver o que funciona melhor para você. O importante é lembrar que, embora essas reuniões não sejam obrigatórias no Kanban, você deve realizá-las de uma forma ou de outra.

In Summary

As Revisões de Entrega de Serviço são a maneira Kanban de realizar retrospectivas. Elas se concentram no processo, e não nas pessoas, permitindo que você melhore seu fluxo de trabalho de forma coletiva como equipe. Devem ser realizadas regularmente, preferencialmente uma vez por semana. Durante as reuniões, você deve:

• Compartilhar problemas relacionados ao trabalho concluído no seu quadro e disseminar novos conhecimentos
• Discutir o progresso dos itens em que você está trabalhando atualmente
• Identificar oportunidades de melhoria no seu fluxo de trabalho e planejar como implementá-las