Gerenciando Cargas de Trabalho de Portfólio com Limites de WIP no Kanban

Uma das primeiras perguntas que gerentes de projeto ou gerentes de programa experientes costumam ter ao tentar implementar o Kanban de Portfólio é: "O que fazer com os Limites de WIP no nível de Kanban de Portfólio?"

Se sua empresa ou departamento não está limitando intencionalmente o trabalho em andamento, é provável que muitas iniciativas durem mais do que o esperado, sem um fim à vista.

Além disso, o portfólio pode se espalhar por várias iniciativas ou áreas de investimento, o que reduz seu impacto. O Kanban de Portfólio ajuda a atingir objetivos mais rapidamente, concentrando recursos e energia nas iniciativas principais, transformando suas equipes de "em movimento" para "em ação."

Limites de WIP no Kanban e a Lei de Little

O uso de limites de WIP se apoia em uma fórmula matemática conhecida como Lei de Little. O professor John Little demonstrou a seguinte relação:

O número médio de clientes em um sistema estável a longo prazo (L) é igual à taxa média efetiva de chegada a longo prazo (λ), multiplicada pelo tempo médio que um cliente passa no sistema (W); ou, expresso algebricamente: L = λW.

O Kanban utiliza esse princípio e o transforma da seguinte forma:

O número médio de cartões Kanban em um sistema estável (WIP) é igual à taxa média de throughput a longo prazo multiplicada pelo tempo médio de ciclo que um cartão Kanban passa no sistema, ou expresso algebricamente: média de WIP = média de Throughput * média de Tempo de Ciclo, ou também média de Tempo de Ciclo = média de WIP / média de Throughput.

Considerando que seu sistema é estável (a taxa média de chegada é aproximadamente igual à taxa média de saída e a idade do WIP não está aumentando), você pode afirmar que o WIP médio e o Tempo de Ciclo médio são proporcionais.

Esse é um conceito poderoso, pois quanto menor for seu WIP, mais rápido você entregará. Vamos manter isso em mente para o restante deste artigo!

Por que Limites de WIP no Nível de Equipe não são Suficientes

Frequentemente, o Kanban começa no nível da equipe, como um método mais flexível de entrega, antes de ser implementado no portfólio. Embora isso seja um passo necessário, pode ser arriscado se a organização operar em silos e houver falhas de comunicação entre as equipes.

Por que isso acontece? A resposta é bastante simples – se uma equipe trabalha de forma isolada, mas adota novos métodos de produtividade e eficiência, como o Kanban, então, em certos casos, a equipe pode estar contribuindo para iniciar uma grande quantidade de trabalho no nível da empresa/departamento, que as outras equipes não conseguem acompanhar.

Vamos pegar como exemplo os recursos que uma empresa de produtos precisa entregar. Supondo a estrutura típica de equipe que a maioria das empresas tem hoje, pelo menos 20% a 30% dos recursos exigirão o envolvimento de duas ou mais equipes.

Então, se a equipe A for muito mais rápida do que a equipe B, você verá o seguinte cenário ao longo do tempo:

É por isso que você precisa de uma maneira de controlar o número de recursos em andamento e o número de novos que são iniciados. Este é um conceito convincente que aplica os princípios Lean a toda a organização.

Por Que Definir Limites de WIP no Portfólio

Se você pegar o mesmo exemplo de “gestão de recursos”, o ideal seria impor um limite de WIP global no Kanban de Portfólio. Isso essencialmente evitaria que novos recursos fossem iniciados, mesmo que a equipe A tenha capacidade para isso.

Nesse caso, a equipe A pode ficar bloqueada ou ociosa, mas é crucial entender que ter uma equipe ociosa é um problema menor do que ter uma empresa inteira sobrecarregada com trabalho iniciado, mas não concluído.

Para entender por que definir limites de WIP em um nível global é fundamental, vamos considerar o exemplo da Aerosud e o que eles realizaram em tão pouco tempo.

A combinação do conceito de Kanban de Portfólio e a adoção da prática de estabelecer limites de WIP foi um ponto de virada para uma empresa de manufatura aeroespacial em sua missão de aumentar a entrega de valor e melhorar a gestão de seu portfólio de projetos. Ao concordar em definir limites de WIP por quadro individual e usando o Businessmap como solução de gestão de portfólio de projetos, o grupo de TI alcançou um marco em suas operações. O resultado: o throughput dobrou de 60 para cerca de 120 tickets em apenas 3 dias. (Fonte: Estudo de Caso Aerosud)

Nenhuma equipe tem uma arquitetura perfeita ou automação de testes perfeita. Basta dar-lhes tempo para melhorar isso. Seria um investimento muito melhor do que manter todos ocupados localmente enquanto causam prejuízos no nível global.

In Summary

Sempre que você tiver dependências entre equipes, é uma boa ideia começar a visualizar um Kanban de Portfólio. Ele lhe oferecerá: 

• A alavancagem para melhorar o fluxo de valor na sua organização, o que, por sua vez, aprimorará sua vantagem competitiva. 
• A capacidade de alcançar seus objetivos mais rapidamente, concentrando recursos e energia apenas nas iniciativas principais. 
• O poder de transformar suas equipes de "em movimento" para "em ação."