El tablero Kanban es una herramienta para la visualización del flujo de trabajo, diseñada para ayudar a aportar claridad al proceso de trabajo y mejorar la eficiencia limitando el trabajo en curso.
Con este nuevo nivel de transparencia, se identifican rápidamente las etapas de trabajo problemáticas y, al mejorarlas, el equipo pronto trabajará de forma más eficiente.
En esta guía, explicaremos qué es un tablero Kanban, discutiremos los aspectos básicos y aclararemos los detalles importantes que se deben tener en cuenta, especialmente si es un principiante.
Explicando el Tablero Kanban
El tablero Kanban ha recorrido un largo camino hasta convertirse en lo que es hoy. Empecemos con una breve historia.
Tablero Kanban - Breve historia
Kanban comenzó como un sistema de programación visual, parte del sistema de producción de Toyota (TPS).
Unas décadas más tarde (2007), David Anderson desarrolló aún más la idea del método Kanban e introdujo el tablero Kanban. De hecho, Darren Davis (colega de Anderson), fue quien sugirió que el flujo de trabajo se visualizara en una pizarra. Así nació el tablero Kanban, tal y como lo conocemos hoy, para convertirse en una de las herramientas de gestión de proyectos ágiles más útiles para el trabajo de conocimiento. Hoy en día, su uso por parte de los equipos ágiles está tan extendido que, a menudo, se puede escuchar a la gente referirse a los tableros Kanban como tableros de tareas ágiles.
¿Cuáles son las características y componentes de los tableros Kanban?
Los tableros Kanban utilizan tarjetas, columnas, carriles y límites de WIP, para permitir a los equipos, visualizar y gestionar sus flujos de trabajo de manera eficaz. Veamos los principales componentes más de cerca:
Componentes del tablero Kanban
Tarjetas Kanban - Es la representación visual de los elementos de trabajo. Cada tarjeta contiene información sobre dicho elemento de trabajo (que puede ser una o varias tareas) y su estado, como la fecha límite, la persona asignada, la descripción, etc.
Columnas Kanban - Cada columna en el tablero, representa una etapa diferente de su flujo de trabajo. Las tarjetas pasan por el flujo de trabajo hasta su completa finalización.
Límites de trabajo en curso - Restringen la cantidad máxima de elementos de trabajo (tarjetas) en las diferentes etapas del flujo de trabajo. Limitar el trabajo en curso permite terminar los elementos de trabajo más rápido, ayudando al equipo a centrarse sólo en las tareas actuales.
Carriles Kanban - Estos son carriles horizontales utilizados para separar las diferentes actividades, equipos, clases de servicio, etc.
Commitment Point (listo para comenzar)- Punto en el proceso de trabajo en el que un elemento de trabajo está listo para entrar en el sistema Kanban (“Pull”).
Delivery Point (listo para entregar) - Momento en el flujo de trabajo en el que los elementos de trabajo se consideran terminados.
Tipos de tableros Kanban
Básicamente, hay dos tipos de tableros Kanban: los físicos y los digitales.
Un tablero Kanban físico, es la forma más básica de un tablero Kanban, donde los equipos utilizan notas adhesivas (que representan los elementos de trabajo) y una pizarra blanca (tablero de corcho). Las fases de trabajo se representan como columnas, y las notas adhesivas se mueven de una fase a la siguiente.
Un tablero Kanban digital, es una solución de software, lo que lo hace mucho más accesible que sus homólogos físicos. Estos tipos de tableros pueden proporcionarle visibilidad del progreso del trabajo desde prácticamente cualquier lugar, a la vez que facilitan la colaboración del equipo. Algunas soluciones digitales son muy flexibles, lo que permite a los gestores realizar un seguimiento de múltiples flujos de trabajo y organizar su trabajo en diferentes categorías. Hay multitud de ejemplos de tableros Kanban aplicados con éxito en todos los sectores y en equipos de diversa índole.
¿Cuáles son los beneficios de los tableros Kanban?
A medida que se implementa Kanban, serás capaz de empezar poco a poco y paso a paso construir mejoras sostenibles, a largo plazo en tus procesos, lo que te permitirá un mayor nivel de productividad, la reducción del estrés, y la mejora de la calidad, entre otros beneficios.
- Mayor visibilidad
- Aumento de la productividad
- Mayor flexibilidad
- Mejora de la concentración del equipo
- Disminución de los niveles de desperdicio
- Mejor colaboración
- Mejora de la previsibilidad
- Alineación con los valores de la empresa
¿Cómo utilizar un tablero Kanban?
Cuando construyas tu tablero Kanban, comienza con una estructura simple, mejora gradualmente tu tablero y transfórmalo en un sistema de gestión del flujo de trabajo siguiendo estos siete pasos:
1. Visualiza tu flujo de trabajo en el tablero Kanban
Utiliza el tablero Kanban para mapear todas las etapas de tu proceso de trabajo. Al mirar el tablero, deberías ser capaz de entender cómo se procesa el trabajo. Comienza con una estructura básica de tablero Kanban y divídela en algunas secciones principales que muestren las diferentes etapas de trabajo.
Comienza con una estructura básica de tablero Kanban
2. Detecta los cuellos de botella del flujo de trabajo en el tablero Kanban
El tablero Kanban, es una herramienta perfecta para visualizar potenciales problemas en tu proceso.
La lógica es sencilla: si ves una columna en la que las tareas llegan más rápido de lo que salen, el trabajo empezará a acumularse y el problema se hará visible para todo el equipo. Esto puede deberse a un problema temporal o a un cuello de botella en el proceso.
Te aconsejamos que se trace el flujo de trabajo con la mayor precisión posible para tener una idea clara de dónde está el problema.
Por ejemplo, en un tablero Kanban sencillo con una sola sección "En curso" y muchas tarjetas a la espera de actividad, será difícil determinar por qué se está atascando el trabajo y cómo se puede aliviar la situación.
Por el contrario, si se traza un mapa detallado del flujo de trabajo, con columnas dedicadas a todas las fases de trabajo, se podrá comprender de un vistazo dónde se pueden hacer mejoras.
Detecta los cuellos de botella del proceso en un tablero Kanban
Una vez se detecta una columna o un cuello de botella problemático, actúa rápidamente para resolverlo y evitar que vuelva a producirse. Lo más sencillo es limitar el trabajo en curso al principio del flujo. De este modo, proporcionarás más tiempo a las personas que son "dueñas" de esta etapa, permitiéndoles aliviar el cuello de botella. Otra opción podría ser redistribuir los esfuerzos del equipo para cumplir con los nuevos requisitos. Kanban está diseñado para ofrecer la máxima flexibilidad, por lo que puede ser la base para tomar las decisiones cruciales.
3. Utiliza el tablero Kanban para limitar el trabajo en curso y centrarte
El tablero Kanban es una gran manera de disuadir al equipo de la multitarea, mediante la aplicación de límites de trabajo en curso (WIP), de acuerdo con su capacidad. Pueden asignarse un límite en el número total de elementos de trabajo que pueden estar en curso simultáneamente en tu tablero o poner límites individuales en cada etapa de su flujo de trabajo (columnas).
Aplica límites de WIP (trabajo en curso) en un tablero Kanban
Si se desea aumentar el ritmo de entrega de valor a los clientes, se deberá mantener a todos los equipos centrados en terminar el trabajo, en lugar de empezar uno nuevo.
De este modo, dejarán de empezar nuevos trabajos y se concentrarán en terminar los que ya están en marcha. Saber que todo el mundo puede ver lo que está haciendo cada persona es también, un gran motivador para buscar un mejor rendimiento todo el tiempo.
4. Utiliza el tablero Kanban para ahorrar tiempo en reuniones innecesarias
Un beneficio significativo que viene implícito en la implementación de los tableros Kanban es que ahorran mucho tiempo en reuniones, informes de progreso y muchas otras interrupciones innecesarias.
Utiliza el tablero Kanban como un repositorio de información dedicado. Difundirá entre todos los interesados el conocimiento sobre, quién está haciendo “qué” en “cualquier momento”. El tablero Kanban te mantendrá a ti, y a todos los miembros del equipo, al tanto de cómo progresan los elementos de trabajo. De este modo, no se van a tener que programar reuniones tan a menudo para recibir actualizaciones de los progresos.
Además, el tablero Kanban te permitirá olvidarte de esos largos informes de progreso que tardan siglos en prepararse, y que ya están desfasados cuando se presentan a los interesados.
5. Visualiza los bloqueos de trabajo en tu tablero Kanban
El tablero Kanban permite visualizar los problemas que impiden al equipo completar cualquier elemento de trabajo. En un tablero físico típico, los bloqueadores suelen indicarse con imanes rojos (o chinchetas si se utiliza un tablero de corcho).
Utiliza “bloqueadores” visuales en un tablero Kanban
El software Kanban digital, tiene formas más avanzadas de visualizar los bloqueadores (por ejemplo, señales de parada en las tarjetas bloqueadas). Cuando algo impide al equipo continuar trabajando en una tarea, pueden etiquetarla como bloqueada y empezar a trabajar en otra tarea sin romper ningún límite de WIP.
6. Automatiza los procesos de trabajo en un tablero Kanban ágil
La automatización de las operaciones de trabajo, es una gran manera de construir un sistema de gestión del flujo de trabajo maduro. A menudo, los equipos tienen que ocuparse de tareas recurrentes, notificar rápidamente a sus colegas sobre cambios emergentes, establecer recordatorios sobre los plazos y transferir, sin problemas, el trabajo entre ellos. Todo esto puede llevar mucho tiempo, crear desperdicio y caos en el sistema cuando se maneja manualmente.
Por eso los tableros Kanban modernos, permiten aplicar reglas de automatización a las tareas y optimizar su flujo dentro del sistema. Por lo general, son en forma de reglas "si-esto-entonces-haz eso", que permiten desencadenar acciones predefinidas dentro del tablero Kanban cada vez que ocurre algo determinado.
Aplica la automatización a un tablero Kanban
De este modo, se pueden automatizar los procesos repetitivos cuando sea posible, reducir las actividades inútiles y aportar una mayor eficiencia al sistema de gestión del flujo de trabajo.
7. Recoge las métricas clave del flujo de trabajo y mejora
Los tableros Kanban digitales modernos, recopilan automáticamente, información sobre el tiempo de ciclo de sus tareas, el tiempo de entrega y otros indicadores clave de rendimiento. Esto ayudará a tomar decisiones basadas en datos sobre cualquier cambio en su proceso y ahorrará mucho tiempo que, de otro modo, se perdería en la recopilación de métricas manualmente.
En Kanbanize, por ejemplo, puedes utilizar múltiples gráficos dentro de tu tablero Kanban, donde puedes medir los datos de tu flujo de trabajo y optimizar continuamente la entrega de tareas y proyectos.
Utiliza métricas y gráficos Lean/Agile
Además, saber cómo utilizar un tablero Kanban, ayudará a priorizar las tareas de una mejor manera. Al visualizar todo en un solo lugar, todo el equipo estará siempre en el mismo camino.
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En resumen
El tablero Kanban es una herramienta para mapear y visualizar tu flujo de trabajo, y es uno de los componentes clave del método Kanban. Los tableros Kanban ayudan a:
- Visualizar los cuellos de botella y los puntos débiles del flujo de trabajo
- Centrarse en el trabajo actual
- Eliminar la necesidad de reuniones repetitivas de actualización del estado
Comienza con una estructura básica de tablero Kanban
Detecta los cuellos de botella del proceso en un tablero Kanban 
Aplica límites de WIP (trabajo en curso) en un tablero Kanban
Utiliza “bloqueadores” visuales en un tablero Kanban 
Aplica la automatización a un tablero Kanban
Utiliza métricas y gráficos Lean/Agile 
