O Processo de Reabastecimento no Kanban Explicado

Na gestão de projetos tradicional, tomar decisões sobre o próximo trabalho a ser executado é predominantemente responsabilidade do gerente de projetos. Isso envolve táticas de "empurrar" que muitas vezes resultam na sobrecarga dos membros da equipe e na criação de desequilíbrios no processo de trabalho.

No Kanban, no entanto, as coisas acontecem de maneira diferente. Para decidir o que trabalhar a seguir, seguimos o processo de reabastecimento do Kanban.

O Que é o Reabastecimento no Kanban?

O reabastecimento no Kanban é o processo de repor o pipeline de uma equipe com novos trabalhos a serem executados. Trata-se de um modelo baseado em "pull", no qual os membros da equipe decidem colaborativamente quais itens de trabalho podem se comprometer a entregar. Para que isso seja feito, todos os detalhes sobre esses itens de trabalho precisam estar claros.

Fazer o reabastecimento no Kanban traz mais clareza ao processo de trabalho e cria um entendimento compartilhado entre os stakeholders sobre o que está sendo trabalhado e quando. Isso melhora o fluxo de informações em qualquer projeto. Além disso, mantém os membros da equipe focados no trabalho mais crítico que precisa ser feito. Como resultado, a probabilidade de sua equipe entregar um produto ou serviço com sucesso no mercado aumenta significativamente.

No entanto, antes que um item de trabalho possa ser puxado para execução, é necessário um sinal claro no sistema indicando que a equipe está pronta para iniciar o trabalho. Isso acontece com a ajuda de um ponto de compromisso de reabastecimento dedicado.

Estabeleça um Ponto de Compromisso de Reabastecimento

No Kanban, as equipes se comprometem com uma tarefa de trabalho quando todos têm uma forte convicção de que ela será de valor para o cliente e será concluída com sucesso. O ponto no processo em que um item de trabalho passa de um estado não comprometido para um estado comprometido (geralmente como resultado de uma reunião de reabastecimento, que será discutida abaixo) é conhecido como ponto de compromisso de reabastecimento. Você pode estabelecê-lo e visualizá-lo com a ajuda do quadro Kanban.

No quadro, o ponto em que sua equipe se compromete com uma determinada tarefa é representado por uma linha entre as colunas. Normalmente, essa linha fica entre o Backlog e a coluna "A Fazer"/"Pronto para Começar"/"Selecionado". Quando um item de trabalho cruza essa linha, isso cria um sinal de que a equipe tem uma compreensão clara do que precisa ser feito e concorda em começar a trabalhar na tarefa.

No entanto, em alguns casos, itens de trabalho ou solicitações de clientes precisam ser refinados antes de serem executados. Isso é especialmente verdadeiro para empresas maiores, onde duas equipes separadas podem ser responsáveis pelos processos de refinamento e execução.

No Kanban, por exemplo, as equipes estão refinando opções e reunindo conhecimento sobre elas em um processo de Descoberta (Upstream), enquanto a execução do trabalho acontece em um processo de Entrega (Downstream).

Dito isso, muitos itens de trabalho podem precisar passar por um processo Upstream antes que o compromisso real com o trabalho ocorra. Às vezes, isso pode gerar um problema de sobrecarga ou escassez no processo Downstream. Para evitar isso, certifique-se de aplicar as melhores práticas descritas abaixo.

Defina Limites de WIP no Ponto de Compromisso de Reabastecimento

Uma vez que o ponto de compromisso de reabastecimento esteja visualizado no quadro Kanban, você deve aplicar limites de WIP (Trabalho em Progresso) a ele. Isso permitirá controlar o número de itens de trabalho que os membros da equipe podem puxar para execução até o próximo ciclo de reabastecimento.

Como resultado, você criará um sistema de trabalho mais estável e previsível, garantindo que o que entra eventualmente sai. Além disso, você terá meios para proteger o processo Downstream de sobrecarga, melhorando assim o throughput da sua equipe.

Use um Ponto de Pedido Mínimo para o Reabastecimento Upstream

Outra prática recomendada ao criar um ponto de compromisso de reabastecimento é estabelecer um ponto de pedido mínimo nos seus processos Upstream. Em contraste com a sobrecarga, isso ajudará a proteger o fluxo de trabalho Downstream de ficar sem insumos, evitando a escassez de tarefas.

Aplicar isso na prática pode parecer difícil, mas não precisa ser, desde que você tenha as ferramentas certas à disposição. 

Nossas equipes, por exemplo, fazem isso usando uma regra de automação que conta todos os cartões Kanban que possuem em um determinado processo Upstream. Quando o número cai abaixo de um limite específico, isso é um sinal de que precisam reabastecer seus sistemas Upstream para manter o ritmo de trabalho no Downstream. 

Feito isso, você terá um ponto de compromisso de trabalho totalmente funcional que pode começar a reabastecer. Para fazer isso no Kanban, realizamos uma Reunião de Reabastecimento e Compromisso de Trabalho.

A reunião de Reabastecimento é uma das 7 cadências do Kanban, essencialmente ciclos de feedback que ajudam a alinhar a comunicação de negócios. Seu principal objetivo é envolver os membros da equipe no processo de decisão sobre quais trabalhos eles devem se comprometer a entregar no processo de execução.

Aqui é o momento de esclarecer rapidamente algo antes de continuarmos falando sobre a reunião de Reabastecimento.

Muitas equipes têm a tentação de introduzi-la separadamente em sua organização. No entanto, isso pode não ser a decisão mais produtiva, especialmente se você já tem muitas reuniões. Por isso, recomendamos primeiro procurar uma maneira de incorporá-la em algumas das reuniões existentes. Se isso não for viável, então você pode introduzi-la como uma reunião independente.

Dito isso, antes de realizar a reunião de Reabastecimento, é importante ter algumas coisas em mente para torná-la mais eficaz. Vamos discutir brevemente abaixo.

Quando a Reunião Será Realizada?

Esta é uma das coisas mais importantes que você precisa determinar. Você vai reabastecer o ponto de compromisso com novos trabalhos semanalmente, quinzenalmente ou talvez uma vez por mês?

Essa decisão dependerá exclusivamente da natureza do seu processo de trabalho, dos lotes de trabalho e de quão rápido sua equipe pode liberá-los. A melhor prática aqui é manter esses lotes o menor possível, para que você possa aumentar o throughput da sua equipe e entregar valor com mais frequência ao mercado.

Quais Opções Serão Discutidas?

Isso é bastante direto, mas você precisa estabelecer quais opções estão disponíveis e discuti-las na reunião. Uma boa prática é manter os itens de trabalho mais importantes (aqueles com maior urgência, por exemplo) no topo do backlog, para que sua equipe os discuta primeiro.

Quem Participará?

Por último, mas não menos importante, você precisa determinar quem participará da reunião de Reabastecimento. No início, uma boa prática é realizá-la internamente com a equipe, onde vocês decidirão colaborativamente quais itens de trabalho se comprometerão a entregar a seguir.

No entanto, à medida que sua organização avança em sua maturidade no Kanban, você pode convidar outros stakeholders relevantes para participar, ou até mesmo um cliente cujo projeto esteja sendo trabalhado. Fazer isso permitirá criar uma transparência de nível mais alto sobre o que está acontecendo no processo de trabalho e qual valor seu cliente receberá a seguir.

Objetivos da Reunião de Reabastecimento

Depois de responder às perguntas acima, você pode conduzir uma reunião de Reabastecimento eficaz. Os principais objetivos podem ser resumidos da seguinte forma:

• Tomar uma decisão colaborativa sobre quais itens de trabalho puxar para o downstream e se comprometer a entregá-los com sucesso ao cliente final.
• Identificar e discutir quaisquer dependências ou riscos que sua equipe precisa estar ciente ao iniciar o trabalho nas tarefas recém-reabastecidas.
• Decidir se há a possibilidade de adiar algum dos itens de trabalho até a próxima reunião de Reabastecimento. Isso é feito com a intenção de reunir mais conhecimento sobre eles e, assim, reduzir riscos.
• Discutir mais detalhes (após a reunião): Depois que a reunião for concluída, pode haver alguns detalhes menores que precisam de mais esclarecimento. Se esse for o caso, certifique-se de abordá-los o mais rápido possível, para que sua equipe esteja totalmente preparada para prosseguir com a execução do trabalho.

In Summary

Para criar um processo de reabastecimento Kanban eficaz, você precisa estabelecer um ponto de compromisso de trabalho e realizar uma reunião de Reabastecimento, você deve:

• Decidir qual trabalho executar a seguir
• Identificar dependências e riscos
• Adiar o compromisso com qualquer item de trabalho (se possível)
• Garantir que todos os detalhes do trabalho escolhido estejam claros para a equipe