Cos’è una Kanban Board e Come Usarla? Spiegazione dei Concetti Base.

Una Kanban board è uno strumento per la visualizzazione del flusso di lavoro, pensato per aiutarti a portare chiarezza al tuo processo e migliorarne l'efficienza limitando i work in progress.

Con questo nuovo livello di trasparenza, individuerai rapidamente le fasi di lavoro problematiche e, migliorandole, il tuo team lavorerà sin da subito in modo più efficiente.

In questa guida, spiegheremo cos'è una Kanban board, discuteremo le basi e chiariremo i dettagli importanti da comprendere, specialmente se sei un principiante.

La Kanban Board Spiegata

La Kanban board ha attraversato un lungo viaggio per diventare ciò che è oggi.

Kanban Board - Breve Storia

Kanban (in Italiano: cartello, segnale) nasce come sistema di programmazione visiva, a partire dal sistema di produzione Toyota. Un paio di decenni dopo (2007) David Anderson ha ulteriormente sviluppato l'idea del metodo Kanban introducendo la Kanban board. Infatti, Darren Davis (collega di Anderson) è stato quello che ha suggerito che il flusso di lavoro dovrebbe essere visualizzato su una lavagna. Nasce così la Kanban board come la conosciamo oggi, diventata uno dei più utili strumenti di gestione di progetto agile per un lavoro consapevole. Al giorno d'oggi, il suo utilizzo da parte dei team Agile è così diffuso che spesso la gente si riferisce alle Kanban board come board di task agili.

Cosa Sono le Funzioni e i Componenti di una Kanban Board?

Le Kanban board utilizzano Card, Colonne, Swimlanes e Limiti WIP per consentire ai team di visualizzare e gestire i propri flussi di lavoro in modo efficace. Ti presentiamo i componenti principali più da vicino:

Componenti della Kanban board

• Card Kanban – È la rappresentazione visiva dei task. Ogni card contiene informazioni sull'attività e il suo stato, come scadenza, assegnatario, descrizione, ecc. 
• Colonne Kanban – Ogni colonna sulla board rappresenta una fase diversa del flusso di lavoro. Le board passano attraverso il flusso di lavoro fino al loro completamento. 
• Limiti di Work-in-Progress – Limitano la quantità massima di task nelle diverse fasi del flusso di lavoro. La limitazione di WIP consente di completare gli elementi di lavoro più velocemente aiutando il tuo team a concentrarsi solo sui compiti attuali. 
• Swimlane Kanban – Sono corsie orizzontali che è possibile utilizzare per separare diversi task, team, classi di servizio e altro.
• Punto di Compito - Il compito segna un punto nel processo di lavoro in cui un elemento di lavoro è pronto per essere spostato nel sistema.
• Punto di Consegna – Il punto nel flusso di lavoro in cui gli elementi sono considerati conclusi.

Tipi di Kanban Board

Esistono due tipi di Kanban board: fisiche e digitali.

Una Kanban board fisica è la forma più semplice di una Kanban board in cui i team adoperano note adesive (che rappresentano i tak) e una lavagna (bacheca). Le fasi di lavoro sono rappresentate in colonne e le note adesive vengono spostate da una fase all’altra.

Una Kanban board digitale è una soluzione software, che la rende molto più accessibile rispetto alle sue controparti fisiche. Questi tipi di board riescono a fornire visibilità sul progresso del lavoro praticamente ovunque, facilitando la collaborazione del team. Alcune soluzioni digitali sono altamente flessibili, consentendo ai manager di monitorare più flussi di lavoro e organizzarli in diverse categorie. Esistono parecchi esempi di Kanban board che si applicano con successo in diversi contesti di settori e team.

Quali Sono i Vantaggi delle Kanban Board?

Implementando Kanban, potrai iniziare ad apportare piccoli miglioramenti sostenibili a lungo termine nei tuoi processi, consentendo così un maggiore livello di produttività, minore stress e maggiore qualità, oltre ad altri vantaggi.

• Maggiore visibilità
• Maggiore produttività
• Maggiore flessibilità
• Migliore focus del team
• Minori sprechi
• Migliore collaborazione
• Maggiore predivibilità
• Allineamento con i valori della società

Come Usare una Kanban Board?

Quando costruisci la tua Kanban board, devi iniziare da una struttura semplice, migliorando gradualmente la tua board e trasformandola in un sistema di gestione del flusso di lavoro seguendo questi sei passaggi:

1. Visualizzare il Flusso di Lavoro sulla Kanban Board

Usa la Kanban board per mappare tutte le fasi del tuo processo di lavoro. Consultando la board, dovresti riuscire a capire come viene elaborato il lavoro. Inizia con una struttura di base della Kanban board e dividila in alcune sezioni primarie che mostrano le diverse fasi di lavoro.

Una struttura base della Kanban board

2. Individua Rallentamenti sulla Kanban Board 

La Kanban board è uno strumento perfetto per individuare potenziali problemi nel processo. La logica è semplice: se vedi una colonna dove i task arrivano più velocemente di quanto escano, il lavoro inizierà ad accumularsi e il problema diventerà visibile a tutto il team. Questo può essere causato da un problema temporaneo o da un rallentamento nel processo.  

Ti consigliamo di mappare il tuo flusso di lavoro nel modo più preciso possibile per avere un quadro chiaro di dove si trova il problema. 

Ad esempio, su una semplice Kanban board con una sola sezione "In corso" e molte card in attesa, sarà difficile determinare perché si blocca il lavoro e come si può alleviare la situazione. 

Al contrario, una dettagliata mappatura del flusso di lavoro con colonne dedicate per tutte le fasi ti permetterà di capire a colpo d'occhio dove possono essere apportati dei miglioramenti.

Individuare rallentamenti nel processo su una Kanban Board

Una volta individuata una colonna problematica/rallentamento, agisci rapidamente per risolverlo e impedire che si ripresenti. La cosa più semplice da fare è limitare i lavori in corso all'inizio del flusso. In questo modo, fornirai più tempo alle persone che sono in questa fase, consentendo loro di alleviare il rallentamento. Un'altra opzione potrebbe essere la ridistribuzione degli sforzi del team per soddisfare i nuovi requisiti. Kanban è progettato per offrire la massima flessibilità, in modo da lasciarti al posto di guida per tutte le decisioni cruciali.

3. Usare Kanban Board per Limitare Work in Progress e Concentrarsi

La Kanban Board è un ottimo modo per scoraggiare il tuo team dal multitasking applicando i limiti WIP in base alle tue capacità. È possibile utilizzare un limite sul numero totale di task che possono essere svolte contemporaneamente sulla board o imporre limiti individuali su ogni fase del flusso di lavoro.

Applicare limiti WIP (Work-In-Progress) su una Kanban board

Se desideri fornire maggior valore ai tuoi clienti, dovrai tenere ogni team concentrato sull’obiettivo finale del lavoro, invece di iniziare sempre un nuovo task. 

In questo modo, smetteranno di iniziare nuovi compiti e si concentreranno sul terminare le attività già in corso. Sapere che tutti possono vedere ciò che ogni membro sta facendo è di grande motivazione per eseguire sempre prestazioni migliori.

4. Usare la Board Kanban per Recuperare il Tempo Perso in Inutili Riunioni

Un vantaggio significativo dell’implementazione delle Kanban board è che spesso fa risparmiare molto tempo in riunioni, resoconti sui progressi, e molte altre interruzioni inutili. 

La board servirà come un archivio di informazioni dedicato. Farà sapere chi sta facendo cosa in qualsiasi momento. La Kanban board manterrà te e tutti i membri del team aggiornati su come stanno procedendo i task. In questo modo, non sarà necessario pianificare le riunioni così spesso per ricevere aggiornamenti sui progressi. 

Inoltre, la Kanban board ti permetterà di dimenticare quei lunghi registri di relazioni sui progressi che richiedono secoli per essere preparati e sono già obsoleti non appena vengono presentati alle parti interessate.

5. Individuare i Blocchi di Lavoro sulla Tua Kanban Board

La Kanban board consente di visualizzare i problemi che impediscono al team di completare qualsiasi attività. Su una tipica board fisica, i blocchi vengono solitamente indicati con dei magneti rossi (o puntine se si utilizza una bacheca).

Usare blocchi visivi su una Kanban board

Il software Kanban digitale offre modi più avanzati per visualizzare gli elementi di blocco (ad esempio, segno di stop su card bloccate). Quando qualcosa impedisce al team di continuare a lavorare su un task, puoi etichettarla come bloccata e iniziare a lavorare su un altro task senza infrangere alcun limite WIP.

6. Automatizzare il Processo di Lavoro sulla Tua Kanban Board Agile

Automatizzare le operazioni di lavoro è un ottimo modo per creare un sistema maturo di gestione del flusso. Spesso i team devono affrontare compiti ricorrenti, informare rapidamente i propri colleghi sulle modifiche emergenti, impostare promemoria sulle scadenze e distribuire agevolmente il lavoro tra di loro. Tutto ciò può richiedere parecchio tempo, creare sprechi e caos nel sistema quando li si gestisce manualmente. 

Ecco perché le moderne Kanban board consentono di applicare le regole di automazione ai task e ottimizzarne il flusso all'interno del sistema. Di solito, appaiono sotto forma di regole "se così-allora così", che ti consentono di attivare azioni predefinite all'interno della tua Kanban board ogni volta che succede qualcos'altro. 

Applicare automazione su una Kanban board

In questo modo, potrai automatizzare i processi ripetitivi, ove possibile, ridurre le attività dispendiose e fornire maggiore efficienza al tuo sistema di gestione del flusso di lavoro.

7. Raccogliere Metriche Chiave del Flusso di Lavoro e Migliorare

Le Kanban board digitali contemporanee possono automaticamente raccogliere informazioni sui tempi di ciclo, i tempi di consegna e altri indicatori chiave di prestazioni delle attività. Questo ti aiuterà a prendere decisioni basate sui dati in merito a eventuali modifiche al processo e farti risparmiare tantissimo tempo altrimenti sprecato sulla raccolta manuale delle metriche. 

Su Kanbanize, ad esempio, è possibile utilizzare più grafici all'interno della Kanban board, dove è possibile misurare i dati del flusso di lavoro e ottimizzare continuamente la consegna di task e progetti.

Metriche e grafici Lean/Agile 

Inoltre, sapere come usare una Kanban board ti aiuterà a dare priorità ai task  in un modo decisamente migliore. Visualizzando tutto in un unico posto, tutto il team sarà sempre al passo con il progetto. 

In Summary

La Kanban board è uno strumento per mappare e visualizzare il tuo flusso di lavoro, nonché uno dei componenti chiave del metodo Kanban. Le Kanban board ti consentono di: 

• Visualizzare i rallentamenti e i punti deboli del flusso di lavoro 
• Concentrarti sul lavoro attualmente in corso 
• Eliminare la necessità di inutili riunioni di aggiornamento