Princípios e Práticas do Kanban Explicados

Se você está procurando uma visão prática dos princípios e práticas do Kanban, você está no lugar certo. O Kanban é uma abordagem popular para processos incrementais e mudanças sistêmicas evolutivas, que tem ganhado popularidade nos últimos anos. Baseia-se em um conjunto de seis princípios fundamentais que fornecem um framework para gerenciar mudanças e entregar serviços. Seguindo esses princípios, as equipes podem otimizar seu fluxo de trabalho, aumentar a velocidade de entrega e melhorar continuamente. Justamente as principais razões pelas quais as empresas utilizam Kanban em 2024.

Nesta visão geral, vamos analisar mais de perto cada princípio e como ele pode ser aplicado na prática.

Quais são os 6 Princípios Fundamentais do Kanban?

O método Kanban é baseado em seis princípios fundamentais relacionados à gestão de mudanças e entrega de serviços.

Princípios de Gestão de Mudanças do Kanban

O Kanban não é um modelo de transformação radical, mas usa uma abordagem de mudança evolutiva que busca melhorar processos já estabelecidos de maneira não disruptiva e continuamente aprimorá-los por meio de constante colaboração e feedback. Vamos examinar mais de perto os princípios de gestão de mudanças do Kanban.

Princípio 1: Comece com o que você faz agora

O Kanban oferece flexibilidade para usar o método sobre os fluxos de trabalho, sistemas e processos existentes sem interromper o que já está em vigor. O método reconhece que os processos, papéis, responsabilidades e títulos existentes têm valor e geralmente valem a pena ser preservados. Naturalmente, ele destacará problemas que precisam ser abordados e ajudará a avaliar e planejar mudanças para que sua implementação seja o menos disruptiva possível.

Princípio 2: Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas

O método Kanban foi projetado para encontrar mínima resistência. Ele incentiva pequenas mudanças incrementais e evolutivas contínuas no processo atual, por meio da implementação de colaboração e formulários de feedback. Em geral, mudanças radicais são desencorajadas, pois costumam encontrar resistência devido ao medo ou à incerteza.

Princípio 3: Incentive atos de liderança em todos os níveis

A liderança em todos os níveis surge das percepções e ações cotidianas das pessoas para melhorar sua forma de trabalhar. Por mais insignificante que possa parecer, cada observação compartilhada promove uma mentalidade de melhoria contínua (Kaizen) para alcançar desempenho ideal no nível de equipe, departamento ou empresa. Isso não pode ser apenas uma atividade de nível gerencial.

Princípios de Entrega de Serviços do Kanban

O Kanban visa desenvolver uma abordagem orientada a serviços. Exige que você compreenda profundamente as necessidades de seus clientes, crie uma rede de serviços onde as pessoas se auto-organizem em torno do trabalho e garanta que seu sistema evolua continuamente.

Princípio 1: Foco nas Necessidades e Expectativas dos Clientes

Entregar valor ao cliente deve estar no centro de cada organização. Compreender as necessidades e expectativas dos seus clientes chama a atenção para a qualidade dos serviços prestados e o valor que eles criam.

Princípio 2: Gerencie o Trabalho

Gerenciar o trabalho em sua rede de serviços garante que você capacite as pessoas a se auto-organizarem em torno do trabalho. Isso permite que você foque nos resultados desejados, sem o "ruído" criado pelo microgerenciamento das pessoas que prestam os serviços.

Princípio 3: Revise Regularmente a Rede de Serviços

Uma vez desenvolvida, uma abordagem orientada a serviços exige avaliação contínua para promover uma cultura de atendimento ao cliente. Por meio de revisões regulares da rede de serviços e avaliação das políticas de trabalho aplicadas, o Kanban incentiva a melhoria dos resultados entregues.

Quais são as 6 Práticas Fundamentais do Kanban?

As seis práticas fundamentais do Kanban para uma implementação bem-sucedida incluem:

• Visualizar o fluxo de trabalho
• Limitar o trabalho em progresso
• Gerenciar o fluxo
• Tornar as políticas do processo explícitas
• Implementar ciclos de feedback
• Melhorar colaborativamente

1. Visualizar o Fluxo de Trabalho 

Para visualizar seu processo com um sistema Kanban, você precisará de um quadro com cartões e colunas. Cada coluna no quadro Kanban representa uma etapa no seu fluxo de trabalho. Cada cartão Kanban representa um item de trabalho. O próprio quadro Kanban representa o estado atual do seu fluxo de trabalho, com todos os seus riscos e especificações.

A primeira e mais importante coisa para você é entender o que é necessário para levar um item de uma solicitação a um produto final. Reconhecer como o trabalho flui pelo seu sistema o colocará no caminho da melhoria contínua, fazendo mudanças bem observadas e necessárias.

Quando você começa a trabalhar no item X, você o retira da coluna "A Fazer", e quando ele é concluído, você o move para "Concluído". Dessa forma, você pode facilmente acompanhar o progresso e identificar gargalos. Naturalmente, seu quadro Kanban pode ter uma aparência diferente, dependendo de suas necessidades e processos específicos.

2. Limitar o Trabalho em Progresso (WIP)

Uma das principais funções do Kanban é garantir que um número gerenciável de itens ativos esteja em progresso ao mesmo tempo. Se não houver limites de trabalho em progresso, você não está realmente aplicando o Kanban. Mudar o foco de uma equipe no meio do caminho geralmente prejudica o processo, e o multitasking é um caminho certo para gerar desperdício e ineficiência.

Limitar o WIP (Trabalho em Progresso) significa implementar um sistema de puxar nas partes ou no fluxo de trabalho completo. Definir o número máximo de itens por etapa garante que um cartão só seja "puxado" para o próximo passo quando houver capacidade disponível. Essas restrições rapidamente iluminarão áreas problemáticas no seu fluxo, permitindo que você as identifique e resolva.

3. Gerenciar o Fluxo

Gerenciar o fluxo significa gerenciar o trabalho, não as pessoas. Por fluxo, nos referimos ao movimento de itens de trabalho através do processo de produção a um ritmo previsível e sustentável.

Um dos principais objetivos ao implementar um sistema Kanban é criar um fluxo suave e saudável. Em vez de microgerenciar as pessoas e tentar mantê-las ocupadas o tempo todo, você deve focar em gerenciar os processos de trabalho e entender como fazer esse trabalho fluir mais rapidamente pelo sistema. Isso significaria que seu sistema Kanban está criando valor mais rapidamente.

4. Tornar as Políticas de Processo Explícitas

Você não pode melhorar algo que não entende. É por isso que seu processo deve ser claramente definido, publicado e socializado. As pessoas não se associarão e participarão de algo em que não acreditam ser útil.

Quando todos estão familiarizados com o objetivo comum, serão capazes de trabalhar e tomar decisões visando um impacto positivo. Políticas de trabalho claras, visíveis, bem definidas e sujeitas a mudanças (se/ quando necessário) têm o poder de incentivar a auto-organização das pessoas.

5. Ciclos de Feedback

Para equipes e empresas que querem ser mais ágeis, implementar ciclos de feedback é um passo obrigatório. Eles garantem que as organizações respondam adequadamente a mudanças potenciais e permitem a transferência de conhecimento entre os stakeholders.

O Kanban sugere o uso de cadências (ciclos de feedback) no nível da equipe, bem como cadências orientadas a serviços.

Um exemplo de cadência no nível da equipe é a Reunião Diária de Kanban da Equipe, para acompanhar o status e o fluxo de trabalho. Ela ajuda a identificar a capacidade disponível e o potencial para aumentar o ritmo de entrega. Ocorre em frente ao quadro Kanban, e cada membro informa aos outros o que fez no dia anterior e o que fará hoje.

Cadências orientadas a serviços no Kanban, como operações, entrega de serviços e reuniões de risco, visam sincronizar e melhorar a entrega de serviço. Os resultados dessas revisões, como a compreensão do que está bloqueando a entrega efetiva de serviços, devem servir como base para a tomada de decisões visando a melhoria contínua da sua rede de serviços.

Enquanto reuniões focadas e regulares com menos participantes se mostraram uma boa prática, a duração ideal de cadências específicas do Kanban depende do seu contexto, tamanho da equipe e tópicos abordados.

6. Melhorar Colaborativamente (Usando Modelos e o Método Científico)

A maneira de alcançar melhorias contínuas e mudanças sustentáveis dentro de uma organização é implementando mudanças colaborativamente, baseadas em métodos cientificamente comprovados, feedback e métricas.

Cultivar uma cultura organizacional onde cada hipótese é provada para ter resultados positivos ou negativos é crucial para desenvolver uma mentalidade focada na melhoria por meio de mudanças evolutivas.

O foco do Kanban na melhoria contínua e na visualização dos processos de trabalho pode ajudar equipes ágeis a se adaptarem às circunstâncias mutáveis e aprimorarem suas entregas ao longo do tempo. Independentemente da indústria, seja desenvolvimento de produtos, manufatura, farmacêutica ou qualquer outro campo, o Kanban é um método que pode ajudá-lo a alcançar maior eficiência e estabelecer uma cultura de aprendizado contínuo.