Em resumo, limitar o trabalho em andamento (WIP) com Kanban incentiva maior qualidade e melhora o desempenho na entrega. O ato de restringir o WIP ajuda a otimizar a capacidade de trabalho, permitindo que você aceite novos trabalhos apenas quando houver capacidade disponível.
Vamos explorar mais a fundo, definir o limite de WIP, seus benefícios e como limitar o trabalho em andamento no seu processo.
Definição de WIP
A sigla WIP significa "Work In Progress" (Trabalho em Andamento). O WIP é o número de itens de trabalho em que uma equipe está trabalhando no momento. Ele define a capacidade do fluxo de trabalho da sua equipe a qualquer momento.
Limitar o trabalho em andamento é uma das principais características do Kanban. Isso permite que organizações ágeis gerenciem seus processos de forma a criar um fluxo de trabalho suave e evitar sobrecargas.
Por que as Equipes Ágeis Usam Limites de WIP? (e Você Deveria Também)
Os limites de trabalho em andamento (WIP) restringem o número máximo de itens de trabalho nas diferentes etapas do fluxo de trabalho (colunas do quadro Kanban). Eles podem ser definidos por pessoa, por etapas/tipos de trabalho, ou para todo o sistema de trabalho ou para todo o sistema de trabalho. Implementar limites de WIP permite que você conclua itens de trabalho individuais mais rapidamente, garantindo que sua equipe se concentre em finalizar as tarefas atuais antes de iniciar novas.
Mais importante ainda, ao aplicar limites de WIP, as equipes ágeis podem identificar facilmente gargalos em seus processos de trabalho antes que eles se tornem bloqueios.
Os limites de WIP são considerados um pré-requisito importante para entregar valor aos clientes o mais rápido possível, tornando-os um recurso valioso do método Kanban.
Além disso, de acordo com o último relatório "State of Kanban", limitar o trabalho em andamento é uma das práticas mais utilizadas no Kanban.
Como Configurar Limites de WIP no Kanban?
Os limites de trabalho em andamento (WIP) precisam ser ajustados conforme necessário. Não existe uma fórmula pré-determinada para calcular os limites de WIP e definir o número ideal. No entanto, as quatro melhores práticas a seguir podem ajudar você a começar.
1. Realize Reuniões de Revisão Regularmente
Revise como você entrega seus serviços no nível da equipe e considere como os itens de trabalho estão envelhecendo no seu quadro. Isso pode ser feito durante uma reunião de retrospectiva Kanban da equipe.
2. Aceite Mudanças nos Limites de WIP
Esteja preparado para fazer mudanças. Lembre-se de que seu fluxo de trabalho mudará dinamicamente, pois não é um sistema isolado.
3. Analise Continuamente Seu Fluxo de Trabalho
Monitore o fluxo de trabalho da sua equipe regularmente e ajuste os limites de WIP conforme necessário, considerando fatores em constante mudança, como novos requisitos de negócios, demandas dos clientes, tamanho e capacidade da equipe, problemas técnicos inesperados, etc.
Para esses fins, as soluções de software Kanban são equipadas com poderosas capacidades de análise de dados. As métricas Kanban permitem que você analise informações essenciais sobre o fluxo de trabalho da sua equipe.
4. Evite Ultrapassar os Limites de WIP do Seu Fluxo de Trabalho
Para garantir que o sistema Kanban funcione para sua equipe, tente respeitar os limites configurados. É uma boa prática não exceder os limites de WIP, a menos que haja uma boa razão para isso (por exemplo, uma tarefa urgente com prioridade mais alta). Também é aconselhável fornecer uma indicação (como o topo da coluna do quadro Kanban ficando vermelho) e uma justificativa sempre que isso ocorrer, para que sua equipe possa ver imediatamente o que está acontecendo no fluxo de trabalho.
Caso contrário, você perderá o objetivo de criar um fluxo de trabalho suave e aumentar a eficiência da sua equipe. Por isso, é importante garantir que sua equipe entenda os princípios e práticas essenciais do Kanban.
Naturalmente, você definirá os limites de WIP de acordo com a capacidade de trabalho atual da sua equipe. No entanto, uma vez que você os definir, é necessário observar o processo de trabalho e ajustar os limites conforme necessário. Afinal, todo fluxo de trabalho muda dinamicamente e precisa de melhoria contínua.
5 Maneiras Mais Comuns de Usar Limites de WIP
Conforme os processos evoluem ao longo do tempo, os fluxos de trabalho naturalmente se tornam mais complexos. Quando isso acontece, as equipes podem se encontrar em uma situação desafiadora, onde lutam para gerenciar novos itens de trabalho que entram no sistema sem concluir os que já estão em andamento.
Para lidar com essa situação, você pode definir limites de WIP em vários componentes do fluxo de trabalho, e não apenas em uma única coluna. Isso ajudará a manter o processo fluido e estável, protegendo os membros da equipe do multitarefa e da sobrecarga.
Para esclarecer, vamos revisar alguns casos comuns de configurações de limites de trabalho em andamento (WIP) que você pode usar à medida que seus processos amadurecem gradualmente.
1. Estabelecendo Limites de WIP por Pessoa
Aplicar limites de WIP por pessoa é uma boa prática para proteger cada membro da equipe de trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo. Ao definir limites de WIP por usuário, você limita o número de itens de trabalho que podem estar em andamento para todos da equipe.
Antes de definir os limites de WIP, é necessário considerar duas coisas: primeiro, o tamanho dos itens de trabalho em que os membros da equipe estão trabalhando e, segundo, quantos itens de trabalho uma pessoa pode concluir em um período predefinido. Este último ajuda a calcular o número ideal de limites de WIP para cada indivíduo.
Por exemplo, se um trabalhador pode concluir 5 itens de trabalho em uma semana, o limite de WIP dele deve ser 5.
Esse foi o caso da equipe de TI da Aerosud, que transformou seu fluxo de trabalho calculando o número ideal de limites de WIP. Após treinamento e implementação de limites de WIP, eles rapidamente perceberam o impacto de reduzir os altos níveis de trabalho em andamento para cada indivíduo. Como resultado, dobraram sua produtividade de 60 para 120 tickets em apenas três dias!
2. Estabelecendo Limites de WIP por Equipe
Definir limites de WIP baseados na equipe pode ajudar a reduzir o risco de a equipe alternar entre tarefas e ficar sobrecarregada. Em vez disso, a introdução de limites de WIP mantém o foco no trabalho em andamento e melhora a colaboração da equipe.
Para quem já usa uma solução digital, configurar limites de WIP para a equipe pode ser feito com base em dados históricos. Dessa forma, você pode observar o rendimento semanal da equipe e utilizá-lo como limite de WIP.
Por exemplo: se uma equipe completa 10 itens de trabalho por semana, defina 10 como o limite de WIP da equipe.
3. Estabelecendo Limites CONWIP
Limites CONWIP, ou limites de WIP constantes, referem-se à definição de um limite constante para a quantidade total de trabalho em andamento. Independentemente do número de sub-colunas em cada etapa do seu processo, esse limite se aplica à coluna inteira. Em outras palavras, se a coluna "Em andamento" no seu fluxo de trabalho for dividida em três sub-colunas, o limite CONWIP refere-se ao número total de itens de trabalho permitidos para todas as três sub-colunas.
4. Estabelecendo Limites de WIP Baseados em Atividades
Outra maneira de gerenciar a capacidade da equipe é limitando o trabalho em andamento com base em um tipo específico de trabalho (por exemplo, bugs, solicitações de clientes, recursos de produto, etc.). Isso envolve definir um limite máximo para o número de itens de trabalho de um determinado tipo que podem estar simultaneamente em andamento.
5. Estabelecendo Limites de WIP no Fluxo de Trabalho Inicial
Introduzir limites de WIP no processo inicial do fluxo de trabalho mantém o fluxo estável e garante um fluxo consistente de novas ideias prontas para serem executadas. Implementar limites de WIP em um processo inicial permite gerenciar de forma mais eficaz o número de itens de trabalho comprometidos com a entrega, evita sobrecarga e reflete a capacidade real do processo inicial (upstream). Além disso, garante um número suficiente de novas ideias prontas para serem reabastecidas assim que o limite for atingido.A configuração ideal dos limites de WIP pode variar com base em fatores como a capacidade da equipe, requisitos de trabalho, estrutura do processo e cenários de negócios. Verificações regulares são uma oportunidade ideal para monitorar o impacto dos limites de WIP do seu sistema. Dessa forma, você pode ajustá-los quando necessário e manter um fluxo de trabalho eficiente.
Quais São os Benefícios de Usar Limites de WIP?
Vamos entender por que limitar o trabalho em andamento é uma das principais práticas do método Kanban, tornando-o tão eficiente para a entrega adequada de trabalho.
Manter um Ritmo de Trabalho Ótimo
Os limites de WIP no Kanban ajudam sua equipe a manter um ritmo de trabalho ideal sem exceder sua capacidade de trabalho.
No contexto dos quadros Kanban, o limite de WIP atua como um "guardião", garantindo que você inicie apenas a quantidade de trabalho que pode ser concluída em toda a organização. Isso evita a acumulação de trabalho inacabado, que, de outra forma, poderia sobrecarregar seus processos.
Revelar Bloqueios no Processo
Além disso, aplicar limites de WIP no seu quadro Kanban ajudará a revelar bloqueios no processo de trabalho e evitar que os membros da equipe alternem constantemente entre tarefas. Essas ações terão um impacto positivo na eficiência do fluxo de trabalho e melhorarão a produtividade da equipe.
Prevenir Multitarefa
Em uma equipe de duas pessoas, limitar o trabalho em andamento a uma tarefa por pessoa impediria a troca de contexto e revelaria imediatamente a diferença nas taxas de produtividade.
Nesse caso, exceder os limites indicaria a necessidade de revisar o processo e, potencialmente, buscar maneiras de aumentar a capacidade na fase de trabalho mais pesada.
Entregar Valor Mais Rápido
Ao limitar o trabalho no sistema e fazer ajustes com base em observações em tempo real, você demonstra um compromisso com a melhoria contínua. A adição de limites de WIP acelera a conclusão das tarefas ativas, reduzindo desperdícios no processo. Com menos tarefas congestionando o sistema, o valor real é entregue aos clientes de forma mais ágil.
Limitar o WIP acelera seus processos e aumenta sua taxa de entrega (throughput), garantindo que você atenda ou supere consistentemente as expectativas dos clientes. Tome como exemplo o caso de uso da Flapper. Ao gerenciar seu alto WIP médio de 80 itens por semana com políticas estratégicas, eles rapidamente reduziram as ineficiências. O resultado? Um fluxo de trabalho mais enxuto, rápido e eficiente.
O Paradoxo dos Limites de WIP
Ter limites de WIP muito altos significa que sua equipe provavelmente está trabalhando em várias tarefas, trocando de contexto constantemente e não cumprindo os prazos. Por outro lado, limites muito baixos indicam que, quando um determinado item está pendente de uma terceira parte, os membros da equipe ficam esperando, ou seja, ociosos.
O que esses dois cenários têm em comum é que sua equipe se torna improdutiva e ineficiente. Para escapar desse paradoxo, monitore cuidadosamente seus KPIs ao aumentar ou diminuir seus limites. Se você ajustar os limites de WIP da equipe e seus KPIs forem na direção oposta, é provável que você esteja preso ao paradoxo e precise examinar mais de perto as operações da equipe para garantir um fluxo mais suave.
A Prática de Limitar o WIP em Resumo
Os limites de WIP são uma maneira ideal de construir um sistema de "pull". Além disso, sua aplicação adequada é o que diferencia o uso eficiente do Kanban no gerenciamento de projetos.
Não há uma maneira rígida de definir seus limites. Trata-se de uma jornada para alcançar a excelência. Definir os limites de WIP corretos faz parte do processo de melhoria contínua. Eles mudam ao longo do tempo, quando membros entram ou saem da equipe, junto com outros fatores variáveis, como a eficiência. Seja honesto sobre seus limites quando precisar ajustá-los.
Embora não possamos fornecer um número exato sem conhecer detalhadamente os fluxos de trabalho de suas equipes, um ponto de partida comum é limitar o número de itens de trabalho em andamento a um número igual ao número de membros da equipe +1. Por exemplo, se você tem uma equipe de 5 membros, pode começar com um limite de WIP de 6.
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In Summary
Aplicar limites de WIP permite criar um fluxo de trabalho suave e usar a capacidade de trabalho da equipe em níveis ótimos, ao:
- Prevenir a sobrecarga dos processos de trabalho
- Ajudar a localizar bloqueios e aliviar gargalos no fluxo de trabalho
- Oferecer a oportunidade de entregar valor aos clientes finais o mais rápido possível
- Prevenir a constante troca de contexto entre os itens de trabalho
A configuração ideal dos limites de WIP pode variar com base em fatores como a capacidade da equipe, requisitos de trabalho, estrutura do processo e cenários de negócios. Verificações regulares são uma oportunidade ideal para monitorar o impacto dos limites de WIP do seu sistema. Dessa forma, você pode ajustá-los quando necessário e manter um fluxo de trabalho eficiente.
