Il termine "Kanban" è stato originariamente concepito dalla casa automobilistica giapponese Toyota. Significa letteralmente "segno visivo" o "targa visiva".
Negli anni ‘40, quando Toyota utilizzò Kanban per la prima volta, le card venivano presentate sotto forma di note di carta appuntate su una lavagna fisica (Kanban board). I lavoratori Toyota hanno utilizzato il sistema di card Kanban per creare un processo di lavoro trasparente e ridurre gli sprechi di produzione.
Circa 60 anni dopo, David J. Anderson prese l'idea originale e pose le basi del metodo Kanban per un lavoro improntato sulla consapevolezza. Inizialmente, il metodo venne implementato nel settore dello sviluppo software e ha avuto un impatto positivo immediato sulla produttività dei team.
Al giorno d'oggi, il metodo Kanban è ampiamente diffuso in vari settori: produzione, informatica, sviluppo software, marketing, finanza, ecc. Questo perché qualsiasi team lavora meglio e in modo più intelligente quando è consapevole delle sue sfide e di quelle di tutta l'organizzazione.
Al centro del sistema, le card Kanban vengono utilizzate per tenere traccia e monitorare gli elementi di lavoro durante tutto il processo.
Cos’è una Card Kanban?
Una card Kanban è una rappresentazione visiva di un elemento di lavoro. Tradotto dal giapponese, significa letteralmente una carta (ban) visiva (kan). Si tratta di un elemento fondamentale del sistema Kanban in quanto rappresenta un lavoro che è stato richiesto o è già in corso.
Una card Kanban contiene informazioni preziose sul compito e sul suo stato, come il riepilogo dello stesso, la persona responsabile, la scadenza, ecc.
Un esempio di una card Kanban fisica
Infatti, l’utilizzo reale delle card Kanban è visualizzare i progressi dei tuoi task dal momento in cui vengono richiesti al momento in cui vengono considerati compiuti. Durante questo processo, le card:
- Servono come hub informativo.
- Riducono la necessità di riunioni.
- Migliorano la trasparenza del processo lavorativo.
Un aspetto essenziale è che il numero di card Kanban in corso sulla board dovrebbe essere limitato. In questo modo, eviterai problemi di cambiamento di contesto e di produttività.
La Natura delle Card Kanban Digitali
Il moderno software Kanban online ha molte più funzionalità rispetto alle tradizionali schede e tabelle fisiche. Ora, le informazioni presenti nelle card Kanban sono molto più accessibili e offrono un grande vantaggio sia per i team in loco che per quelli remoti.
In pratica, le card Kanban digitali hanno sia il fronte che il retro.
Il fronte fornisce informazioni di base sul task, quali descrizione, titolo, assegnatario, tempo di ciclo, priorità e domande secondarie. Questa è la parte visibile di una card su una Kanban board, e fornisce la possibilità di avere una rapida panoramica degli elementi di lavoro.
Il retro della card può essere utilizzato per registrare metriche e informazioni preziose mentre scorre attraverso il flusso di lavoro. Qui, il tuo team può lasciare commenti, allegare file e link esterni e controllare i dati storici della card. Questo lato della card è visibile quando è aperta.
Configurazioni Card Kanban
I diversi membri del team osservano e assimilano le informazioni in modi diversi. Alcuni preferiscono o hanno bisogno di dare un’occhiata a tutti i dati per un determinato compito contemporaneamente, mentre altri preferiscono individuare solo le informazioni più pertinenti al loro ruolo.
In tal senso, le ottime soluzioni del software Kanban offrono opzioni di configurazione della card personale. Ciò significa che ogni membro di una determinata board può configurare una singola card che si adatti solo alle sue preferenze.
Ad esempio, una semplice configurazione della card Kanban che mostra le informazioni di base per un task, può essere appropriata per le riunioni quotidiane del team. In questo modo, tutti i membri possono rapidamente visualizzare tutte i task attuali senza entrare nei dettagli.
D'altra parte, ogni membro del team ha bisogno di maggiori informazioni quando lavora su un task individuale. Pertanto, una configurazione personale della card Kanban che riveli la massima quantità di informazioni può semplificare il processo di lavoro, migliorare la visibilità e incoraggiare la collaborazione del team.
Le card Kanban possono essere configurate in molti modi diversi per mostrare informazioni preziose come scadenza, tempo di ciclo, file allegati, subtask e molto altro. È necessario trovare la configurazione della card Kanban che meglio si adatta alle proprie abitudini di lavoro.
Modelli Card Kanban
Un grande vantaggio delle soluzioni software online Kanban è che è possibile utilizzarle per creare diversi modelli di card Kanban. Questo è estremamente utile quando ci sono task ricorrenti coinvolti nel flusso di lavoro.
Si può prendere in considerazione una standardizzazione che aiuta il lavoro dello stesso tipo, che lo porta ad essere concluso più velocemente e all'interno di prescrizioni simili.
I modelli di card Kanban consentono di evitare la duplicazione e ridurre la necessità di rilavorazioni. I modelli forniscono a tutti i membri del team una chiara comprensione di ciò che deve essere fatto nonché un formato familiare per il completamento di task. Questo non è, in alcun modo, destinato a sottomettere la creatività dei membri del team. Piuttosto, consente al team di gestirsi in modo efficace e rapido e riconoscere se i task assegnati potrebbero richiedere una gestione speciale.
Quando si utilizzano soluzioni Kanban online, la linea di fondo è che è possibile creare diversi modelli che corrispondono a vari tipi di lavoro, ciascuno con il proprio focus unico. Ad esempio, è possibile creare un modello di "bug del cliente" e ogni volta che si presenta, è possibile caricare il modello pertinente durante la creazione della card.
Ad esempio, è possibile creare un modello "Funzionalità", e ogni volta che c'è una funzionalità da sviluppare, è possibile caricare il modello pertinente durante la creazione della card.
In questo modo, l'assegnatario della card conoscerà gli step che devono essere svolti, la loro sequenza e qualsiasi altra nota che potrebbe aiutarlo con questo stile di lavoro.
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In Summary
Le card Kanban mostrano le attività lavorative in un flusso di lavoro e ti aiutano a:
- Registrare la documentazione cruciale per un task
- Rivedere i dettagli in un’occhiata
- Minimizzare le perdite di tempo
- Individuare opportunità di collaborazione
Un esempio di una card Kanban fisica
