Planificación Kanban - Matando al diagrama de Gantt

La transición de la Gestión de proyectos tradicional a la Gestión Lean Kanban puede ser un desafío. A menudo escuchamos que la planificación Kanban es difícil y muchos equipos se niegan a seguir el camino de Kanban porque "no pueden planificar". Esta afirmación es totalmente errónea porque ciertamente puedes planear con Kanban. Sin embargo, hay una cierta forma de planificación que muchos gerentes de proyectos buscan, incluso si ya están familiarizados con "Ágil". Esto no es nada más que la bien conocida planificación del diagrama Gantt.

¿Por qué matar al diagrama de Gantt?

Primero, tenemos que aclarar algo. No hay nada de malo en el diagrama de Gantt si lo usas para visualizar dependencias o secuencias. Sin embargo, cuando adjuntas las fechas de inicio y finalización a los elementos de trabajo individuales, se convierte en la raíz de todo mal. ¿Porqué pasa eso? Porque:

• tenemos los medios para torcer la mano, también conocido como “El proyecto se retrasa, tienes que trabajar durante el weekend”
• tenemos los medios para justificar malas decisiones, también conocido como “Quieren que lo hagamos el viernes, no hagamos lo que tenemos que hacer, sino lo que podamos”
• sabemos cuando estamos a tiempo, también conocido como “Los gráficos son verdes, pero nadie sabe qué diablos está pasando aquí”
• tenemos algo más de tiempo, no hay prisa, a.k.a. “La tarea está planeada para 3 días, asegurémonos de que tome al menos tanto tiempo”

Crear diagramas de Gantt es aceptable en contextos con poca variabilidad, pero puede ser una verdadera pesadilla en el trabajo de conocimiento.

Cuando desarrollamos software o planeamos una campaña de marketing, simplemente no sabemos cuánto tiempo van a tomar las tareas.

¿Cómo podríamos construir un diagrama de Gantt preciso? Es obvio que necesitamos una manera de planificar mejor y ahí es donde la planificación Kanban entra en juego.

Un Extraño Fenómeno

Uno de los problemas extraños, que vemos en Kanbanize, es que las personas no hacen ninguna diferencia entre la planificación, la estimación y la programación.

A veces, incluso los gerentes de proyectos con mucha experiencia no distinguen entre estos conceptos. Avanzar sin aclarar estos términos no tiene sentido, por lo tanto, primero vamos a establecer las definiciones.

Planificación (El Bueno)

La planificación es nuestro intento a secuenciar el trabajo de tal manera que sea razonable de completar. Se hace al comienzo de un período de tiempo dado o una fase del proyecto/programa.

Si estamos construyendo una casa, por ejemplo, planearemos si primero necesitamos los cimientos o primero ordenamos las ventanas o si primero elegimos el sistema de calefacción, etc.

Hablamos de los plazos aproximados que prevemos para la finalización del proyecto. Además, llegamos a una idea aproximada del costo total.

Si tenemos suficiente información, también planificamos qué dependencias tendremos y tratamos de encontrar las medidas adecuadas para manejarlas.

Todo esto es de sentido común y está totalmente razonable hacerlo, no importa si estás haciendo Kanban, Lean, Scrum, Waterfall o cualquier otra cosa.

Estimación (El Malo)

Mientras que las estimaciones aproximadas están bien, y es lo que hacemos de todos modos, cuando intentamos crear un plan general, la estimación a nivel de elemento de trabajo individual es una actividad bastante inútil. Hay muchas razones por las que no deberíamos hacerlo:

• Nunca sabemos cuánto tiempo toman las tareas individuales
• Cuando estimamos el trabajo, generalmente creamos expectativas poco realistas
• Si tenemos que estimar, generalmente agregamos un gran búfer a nuestra estimación, “por si acaso”

Sin embargo, por una razón u otra, a la mayoría de los equipos se les pide que estimen el trabajo. Incluso los equipos que orgullosamente afirman que son “ágiles”, todavía estiman el trabajo. En Kanbanize, solo estimamos si una tarea es más grande que dos semanas o no, eso es todo lo que necesitamos.

Programación (El Feo)

Programando trabajo significa que fijamos la fecha de inicio y de finalización de cada tarea individual. La programación en el trabajo de conocimiento es un desperdicio.

Si alguien afirma que puede programar efectivamente el trabajo de un equipo de trabajadores de conocimiento más de una semana en el futuro (esto incluso es cuestionable), dale una bofetada y no vuelvas a hablar con ellos.

Jugar a Nostradamus es probablemente el mayor error que puede cometer como gerente de proyectos. En serio, no lo hagas.

De los Diagramas de Gantt a la Planificación Kanban

Es obvio que debemos planificar nuestro trabajo antes de hacerlo. Sin embargo, debemos aceptar el hecho de que no tenemos control sobre el futuro y simplemente no podemos saber cuánto tiempo tomarán las cosas. Ni siquiera si está en nuestro diagrama de Gantt.

Aceptar esto nos permitirá cambiar la forma en que planeamos desde el enfoque determinístico a uno probabilístico. El primer paso es saber qué no sabemos.

El desafío final es aceptar que solo sabemos lo que es importante ahora, en este mismo momento.

Así es como llegó a existir la fabricación Just-in-Time y las empresas comenzaron a construir solo lo que el cliente ya había pedido. Así es como Kanban nació: necesitábamos un método para ayudarnos con nuestro trabajo diario y lidiar con un futuro impredecible.

En Kanbanize llamamos al tablero Kanban “El nuevo diagrama de Gantt”. No se puede traducir una en la otra, sin perder algunas de las características, pero existe una buena correlación, lo que hace posible la Planificación Kanban.

Imagina que el área “No iniciado” de tu tablero Kanban es una línea de tiempo invertida – la columna de la derecha es “ahora” y la más a la izquierda, en algún momento en el futuro:

Con esta línea de tiempo básica, podemos usar fácilmente las notas adhesivas para planificar cuándo es más probable que se entreguen algunas tareas. Si un elemento debe ser acelerado o pospuesto, solo tomamos la tarjeta Kanban y la movemos a otra columna del tablero Kanban.

Ese es el enfoque de planificación de Kanban, simplemente reordene las notas adhesivas para que estén en la columna correcta. Por supuesto, debemos usar tarjetas Kanban si estamos usando el software Kanban para este propósito. ¿Qué manera más fácil y flexible de planificar?

¿Cómo sabemos si la planificación Kanban es precisa?

No será. Sin embargo, será lo más preciso que pueda llegar a ser, especialmente si utilizas la tecnología para apoyarte. El valor es que te va a proporcionar datos reales históricos de tu proceso y ayudará a añadir más certeza a los planes.

Puedes utilizar la técnica de Planificación Kanban para pronosticar no solo en el nivel del equipo Kanban, sino también en el nivel Kanban del Portafolio.

Entonces, eliminemos el diagrama de Gantt y lo sustituirémos con el único reemplazo razonable: el tablero visual Kanban Planning.

En resumen

En un esfuerzo de organizar nuestros flujos de trabajo, lo último que deberíamos hacer es intentar programar y estimar nuestro trabajo sin datos reales detrás del plan. En su lugar, deberíamos concentrarnos en nuestro progreso con la planificación, basándonos en datos históricos reales de productividad y ajustarlos en cada etapa.