Projektportfoliomanagement: Ein Leitfaden zur Durchführung der richtigen Projekte

Projektportfolio-Management (PPM) ist ein zentralisierter Ansatz, der von Projektmanagern und Projektmanagementbüros (PMOs) genutzt wird, um laufende und zukünftige Projekte zu analysieren und zu verwalten. Es verbindet die strategische Planung mit der Projektausführung, indem strategische Ziele in klare und umsetzbare Ziele überführt werden. Das Ziel des PPM-Rahmens ist es, eine optimale Projektplanung und -ausführung zu erreichen, während gleichzeitig die strategischen Ziele des Unternehmens, finanzielle Vorgaben und die angemessene Reaktion auf externe Faktoren berücksichtigt werden.

Projektportfolio-Management unterscheidet sich grundlegend von Projekt- und Programmmanagement. Projekt- und Programmmanagement konzentrieren sich auf die Ausführung und Lieferung — also darauf, Projekte richtig zu machen. PPM hingegen stellt sicher, dass die richtigen Projekte zur richtigen Zeit durchgeführt werden, indem Projekte als Portfolios ausgewählt und verwaltet werden. Dies erfordert völlig unterschiedliche Techniken und Perspektiven, um ein Portfolio von Projekten zu steuern.

Warum ist Projektportfolio-Management (PPM) wichtig?

PPM bietet alle notwendigen Ressourcen, Fähigkeiten, Zeit und Budgets, um jedes Projektergebnis erfolgreich zu liefern. Der Ansatz sorgt auch für eine zentralisierte Sichtbarkeit in der Planung und Terminierung, um die effizienteste Projektausführung zu unterstützen. Neben der Hilfe bei der termingerechten und budgetkonformen Lieferung von Projekten trägt PPM auch zur Steigerung der Qualität der Projektergebnisse bei.

Was sind die Vorteile von PPM?

Durch die Ausführung der richtigen Projekte spielt das Projektportfolio-Management eine Schlüsselrolle bei der Ergänzung des Projekt- und Programmmanagements. Einige der wichtigsten Vorteile von PPM sind unten aufgeführt:

• Erhöht den Unternehmenswert, indem Projekte mit den strategischen Zielen abgeglichen werden.
• Sorgt für Projektsynchronisation, indem Ressourcen auf die optimalste Weise eingesetzt werden.
• Verhindert Projektverzögerungen, schlechte Qualität oder Überschreitungen des Budgets, indem die richtigen Personen den richtigen Projekten zugewiesen werden.
• Schafft klare Verantwortlichkeiten und verbessert die Entscheidungsfindung durch die Etablierung von Governance-Richtlinien.
• Bietet eine bessere Sicht auf das große Ganze, indem Einfachheit und Transparenz gefördert werden.
• Hilft, klare Kriterien für die Bewertung der Machbarkeit und Rentabilität von Projekten festzulegen.

Wer ist der Projektportfolio-Manager?

Der Projektportfolio-Manager ist eine Person mit umfassenden Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Organisation sowie fundierten Kenntnissen im Ressourcen- und Budgetmanagement. Portfolio-Manager sind erfahren und haben unterschiedliche Ansätze, Tools und Best Practices im Projektmanagement kennengelernt. Sie nutzen eine Vielzahl von Portfolio-Management-Tools, um sicherzustellen, dass Portfolios und Projekte der strategischen Ausrichtung der Organisation folgen.

Was ist die Rolle des Projektportfolio-Managers?

Die Rolle des Projektportfolio-Managers besteht darin, die Planung, Entwicklung und Ausführung von Projekten zu überwachen und sicherzustellen, dass diese auf die optimalste Weise durchgeführt werden und mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen. Es ist seine Verantwortung, Projektmanagement-Standards innerhalb der Organisation zu schaffen und aufrechtzuerhalten. Er ist dafür zuständig, Feedback aus verschiedenen Quellen zu sammeln und sicherzustellen, dass die Projektausführung den Erwartungen der Kunden, dem zugewiesenen Budget und dem Zeitrahmen entspricht.

Was sind die Schritte im Projektportfolio-Management?

Durch den PPM-Prozess verwenden Portfolio-Manager Kriterien wie ROI, Kosten der Verzögerung oder strategische Ausrichtung, um die Auswirkungen aller potenziellen Projekte zu messen. Diese Analyse dient als Grundlage für die Auswahl der auszuführenden Projekte, das Festlegen von Priorisierungsregeln, das Ablehnen bestimmter Projekte oder das Treffen von Kompromissen. Nachfolgend finden Sie die Abfolge von Schritten, die ein typischer PPM-Prozess umfasst.

Schritt 1. Die leitenden Ziele des Unternehmens identifizieren

Die Klärung der Geschäftsziele Ihrer Organisation ist entscheidend, bevor das PPM-Rahmenwerk implementiert wird. Um strategische Ziele festzulegen und finanzielle Ziele, Kundenwert und interne Arbeitsprozesse miteinander zu verbinden, nutzen Portfolio-Manager Frameworks wie Strategy Map, OKRs oder MBOs. Im Laufe dieses Prozesses sammeln sie eine erhebliche Menge an Feedback von den Stakeholdern, bis ein gemeinsames Einverständnis über die strategischen Ziele erreicht wird.

Schritt 2. Anfragen und Ideen werden erfasst und untersucht

Der zweite Schritt des PPM-Prozesses erfordert die Sammlung von Projektideen, die in ein Portfolio aufgenommen werden sollen. Quellen für diese Ideen können Kundenanfragen, Mitarbeiterfeedback, geschäftliche Anforderungen usw. sein. Sobald die potenziellen Projekte klar sind, müssen Sie Recherchen zu Projektdaten für jedes der Kandidaten durchführen, um zu beurteilen, ob sie mit Ihren strategischen Zielen und Bewertungskriterien übereinstimmen.

Schritt 3. Wählen Sie die vielversprechendsten Projekte aus

Sobald wichtige Informationen über potenzielle Projekte analysiert wurden, müssen Sie feststellen, welche Projekte mit begrenzten Ressourcen den höchsten Wert schaffen würden, auch bekannt als Portfoliomaximierung. Im Auswahlprozess müssen die Projekte anhand der festgelegten Bewertungskriterien gewichtet werden. Als nächstes erfolgt die Ressourcenallokation gemäß dem Projektwert, wobei die Projekte unter Kriterien wie Risikoniveau, Zeitaufwand bis zur Fertigstellung, Marktsegmentierung usw. abgewogen werden.

Schritt 4. Validieren Sie die Lebensfähigkeit des Portfolios und starten Sie die Initiativen

Bevor die Ausführung des Portfolios begonnen wird, ist es entscheidend sicherzustellen, dass das Portfolio maximiert und realisierbar ist. Portfolio-Manager müssen die Durchführbarkeit der Portfolio-Projekte validieren, indem sie Projektdaten wie verfügbare Kapazitäten und Fähigkeiten der verantwortlichen Organisationen, Budgetbeschränkungen usw. analysieren.

Schritt 5. Verwalten und Verfolgen des Portfolios

Die Ausführung ist der letzte Schritt im Prozess des Projektportfoliomanagements. Portfolio-Manager überwachen kontinuierlich den Fortschritt der Ausführung aller im Portfolio enthaltenen Projekte und stellen sicher, dass die strategischen Ziele weiterhin die leitende Richtung sind. In dieser Phase sammeln Portfolio-Manager Leistungsdaten, lösen Probleme im Ressourcenmanagement und führen regelmäßige Portfolio-Reviews mit Unterstützung von Projektmanagern und PMOs durch.

Best Practices für das Projektportfoliomanagement (PPM)

Einige PPM-Prozesse funktionieren in Ihrem Geschäftsbereich besser als andere. Der höchste Wert in Ihrer Organisation könnte auf ROI (Return on Investment) gelegt werden, während für andere Innovation, Umweltverträglichkeit oder andere Faktoren im Vordergrund stehen. Dennoch gibt es einige Best Practices im PPM, die weit verbreitet angewendet werden:

• Bestimmen Sie Ihre Geschäftsstrategie. Stellen Sie sicher, dass Ihr Portfolio mit der strategischen Vision der Organisation übereinstimmt. Die Beantwortung von Fragen wie: „Welchen Wert bringt das Portfolio der Organisation?“ oder „Ist es mit den Geschäftsziele(n) abgestimmt?“ ist entscheidend für die Planung, Entwicklung, Ausführung und den gesamten Erfolg des Projektportfolios.

• Erstellen Sie Projektbewertungskennzahlen. Projekte sollten anhand von Bewertungskriterien ausgewählt werden, die mit den strategischen Zielen übereinstimmen. Diese Priorisierungskennzahlen sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, um die Strategie der Organisation widerzuspiegeln, und sie müssen im gesamten Bewertungsprozess einheitlich angewendet werden.

• Entwickeln Sie einen Risikomanagementplan. Durch die Erstellung eines Risikoprofils für jedes Projekt in einem Portfolio können Sie potenzielle Risiken identifizieren, die ein Projekt für das gesamte Portfolio mit sich bringen könnte. Zum Beispiel könnten zusätzliche Ressourcenkapazitäten oder mögliche Kosten entstehen, die sich zwangsläufig auf das Portfolio auswirken werden. Durch die Entwicklung eines Risikomanagementplans und die Bewertung der Risikoprofile einzelner Projekte kann das Senior Management genauere Vorhersagen auf Portfolioebene treffen.

• Wählen Sie eine PPM-Lösung. Die Auswahl der richtigen Software kann die Projekttransparenz und Sichtbarkeit aller Portfolio-Management-Prozesse erheblich verbessern. Zu den unverzichtbaren Funktionen solcher Lösungen gehören Visualisierungsfunktionen, um alle Projekte, Initiativen und Zeitpläne anzuzeigen. Sie sollte auch Kapazitäts- und Aufgabenmanagement-Funktionen, detaillierte Analysen und Berichte, Echtzeit-Updates usw. umfassen.

Vorlagen für das Projektportfoliomanagement

Beispiel 1. Volle Projekttransparenz mit miteinander verbundenen Kanban-Boards

Mit Plattformen wie Businessmap (ehemals Kanbanize) können Sie mehrere Projekte und Teams in einem einzigen System miteinander verbinden. Die Verwaltung von Projekten und Initiativen aus demselben Hub bietet sofortige Transparenz über die Ausrichtung zwischen Projekten und strategischen Zielen und ermöglicht eine direkte Übersicht über den Fortschritt des Projekts.

Strategische Projekte, die mit den Beschaffungs- und Engineering-Teams auf einem einzigen Kanban-Board verbunden sind

Beispiel 2. Verknüpfen von Planung und Ausführung an einem einzigen Ort

Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, Ihre Planung mit der Ausführung zu verbinden, indem Sie Ihre strategischen Ziele, Projekte und Lieferungen an einem Ort abbilden. Unser Zeitplan bringt einen agilen Ansatz in die Planung, sodass Sie Ihre vergangenen, aktuellen und zukünftigen Initiativen in einer Kalenderansicht sehen und einen Überblick über Ihre strategischen Pläne erstellen können. Sie können Zeitpläne verwenden, um den Echtzeit-Status jedes Elements zu verfolgen und den Bedarf an manuellen Statusberichten zu eliminieren.

Beispiel 3. Berichterstattung auf Projektportfolio-Management-Ebene

Mit der richtigen PPM-Lösung können Sie auch Workflow-Analysen nutzen, um ein tiefgehendes Verständnis wichtiger Prozesse und Leistungskennzahlen zu erhalten. Dies ermöglicht es agilen Portfolio-Managern, den Fortschritt von Projekten über Teams und Abteilungen hinweg zu überwachen. Außerdem können sie nachvollziehen, wie viel Arbeit ein Team leisten kann, und datengestützte Prognosen über die Projektauslieferung erstellen.

Analytics für die Berichterstattung auf Projektportfolioebene

Was ist der Unterschied zwischen Projektportfolio-Management und Projektmanagement?

Während sich das Projektmanagement auf die tatsächliche Durchführung von Projekten konzentriert, ist das Projektportfolio-Management dafür verantwortlich, bei der Auswahl der Projekte zu helfen, die durchgeführt werden sollen. Im Bewertungsprozess berücksichtigt das PPM, ob die vorgeschlagenen Projekte mit der strategischen Vision des Unternehmens in Einklang stehen. Sobald das Projektportfolio festgelegt ist, unterstützen die Aktivitäten des Projektmanagements die Ausführung und das Erreichen der Anforderungen des Projekts.

Welche Branchen und Unternehmen profitieren vom Projektportfolio-Management?

Branchen und Unternehmen aus verschiedenen Sektoren können vom Projektportfolio-Management profitieren, darunter:

1. Bauwesen und Ingenieurwesen
2. Fertigung und Produktion
3. Gesundheitswesen und Pharmazie
4. Finanzen und Bankwesen
5. IT und Softwareentwicklung
6. Regierung und öffentlicher Sektor
7. Energie und Versorgungsunternehmen
8. Einzelhandel und Konsumgüter
9. Bildung und Forschung
10. Non-Profit-Organisationen und soziale Dienste

Jede Organisation, die mehrere Projekte, begrenzte Ressourcen und einen Bedarf an strategischer Planung und Priorisierung hat, kann vom Projektportfolio-Management profitieren.

Welche Werkzeuge gibt es für das Projektportfolio-Management?

Projektportfoliomanagement software müssen eine Vielzahl von Funktionen bieten – von grundlegenden Visualisierungs- und Aufgabenmanagement-Features bis hin zu fortgeschrittenen Reporting- und Prognosefunktionen. Hier ist eine Liste einiger der besten Werkzeuge für PPM heute:

• Businessmap (formerly Kanbanize)
• Monday.com
• Wrike
• Celoxis
• Smartsheet