Workflow-Management 101: So steigern Sie die Effizienz in Ihren Abläufen

Die Geheimwaffe in Ihrem Arsenal, um in einem schnelllebigen und hart umkämpften Markt erfolgreich zu sein, ist die pure Effizienz Ihres Wertlieferungssystems. Doch wie erreicht man ein effizientes Wertlieferungssystem? Hier kommt das Workflow-Management ins Spiel. 

Beginnen wir damit, einen Workflow zu entwickeln, der nicht nur den Test der Zeit besteht, sondern Sie auch an die Spitze der Branchenexzellenz katapultiert! 

Was ist Workflow-Management? 

Workflow-Management ist die Praxis, mit der Sie Ihre Geschäftsprozesse strukturieren, definieren und automatisieren. Dabei geht es darum, Arbeitsabläufe zu koordinieren und Daten von einem Schritt zum nächsten weiterzuleiten, bis ein Prozess abgeschlossen ist. 

Es stellt sicher, dass Ihre Arbeit vom Anfang bis zum Ende auf organisierte Weise abläuft – was zu mehr Effizienz führt und die Möglichkeit bietet, Prozesse zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Durch das Verstehen und Optimieren von Workflows können Sie Ihre Ressourcen besser ausrichten, Zeit effektiver managen und die Gesamtproduktivität Ihrer Teams steigern. 

Im täglichen Betrieb kann Workflow-Management unterschiedliche Formen annehmen. Sie können es etwa nutzen, um Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, die Produktentwicklung zu steuern oder Kundenanfragen zu bearbeiten. 

Warum ist Workflow-Management wichtig? 

Workflow-Management ist ein grundlegender Baustein dafür, dass Ihr Unternehmen effizient arbeitet. Wenn Sie ein effektives Workflow-Management einführen, können Sie Ihre Prozesse klar abbilden und optimieren – das bringt zahlreiche Vorteile mit sich: 

• Mehr Effizienz durch Optimierung: Es schafft klare Sichtbarkeit in jeder Phase eines Prozesses und hilft dabei, Redundanzen zu reduzieren. 
• Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten: Die individuellen Aufgaben und Zuständigkeiten werden eindeutig definiert. 
• Stärkere Verantwortlichkeit: Der Fortschritt der Arbeit lässt sich leichter verfolgen, was eine bessere Verantwortungsübernahme auf jeder Ebene ermöglicht. Das verringert Verwirrung und Überschneidungen im Team. 
• Höhere Effizienz: Durch Workflow-Management können Engpässe identifiziert und manuelle Tätigkeiten reduziert werden – das beschleunigt die Abläufe. 
• Gleichbleibende Qualität: Gut definierte Workflows führen zu konsistenten Ergebnissen. Die Standardisierung von Prozessen verringert Fehler und stellt die Qualität der Ergebnisse sicher. 
• Bessere Planung und Leistungserbringung: Ein optimiertes Workflow-Management fördert die Ausrichtung zwischen strategischen Prioritäten und operativen Maßnahmen. 
• Anpassungsfähigkeit: Workflows lassen sich flexibel anpassen, wenn sich geschäftliche Anforderungen ändern. 

Durch die Integration eines Workflow-Management-Systems investieren Sie in ein Werkzeug, das Ihre täglichen Abläufe optimiert und sicherstellt, dass Teams effektiv zu den strategischen Zielen Ihres Unternehmens beitragen. 

Schlüsselkomponenten eines Workflow-Management-Systems 

Jede Komponente eines Workflow-Management-Systems spielt eine entscheidende Rolle für reibungslose Abläufe. Das Verständnis dieser wesentlichen Elemente hilft Ihnen dabei, Ihre Geschäftsprozesse effizient zu organisieren und zu verbessern. 

Menschen 

Die Personen, die für die Ausführung von Aufgaben und die Entscheidungsfindung verantwortlich sind, bilden das Herzstück Ihres Workflows. Es ist entscheidend, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Zuständigkeiten kennen, um Engpässe zu vermeiden. 

Inputs 

Inputs sind die Ressourcen, die Sie benötigen, um einen Workflow zu starten. Dazu zählen Rohdaten, Informationen, Materialien oder Anfragen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Inputs klar definiert und leicht zugänglich sind, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. 

Outputs 

Outputs sind die Endergebnisse Ihres Workflows – z. B. Berichte, Dienstleistungen oder Produkte. Diese sollten festgelegten Qualitätsstandards entsprechen und zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele beitragen. 

Visualisierung 

Effektive Visualisierungswerkzeuge wie Kanban-Boards oder Flussdiagramme verbessern das Workflow-Management. Sie helfen, Prozesse abzubilden und Optimierungspotenziale zu erkennen. Nutzen Sie Visualisierungen, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und Transparenz über den Fortschritt zu schaffen. 

Arten von Workflow-Management-Systemen 

Der Einsatz von Werkzeugen und Strategien im Workflow-Management kann Zeit sparen und für gleichbleibende Qualität in den Arbeitsergebnissen sorgen. Hier sind vier gängige Arten von Workflows: 

• Sequenzielle Workflows: Bei dieser Art von Workflow folgen die Aufgaben einer vordefinierten Reihenfolge – eine Aufgabe beginnt erst, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Sie wird häufig bei linearen Prozessen eingesetzt, bei denen die Ablaufschritte strikt aufeinander aufbauen. 
• State-Machine-Workflows: Diese Workflows bestehen aus mehreren Schritten, die nicht unbedingt in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden müssen. Sie sind ereignisgesteuert und wechseln den Status basierend auf bestimmten Bedingungen oder Auslösern. Diese Art eignet sich besonders für komplexe Prozesse mit vielen Entscheidungspunkten. 
• Parallele Workflows: In parallelen Workflows können mehrere Aufgaben gleichzeitig oder unabhängig voneinander ausgeführt werden, ohne eine feste Reihenfolge einzuhalten. Das beschleunigt Prozesse und erhöht die Effizienz. 
• Ad-hoc-Workflows: Ad-hoc- oder Agile-Workflows sind flexibel und ermöglichen es den Beteiligten, Aufgaben je nach Bedarf zu definieren und auszuführen. Sie eignen sich für Situationen, in denen Prozesse weniger strukturiert und vorhersehbar sind. 

3 Workflow-Management-Praktiken, die Exzellenz fördern 

Im Kern geht es beim Workflow-Management darum, wiederholbare Aktivitätsmuster zu erkennen, Prozesse zu optimieren und die besten Strategien für die Arbeitsausführung umzusetzen. 

Hier ist ein Beispiel für Funktionen, die in Businessmap (ehemals Kanbanize) enthalten sind – und die die Möglichkeiten gewöhnlicher Workflow-Management-Systeme übertreffen. 

Neu gestaltete Visualisierungsfunktionen 

Wusstest du, dass 3 von 5 Befragten in einer der angesehensten Umfragen im Agile-Bereich glauben, dass die Verbesserung der End-to-End-Sichtbarkeit und Rückverfolgbarkeit am wertvollsten wäre, um ihre Agilität zu steigern? 

Du musst komplexe Prozesse visualisieren und ein klares Verständnis für die verschiedenen Verbindungen schaffen, um die Koordination und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Dies kratzt nur an der Oberfläche dessen, was eine Softwarelösung wie Businessmap in Bezug auf die Visualisierung von Workflows bietet. 

In Businessmap kannst du die Workflows nicht nur eines, sondern aller Teams in mehreren Projekten visualisieren und diese mit übergeordneten Ergebnissen verknüpfen. Diese umfassende Struktur ermöglicht es, die Ausführung der Unternehmensziele in Echtzeit zu überwachen. 

Vollständige Projekt- und Portfolio-Transparenz hilft dir, komplexe Abhängigkeiten zwischen Projekten, Teams und externen Partnern zu verstehen, Prozesshindernisse schnell zu erkennen, die Granularität der Arbeitsausführung zu verbessern, um die Prozessleistung zu analysieren und die Lieferung zu beschleunigen. 

Beispiel für Workflow-Visualisierungs- und Management-Funktionen in Businessmap

Next-Level-Automatisierung 

Leistungsstarke Workflow-Automatisierung kann äußerst vorteilhaft sein, um Prozesse und Arbeitsausführungspolicen zu standardisieren, was zu einer schnelleren Servicebereitstellung führt. Benachrichtigungen zu erhalten, wenn bestimmte Ereignisse innerhalb eines Arbeitsprozesses auftreten, kann den Stresslevel der Teammitglieder dramatisch senken und dabei helfen, Risiken im Zusammenhang mit Problemen frühzeitig zu mindern. 

Die Implementierung von Prozessautomatisierung mit dem Business Rules-Modul in Businessmap kann deinen Workflow erheblich vereinfachen. Es ermöglicht die automatische Erstellung und Zuweisung von Aufgaben sowie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Benachrichtigungen einzurichten, wodurch Updates und Änderungen ein Kinderspiel werden. Stell dir eine Situation vor, in der ein Arbeitselement zu einem Hindernis wird und möglicherweise das gesamte Projekt unterbricht. Mit der intelligenten Konfiguration des Systems kann es den Projektmanager sofort über solche Störungen benachrichtigen, um schnelles Handeln und minimale Ausfallzeiten zu gewährleisten. 

„If-this-than-that“ Automatisierungsfunktionen für Geschäftsregeln in Businessmap

Sorgfältiges Messen der Workflow-Effizienz 

Das Management von Workflows ist unvollständig, wenn man nicht misst, ob die Effizienz im Laufe der Zeit steigt oder sinkt. Mit dem integrierten Workflow-Analytics-Modul von Businessmap kannst du historische Daten nutzen, um nicht nur die Leistung deiner Workflows zu analysieren, sondern auch die Prozesseffizienz zu optimieren und kontinuierliche Verbesserung zu fördern. 

Die Identifizierung wertschöpfender und nicht-wertschöpfender Schritte in einem Prozess zeigt deutlich die Effizienz eines Workflows. In Businessmap tun wir dies, indem wir die Schritte auf Kanban-Boards abbilden und anschließend Diagramme wie die Flow-Effizienz verwenden, um zu berechnen, wie viel Zeit unsere Arbeit in aktiven Phasen im Vergleich zu Wartephasen verbringt. Diese Informationen leiten unsere Bemühungen, die Workflows stetig zu verbessern. 

Überwachung der Workflow-Effizienz mithilfe des Flow-Effizienz-Diagramms in Businessmap