Warum ist der Projektstrukturplan so Wichtig für Projekte?

Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein zentrales Werkzeug im Projektmanagement, um Scope Creep zu vermeiden und Projekte klar auf ihre Ziele auszurichten. Er verbindet Projektumfang, Zeitplan und Kosten zu einer strukturierten Übersicht. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, was einen Projektstrukturplan ausmacht, wie er aufgebaut ist, welche Vorteile er bietet – und wie Sie ihn gezielt in der Praxis einsetzen. 

Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)? 

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Prozess im Scope Management, der vollständig ergebnisorientiert ist. Er basiert auf der logischen Reihenfolge von Aufgaben, die erledigt werden müssen, um das Endprodukt zu liefern. Ziel des PSP ist es, alle Projektbeteiligten auf das Projektziel auszurichten und fokussiert zu halten. Dies geschieht durch eine klar formulierte Leistungsbeschreibung (Statement of Work), gefolgt von einer systematischen Zerlegung der erforderlichen Arbeiten. 

Heute wird der Projektstrukturplan erfolgreich von kreativen und technischen Teams, Kundenteams, internen Projektgruppen und auch verteilten Teams genutzt. Die Methode ist branchenübergreifend einsetzbar – von Bauwesen und Ingenieurwesen bis hin zur Softwareentwicklung. 

Die Geschichte des Projektstrukturplans (PSP) 

Der Projektstrukturplan wurde 1957 gemeinsam mit der Program Evaluation and Review Technique (PERT) entwickelt. 1962 wurde das Konzept offiziell in Zusammenarbeit zwischen NASA, dem US-Verteidigungsministerium und der Luft- und Raumfahrtindustrie beschrieben. Ursprünglich für militärische Projekte gedacht, fand der PSP ab 1987 auch in zivilen Branchen Anwendung.

Seitdem wird der PSP erfolgreich in Bauprojekten (Wohn-, Gewerbe-, Industriebau) eingesetzt, um: 

• präzise Projektkalkulationen zu erstellen, 
• den Projektumfang nachvollziehbar darzustellen, 
• und Investoren oder Kunden volle Transparenz zu bieten. 

Mit dem Aufstieg agiler Methoden hat sich der PSP auch in der Softwareentwicklung bewährt. Er unterstützt Teams dabei, aus Ideen konkrete Produkte zu entwickeln – basierend auf klar definierten Anforderungen und Arbeitspaketen. 

Warum ist ein Projektstrukturplan im Projektmanagement so wichtig? 

Ein durchdachter Projektstrukturplan (PSP) ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Er zerlegt ein Projekt in überschaubare, klar definierte Arbeitspakete – das schafft Struktur, Fokus und fördert die Abstimmung im Team. 
Der PSP bringt viele Vorteile mit sich: 

• Komplexe Projekte werden übersichtlich und besser steuerbar. 
• Ressourcen lassen sich gezielter planen und einsetzen. 
• Risiken können frühzeitig erkannt und minimiert werden. 
• Fortschritte lassen sich transparent verfolgen und kontrollieren. 

Wer den PSP konsequent einsetzt, steigert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch Projektrisiken und schafft eine klare Grundlage für den Projekterfolg – ein unverzichtbares Werkzeug für professionelle Projektmanager. 

Aufteilen von Projekten in überschaubare Arbeitselemente und Visualisieren der WBS auf einem Projektmanagement-Board in Businessmap

Welche Ebenen hat ein Projektstrukturplan (PSP)? 

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist hierarchisch aufgebaut und dient dazu, komplexe Projekte in handhabbare Arbeitseinheiten zu zerlegen. Je nach Größe und Komplexität des Projekts kann die Anzahl der Ebenen variieren – in der Praxis haben sich jedoch vier zentrale Ebenen bewährt: 

1. Top-Ebene (Projektziel) 

Diese Ebene definiert das übergeordnete Ziel bzw. das Endergebnis des Projekts. Die Projektbeschreibung sollte klar formuliert sein, damit alle Beteiligten das Ziel verstehen. 

Beispiel: Bei einem Projekt zur Entwicklung eines Flugzeugsystems könnte die oberste Ebene „Entwicklung Flugzeugsystem“ lauten. 

2. Steuerungskonten (Control Accounts) 

Diese Ebene bildet den Hauptarbeitsablauf ab und legt zentrale Projektziele fest. Sie enthält Systeme, Funktionen oder Leistungen, die beispielsweise vom Kunden gewünscht wurden. 

Beispiel: In einem Softwareprojekt könnte ein Steuerungskonto eine Suchfunktion oder ein Nachrichtensystem darstellen. 

3. Arbeitspakete (Work Packages) 

Auf dieser Ebene werden die Steuerungskonten in konkrete Aufgabenpakete zerlegt. Diese Pakete sollten so strukturiert sein, dass sie sich gut planen, umsetzen und überwachen lassen. 

Beispiel: Ein Arbeitspaket könnte die Entwicklung einer Datenbankanwendung beinhalten. 

4. Aktivitäten 

Die unterste Ebene beschreibt die Einzelschritte, die notwendig sind, um ein Arbeitspaket auszuführen. Es handelt sich um die kleinsten, messbaren Einheiten im Projekt. 

Beispiel: Bei einem Luftfahrtprojekt könnten dies die Montage, Integration oder das Testen von Komponenten sein. 

Grundprinzipien für den Aufbau eines Projektstrukturplans (PSP) 

Beim Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP) im Projektmanagement sorgen vier zentrale Gestaltungsprinzipien für Struktur, Klarheit und Wirksamkeit: 

• Das 100%-Prinzip: Der PSP muss den gesamten Projektumfang vollständig abdecken. Jede Aufgabe und jedes Ergebnis, das zum Projekterfolg beiträgt, muss enthalten sein – nicht mehr und nicht weniger. 
• Eindeutige und voneinander abgegrenzte Elemente: Jedes Element im PSP sollte klar voneinander getrennt und nicht überlappend sein. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Aufgaben doppelt erfasst oder Verantwortlichkeiten vermischt werden. 
• Ergebnisorientierung: Der Fokus liegt auf Ergebnissen (Deliverables), nicht auf den durchzuführenden Prozessen. Das bedeutet: Die Elemente des PSP beschreiben was geliefert wird – nicht wie es erreicht wird. 
• Angemessene Detaillierung: Ein PSP sollte so detailliert wie nötig, aber nicht übermäßig granular sein. Ziel ist ein ausgewogenes Maß an Informationen, das die Projektsteuerung ermöglicht, ohne die Übersicht zu verlieren. 

Diese Prinzipien helfen dabei, einen klar strukturierten, vollständigen und ergebnisorientierten PSP zu erstellen – die Grundlage für eine erfolgreiche Projektplanung und -durchführung. 

So erstellen Sie einen Projektstrukturplan (PSP) in 5 Schritten 

1. Formulieren Sie die Leistungsbeschreibung (Statement of Work) 

Die Leistungsbeschreibung ist ein Satz oder Absatz, der die Vision und Funktion des Projekts im fertigen Zustand beschreibt. Sie dient als übergeordnetes Leitbild des Projekts und wird in der Regel vom gesamten Projektteam gemeinsam entwickelt. 

2. Bestimmen Sie notwendige Projektphasen 

Je nach Art des Projekts kann es sinnvoll sein, den Umfang in mehrere Phasen zu unterteilen. Dies hängt oft von Zeitrahmen und Budget ab, kann aber auch durch projektspezifische Anforderungen bestimmt sein. Einige Projekte lassen sich logisch in Phasen wie Vor- und Nachbereitung unterteilen. 

3. Entwickeln Sie die Ergebnisse (Deliverables) jeder Phase 

Definieren Sie alle Ergebnisse, die innerhalb einer Phase abgeschlossen werden müssen. Jedes Ergebnis sollte zudem eine eigene kurze Beschreibung enthalten, die seinen Zweck oder seine Funktion im Gesamtprojekt verdeutlicht. 

4. Unterteilen Sie die Ergebnisse in handhabbare Aufgabenpakete 

Beschreiben Sie die Aufgaben, die erforderlich sind, um jedes Ergebnis zu liefern. Diese Aufgaben sollten als sogenannte Work Packages strukturiert sein – also in Abschnitte, die von einem Teammitglied oder einer kleinen Gruppe eigenständig bearbeitet werden können. 

5. Weisen Sie die Aufgabenpakete zu 

Jedes Arbeitspaket wird den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen. Diese sind für die darin enthaltenen Aufgaben verantwortlich, die letztlich zur Lieferung des jeweiligen Ergebnisses führen. Für jedes Paket wird ein Zeitrahmen festgelegt, und der Fortschritt wird anhand der Fertigstellung des zugehörigen Ergebnisses gemessen. 

Vorteile eines Projektstrukturplans (PSP) 

Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein bewährtes Werkzeug in der Projektplanung und -steuerung. Seine Vielzahl an Vorteilen macht ihn zu einem unverzichtbaren Bestandteil des professionellen Projektmanagements. Im Folgenden finden Sie eine kompakte Übersicht der wichtigsten Vorteile: 

• Effizienteres Projektmanagement: Ein PSP bietet eine visuelle Darstellung aller Projektkomponenten – vom Gesamtumfang über Phasen und Aufgaben bis zu konkreten Ergebnissen. Er beginnt mit einer klaren Leistungsbeschreibung, die alle Teammitglieder auf das Projektziel fokussiert und unnötige Arbeiten vermeidet. 
• Optimierte Aufgabenverteilung: Durch die Zerlegung des Projekts in handhabbare Arbeitspakete lassen sich Aufgaben gezielt den passenden Teammitgliedern zuweisen. Dies erleichtert die Ressourcenplanung – besonders, wenn parallele Aufgaben außerhalb des Projekts bestehen. 
• Verbesserte Kommunikation: Ob intern oder mit externen Kunden – ein PSP sorgt von Beginn an für Klarheit. Er vermittelt Vision, Details und Zuständigkeiten. Während der Projektlaufzeit fördert er die laufende Kommunikation und sorgt dafür, dass alle Beteiligten informiert und koordiniert bleiben. 
• Strukturierte Ideenentwicklung: Der PSP ist ideal zum Brainstorming. Durch den intensiven Planungsprozess lassen sich Ideen schnell sammeln, strukturieren und im weiteren Verlauf auf das Wesentliche reduzieren. 
• Gesteigerte Risikotransparenz: Da der PSP vor Projektstart erstellt wird, hilft er dabei, Anforderungen frühzeitig zu erkennen – inklusive Ressourcen wie Zeit, Budget und Material. Zudem regt er das Team dazu an, potenzielle Risiken zu identifizieren und rechtzeitig in die Planung zu integrieren. 

Was sind Beispiele für einen Projektstrukturplan (PSP)? 

Nachfolgend sehen Sie einige Beispiele für Projektstrukturpläne (PSP), die unterschiedliche Branchen und Projektarten veranschaulichen: 

Projektstrukturplan für die Entwicklung eines Flugzeugsystems

Projektstrukturplan für ein Bauprojekt eines Wohnhauses 

Projektstrukturplan zur Umsetzung einer Netzwerkinfrastruktur

Häufig gestellte Fragen zum Projektstrukturplan (PSP) 

Was ist in einem Projektstrukturplan enthalten? 

Ein Projektstrukturplan umfasst folgende Bestandteile: 

• PSP-Wörterbuch: Beschreibt jedes Element des PSP im Detail, z. B. Umfang, Aufgaben, Ergebnisse, Kosten usw. 
• Aufgabennummer und -beschreibung: Jede Aufgabe wird zur besseren Identifikation nummeriert und beschrieben. 
• Aufgabenverantwortlicher: Gibt an, welche Person oder Abteilung für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist. 
• Aufgabenabhängigkeit: Definiert die Beziehung zwischen voneinander abhängigen Aufgaben, z. B. wenn eine Aufgabe erst nach Abschluss einer anderen gestartet werden darf. 
• Kosten der Aufgabe: Gibt die geschätzten Kosten für die jeweilige Aufgabe an. 
• Start, Ende und geschätzte Dauer der Aufgabe: Bestimmt die geplanten Start- und Enddaten der Aufgabenausführung. 
• Status der Aufgabe: Zeigt den aktuellen Stand der Aufgabe (in Arbeit, wartet auf Abhängigkeit, abgeschlossen etc.) und verbessert die Nachverfolgbarkeit. 

Welche Arten von Projektstrukturplänen gibt es? 

In der Projektarbeit werden hauptsächlich drei Typen von PSP verwendet: 

• Prozessorientierter PSP: Strukturiert das Projekt nach Arbeitsphasen, Funktionen und Schritten, um den Projektumfang vollständig zu erfassen. 
• Ergebnisorientierter PSP: Fokussiert auf konkrete Ergebnisse oder Liefergegenstände, die zum Erreichen des Projektziels beitragen, und stellt deren Beziehungen dar. 
• Zeitlich strukturierter PSP (Time-phased WBS): Gliedert langfristige Projekte in übergeordnete Phasen. Nur die jeweils nächste Projektphase wird im Detail geplant. 

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektstrukturplan (PSP) und einem Gantt-Diagramm? 

Der Unterschied zwischen einem Projektstrukturplan (PSP) und einem Gantt-Diagramm liegt im jeweiligen Ziel der beiden Projektmanagement-Methoden: 

• Ein Projektstrukturplan dient dazu, ein Projekt in kleinere, besser handhabbare Komponenten zu zerlegen. Er bietet eine strukturierte Übersicht über den gesamten Projektumfang, die Phasen und die zu erbringenden Leistungen. 
• Ein Gantt-Diagramm hingegen verfolgt primär die Ausführung geplanter Aufgaben über einen Zeitverlauf hinweg. Es zeigt den Status einzelner Aufgaben, deren Start- und Endtermine sowie Abhängigkeiten und Reihenfolgen. 

Während der PSP Projektmanager:innen hilft, den Gesamtaufbau des Projekts zu verstehen, liefert das Gantt-Diagramm vor allem Informationen auf Aufgabenebene und eignet sich zur Termin- und Ablaufplanung.