Workflows entdecken: Alles, was du wissen musst

In einer Zeit, in der jede Sekunde zählt, müssen Unternehmen Werkzeuge einsetzen, die die Effizienz steigern. Workflows haben sich dank ihrer Anpassungsfähigkeit, Automatisierung und systematischen Struktur als Grundpfeiler operativer Exzellenz etabliert. 

Ein Schritt in die Grundlagen von Workflows 

Das Verständnis der Grundlagen eines Workflows hilft Organisationen dabei, die Prozesse zu steuern und zu optimieren, die notwendig sind, um verschiedenste Aktivitäten – von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Projekten – erfolgreich umzusetzen. 

Was Ist ein Workflow? 

Ein Workflow ist eine Reihe definierter, wiederholbarer und miteinander verknüpfter Schritte, die darauf ausgelegt sind, ein bestimmtes Geschäftsziel zu erreichen. Er stellt einen durchgängigen Arbeitsprozess dar und dient als Blaupause dafür, wie Arbeit ausgeführt werden soll. Ein gut definierter Workflow stellt sicher, dass nichts Wichtiges übersehen wird und dass die Aktivitäten in der effizientesten Reihenfolge abgeschlossen werden. 

Die Visualisierung von Workflows ermöglicht es Unternehmen, produktive und nachhaltige Praktiken im Geschäftsprozessmanagement zu entwickeln. Wenn Organisationen Workflows einführen oder verbessern, steigern sie ihre Fähigkeit, die vielen beweglichen Teile ihrer Projekte im Blick zu behalten und ihre Ziele mit gleichbleibender Qualität und Zuverlässigkeit zu erreichen. 

Gängige Workflow-Typen 

Es gibt mehrere weit verbreitete Workflow-Typen, die in verschiedensten Branchen eingesetzt werden, um Prozesse und Aufgaben effizient zu steuern. Hier ein Überblick: 

• Prozess-Workflow: Eine visuelle Darstellung eines Prozesses, die eine Reihe wiederholbarer und vorhersehbarer Schritte, Aufgaben oder Aktivitäten aufzeigt. Beispiele sind das Einstellen neuer Mitarbeitender, Kunden-Onboarding, Urlaubsanträge, Verkaufsaufträge und vieles mehr. 
• Fallbasierter Workflow: Dieser Workflow-Typ wird häufig in Situationen verwendet, in denen jeder Fall oder jede Instanz je nach spezifischen Merkmalen oder Eingaben einen individuellen Weg durch den Workflow nimmt. Er eignet sich für Prozesse mit unterschiedlichen Szenarien, die verschiedene Herangehensweisen erfordern und keinem festen Ablauf folgen. 
• Projekt-Workflow: Ein Workflow mit klarer Struktur, aber gleichzeitig genug Flexibilität, um auf projektbezogene Anforderungen schnell reagieren zu können. Die darin enthaltenen Schritte und Aufgaben sind auf ein konkretes Projekt ausgerichtet. Projekt-Workflows dienen meist als systematischer Leitfaden für einmalige Projekte. 
• Menschenzentrierter Workflow: Bei diesem Workflow steht die menschliche Beteiligung im Vordergrund – insbesondere bei Entscheidungen oder der Ausführung von Aufgaben. Er eignet sich für Prozesse, die kreatives Denken, komplexe Entscheidungen oder Aufgaben erfordern, die nicht vollständig automatisiert werden können. 
• Systemzentrierter Workflow: Hierbei handelt es sich um einen stark automatisierten Workflow, bei dem die meisten Aufgaben vom System selbst ausgeführt werden. Dieser Typ ist ideal für repetitive Prozesse, die kaum menschliches Eingreifen erfordern. 
• Dokumenten-Workflow: Ein Workflow, der sich auf die Erstellung, Prüfung, Freigabe und Ablage von Dokumenten konzentriert. Er sorgt für einen strukturierten und effizienten Umgang mit Dokumenten innerhalb einer Organisation. Typische Beispiele sind Vertragsfreigaben, Dokumentenprüfungen oder die Erstellung von Inhalten. 

Warum die Implementierung von Workflows wichtig ist 

Ohne Zweifel besteht der größte Vorteil von Workflows in der Möglichkeit, vollständige Transparenz über den gesamten Arbeitsprozess zu schaffen. Durch die Visualisierung des Workflows können Teams leicht die Abhängigkeiten einzelner Aufgaben, benötigte Eingaben sowie die jeweils verantwortlichen Personen erkennen. 

Diese Klarheit fördert eine bessere Kommunikation, beseitigt unnötige Schritte und Engpässe, sorgt für strategische Ausrichtung und steigert die Effizienz und Produktivität insgesamt erheblich. 

Herausforderungen im Workflow-Management meistern 

Auch wenn Workflows Struktur und Effizienz in Prozesse bringen, gehen sie mit bestimmten Herausforderungen einher. Diese frühzeitig zu erkennen, ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf innerhalb einer Organisation sicherzustellen. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen im Workflow-Management: 

• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende können sich gegen neue Workflows sträuben – oft aus Angst vor dem Unbekannten. Dieser Widerstand kann die erfolgreiche Einführung behindern, zu Verzögerungen führen und die Akzeptanz im Team verringern. 
• Komplexität im Design: Die Gestaltung eines effektiven Workflows erfordert ein tiefes Verständnis der Prozesse und kann insbesondere bei abteilungsübergreifenden Abläufen sehr komplex werden. 
• Fehlende Kommunikation: Unzureichende Kommunikation über Workflow-Änderungen oder Prozessanpassungen kann zu Missverständnissen, verpassten Fristen und Unklarheit über Erwartungen und Zuständigkeiten führen. 
• Integrations- und Technologieeinschränkungen: Je nach vorhandener IT-Infrastruktur kann es schwierig sein, bestimmte automatisierte Workflows zu implementieren oder diese mit anderen Systemen oder Datenbanken zu verknüpfen. 
• Sicherheitsbedenken: Workflows, die mit sensiblen Daten oder kritischen Prozessen arbeiten, können Sicherheitsrisiken bergen – insbesondere, wenn keine geeigneten Schutzmaßnahmen vorhanden sind. 

Diese Herausforderungen zu überwinden erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der klare Kommunikation, kontinuierliche Schulung, strategische Planung und das Bekenntnis zu kontinuierlicher Verbesserung einschließt. 

Automatisierter vs. manueller Workflow: Wo liegt der Unterschied? 

Der Hauptunterschied zwischen automatisierten und manuellen Workflows besteht darin, wie Aufgaben und Prozesse innerhalb eines Systems oder einer Organisation ausgeführt werden. Jede Kategorie erfüllt unterschiedliche Anforderungen und bringt ihre eigenen Vorteile mit sich. 

Manueller Workflow 

Manuelle Workflows erfordern menschliches Eingreifen bei der Ausführung von Aufgaben. Einzelpersonen führen die notwendigen Schritte aus, und der Arbeitsfluss basiert auf manueller Anstrengung sowie Entscheidungen, die in jeder Phase getroffen werden müssen. Die einzelnen Schritte werden häufig über Dokumente oder mündliche Kommunikation vermittelt. 

Manuelle Workflows eignen sich besonders gut für komplexere Aufgaben, die kritisches Denken, Kreativität oder subjektive Einschätzungen erfordern. Darüber hinaus bieten sie eine hohe Flexibilität, da Personen Entscheidungen anhand individueller Situationen treffen können. Auch die Überwachung des Fortschritts und das Erkennen von Problemen liegt stärker in der Hand des Einzelnen. 

Beispiele für manuelle Workflows sind Vorstellungsgespräche, das Prüfen von Dokumenten oder das Unterzeichnen von Papieren. 
Trotz der Vorteile, die manuelle Workflows Teams bieten, stoßen sie an Grenzen, wenn es darum geht, Aufgaben schnell auszuführen, physische Fehlerquellen oder Schäden durch menschliches Zutun zu minimieren oder Transparenz über mehrere Teams hinweg zu schaffen. Angesichts des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Geschwindigkeit im Geschäftsalltag werden manuelle Workflows zunehmend durch automatisierte Prozesse ersetzt. 

Automatisierter Workflow 

Automatisierte Workflows nutzen Softwaresysteme, um Aufgaben mit minimalem menschlichen Eingriff auszuführen. Durch die Automatisierung wiederholter Aufgaben verringern Teams den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben, was zu schnelleren und konsistenteren Ergebnissen führt. Workflow-Automatisierung ermöglicht es Teams, Fehler zu minimieren und sich skalierbar auf die steigende Arbeitslast vorzubereiten. 

Workflow-Management-Software wird häufig verwendet, um automatisierte Workflows zu implementieren. Sie hilft dabei, Aufgaben zu erstellen, Berichte zu generieren, E-Mail-Benachrichtigungen zu empfangen, Daten im gesamten Unternehmen zu synchronisieren und mehr. 

Laut verschiedenen Studien nimmt die Einführung von Workflow-Automatisierung in Unternehmen jeder Größe zu und bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Einige Statistiken zeigen, dass Workflow-Automatisierung weiterhin Unternehmen bei der Erreichung operativer Effizienz unterstützen wird. 

• 91% der Unternehmen, die automatisierte Workflows nutzen, haben eine bessere Transparenz über ihre Prozesse. 
• Organisationen sparen bis zu 77% der Zeit, die sie für Routineaufgaben aufwenden. 
• Teams konnten Fehler um 32% reduzieren. 
• Automatisierte Geschäftsprozesse werden um 60% verbessert. 

Workflow vs. Andere Prozessmanagement-Tools 

Im Arbeitsmanagement können Organisationen aus einer Vielzahl von Prozessmanagement-Tools wählen, um Transparenz zu verbessern und Leistungsexzellenz zu fördern. 

Schauen wir uns einige bekannte Optionen an und vergleichen, wie sie sich von Workflows unterscheiden. 

Workflow vs. Flussdiagramm 

Ein Flussdiagramm ist eine visuelle Darstellung eines Prozesses oder Workflows. Es handelt sich um ein Diagramm, das einen schrittweisen Ansatz unter Verwendung unterschiedlicher Formen und Kästchen veranschaulicht. Jedes Element des Modells repräsentiert ein Attribut des Prozesses – Ressourcen, Kommentare, Entscheidungen und mehr. Flussdiagramme werden erfolgreich zur Analyse und Lösung von Problemen, zur Vorschlagserstellung von Lösungen und allgemeinen Arbeitsprozessen eingesetzt. 

Workflow vs. Gantt-Diagramm 

Ein Gantt-Diagramm ist ein bekanntes visuelles Tool im Projektmanagement. Es bietet eine zeitliche Ansicht von Aufgaben, deren Start- und Enddaten sowie deren Abhängigkeiten. Jede Aufgabe wird als horizontale Leiste dargestellt, wobei die Länge jeder Leiste die Dauer der Aufgabe anzeigt. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden häufig durch Verbindungsstrahlen dargestellt. 

Ein Gantt-Diagramm bietet einen Überblick über den Projektzeitplan auf hoher Ebene. Es bietet jedoch ein anderes Detailniveau hinsichtlich der spezifischen Schritte oder Entscheidungsstellen jeder Aufgabe. Besonders nützlich ist es, um den Fortschritt zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten und den Projektzeitplan den Stakeholdern zu kommunizieren. 

Workflow vs. Checkliste 

Checklisten sind einfache Aufgabenlisten mit Aufgaben, die erledigt werden müssen. Die Aufgaben haben möglicherweise keine bestimmte Reihenfolge auf der Liste, und es ist nicht erforderlich, dass eine signifikante Abhängigkeit zwischen den einzelnen Punkten besteht. Die Checkliste dient in erster Linie dazu, eine einfache Möglichkeit zur Verfolgung von Aufgaben zu bieten. Sie kann Teil eines Workflows sein, um alle Aufgaben an einem Ort zu sammeln und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

6 Wesentliche Schritte zur Erstellung eines Workflows in der Praxis 

Die Erstellung eines effektiven Workflows erfordert die Identifizierung der Prozessschritte und die Verwendung von Software, um geteilte Informationen an einem einzigen Ort zu sammeln und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. 

Lassen Sie uns den Workflow-Prozess aufschlüsseln und die Details jedes einzelnen Schritts genauer betrachten. 

Schritt 1. Definieren der Schritte im Prozess 

Bevor etwas anderes getan wird, ist es entscheidend, den Prozess im Detail zu verstehen. Es wird schwierig sein, einen Workflow zu erstellen, wenn es Unsicherheiten gibt, da dies den Prozess stören, Nacharbeit erforderlich machen und Verschwendung jeglicher Art erzeugen wird. 

Die Kommunikation der spezifischen Schritte des Prozesses markiert den Beginn des Aufbaus des Workflow-Systems. Die Visualisierung des gesamten Prozesses und die Erstellung von Wertstromkarten helfen Teams und Management, den Arbeitsfluss in der gesamten Organisation zu überwachen und zu verstehen, wie operative Bemühungen strategisch mit den Geschäftszielen ausgerichtet sind. 

Diagramme wie Flussdiagramme helfen den Teams, die Prozessschritte eines bestimmten Workflows zu skizzieren. Sobald die Schritte identifiziert sind, kann der Prozessfluss in eine digitale Lösung übertragen werden, in der die eigentliche Arbeit ausgeführt wird. Visualisierungstools wie Kanban-Boards werden häufig genutzt, um den Workflow darzustellen und ein besseres Verständnis der gesamten Arbeitsbelastung zu gewinnen. 

Schritt 2. Design des Workflows 

Dieser Schritt ist das Herzstück der Erstellung Ihres Workflows. Er beinhaltet die Darstellung jedes Schrittes Ihres einzigartigen Prozesses, vom ersten bis zum letzten Schritt, auf eine sequentielle Weise. Die Visualisierung Ihres gesamten Workflows schafft die Grundlage für eine bessere Optimierung, verbesserte Zusammenarbeit und Prozessverbesserung. 

Die Schaffung einer miteinander verbundenen Abhängigkeit zwischen Teams, Workflows und Projekten fördert die Transparenz, bietet ein umfassendes Verständnis der Arbeit auf verschiedenen organisatorischen Ebenen und beschleunigt die Projektlieferung. 

In Businessmap können Teams ihre Kanban-Boards nach Belieben anpassen. Neben den grundlegenden Funktionen, ein Board für ein einzelnes Team zu erstellen, bietet die Plattform die Möglichkeit, mehrere Workflows auf einem Kanban-Board zu haben. Dies ist besonders nützlich für Szenarien mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Arbeitsarten oder einem Portfolio von Projekten. 

Schritt 3. Setze den Workflow in Bewegung 

Dies ist der Schritt, in dem Aufgaben ausgeführt werden und der Workflow auf das Erreichen seiner Ziele hin voranschreitet. In dieser Phase können Teams die Details des Workflows koordinieren, wie das Umreißen der Aufgaben, das Definieren von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie das Festlegen des Zeitplans für die Fertigstellung. 

Egal, ob Projekte traditionell oder nach der agilen Arbeitsweise verwaltet werden, das Einführen von Work-in-Progress-Grenzen wird die Leistung des Teams erheblich verbessern. Diese Praxis ermöglicht es den Teams, Multitasking zu minimieren und die Arbeitskapazität zu optimieren. Schließlich priorisieren effektive Workflows die Lieferung von Arbeiten mit hohem Wert, während sie die Teammitglieder vor übermäßiger Belastung schützen. 

Um eine erfolgreiche Projektlieferung sicherzustellen, ist es wichtig, dass jeder weiß, was in jeder Phase des Workflows zu tun ist. In Businessmap entwickeln Teams explizite Workflow-Richtlinien oder eine Reihe von Regeln und Verfahren, die sie durch die einzelnen Phasen des Arbeitsprozesses führen.

Schritt 4. Beheben und Lösen von Workflow-Störungen 

In dieser Phase können Teams die Gesundheit ihrer Arbeit überprüfen und entsprechend handeln. Wenn die Arbeit aus irgendeinem Grund unterbrochen wird, wirkt sich dies auf die gesamte Performance des Workflows aus. Es ist wichtig, den Workflow regelmäßig zu überprüfen, um Hindernisse frühzeitig zu erkennen und einen reibungslosen Fortschritt zu gewährleisten. 

Um damit umzugehen, können Businessmap-Nutzer problemlos Engpässe im Prozess erkennen und umgehend beheben, indem sie ihre Arbeitsphasen in aktive und Warteschlangenphasen unterteilen. Dies ermöglicht es ihnen, ihre wertschöpfenden vs. nicht wertschöpfenden Aktivitäten zu bewerten. Zusätzlich können sie spezifische Probleme kennzeichnen und hervorheben, die den Fortschritt eines Arbeitselements blockieren. 

Schritt 5. Nutzung der Kraft der Workflow-Automatisierung 

Um einen weiteren Schritt zur Optimierung Ihrer Workflows zu unternehmen, sollten Sie Workflow-Automatisierung nutzen, um Zeit zu sparen und schneller zu liefern. Diese Funktion hilft dabei, die manuelle Arbeit bei der Erstellung routinemäßiger Aufgaben zu reduzieren und die Produktivität des Teams zu steigern, indem diese Zeit für wertvollere Tätigkeiten genutzt wird. Businessmap unterstützt diese Funktionalität, indem es eine Vielzahl von „Wenn-dann“-Richtlinien anbietet. 

Schritt 6. Regelmäßige Überprüfungen zur Workflow-Optimierung 

Im Verlauf des Workflows sind Überwachungs- und Kontrollmechanismen vorhanden, um den Fortschritt zu verfolgen, Probleme zu identifizieren und sicherzustellen, dass der Prozess im Plan bleibt. Anpassungen können bei Bedarf vorgenommen werden, um Abweichungen vom Plan zu beheben. 

Mit einem leistungsstarken Modul für Workflow-Analyse hilft Businessmap Teams, fundierte Entscheidungen über ihre Prozesse auf der Grundlage historischer Daten und nicht von Annahmen zu treffen. Die breite Palette an Analysewerkzeugen ermöglicht es ihnen, die Workflow-Performance zu optimieren und eine schnellere Servicebereitstellung zu erreichen. 

Workflow Analysetools in Businessmap

Häufig gestellte Fragen (FAQs) 

Was sind die 3 grundlegenden Komponenten eines Workflows? 

Die drei Hauptkomponenten eines Workflows sind: 

1. Input (Ressourcen) 
2. Arbeit (Durchführung der Aufgaben) 
3. Output (Ergebnis) 

Workflows vs. Prozesse: Was ist der Unterschied? 

Obwohl sowohl Workflows als auch Prozesse eine Reihenfolge von Schritten beinhalten, ist ein Workflow eine detailliertere Darstellung der Rollen und Aufgaben, die genau definiert, wer für welchen Schritt verantwortlich ist. Ein Prozess hingegen beschreibt auf einer höheren Ebene die notwendigen Aufgaben, um ein Ergebnis zu erreichen. 

Was sind Beispiele für Workflows? 

Typische Workflow-Beispiele sind: 

• Produktmontage 
• Bearbeitung von Bestellanforderungen 
• Kunden-Onboarding 
• Einreichung von Support-Tickets 
• Inhaltserstellung 
• Rechnungsstellung 

Was ist ein Workflow-Diagramm? 

Workflow-Diagramme sind visuelle Darstellungen, die den Fluss von Aufgaben und Aktivitäten innerhalb eines Prozesses abbilden. Sie helfen dabei, Engpässe, Redundanzen und Möglichkeiten zur Optimierung des Prozessablaufs zu identifizieren.