6 Tipps und Tricks für erfolgreiches Multiprojektmanagement

Multiprojektmanagement kann schnell überfordernd wirken – muss es aber nicht! Mit klarer Planung, gezielter Priorisierung und den richtigen Tools lassen sich mehrere Projekte gleichzeitig erfolgreich steuern, ohne den Überblick zu verlieren. 

Stellen Sie sich ein gut organisiertes System vor, das Sie jederzeit auf Kurs hält und dabei hilft, Ihre Deadlines zuverlässig einzuhalten. Von der Festlegung konkreter Ziele bis hin zur Auswahl geeigneter Projektmanagement-Tools – jeder Schritt trägt dazu bei, Ordnung in Ihre Aufgaben zu bringen. Doch dieser Weg ist kein Selbstläufer: Er erfordert Disziplin, durchdachte Strategien und die Bereitschaft, sich flexibel auf neue Anforderungen einzustellen. 

Ein besonders wirkungsvoller Ansatz im Multiprojektmanagement besteht darin, alle Projekte zentral zu verwalten – unter einem gemeinsamen Dach. 

Alle Projekte in einem zentralen Hub bündeln 

Wenn Sie beispielsweise ein ganzes Projektportfolio betreuen, müssen Sie den Überblick über die Anzahl der Projekte, deren Inhalte und Zeitpläne behalten. Die zentrale Planung und Steuerung aller Vorhaben ermöglicht es Ihnen, laufende Arbeiten sowie den Gesamtstatus Ihres Portfolios effizient zu überwachen. Für eine solche Übersichtlichkeit ist ein professionelles Multiprojektmanagement-Tool unverzichtbar. 

Falls Sie noch keines im Einsatz haben, lohnt es sich, eine Projekt- oder Work-Management-Plattform in Betracht zu ziehen. Das ideale Tool sollte flexibel, benutzerfreundlich und auf Zusammenarbeit ausgelegt sein. Bei Businessmap sind wir überzeugt, dass unsere Plattform genau diese Anforderungen optimal erfüllt. 

Prioritäten setzen im Multiprojektmanagement 

Auch wenn wir häufig an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es in Wahrheit immer nur eine Priorität zurzeit geben. Dennoch hat in der Praxis oft ein Projekt Vorrang – die Kunst besteht darin, herauszufinden, welches davon Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit verdient. 

Dabei spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle. Ein besonders wirksames Konzept zur Priorisierung ist der sogenannte Cost of Delay (CoD), insbesondere dann, wenn alles gleich wichtig erscheint. Dieses wirtschaftlich fundierte Modell zeigt auf, wie viel potenzieller Wert – oft in Form von entgangenem Umsatz – verloren geht, wenn sich die Fertigstellung eines Projekts verzögert. 

Es ist essenziell, verschiedene Reihenfolgeoptionen hinsichtlich ihrer Verzögerungskosten zu bewerten. Sie können z. B. das Projekt mit dem höchsten erwarteten Geschäftswert vorziehen, das mit der kürzesten Laufzeit priorisieren – oder (weniger ratsam) versuchen, alles gleichzeitig zu stemmen. 

Ein weiteres effizientes Vorgehen ist die Berechnung des sogenannten CD3-Scores (Cost of Delay Divided by Duration). Dabei wird der Wert eines Projekts durch dessen geschätzte Dauer geteilt – und so eine objektive Entscheidungsgrundlage für die Reihenfolge geschaffen. 

Arbeit aufteilen und Planung mit Ausführung im Multiprojektmanagement verknüpfen 

Der Kern jedes funktionierenden Systems im Multiprojektmanagement sollte darin bestehen: 

• Arbeit sichtbar zu machen, 
• Engpässe zu identifizieren 
• und letztlich die Effizienz zu steigern. 

Doch wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, reicht das nicht aus. Dann ist es entscheidend, alles in ein übergreifendes System zu integrieren, um eine klare Übersicht und eine strukturierte Organisation zu gewährleisten. 

Hier empfiehlt sich der Einsatz eines Portfolio-Boards sowie einer Plattform, mit der Sie alle strategischen Initiativen in konkrete Projektergebnisse herunterbrechen können – und diese wiederum in umsetzbare Arbeitspakete. Prüfen Sie gezielt Projektmanagement-Lösungen, die genau diese Funktionalitäten bieten. 

So schaffen Sie vollständige Transparenz und erkennen in Echtzeit, wie der Arbeitsfortschritt Ihre übergeordneten Unternehmens- oder Bereichsziele beeinflusst. 

Projekt-Workflows im Multiprojektmanagement beachten und kontinuierlich verbessern 

In vielen Unternehmen gleicht das Projektmanagement einem chaotischen Prozess – Kommunikation verläuft über E-Mails und verschiedene Kanäle, Verantwortlichkeiten sind unklar, und Ineffizienzen häufen sich. 

Ohne eine klare Visualisierung der einzelnen Workflow-Schritte verliert man leicht den Überblick über Aufgaben, Zuständigkeiten und Fortschritt. Dies führt zu wiederholten Fehlern und unzureichender Projektsteuerung. 

Die Lösung im Multiprojektmanagement: Visualisieren Sie jeden Prozessschritt auf einem übersichtlichen Board und beginnen Sie, die Arbeit dort konsequent zu verfolgen. 

So lassen sich Probleme im Arbeitsfluss frühzeitig erkennen und gezielt beheben. Der gesamte Prozess wird dadurch transparenter, kontrollierbarer – und kontinuierlich optimierbar. 

Klare und Inspirierende Ziele Definieren 

Im Multiprojektmanagement ist das Definieren klarer und inspirierender Ziele ein zentraler Erfolgsfaktor – sowohl für das Projektteam als auch für den Einzelnen. 

Warum das so wichtig ist? 

Klare Ziele geben Richtung, schaffen Orientierung und definieren den angestrebten Projekterfolg. Wie Ryan Panchadsaram, Mitbegründer von WhatMatters.com, treffend formuliert: „Ein Objective ist schlicht das, was erreicht werden soll – nicht mehr und nicht weniger.“ 

Aus Erfahrung lässt sich sagen: Gut formulierte Ziele erhöhen nicht nur die Motivation, sondern fördern auch die Verantwortlichkeit. Denn wer klare Ziele vor Augen hat, kann Fortschritte messen, reflektieren und gezielt nachjustieren. 

Doch wie formuliert man inspirierende Ziele? 

Das ist oft die schwierigste Aufgabe – aber gerade im Multiprojektmanagement entscheidend. Inspirierende Ziele verleihen Projekten Sinn und steigern das Engagement im Team. 

Ein Beispiel aus der Praxis: 

• Reguläres Projektziel: Eine neue Website erstellen 
• Inspirierendes Projektziel: Eine transformative Website entwickeln, die unsere Kunden begeistert, unsere Mission verkörpert und Innovation sowie Exzellenz zum Ausdruck bringt. 

Messbare Ergebnisse Definieren 

Im Multiprojektmanagement ist es entscheidend, messbare Ergebnisse festzulegen. Durch die Definition klarer Kennzahlen – wie Key Results (OKRs) oder Key Performance Indicators (KPIs) – lassen sich Fortschritte effektiv nachverfolgen und Schwachstellen frühzeitig erkennen. 

Dieser Ansatz fördert nicht nur die Verantwortlichkeit im Team, sondern schafft auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Denn auf Basis belastbarer Daten können Strategien und Prozesse gezielt optimiert werden. Zudem ermöglichen messbare Ergebnisse Stakeholdern, den Einfluss und die Wirksamkeit eines Projekts besser zu verstehen – und auf dieser Grundlage fundierte Entscheidungen zu treffen.

Zusammenarbeit, Ressourcenverteilung & mehr: Die unterschätzten Grundlagen im Multiprojektmanagement 

Begriffe wie Zusammenarbeit und Ressourcenverteilung tauchen häufig auf – aus gutem Grund. Sie sind zentrale Säulen für erfolgreiches Multiprojektmanagement und dürfen nicht unterschätzt werden. 

Zusammenarbeit

Zusammenarbeit bedeutet mehr als nur das Teilen von Informationen. Sie beschreibt eine Unternehmenskultur, die auf gegenseitigem Respekt, offener Kommunikation und kollektivem Problemlösen basiert. In einem Umfeld, in dem Ideen frei fließen und sich jedes Teammitglied wertgeschätzt fühlt, entsteht kreative Höchstleistung. Wer mehrere Projekte parallel steuert, ist auf genau diese Dynamik angewiesen. 

Ressourcenverteilung

Eine durchdachte Ressourcenverteilung ist das Rückgrat erfolgreicher Projektdurchführung. Ob Zeit, Budget oder Personal – jede Ressource muss strategisch geplant und zugewiesen werden, damit Projekte effizient umgesetzt werden können. Fehlt diese Steuerung, drohen Engpässe, Verzögerungen und Überlastung. Eine kluge Ressourcenplanung erhöht die Produktivität und sorgt für nachhaltige Projekterfolge. 

Weitere Schlüsselfaktoren

Neben Zusammenarbeit und Ressourcen zählen auch Risikomanagement, kontinuierliches Monitoring, Aufgabenverteilung und Anpassungsfähigkeit zu den entscheidenden Elementen im erfolgreichen Multiprojektmanagement. Wer sie berücksichtigt, schafft die besten Voraussetzungen, um komplexe Projektlandschaften souverän zu steuern.