Projektabhängigkeiten Darstellen und Effektiv Managen: So gelingt’s

Organisationen setzen heute zunehmend auf agile Methoden, um Flexibilität und Geschwindigkeit zu fördern. Doch ein häufig unterschätztes Hindernis wird in zahlreichen Studien als Stolperstein auf diesem Weg genannt: das fehlende Visualisieren und Managen von Projektabhängigkeiten. 

Obwohl agile Ansätze schnellere Ergebnisse versprechen, können unsichtbare Abhängigkeiten den gesamten Ablauf behindern, die Produktivität sowie Effizienz beeinträchtigen und zu Frustration im Team führen. Das unterstreicht, wie entscheidend es ist, Projektabhängigkeiten darzustellen und effektiv zu steuern, um echten agilen Erfolg zu erzielen. 

In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Grundlagen von Projektabhängigkeiten und geben Ihnen praxisnahe Strategien an die Hand, mit denen Sie Abhängigkeiten im Projektmanagement souverän darstellen und bewältigen können. 

Was sind Projektabhängigkeiten? 

Projektabhängigkeiten sind Beziehungen zwischen Arbeitselementen in einem Projekt, die festlegen, in welcher Reihenfolge Aktivitäten im Projektmanagement ausgeführt werden müssen. Sie sind entscheidend für die Entwicklung eines realistischen Projektplans und stellen sicher, dass Aufgaben in einer logischen Abfolge bearbeitet werden. 

Abhängigkeiten können entweder obligatorisch sein – also durch die Natur der Arbeit vorgegeben – oder freiwillig, basierend auf Best Practices und der Erfahrung des Projektmanagers. 

Arten von Projektabhängigkeiten 

Im Projektmanagement gibt es mehrere gängige Arten von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben: 

• Finish-to-Start (FS) – Ende-Anfang-Abhängigkeit: Die häufigste Form der Abhängigkeit. Eine Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Beispiel: Das Fundament eines Gebäudes (Aufgabe A) muss fertiggestellt sein, bevor mit dem Rohbau (Aufgabe B) begonnen werden kann. 
• Start-to-Start (SS) – Anfang-Anfang-Abhängigkeit: Eine Aufgabe muss beginnen, bevor oder gleichzeitig mit einer anderen Aufgabe gestartet werden kann. Beispiel: Erste Entwurfsarbeiten (Aufgabe A) müssen gestartet werden, bevor die detaillierte Planung (Aufgabe B) beginnen kann – beide können aber nach dem Start parallel laufen. 
• Finish-to-Finish (FF) – Ende-Ende-Abhängigkeit: Zwei Aufgaben müssen gleichzeitig oder nacheinander abgeschlossen werden. Beispiel: Die Qualitätssicherung eines Produkts (Aufgabe A) muss gleichzeitig mit der Endmontage (Aufgabe B) abgeschlossen sein, um einen Liefertermin einzuhalten. 
• Start-to-Finish (SF) – Anfang-Ende-Abhängigkeit: Die seltenste Art von Abhängigkeit. Eine Aufgabe muss gestartet werden, bevor eine andere abgeschlossen werden kann. Beispiel: Die Nachtschicht im Sicherheitsdienst (Aufgabe A) muss beginnen, bevor die Tagschicht (Aufgabe B) enden kann. 

Als Projektmanager:in ist es entscheidend, vorauszudenken, wie Änderungen an einer Aufgabe andere beeinflussen könnten. Indem Sie Ihre Planung entsprechend anpassen, vermeiden Sie Verzögerungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf innerhalb Ihres Projektzeitplans. 

Warum ist das Erkennen von Projektabhängigkeiten so wichtig? 

Das präzise Erkennen von Projektabhängigkeiten ist ein zentraler Bestandteil der Projektplanung und -umsetzung. Ihre effektive Darstellung und Verwaltung ist entscheidend für den Projekterfolg, da sie unmittelbar den Zeitplan, die Ressourcenzuweisung und das Risikomanagement beeinflussen. 

Nur wer die verschiedenen Abhängigkeitsarten kennt – sowohl intern innerhalb der Organisation als auch extern durch Dritte oder Rahmenbedingungen – kann realistische Zeitpläne erstellen, Engpässe vermeiden und Risiken frühzeitig erkennen. 

Interne Abhängigkeiten 

Interne Abhängigkeiten beziehen sich auf Elemente innerhalb Ihres Projekts, die voneinander abhängig sind, um Fortschritte zu erzielen. Diese können sich auf Abläufe im Projektworkflow, die Ressourcenzuweisung oder die Aufgabenplanung beziehen. In der Regel identifizieren Sie diese Abhängigkeiten in der Planungs- bzw. Terminierungsphase. Hier ein kurzer Überblick: 

• Sequenzielle Aufgaben: Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen. 
• Ressourcenzuweisung: Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von Personal oder Ausrüstung. 
• Abhängigkeiten von Ergebnissen: Der Output einer Aufgabe wird benötigt, damit eine andere beginnen kann. 

Externe Abhängigkeiten 

Externe Abhängigkeiten stammen von außerhalb Ihrer Organisation und können den Projektzeitplan maßgeblich beeinflussen. Dazu zählen z. B. Lieferantenleistungen, behördliche Genehmigungen oder Abhängigkeiten von Drittparteien. Ein klares Verständnis dieser externen Abhängigkeiten unterstützt ein proaktives Risikomanagement. Wichtige externe Abhängigkeiten können sein: 

• Lieferfristen von Anbietern: Vergebenes Fremdprojekt oder externe Lieferungen. 
• Regulatorische Genehmigungen: Freigaben oder Prüfungen von Behörden. 
• Zusammenarbeit mit Drittparteien: Interdependenzen mit Partnern oder anderen Unternehmen. 

Tools zur Darstellung von Projektabhängigkeiten 

Es gibt verschiedene Tools, die dabei helfen, Abhängigkeiten im Projekt zu identifizieren und darzustellen. Zu den klassischen Werkzeugen im Projektmanagement zählt das Gantt-Diagramm. Es visualisiert Projektzeitpläne und Abhängigkeiten und zeigt klar auf, wie Aufgaben miteinander verknüpft sind oder sich überschneiden. 

Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz moderner Projektmanagement-Software wie Businessmap. Solche Tools ermöglichen es, Aufgabenbeziehungen zu verfolgen, bei Bedarf zu aktualisieren und automatische Benachrichtigungen zu erhalten, sobald Abhängigkeitsprobleme auftreten. Dadurch wird eine proaktive Steuerung und frühzeitige Reaktion auf potenzielle Risiken erleichtert. 

Die 5 Wege, Projektabhängigkeiten mit Businessmap zu managen 

Bei Businessmap setzen wir stark auf die Lean-Denkweise als wichtigste Strategie für ein hocheffizientes Arbeitsmanagement. Um Ihre Fähigkeit zur Steuerung von Projektabhängigkeiten zu verbessern, stellen wir Ihnen fünf bewährte Methoden vor – basierend auf Lean-Prinzipien und unterstützt durch die Businessmap-Software. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf: 

1. Projektabhängigkeiten visualisieren 
2. Klare Service-Level-Agreements (SLAs) festlegen 
3. Die Projekt-Roadmap definieren und Arbeit priorisieren 
4. Feedbackaustausch fördern, um Abhängigkeiten schnell zu lösen 
5. Ein Netzwerk miteinander verbundener Services aufbauen 

Projektabhängigkeiten Visualisieren 

Beginnen Sie damit, Pull-Systeme zur Steuerung von Abhängigkeiten einzusetzen. Ursprünglich entwickelt, um Verschwendung in Produktionsprozessen zu minimieren, hat das Pull-Prinzip längst den Bereich der Lean-Fertigung verlassen. 

Dieses System stellt eine Methode dar, Arbeit auf die sinnvollste und effizienteste Weise zu liefern – ganz gleich, ob es sich um die Herstellung greifbarer Produkte oder das Management von Wissensarbeit handelt. 

In der Praxis bietet die Kanban-Methode einen klaren und effektiven Weg zur Umsetzung dieses Prinzips. Wir sind überzeugt, dass ein Kanban-System auch die effizienteste Methode zur Projektsteuerung ist. Es bringt zahlreiche Produktivitätsvorteile mit sich – vor allem aber schützt es davor, im Chaos zu versinken, wie es bei komplexen Projekten allzu häufig der Fall ist. 

Wie lassen sich Projektabhängigkeiten auf einem Work-Management-Board visualisieren? 

Es gibt mehrere Strategien, um Abhängigkeiten auf einem Work-Management-Board sichtbar zu machen. Werfen wir einen genaueren Blick darauf. 

Option 1: Verwendung spezialisierter Spalten

Nachverfolgung externer Abhängigkeiten im Projektmanagement auf einem Kanban-Board

Das Verschieben eines Arbeitselements in eine der beiden Spalten – „Intern“ oder „Extern“ – auf dem Board signalisiert, dass man auf eine andere Partei wartet. Wird die übergeordnete Spalte beispielsweise mit „Verfolgung anderer“ betitelt, bedeutet das, dass Sie weiterhin die Verantwortung für das Thema tragen. Würden Sie hingegen die Spalte mit „Warten auf andere Teams“ beschriften, impliziert das, dass jemand anderes zuständig ist – und das Thema möglicherweise aus Ihrem Fokus verschwindet. 

Eine kleine sprachliche Nuance – aber sie kann eine große Wirkung auf das Verantwortungsbewusstsein im Team haben. 

Option 2: Verwendung spezialisierter Swimlanes

Externe Abhängigkeiten im Projektmanagement mit Swimlanes auf einem Kanban-Board visualisieren

Der Vorteil spezialisierter Bahnen gegenüber spezialisierten Spalten liegt darin, dass Sie erkennen können, in welchem Stadium des Prozesses ein Arbeitselement aufgrund einer Projektabhängigkeit gestoppt werden musste. 

Option 3: Verwendung von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen 

Sie können eine „Vorgänger-Nachfolger“-Beziehung zwischen zwei oder mehreren Arbeitselementen auf Ihrem Board herstellen. Wenn zwei oder mehr Arbeitselemente in Businessmap als „Vorgänger“ und „Nachfolger“ miteinander verknüpft sind, muss der Vorgänger zuerst abgeschlossen werden, bevor der Nachfolger gestartet werden kann. 

Vorgänger-Nachfolger-Verknüpfungen auf Kanban-Karten

Option 4: Verwendung von Blockern 

Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von Blockern. Wenn Sie in Businessmap einen Blocker auf eine Karte auf Ihrem Board setzen, signalisiert das, dass das Arbeitselement aufgrund eines Problems – z. B. einer Abhängigkeit – nicht abgeschlossen werden kann. 

Einsatz von Blockern zur Visualisierung von Projektabhängigkeiten auf einem Kanban-Board

Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen einem Wartezustand (Queueing) und einem Blockierungszustand. 

Manchmal gehört ein Wartezustand ganz natürlich zum Workflow – z. B. das Warten auf ein Review. Das ist ein erwarteter Prozessschritt. In diesem Fall sollte keine Blockierung gesetzt werden, sondern es genügt eine eigene Spalte auf dem Board, die zeigt, dass ein Arbeitselement zur Überprüfung bereit ist. 

Ein Blocker wird dann gesetzt, wenn die Karte durch eine Abhängigkeit (oder ein anderes Problem) blockiert ist und dies nicht dem erwarteten Prozessfluss entspricht. 

Option 5: Verwendung von Stickern 

Businessmap ermöglicht es Ihnen, Projektabhängigkeiten mithilfe von Stickern zu visualisieren. Sticker sind ein exzellentes Visualisierungswerkzeug, das Informationen deutlich sichtbar macht. 

Projektabhängigkeiten mithilfe von Stickern auf einem Kanban-Board darstellen

Sticker sind das digitale Pendant zu Magneten auf einem Whiteboard. Sie können verschiedenfarbige Sticker definieren, die unterschiedliche Informationen darstellen, darunter auch Abhängigkeiten. 

Klare Service Level Agreements (SLAs) Festlegen 

Dies ist wahrscheinlich der effektivste Weg, Projektabhängigkeiten zu steuern: eine klare Vereinbarung darüber, wie lange Abhängigkeiten maximal bestehen dürfen. 

Stellen wir uns vor, Sie arbeiten mit einem Drittanbieter, der alle Verpackungsmaterialien für Ihr Produktionsunternehmen liefert. In diesem Fall sollten Sie eine klare SLA-Vereinbarung treffen, etwa nach folgendem Muster: 

• 85 % aller Lieferungen erfolgen am nächsten Tag nach Bestellung 
• 95 % aller Lieferungen erfolgen innerhalb von drei Tagen, einschließlich Bestelldatum 

Sobald diese SLAs definiert sind, müssen Sie sicherstellen, dass sie auch eingehalten werden. Ein praktischer Weg, diese Abhängigkeiten zu verfolgen, ist die Nutzung von Projektmanagement-Software. 

Businessmap bietet beispielsweise die Nutzung einer zeitbasierten Business-Regeln Engine. Beispielsweise kann eine Regel automatisch eine E-Mail an den Lieferanten versenden, wenn sich eine Abhängigkeit länger als zwei Tage in der entsprechenden Spalte befindet.

Automatisiertes Tracking von Abhängigkeiten mit Business-Regeln 

Alternativ kann die Regel auch die Karte aktualisieren, in eine bestimmte Spalte verschieben oder sie mit anderen Karten verknüpfen. 

Wenn Sie Blocker zur Kennzeichnung von Abhängigkeiten verwenden, können Sie ebenfalls eine zeitbasierte Regel nutzen – diesmal mit dem „Blockzeit“-Auslöser. 

Business-Regel zur Kennzeichnung von Abhängigkeiten mittels Blockern

Im folgenden Beispiel konfigurieren Sie das System so, dass eine E-Mail an eine definierte Adresse gesendet wird, sobald der Blocker „Warten auf andere“ mehr als zwei Tage aktiv ist. 

Erstellen Sie eine übergeordnete Projekt-Roadmap und priorisieren Sie die Arbeit 

Während der traditionelle Projektmanagement-Ansatz eine detaillierte Planung und oft den Einsatz eines Gantt-Diagramms umfasst, das den Start- und Endzeitpunkt aller Arbeitselemente beschreibt, ist im Agile Umfeld vor allem eines entscheidend: ein grob umrissener, übergeordneter Plan. Das bedeutet, dass Sie eine Zeitachse nutzen können, um die Bausteine Ihrer Projekte visuell darzustellen, während der tatsächliche Arbeitsfluss auf der tatsächlichen Kapazität des Teams basiert. 

Auf den ersten Blick mag dies wie eine kleine Veränderung wirken – doch der Effekt ist enorm: Es entsteht eine robustere und agilere Managementstruktur, die besser mit Veränderungen umgehen kann und gleichzeitig realistischere Ergebnisse liefert. 

Fördern Sie den Feedback-Austausch, um Abhängigkeiten schnell zu lösen 

Einer der entscheidenden Unterschiede zwischen traditionell geführten Unternehmen und solchen, die ihre organisatorische Anpassungsfähigkeit verbessern wollen, ist das Maß an Feedback-Austausch. In einem agilen Umfeld bieten regelmäßige Meetings die Gelegenheit, wertvolles Feedback zu erhalten – und zwar sowohl für Teams als auch für die gesamte Organisation. 
Einfach gesagt: Schnelleres Feedback bedeutet schnelleres Lernen – und das wiederum führt zu einer schnelleren Wertschöpfung. 

Die führenden agilen Methoden bieten verschiedene Formate für den Feedback-Austausch. Egal, ob Sie sich für die Kanban-Cadences oder die Scrum-Zeremonien entscheiden – das Ziel ist stets dasselbe: einen kontinuierlichen Informationsfluss über das aktuelle Work-Management-System sicherzustellen. 

Noch wichtiger ist es jedoch, mindestens eines dieser Meetings dafür zu nutzen, um alle blockierten Arbeiten oder auf Abhängigkeiten wartende Aufgaben zu überprüfen – inklusive der dazugehörigen Metriken und Kennzahlen. 

Ein Netzwerk miteinander verbundener Services aufbauen 

Dies ist der letzte und fortgeschrittenste Schritt zur Verbesserung des Umgangs mit Projektabhängigkeiten. Genau das praktiziert Toyota seit Jahrzehnten im Rahmen seines Toyota Production System (TPS) – ein Erfolgsfaktor, der entscheidend zur Position des Unternehmens als globaler Automobilhersteller beigetragen hat. 

Wenn Sie die Lean- und Agile-Prinzipien zur Steuerung von Abhängigkeiten beherrschen, sind Sie in der Lage, Ihre Arbeitsweise auf einige oder sogar alle Subunternehmer und Dienstleister auszuweiten. Gelingt Ihnen das, profitieren Sie davon, sämtliche Abhängigkeiten über ein Netzwerk miteinander verbundener Services und Systeme zu verwalten. 

Auch wenn das zunächst komplex klingt, läuft es im Kern auf Folgendes hinaus: 

• Automatisierte Pull-Signale vom Unternehmen zum Anbieter zur Anzeige von Bedarf 
• Automatisierte Signale bei Verzögerungen (z. B. wenn eine SLA verletzt wurde) 
• Automatisierte Signale, wenn ein Anbieter das Unternehmen blockiert – oder umgekehrt 
• Automatisches Erfassen von Statistiken und Metriken zur kontinuierlichen Optimierung 

Fazit 

Ein effektives Management von Projektabhängigkeiten ist entscheidend für den Projekterfolg. Denken Sie daran, dass sich Änderungen an einer Stelle schnell auf andere Projektbereiche auswirken können. Proaktives Management dieser Änderungen ist der Schlüssel zur Risikominimierung. Halten Sie die Kommunikationskanäle zu allen Beteiligten offen, um sicherzustellen, dass alle Abhängigkeiten transparent verfolgt und unter Kontrolle sind. 

Sources:

State of Agile Report 

KPMG: Project Management Survey