Was ist Enterprise Workflow Management und wie wird es implementiert?

Enterprise Workflow Management ist ein entscheidender Bestandteil moderner Geschäftsabläufe – und dennoch fällt es vielen Unternehmen schwer, es vollständig zu verstehen und effektiv umzusetzen. In einer schnelllebigen und sich ständig verändernden Unternehmenslandschaft sind effiziente und strukturierte Workflows unerlässlich für den Erfolg.

Mit der zunehmenden Komplexität von Geschäftsprozessen reicht eine manuelle Steuerung der Workflows jedoch nicht mehr aus. Genau hier kommt das Enterprise Workflow Management ins Spiel. Aber was genau bedeutet Enterprise Workflow Management? Wie lässt es sich in ein Unternehmen integrieren? Und welche Lösungen stehen zur Verfügung, um dessen effektive Nutzung zu unterstützen?

In diesem Artikel tauchen wir in die zentralen Konzepte ein, stellen nahtlose Umsetzungsstrategien vor und präsentieren moderne Lösungen, mit denen Sie Ihr Business Process Management optimieren können.

Was Ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine systematische und wiederholbare Abfolge von Aktionen, die darauf ausgelegt ist, ein bestimmtes Geschäftsziel zu erreichen. Es handelt sich um einen strukturierten Prozess, bei dem Aufgaben organisiert und in einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein Ziel effizient zu verwirklichen.

Workflows zeichnen sich durch ihre Zuverlässigkeit und Konsistenz aus, da sie einen klaren Ablauf zur Erledigung von Aufgaben innerhalb eines bestimmten Kontexts bieten. Sie sind zyklisch aufgebaut – die festgelegte Abfolge von Aktionen kann immer wieder ausgeführt werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Was Ist Enterprise Workflow Management?

Enterprise Workflow Management bezeichnet die umfassende Steuerung und Optimierung zahlreicher Prozesse, die für das Funktionieren großer Organisationen entscheidend sind. Es umfasst die systematische Analyse der vielfältigen Aufgaben und Abläufe, die von verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb eines Unternehmens durchgeführt werden, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb sicherzustellen.

Ziel des Enterprise Workflow Managements ist es, die gesamte organisatorische Effizienz zu steigern, indem Workflows identifiziert, verschlankt und verbessert werden, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Welche Arten von Enterprise Workflows gibt es?

Hier erklären wir drei verschiedene Arten von Enterprise Workflows, die eine Organisation nutzen kann.

Weitere Informationen zum Unterschied zwischen Workflow und Prozess.

Prozess-Workflows

• Definition: Prozess-Workflows zeichnen sich durch ihre Wiederholbarkeit aus – die Schritte und Aufgaben innerhalb des Workflows sind vorhersehbar und folgen einer klaren Abfolge.
• Wiederholbare Natur: Ein Workflow gilt als wiederholbar, wenn er bei gleichen Eingaben stets das gleiche Ergebnis mit minimalen Abweichungen liefert.
• Vorhersehbare Aufgaben: Die Aufgaben innerhalb eines Prozess-Workflows sind genau definiert. Der Ablauf legt fest, wann welche Aufgabe ausgeführt werden muss, welche Aufgabe als Nächstes folgt und wer – also welches Team oder welche Abteilung – für die Durchführung verantwortlich ist.

Project-Workflows

• Definition: Projekt-Workflows sind nicht wiederholbar, was bedeutet, dass sie auch bei gleichen Eingaben unterschiedliche Ergebnisse liefern können.
• Vorhersehbare Aufgaben: Ähnlich wie bei Prozess-Workflows können Projekt-Workflows – abhängig von der Art der Arbeit – ebenfalls vorhersehbare Aufgaben oder Schritte enthalten.
• Wiederverwendbare Elemente: Auch wenn einzelne Projekte nicht identisch sind, können bestimmte Elemente oder sogar ganze Workflows aus einem Projekt bei neuen Projekten erneut verwendet werden.

Fall-Workflows

• Definition: Fall-Workflows sind sowohl nicht wiederholbar als auch nicht vorhersehbar. Die erforderlichen Aufgaben oder Schritte sind zu Beginn nicht bekannt und werden erst deutlich, wenn weitere Informationen über den Fall oder das Szenario gesammelt wurden.
• Nicht vorhersehbare Schritte: Zu Beginn eines Fall-Workflows ist unklar, welche Schritte notwendig sind. Erst mit zunehmendem Verständnis und Datenlage kristallisieren sich die konkreten Maßnahmen heraus.
• Problemlösungscharakter: Fall-Workflows dienen häufig der Bearbeitung von Problemen, die individuelle und situationsspezifische Lösungen erfordern.

So erstellen Sie Ihre Enterprise Workflows: Unser Schritt-für-Schritt-Ansatz

Lass uns die verschiedenen Phasen bzw. Elemente des Enterprise Workflow Managements (EWM) skizzieren:

Schritt 1: Workflows Identifizieren

• Was ist zu tun: Diese erste Phase beinhaltet das Erkennen und Auflisten aller Workflows innerhalb des Unternehmens. In komplexen Organisationsstrukturen sind viele dieser Workflows möglicherweise nicht sofort ersichtlich und müssen gründlich identifiziert werden.
• Berücksichtigung der Komplexität:Es wird anerkannt, dass die Vielzahl an Abläufen in einem Unternehmen schnell in die Dutzende oder gar Hunderte gehen kann – insbesondere in großen oder stark vernetzten Organisationen.
• Priorisierungs-Herausforderung:Ein zentrales Thema in diesem Schritt ist die Priorisierung: Welche Workflows sollten zuerst analysiert und optimiert werden? Dies legt die Grundlage für die nächsten Phasen des Enterprise Workflow Managements.

Schritt 2: Workflows Abbilden

• Was zu tun ist: Nach der Identifikation folgt die visuelle Darstellung der Workflows mithilfe von Techniken wie Flussdiagrammen.
• Visualisierungsformate: Workflow-Diagramme können im Ist-Zustand (aktuelle Ausführung) oder im Soll-Zustand (optimierte, ideale Ausführung) dargestellt werden.
• Ziele: Ziel ist es, ein einheitliches Verständnis der Workflows über alle Beteiligten hinweg zu schaffen und eine fundierte Grundlage für die anschließende Analyse und Optimierung zu bieten.

Schritt 3: Unternehmens-Workflow Analysieren

• Was zu tun ist: Nach der Abbildung analysiert die Organisation die Leistung der Workflows, um Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Quantitative und qualitative Analyse: Dies umfasst das Messen quantitativer Kennzahlen und die Analyse qualitativer Daten, die durch Beobachtungen, Interviews mit Stakeholdern und andere Methoden gesammelt wurden.
• Ausrichtung an den Zielen: Es wird betont, wie wichtig es ist, die Leistung des Workflows mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen

Schritt 4: Workflows Optimieren

• Was zu tun ist: In dieser Phase werden basierend auf der Analyse aus der vorherigen Phase Änderungen umgesetzt. Das Ziel ist es, Ineffizienzen zu beseitigen, Engpässe zu beheben und die Gesamteffizienz bestimmter Aufgaben oder des gesamten Workflows zu verbessern.
• Automatisierung: Es wird anerkannt, dass, falls möglich, Automatisierung eingeführt werden kann, um Effizienz, Genauigkeit und Konsistenz zu steigern.

Schritt 5: Workflow Bewerten

• Was zu tun ist: Die abschließende Phase betont die kontinuierliche Natur des Enterprise Workflow Managements (EWM). Es geht darum, die optimierten Workflows im Laufe der Zeit zu überwachen und zu bewerten.
• Verändernde Dynamiken: Es wird anerkannt, dass die Effizienz eines Workflows im Laufe der Zeit durch Faktoren wie die Einführung neuer Werkzeuge, Geräte, wettbewerbsbedingte Fortschritte usw. verändert werden kann.
• Einbeziehung der Stakeholder: Es wird betont, wie wichtig es ist, regelmäßig Stakeholder einzubeziehen, um Feedback zu sammeln und eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen.

Warum benötigen Sie Enterprise Workflow Management-Lösungen?

Enterprise Workflow Management (EWM) ist aus mehreren Gründen entscheidend:

• Fehlerreduktion: EWM, insbesondere das Workflow-Mapping, ermöglicht Standardisierung, die zu Konsistenz und Genauigkeit führt. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung von Fehlern während der Ausführung von Workflows.
• Flexibilität und Agilität des Unternehmens: Gut dokumentierte und kartierte Workflows bieten Flexibilität bei der Umsetzung von Veränderungen im Unternehmen. EWM verbessert die Agilität der Organisation, was sie wettbewerbsfähiger, flexibler und skalierbarer in einem dynamischen Markt macht.
• Verbesserte Effizienz und Produktivität: Durch kontinuierliche Analyse und Überwachung identifiziert EWM Ineffizienzen und Engpässe, was zu optimierten Workflows und gesteigerter Effizienz und Produktivität führt.
• Daten genauigkeit: EWM gewährleistet die Genauigkeit der Datenverwaltung, indem es eine präzisere Übersicht darüber bietet, wie Workflows ausgeführt werden müssen.
• Einhaltung von Vorschriften: EWM ermöglicht es Unternehmen, Workflows zu standardisieren und zu rationalisieren, wodurch die Einhaltung interner und externer Vorschriften und Richtlinien sichergestellt wird. Richtlinien können schnell in den Workflow integriert und dokumentiert werden.
• Datensicherheit und Autorisierung: EWM verbessert die Genauigkeit und Sicherheit der Datenverwaltung. Durch eine präzise Übersicht der Workflow-Ausführung ermöglicht es eine genaue Kontrolle über den Datenzugriff, die Authentifizierung und Autorisierung und stellt somit Vertraulichkeit und Compliance sicher.

Wie kann Businessmap Ihr Enterprise Workflow Management verbessern?

Businessmap’s Software für Enterprise Workflow Management bietet eine umfassende Lösung zur Verbesserung des Enterprise Workflow Managements. Hier sind einige Möglichkeiten, wie unsere Software Ihrem Unternehmen zugutekommen kann:

Strategische Ausrichtung

• Verknüpfen Sie Strategie mit Ausführung: Die Software ermöglicht es, Ihre Geschäftsstrategie mit der täglichen Ausführung in Einklang zu bringen. So wird sichergestellt, dass Ihre Workflows mit Ihren langfristigen Zielen abgestimmt sind. Visualisieren und verbinden Sie Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) über das gesamte Unternehmen hinweg, von der Führungsebene bis hin zum Teammanagement.
• Zentralisierte Überwachung der Ziele: Executive-Dashboards bieten eine zentrale Ansicht aller Geschäftsziele, die verschiedene Workflows unterstützen. Dies ermöglicht eine Echtzeitüberwachung, Risikodetektion und Datensammlung auf Abteilungsebene.

Arbeitsmanagement

• Optimiertes Projektportfolio-Management: Die Software vereinfacht das Projektportfolio-Management, indem sie die Projekt-Workflows transparent macht. Dies ermöglicht es Managern, ihre Arbeitsinitiativen auf einen Blick zu sehen und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Die Visualisierung funktioniert sowohl auf der Projektebene als auch auf der täglichen Arbeitsmanagement-Ebene und verbindet alle Arbeitsprozesse im Unternehmen.
• Datenbasierte Verwaltung: Setzen Sie auf datengestützte Entscheidungsfindung, indem Sie sofortige Einblicke in Leistungskennzahlen erhalten. Historische Daten und Projektlieferprognosen tragen zu fundierten Entscheidungen bei.

Sicherheit

• Unternehmensgerechte Sicherheit: Die Software bietet robuste Sicherheitsfunktionen, einschließlich Single Sign-On (SSO), Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Datenverschlüsselung im Ruhezustand, Multi-Region-Datenzentren, IP-Whitelisting und strenge Passwortrichtlinien. Dies gewährleistet die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten.

Kontrollen

• Konto-Management mit Steuerungen und Berechtigungen: Die Software erleichtert das Management von Konten mit Steuerungen und benutzerdefinierten Berechtigungen.
• Admin-Rechte: Gewähren Sie Administratoren spezifische Rechte und definieren Sie benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen für verschiedene Benutzer.
• Sicherheitskontrollen: Implementieren Sie verschiedene Sicherheitskontrollen, einschließlich Kartenkontrollen, benutzerdefinierte Teams und Prüfprotokolle, um die allgemeine Sicherheit zu erhöhen.
• Workspace-Management: Verwalten Sie Arbeitsbereiche innerhalb der Softwareumgebung effektiv.

Support und Onboarding

• Onboarding auf Unternehmensebene: Dedizierte Kundenbetreuer werden als Teil des Onboardings auf Unternehmensebene bereitgestellt. Sie führen Sie durch die Implementierung, Schulungen und Datenmigration, um einen reibungslosen Start sicherzustellen.
• Implementierungsflexibilität: Die Software bietet flexible Implementierungsoptionen, einschließlich Selbstbedienung, geführter Implementierung oder professionellen Dienstleistungen, die den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen gerecht werden.

Insgesamt zielt die Businessmap Enterprise-Software darauf ab, Prozesse zu optimieren, Engpässe zu beseitigen und eine effektive Entscheidungsfindung zu ermöglichen, indem sie eine zentrale Plattform für strategische Ausrichtung und eine sichere Arbeitsumgebung für das Management bietet.

In Summary

Beherrschung des Enterprise Workflow Managements (EWM) ist entscheidend für Organisationen, die ihre Effizienz steigern und ihre Abläufe optimieren möchten. Dieser prägnante Überblick fasst das Wesentliche von EWM zusammen und liefert wichtige Erkenntnisse für eine erfolgreiche Implementierung. 

• Durch die Etablierung klarer Workflows und die Nutzung von Automatisierungs- und Tracking-Tools können Organisationen Effizienz, Produktivität und letztlich Rentabilität steigern. 
• Um EWM erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, alle Beteiligten einzubeziehen, bestehende Prozesse gründlich zu analysieren und zu kartieren sowie kontinuierlich zu überwachen und sich an Veränderungen anzupassen. 
• Mit einer gut umgesetzten Workflow-Management-Strategie können Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und langfristigen Erfolg in einem schnelllebigen und sich ständig verändernden Markt erzielen.