Gestión de Cartera de Proyectos: Una Guía para Ejecutar los Proyectos Correctos

La gestión de cartera de proyectos (PPM) es un enfoque centralizado utilizado por los gerentes de proyectos y las oficinas de gestión de proyectos (PMO) para analizar y gestionar los proyectos en curso y futuros. Conecta la planificación estratégica con la ejecución de proyectos al hacer que los objetivos estratégicos sean claros y ejecutables. El objetivo del marco de PPM es lograr una planificación y ejecución óptimas de los proyectos, mientras se alcanzan los objetivos estratégicos de la empresa, las metas financieras y se responde adecuadamente a los factores externos.

La gestión de cartera de proyectos se diferencia fundamentalmente de la gestión de proyectos y de programas. La gestión de proyectos y programas se enfoca en la ejecución y entrega: hacer los proyectos correctamente. La PPM se enfoca en hacer los proyectos correctos en el momento adecuado, seleccionando y gestionando los proyectos como carteras. Esto requiere técnicas y perspectivas completamente distintas para gestionar una cartera de proyectos.

¿Por qué es importante la Gestión de Cartera de Proyectos?

La gestión de cartera de proyectos (PPM) proporciona todas las capacidades necesarias, como recursos, habilidades, tiempo o presupuesto, para completar cada entregable del proyecto. Este enfoque también ofrece una visibilidad centralizada en la planificación y programación para respaldar una entrega de proyectos más eficiente. Además de ayudar a las organizaciones a completar los proyectos dentro del plazo y el presupuesto establecidos, la PPM contribuye a mejorar la calidad de los entregables del proyecto.

¿Cuáles son los beneficios de la Gestión de Cartera de Proyectos (PPM)?

Al ejecutar los proyectos adecuados, la gestión de cartera de proyectos desempeña un papel clave en complementar la gestión de proyectos y programas. A continuación, se enumeran algunos de los beneficios más significativos de la PPM:

• Aumenta el valor del negocio al alinear los proyectos con los objetivos estratégicos.
• Favorece la sincronización de proyectos mediante el uso óptimo de los recursos.
• Previene retrasos, baja calidad o sobrecostos al asignar a las personas adecuadas a los proyectos correctos.
• Crea responsabilidades claras y mejora la toma de decisiones mediante el establecimiento de políticas de gobernanza.
• Proporciona una mejor visión global al promover la simplicidad y la transparencia.
• Ayuda a establecer criterios claros para evaluar la viabilidad y rentabilidad de los proyectos.

¿Quién es el Gestor de la Cartera de Proyectos?

El gestor de la cartera de proyectos es una persona con amplias habilidades de gestión del tiempo y organización, así como conocimientos en la gestión de recursos y presupuestos. Los gestores de cartera son profesionales experimentados que han estado expuestos a diversos enfoques, herramientas y mejores prácticas de gestión de proyectos. Utilizan una variedad de herramientas de gestión de cartera para asegurar que las carteras y los proyectos sigan la dirección estratégica de la organización.

¿Cuál es el Rol del Gestor de la Cartera de Proyectos?

El rol del gestor de la cartera de proyectos es supervisar y asegurar que la planificación, el desarrollo y la ejecución de los proyectos se realicen de la manera más óptima y alineada con los objetivos estratégicos de la organización. Es su responsabilidad establecer y mantener los estándares de gestión de proyectos dentro de la empresa. También tiene la tarea de recopilar retroalimentación de diversas fuentes y garantizar que la ejecución de los proyectos esté alineada con las expectativas del cliente, el presupuesto asignado y los plazos establecidos.

¿Cuáles Son los Pasos de la Gestión de Cartera de Proyectos?

A través del proceso de Gestión de Cartera de Proyectos (PPM), los gestores de cartera utilizan criterios como el retorno de inversión (ROI), el costo de demora o la alineación estratégica para medir el impacto de todos los proyectos potenciales. Este análisis sirve como base para seleccionar los proyectos que se ejecutarán, establecer reglas de priorización, rechazar ciertos proyectos o realizar compensaciones.

A continuación, se presenta la secuencia de pasos que normalmente incluye un proceso típico de PPM.

Paso 1. Identificar los Objetivos Rectores del Negocio

Aclarar los objetivos empresariales de tu organización es un paso crucial que debe realizarse antes de implementar el marco de Gestión de Cartera de Proyectos (PPM). Para establecer metas estratégicas y vincular los objetivos financieros, el valor para el cliente y los procesos internos de trabajo, los gestores de cartera utilizan marcos como el Strategy Map (Mapa Estratégico), OKRs (Objetivos y Resultados Clave) o MBOs (Administración por Objetivos).

Durante este proceso, los gestores recopilan una cantidad significativa de retroalimentación por parte de los accionistas y partes interesadas, hasta alcanzar un acuerdo mutuo sobre los objetivos estratégicos que guiarán la selección y gestión de los proyectos del portafolio.

Paso 2. Captura e Investigación de Solicitudes e Ideas

El segundo paso del proceso de Gestión de Cartera de Proyectos (PPM) consiste en la recopilación de ideas de proyectos para incluir en una cartera. Estas ideas pueden provenir de diversas fuentes, como solicitudes de clientes, comentarios de empleados, requerimientos del negocio, entre otros.

Una vez que se identifican los proyectos potenciales, es necesario realizar una investigación sobre los datos de gestión de proyectos de cada uno de ellos. El objetivo es evaluar si están alineados con los objetivos estratégicos y con los criterios de valoración establecidos por la organización.

Paso 3. Elegir los Proyectos Más Prometedores

Una vez que se ha analizado la información clave sobre los proyectos potenciales, es necesario determinar cuáles generarán el mayor valor utilizando recursos limitados, lo que se conoce como la maximización de la cartera.

Durante este proceso de selección, los proyectos deben evaluarse en función de los criterios de valoración previamente establecidos. Posteriormente, se procede a la asignación de recursos según el valor de cada proyecto y se consideran criterios adicionales como el nivel de riesgo, la distribución del tiempo de finalización, la segmentación de mercado, entre otros.

Paso 4. Validar la Viabilidad de la Cartera y Comenzar con las Iniciativas

Antes de iniciar la ejecución de la cartera de proyectos, es fundamental asegurarse de que esté optimizada y sea viable. Los gestores de cartera deben validar la viabilidad de los proyectos incluidos en la cartera mediante el análisis de datos de gestión como la capacidad disponible, las competencias de las organizaciones responsables, las limitaciones presupuestarias, entre otros factores clave.

Paso 5. Gestionar y Monitorear la Cartera

La ejecución es la última etapa del proceso de gestión de cartera de proyectos. Los gestores de cartera supervisan continuamente el avance de la ejecución de todos los proyectos incluidos en la cartera y garantizan que los objetivos estratégicos sigan siendo la guía principal. En esta fase, los gestores recopilan datos de rendimiento, resuelven problemas relacionados con la gestión de recursos y realizan revisiones periódicas de la cartera con el apoyo de los jefes de proyecto y las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMOs).

¿Cuáles Son las Mejores Prácticas de la Gestión de Cartera de Proyectos?

Algunas prácticas de PPM funcionarán bien en tu sector empresarial, mientras que otras podrían no ser aplicables. Para unas organizaciones, el mayor valor puede estar en el retorno de inversión (ROI), mientras que para otras puede ser la innovación, la sostenibilidad ambiental, entre otros. Sin embargo, las siguientes mejores prácticas de PPM son ampliamente adoptadas y pueden servir como una guía sólida:

• Determina Tu Estrategia Empresarial. Asegúrate de que tu cartera esté alineada con la visión estratégica de la organización. Formular preguntas como: “¿Qué valor aporta esta cartera a la organización?” o “¿Está alineada con los objetivos del negocio?” es fundamental para la planificación, el desarrollo, la ejecución y el éxito general de la cartera de proyectos.

• Crea Métricas para la Valoración de Proyectos. Los proyectos deben seleccionarse en función de una evaluación basada en los mismos criterios, los cuales deben corresponder con los objetivos estratégicos. Estas métricas de priorización deben revisarse y actualizarse periódicamente (si es necesario) para reflejar la estrategia de la organización, y deben aplicarse de manera universal a lo largo del proceso de evaluación.

• Desarrolla un Plan de Gestión de Riesgos. Crear un perfil de riesgo para cada proyecto dentro de una cartera permite identificar posibles riesgos que podrían afectar al conjunto de la cartera. Por ejemplo, podrían surgir necesidades adicionales de recursos o costos imprevistos que impacten significativamente. Al desarrollar un plan de gestión de riesgos y evaluar los perfiles de riesgo individuales, la alta dirección puede realizar pronósticos más precisos a nivel de cartera.

• Elige una Solución de PPM. Seleccionar el software adecuado puede mejorar significativamente la visibilidad y transparencia de todos los procesos de gestión de cartera de proyectos. Las funcionalidades imprescindibles incluyen herramientas de visualización para mostrar todos los proyectos, iniciativas y cronogramas; así como capacidades de gestión de capacidad y tareas, análisis detallados e informes, actualizaciones en tiempo real, entre otros.

Plantillas de Gestión de Cartera de Proyectos

Ejemplo 1. Visibilidad Completa del Proyecto con Tableros Kanban Interconectados

Con plataformas como Businessmap (anteriormente Kanbanize), puedes conectar múltiples proyectos y equipos en un solo sistema. Gestionar proyectos e iniciativas desde un mismo centro proporciona una transparencia inmediata sobre la alineación entre proyectos y objetivos estratégicos, y ofrece una visión directa del progreso del proyecto.

Proyectos estratégicos conectados con los equipos de compras e ingeniería en un solo tablero Kanban.

Ejemplo 2. Conecta la Planificación con la Ejecución en un Solo Lugar

Nuestra plataforma te permite conectar la planificación con la ejecución al mapear tus objetivos estratégicos, proyectos y entregables en un solo lugar. Nuestra línea de tiempo ofrece un enfoque ágil para la planificación, permitiéndote ver tus iniciativas pasadas, actuales y futuras en una vista de calendario y crear una visión general de alto nivel de tus planes estratégicos. Puedes usar las líneas de tiempo para seguir el estado en tiempo real del progreso de cada ítem y eliminar la necesidad de informes manuales de estado.

Ejemplo 3. Informes a Nivel de Gestión de Cartera de Proyectos

Con la solución adecuada de Gestión de Cartera de Proyectos (PPM), también puedes utilizar análisis de flujo de trabajo para obtener una comprensión profunda de los procesos clave y métricas de rendimiento. Esto permite a los gestores de cartera ágiles supervisar el progreso de los proyectos a través de equipos y departamentos. También les permite entender cuánto trabajo puede entregar un equipo y hacer previsiones basadas en datos sobre la entrega de proyectos.

Análisis para informes a nivel de cartera de proyectos

¿Cuál es la diferencia entre la Gestión de Cartera de Proyectos y la Gestión de Proyectos?

Mientras que la gestión de proyectos se centra en la ejecución real de los proyectos, la gestión de cartera de proyectos (PPM) es responsable de ayudarte a decidir qué proyectos deben ejecutarse. En el proceso de evaluación, la PPM considera si los proyectos propuestos están alineados con la visión estratégica de la empresa.

Una vez que la cartera de proyectos ha sido definida, las actividades de gestión de proyectos se encargan de apoyar la ejecución y de garantizar que se cumplan los requisitos de cada proyecto.

¿Qué tipos de industrias y empresas se benefician de la Gestión de Cartera de Proyectos?

Las industrias y empresas de diversos sectores pueden beneficiarse de la gestión de cartera de proyectos (PPM), entre ellas:

• Construcción e ingeniería
• Manufactura y producción
• Salud y farmacéutica
• Finanzas y banca
• Tecnología de la información y desarrollo de software
• Gobierno y sector público
• Energía y servicios públicos
• Comercio minorista y bienes de consumo
• Educación e investigación
• Organizaciones sin fines de lucro y servicios sociales

Cualquier organización que gestione múltiples proyectos, recursos limitados y que necesite una planificación estratégica y priorización puede obtener grandes beneficios al implementar un enfoque de gestión de cartera de proyectos.

¿Cuáles son las herramientas para la Gestión de Cartera de Proyectos?

Las soluciones de software para la Gestión de Cartera de Proyectos (PPM) deben incluir una amplia gama de capacidades, desde funciones básicas de visualización y gestión de tareas hasta funcionalidades avanzadas de informes y pronósticos. A continuación, se presenta una lista de algunas de las mejores herramientas de PPM en la actualidad:

• Businessmap (anteriormente Kanbanize)
• Monday.com
• Wrike
• Asana
• ClickUp