Workflow vs. Prozess: Wie man die beiden unterscheidet

„Workflow“ und „Prozess“ sind Begriffe, die häufig verwendet werden, und es ist leicht zu erkennen, warum sie oft wie Synonyme verwendet werden – beide skizzieren den Weg, um unsere geschäftlichen Ziele zu erreichen. Allerdings kann der austauschbare Gebrauch manchmal den einzigartigen Wert, den jeder Begriff hat, verwischen.

Indem Sie die Unterschiede und das Zusammenspiel zwischen den beiden verstehen, sind Sie in der Lage, den Ansatz Ihres Teams zu verfeinern und Ihre Abläufe für maximale Leistung zu optimieren. Lassen Sie uns in die Details eintauchen und herausfinden, warum die Verfeinerung Ihrer Workflows ein entscheidender Schritt zur Verbesserung Ihrer Prozesse ist.

Workflows vs. Prozesse

Workflows und Prozesse spielen jeweils eine einzigartige Rolle bei der Verbesserung der Effizienz in Geschäftsabläufen und der Arbeitsverwaltung.

Was Ist ein Prozess?

Ein Prozess ist das umfassendere der beiden Konzepte und umfasst eine Reihe wiederholbarer Schritte, die darauf abzielen, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Ob es darum geht, ein neues Produkt zu entwickeln, einen Mitarbeiter einzuarbeiten oder eine Finanzprüfung abzuschließen – ein Prozess definiert, was und warum hinter Ihren Geschäftstätigkeiten steht.

Was Ist ein Workflow?

Ein Workflow hingegen befasst sich mit dem „Wie“. Es ist die detaillierte Abfolge von Aktivitäten, die ausgeführt werden müssen, um einen einzelnen Prozess abzuschließen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, den Kundenservice zu verbessern, könnte Ihr Prozess mehrere Workflows umfassen, wie das Beantworten von Kundenanfragen oder das Bearbeiten von Rücksendungen. Jeder Workflow besteht aus Schritten, die sorgfältig orchestriert werden, um Effizienz und Effektivität bei der Erreichung des Endziels sicherzustellen.

Warum sind effiziente Workflows wichtig

Effiziente Workflows sind entscheidend für den reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäftsbetriebs. Sie stellen sicher, dass einzelne Arbeitsschritte korrekt und pünktlich abgeschlossen werden, indem sie sich auf die Reihe von Schritten konzentrieren, die notwendig sind, um Wert zu liefern. Um die Leistung Ihres Unternehmens zu steigern, ist es unerlässlich, das Workflow-Management zu meistern, da es darauf abzielt, den Arbeitsfluss zu optimieren. Durch das Aufschlüsseln und Analysieren jedes Schrittes können Sie die Art und Weise, wie Aufgaben erledigt werden, verbessern, Ausfallzeiten minimieren und sicherstellen, dass Ihr Team nahtlos zusammenarbeitet.

Warum sind optimierte Prozessabläufe wichtig?

Auf der anderen Seite decken Prozessabläufe breitere Ziele ab. Sie sind darauf ausgelegt, größere organisatorische Ziele zu erreichen und umfassen mehrere Workflows sowie deren Verknüpfung. Prozesse, die aus Workflows bestehen, spiegeln strategische Ziele wider und legen den Schwerpunkt auf die Verbesserung der Gesamtleistung.

Visualisierung mehrerer Workflows und hochrangiger Ziele mit dem Initiativen-Workflow in Businessmap

In einer Zeit, in der organisatorische Agilität entscheidend ist, ermöglicht ein gut definierter Prozessablauf eine schnelle Anpassung und Reaktion auf Veränderungen. Solide Workflows sind die Bausteine, die die notwendige Stabilität gewährleisten, um echte agile Transformationen zu verfolgen und zu verwirklichen.

Die Digitalisierung von Workflows und Prozessen ist ein Schritt in Richtung digitale Transformation, der die Art und Weise, wie Sie Wert liefern und Ziele erreichen, durch die Einführung neuer Technologien neu erfindet. Diese Anpassung unterstützt nicht nur strategische Bestrebungen, sondern fördert auch den Fokus auf Kundenerfahrungen und eröffnet neue Möglichkeiten für Innovation.

Hauptunterschiede zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen

Das Verständnis der Unterschiede zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen kann für die organisatorische Effizienz von Vorteil sein und erheblichen Einfluss darauf haben, wie Sie Arbeit und Ressourcen verwalten.

Workflow-Automatisierung vs. Geschäftsprozess-Automatisierung

Die Workflow-Automatisierung umfasst die Digitalisierung von Arbeitsaktivitäten, um eine schnellere und konsistentere Ausführung zu ermöglichen. Ein Beispiel könnte die Verwendung automatisierter Benachrichtigungen sein, die signalisieren, dass etwas den Arbeitsablauf blockiert. Im Gegensatz dazu ist die Geschäftsprozess-Automatisierung ein Teil der Geschäftsprozessmanagement (BPM)-Disziplin, die auf eine höhere Planungsstufe abzielt, wie die Automatisierung eines gesamten Kunden-Onboarding-Prozesses, der mehrere Workflows umfasst.

• Workflow-Automatisierung: Auf Aufgaben fokussiert, verbessert einzelne Schritte
• Geschäftsprozess-Automatisierung: Systemorientiert, integriert und optimiert mehrere Workflows für übergeordnete Ziele

Optimierung von Workflows vs. Prozessoptimierung

Das Streamlining von Workflows bedeutet, spezifische Aktivitäten zu verfeinern, um Redundanzen zu eliminieren und die Effektivität zu steigern. Dies könnte die Vereinfachung von Genehmigungsprozessen oder das Dokumentenmanagement umfassen. Im Gegensatz dazu bewertet die Prozessoptimierung die gesamte Abfolge von Geschäftstätigkeiten und verbessert sie, um die Leistung zu maximieren und bessere Ergebnisse zu erzielen. Beide Ansätze fördern die Agilität Ihres Unternehmens, jedoch konzentriert sich jeder auf unterschiedliche Aspekte der Verbesserung.

• Streamlining von Workflows: Fokussiert sich auf die effiziente Ausführung von Aufgaben
• Prozessoptimierung: Konzentriert sich auf die gesamte Effektivität der miteinander verbundenen Aktivitätssequenzen

Was ist ein Beispiel für einen Workflow

Lassen Sie uns dies mit einem typischen Workflow veranschaulichen, der die ersten Schritte eines Hypothekendarlehensantragsprozesses beschreibt:

1. Empfang des Hypothekendarlehensantrags: Der Prozess beginnt, wenn ein potenzieller Darlehensnehmer einen Hypothekendarlehensantrag zusammen mit den erforderlichen Dokumenten (Einkommensnachweis, Kreditauskunft usw.) einreicht.
2. Überprüfung des Antrags und Dateneingabe: Das Team überprüft den Antrag auf Vollständigkeit. Wichtige Informationen aus dem Antrag werden in das Darlehensbearbeitungssystem der Bank eingegeben.
3. Erste Kredit- und Risikobewertung: Das Team führt eine vorläufige Kreditprüfung durch, um die Kreditwürdigkeit des Antragstellers zu bewerten. Dies umfasst die Überprüfung der Kreditwürdigkeit, der Schulden-Einkommens-Verhältnisse und anderer relevanter Finanzdaten.
4. Dokumentenverifizierung: Die vom Antragsteller angegebenen Informationen zu Beschäftigung, Einkommen und Vermögenswerten werden verifiziert. Dies könnte die Kontaktaufnahme mit Arbeitgebern, die Überprüfung von Gehaltsabrechnungen und die Verifizierung von Bankauszügen umfassen.
5. Immobilienbewertung: Das Team beauftragt eine Immobilienbewertung, um den Wert der beliehenen Immobilie zu bestimmen. Nach Erhalt wird die Bewertung überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Darlehens entspricht.

Dieser Workflow kann je nach den spezifischen Verfahren der Bank, den Vorschriften und der Art des Hypothekendarlehens variieren. Workflow-Management-Software kann diesen Prozess erheblich optimieren, indem sie Tools zum Verfolgen jeder Phase, Automatisieren von Routineaufgaben und Sicherstellen der Einhaltung bietet.

Tipp: Reduzieren Sie Verschwendung, indem Sie Workflow-Blockaden frühzeitig identifizieren

Unabhängig von den spezifischen Details Ihrer Workflows kann das Abbilden des End-to-End-Wertstroms dazu beitragen, die Transparenz der Art und Weise zu erhöhen, wie Sie Arbeit liefern. Darüber hinaus macht eine solche hochrangige Visualisierung es einfach, Hindernisse und Abhängigkeiten in Ihrem Workflow zu erkennen, die möglicherweise Verzögerungen verursachen.

Identifizierung der Engpassphase in einem Workflow mit Businessmap

In Businessmap können Sie Ihre eigenen visuellen Signale anpassen und diese als Blocker verwenden, um die genauen Engpässe anzuzeigen, die Probleme verursachen. Dies hilft Ihnen auch, die Relevanz der verschiedenen Arbeitsaktivitäten in Ihrem Workflow besser zu verstehen.

Was ist ein Beispiel für einen Prozessablauf?

Ein häufiger Geschäftsprozess in der Bankenbranche ist zum Beispiel der Prozess zur Genehmigung eines Privatkredits. Hier ist eine allgemeine Übersicht der Schritte, die in diesem Prozess involviert sind:

1. Einreichung des Kreditantrags: Der Prozess beginnt, wenn ein Kunde einen Kreditantrag stellt.
2. Antragsprüfung: Sobald der Antrag eingegangen ist, wird er von Bankmitarbeitern oder einem automatisierten System überprüft.
3. Kreditbewertung und Risikoeinschätzung: Die Bank verwendet ein Kreditbewertungsmodell, um das Risiko einer Kreditvergabe an den Antragsteller zu bewerten. Das Ergebnis dieser Phase bestimmt die Wahrscheinlichkeit, dass der Kreditnehmer den Kredit zurückzahlen kann.
4. Kreditvergabeprüfung: Wenn die erste Überprüfung und Kreditbewertung zufriedenstellend sind, geht der Antrag in die Kreditvergabephase.
5. Genehmigungs- oder Ablehnungsentscheidung: Basierend auf der Kreditvergabeprüfung trifft die Bank die Entscheidung, ob der Kredit genehmigt oder abgelehnt wird.
6. Kreditvertrag und Auszahlung: Für genehmigte Kredite erhält der Kunde einen Kreditvertrag, der die Bedingungen und Konditionen festlegt.
7. Rückzahlung und Überwachung: Der Kunde beginnt mit der Rückzahlung des Kredits gemäß dem vereinbarten Plan. Die Bank überwacht den Kredit auf pünktliche Zahlungen und verwaltet etwaige Probleme wie verspätete Zahlungen oder Zahlungsausfälle.
8. Kreditabschluss: Sobald der Kredit vollständig zurückgezahlt ist, wird das Kreditkonto geschlossen. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung, die den Abschluss der Rückzahlung bestätigt.

Wie Sie sehen können, umfasst der Prozess mehrere Abteilungen innerhalb einer Bank. Jeder Schritt und jedes Team, das an diesem Prozessablauf beteiligt ist, ist miteinander verbunden und trägt zu effizienten Bankabläufen bei. Es wird deutlich, wie wichtig es ist, einen strukturierten Projektmanagementansatz vom Beginn bis zur Genehmigung einer Privatkreditanfrage zu haben.

Tipp: Überwachen Sie, wie effizient Ihr Prozessablauf mit echten Daten ist

Für die besten Ergebnisse sollten Sie diesen Prozessablauf regelmäßig überwachen und verfeinern, um die Effizienz und Effektivität bei der Reaktion auf Kundenbedürfnisse zu steigern.

Um dies in der Praxis umzusetzen, sollten Sie Prozessmanagementsysteme in Betracht ziehen, die es Ihnen ermöglichen, die Leistung im Laufe der Zeit zu überwachen und zu analysieren. In Businessmap können Sie die Prozesseffizienz Ihrer Workflows direkt auf Ihrem Dashboard mit dem Widget „Prozesseffizienz“ sehen. Es ermöglicht Ihnen, die Effizienz Ihres Prozesses im Auge zu behalten, der aus mehreren Workflows bestehen kann. Der resultierende Prozentsatz zeigt das Verhältnis zwischen der Zeit, in der Teams aktiv an der Lieferung gearbeitet haben, und der gesamten Zeit, die erforderlich war, um die Anfrage zu bearbeiten..

Analyse eines Prozessablaufs mit dem Prozessesffizienz-Widget in Businessmap

In Summary

Während sowohl Workflows als auch Prozesse dazu beitragen, Ihre Abläufe für bessere Leistung zu optimieren und häufig synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich in den folgenden Aspekten: 

• Workflows sind auf Aufgaben ausgerichtet, während Prozesse einen systematischen Fokus haben. 
• Workflows unterstützen den täglichen Betrieb, während Prozesse langfristige Ziele ansprechen. 
• Workflows helfen, die Arbeitseffizienz zu steigern, während Prozesse das Gesamtbild der Effektivität der Workflows schaffen.