8 Workflow-Beispiele: Warum das Straffen von Workflows wichtig ist

Adaptiv, dynamisch und automatisiert – diese drei Schlüsselfaktoren treiben die Entwicklung von Workflows in der heutigen dynamischen Geschäftswelt voran. Während die folgenden Workflow-Beispiele einen Einblick in das geben, was Teams erreichen, verdeutlichen sie eine doppelte Wahrheit über Workflows. Einerseits müssen Workflows eine solide Struktur bieten, um die Abläufe zu optimieren. Andererseits müssen sie flexibel und agil bleiben, offen für kontinuierliche Änderungen, um die Effizienz zu steigern.

Lassen Sie uns dies mit acht praktischen Workflow-Beispielen veranschaulichen.

Mitarbeiter-Onboarding-Workflow

Wie strukturiert ist der Prozess in Ihrer Organisation, um neue Mitarbeiter in den Arbeitsplatz zu integrieren und willkommen zu heißen? Nachfolgend ein Beispiel für einen typischen Mitarbeiter-Onboarding-Workflow.

• HR-Vorbereitung: Die Personalabteilung sammelt alle notwendigen Unterlagen, rechtlichen Dokumente und relevanten Informationen für den Starttermin des neuen Mitarbeiters.
• Arbeitsplatzvorbereitung: IT- und Facility-Teams bereiten den Arbeitsplatz des Mitarbeiters vor, einschließlich Computer, Telefon und notwendiger Werkzeuge oder Ausstattungen.
• Willkommens-E-Mail: Eine automatisierte Willkommens-E-Mail mit wichtigen Informationen und Anweisungen wird an den neuen Mitarbeiter gesendet.
• Orientierung am ersten Tag: Begrüßung und Einführung in die Unternehmensrichtlinien, Bereitstellung von Firmenressourcen und IT-Setup.
• Rollenspezifische Schulung: Schulungseinheiten, die mit der spezifischen Jobrolle oder Abteilung des neuen Mitarbeiters in Verbindung stehen.
• Vervollständigung von Arbeitsformularen: Ausfüllen von Steuerformularen, Angaben zur direkten Einzahlung und anderen erforderlichen Arbeitsdokumenten.
• Vorstellung im Team: Einführung in Kollegen und Teammitglieder.
• Unternehmensmission und -werte: Besprechung der Mission, Vision und der zentralen Werte des Unternehmens.

Ein häufiges Problem, mit dem Teams, die für das Onboarding neuer Mitglieder verantwortlich sind, oft konfrontiert sind, ist der Mangel an Konsistenz und Effizienz im Onboarding-Prozess. Ein optimierter, anpassbarer Workflow kann helfen, dieses Problem zu lösen und die Effizienz des Onboarding-Workflows zu verbessern.

Einige der Möglichkeiten, dies zu erreichen, umfassen die Standardisierung des Workflows, um sicherzustellen, dass ein gut definierter Prozess vorhanden ist, die Automatisierung des Workflows, um viele manuelle Aufgaben zu eliminieren, und die Analyse des aktuellen Workflows, die zu kontinuierlichen Verbesserungen und langfristigen Vorteilen führen würde.

Bestellungs-Workflow

Ein Bestellbestellungs-Workflow ist ein häufig verwendeter strukturierter Prozess, den Organisationen einsetzen, um Bestellungen von Waren und Dienstleistungen anzufordern, zu genehmigen und zu verfolgen. Ein Bestellbestellungs-Workflow umfasst in der Regel die folgende Reihenfolge von Schritten:

• Bestellanfrage: Ein Mitarbeiter oder eine Abteilung reicht eine Bestellanfrage für benötigte Waren oder Dienstleistungen ein.
• Überprüfung der Bestellung: Die Anfrage wird von den entsprechenden Personen überprüft, um sicherzustellen, dass sie mit dem Budget und den Beschaffungsvorschriften übereinstimmt.
• Erstellung der Bestellung: Eine Bestellung (PO) wird basierend auf der genehmigten Bestellanfrage erstellt.
• Genehmigung der Bestellung: Die Bestellung wird den relevanten Genehmigern, in der Regel Abteilungsleitern, Managern oder Budgetverantwortlichen, zur Genehmigung vorgelegt.
• Lieferantenbestätigung: Der Lieferant bestätigt den Erhalt der Bestellung und seine Fähigkeit, die Bestellung wie angegeben auszuführen.
• Rechnungsbearbeitung: Der Lieferant sendet eine Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen an die Abteilung für Kreditorenbuchhaltung.
• Zahlungsbearbeitung: Das Team für Kreditorenbuchhaltung verarbeitet die Zahlung an den Lieferanten basierend auf der genehmigten Rechnung.
• Dokumentation und Aufzeichnungen: Alle relevanten Dokumente, einschließlich der Bestellung, der Rechnung, des Empfangs und der Zahlungsunterlagen, werden für Prüfungs- und Aufbewahrungszwecke archiviert.

Ein häufiges Problem, mit dem Teams, die Bestellungen bearbeiten, oft konfrontiert sind, ist der Mangel an Kontrolle im Beschaffungsprozess. Ein optimierter Workflow kann dieses Problem beheben und die Effizienz verbessern, indem er Aufgaben automatisiert, die Kommunikation verbessert, Prozesse standardisiert und eine bessere Sichtbarkeit sowie Kontrolle über den Beschaffungsprozess bietet.

Urlaubsantrags-Workflow

Ein gut definierter Urlaubsantrags-Workflow optimiert den Prozess sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Manager, gewährleistet eine angemessene Personalbesetzung, führt zu einer präzisen Dokumentation und erleichtert die Urlaubs genehmigung. Hier ist ein Beispiel dafür, wie dieser Workflow abläuft:

• Mitarbeiteranfrage: Ein Mitarbeiter stellt eine Urlaubsanfrage, indem er einen formellen Antrag bei seinem direkten Vorgesetzten einreicht.
• Antragsstellung: Der Mitarbeiter füllt ein Urlaubsantragsformular aus, das Details wie die gewünschten Daten, den Grund für den Antrag und besondere Überlegungen enthält.
• Überprüfung durch den Manager: Der Manager erhält den Urlaubsantrag und prüft ihn auf Durchführbarkeit, wobei er Faktoren wie Teamarbeitsbelastung, Projektfristen und Personalverfügbarkeit berücksichtigt.
• Entscheidung und Genehmigung: Der Manager genehmigt, genehmigt teilweise oder lehnt den Urlaubsantrag ab.
• Dokumentation: Alle Details im Zusammenhang mit dem Urlaubsantrag, einschließlich der Genehmigung oder Ablehnung, werden für die Aufzeichnung und zukünftige Referenz dokumentiert.

So einfach sie auch erscheinen mögen, Urlaubsanträge können für Mitarbeiter und deren Organisationen Herausforderungen mit sich bringen. Verzögerungen bei der Einreichung können beispielsweise zu Terminproblemen führen, insbesondere während der Haupturlaubssaison. Weitere Probleme umfassen mangelnde Transparenz, sich überschneidende Anfragen, Kommunikationslücken und das Fehlen eines zentralen Systems zur Verfolgung der Urlaubsansprüche von Teammitgliedern.

Ein gut strukturierter Workflow kann diese Herausforderungen effektiv angehen. Der unmittelbarste Vorteil ist eine standardisierte Methode, wie Mitarbeiter Urlaub beantragen können. Darüber hinaus kann die Automatisierung Urlaubsanträge gemäß vordefinierten Automatisierungsregeln an die entsprechenden Genehmigenden weiterleiten, wodurch der Genehmigungsprozess beschleunigt und Verzögerungen reduziert werden.

Ein weiterer großer Vorteil eines klar definierten Workflows ist die Sichtbarkeit aller ausstehenden und genehmigten Urlaubsanträge, was eine bessere Personalplanung und Ressourcenzuteilung ermöglicht. Mit einem zentralen Dashboard, auf dem wir alle Urlaubsanträge und -genehmigungen klar dokumentieren, sind wir bei Businessmap jederzeit über unsere verbleibenden Urlaubstage informiert..

Transaktionsverarbeitungs-Workflow

Ein häufig verwendeter Workflow in Banken ist die Verarbeitung von Kunden-Transaktionen wie Einzahlungen. Der Prozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

• Transaktionsinitiierung: Der Kunde stellt die Gelder zur Verfügung, die er einzahlen möchte.
• Währungs- und Scheckprüfung: Der Kassierer überprüft das Geld auf Echtheit und zählt es genau.
• Transaktionserfassung: Die Einzahlungsdetails werden in das Computersystem der Bank eingegeben.
• Endorsement und Quittung: Der Kunde muss möglicherweise Schecks unterschreiben, und eine Quittung für die Einzahlung wird erstellt, die dem Kunden als Nachweis für die Einzahlung übergeben wird.
• Geldablage: Der Kassierer legt die Gelder des Kunden auf das entsprechende Konto ein.
• Bestätigung: Der Kunde erhält eine Bestätigung der Einzahlung, einschließlich des aktualisierten Kontostands, falls gewünscht.
• Abschluss: Die Kunden-Transaktion wird abgeschlossen.

Ein häufiges Problem, mit dem Einzelhandelsbank-Teams oft konfrontiert sind, ist die Notwendigkeit, ein hohes Volumen an routinemäßigen und wiederholenden Transaktionen zu bearbeiten, wie z. B. Bareinzahlungen, Abhebungen, Scheckbearbeitung und Kontenanfragen. Dies kann zu längeren Wartezeiten, menschlichen Fehlern und verschiedenen betrieblichen Ineffizienzen führen.

Diese routinemäßigen Aufgaben können effektiv angegangen werden, indem man Workflows durch Automatisierung und Prozessoptimierung strafft. Dieser Ansatz verbessert die betriebliche Effizienz und ermöglicht es den Bankteams, sich besser auf die Bereitstellung von Dienstleistungen zu konzentrieren und stärkere Kundenbeziehungen zu fördern.

Workflow zur Bearbeitung des Kundensupports

Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und Probleme zu lösen, ist entscheidend für Unternehmen, die agiler und wettbewerbsresistenter werden möchten. Hier ist ein Beispiel für einen Kundenservice-Workflow eines First-Level-Support-Teams:

• Erhalt der Kundenanfrage: Ein Kunde reicht eine Anfrage oder Bitte um Unterstützung über verschiedene Kanäle ein, wie Telefon, E-Mail, Chat oder ein Webformular.
• Kategorisierung und Prioritätenzuweisung: Ein Arbeitselement wird basierend auf der Art des Problems kategorisiert (z. B. technische Unterstützung, Abrechnung, Produktanfrage), und eine Prioritätsstufe wird zugewiesen (z. B. dringend, hoch, mittel, niedrig) basierend auf vordefinierten Kriterien.
• Erste Antwort: Eine automatisierte Bestätigung oder eine erste Antwort wird an den Kunden gesendet, in der der Eingang der Anfrage bestätigt wird und eine geschätzte Antwortzeit angegeben wird.
• Problemanalyse: Der zugewiesene Support-Mitarbeiter prüft die Kundenanfrage, sammelt relevante Informationen und untersucht das Problem oder die Frage.
• Problemlösung und Verifizierung: Der Support-Mitarbeiter bietet eine Lösung an, die von einem anderen Teammitglied überprüft wird.
• Ticket-Schließung: Der Support-Mitarbeiter schließt das Ticket oder den Fall und markiert es als gelöst, wobei alle erforderlichen Dokumentationen und Notizen für den späteren Bezug hinzugefügt werden.
  Kommunikation mit dem Kunden: Der Support-Mitarbeiter kommuniziert mit dem Kunden, um Updates zum Fortschritt zu geben, zusätzliche Informationen anzufordern, falls nötig, und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

Support-Teams haben oft mit Verzögerungen bei den Antwortzeiten, Inkonsistenzen bei der Bearbeitung von Anfragen oder Schwierigkeiten beim Verfolgen und Verwalten von Fällen zu kämpfen. Es gibt zahlreiche Gründe, warum diese Teams einen optimierten Workflow benötigen.

Durch automatisierte Benachrichtigungen können Kunden beispielsweise über den Status und Fortschritt ihrer Anfragen informiert werden. Darüber hinaus hilft ein zentrales Ticket-System dabei, Anfragen zu verfolgen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass jede Anfrage systematisch bearbeitet, überwacht und gelöst wird. Workflows, die Daten zu Antwortzeiten, Kundenzufriedenheit und Falllösungen sammeln, ermöglichen es Unternehmen, Trends zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Engineering Operations Workflow

Der typische Konzeptentwicklungsworkflow eines Engineering-Teams umfasst mehrere Phasen, um das Konzept für ein neues Produkt oder Projekt zu definieren und zu verfeinern. Diese Schritte helfen sicherzustellen, dass die Idee mit den Zielen, Anforderungen und der Machbarkeit des Projekts übereinstimmt.

• Ideengenerierung: Die Engineering-Teams brainstormen und entwickeln Ideen für ein neues Produkt oder Projekt.
• Machbarkeitsbewertung: Es werden technische, finanzielle und ressourcenbezogene Einschränkungen bewertet, um festzustellen, ob das Konzept realisierbar ist.
• Konzeptdefinition: Die Ziele, der Umfang und die wichtigsten Merkmale des Projekts werden festgelegt. Ein vorläufiger Projektplan kann ebenfalls erstellt werden.
• Marktforschung und Analyse: Teams führen Marktforschung durch, um die Bedürfnisse der Kunden, die Wettbewerbslage und Marktentwicklungen im Zusammenhang mit dem vorgeschlagenen Konzept zu verstehen.
• Technische Bewertung: Ingenieure und Experten überprüfen das Konzept aus technischer Sicht.
• Risikobewertung: Eine gründliche Risikobewertung wird durchgeführt, um potenzielle Herausforderungen, Unsicherheiten und Risiken im Zusammenhang mit dem Konzept zu identifizieren.
• Kostenschätzung: Eine vorläufige Kostenschätzung wird erstellt, um die finanziellen Auswirkungen der Entwicklung des Konzepts zu verstehen.
• Business Case-Entwicklung: Ein detaillierter Business Case wird erstellt, um die Entwicklung des Konzepts zu rechtfertigen. Dieser umfasst voraussichtliche Renditen (ROI), Umsatzprognosen und eine Kosten-Nutzen-Analyse.
• Konzeptgenehmigung: Das ausgewählte Konzept wird den Stakeholdern und Entscheidungsträgern zur Genehmigung vorgelegt.

Es ist wohl eines der drängendsten Probleme, mit denen Engineering-Teams in ihrem Konzeptentwicklungsworkflow konfrontiert sind: unklare Ziele und Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung. Effektive Workflows sorgen dafür, dass alle Teammitglieder ein klares Verständnis der Projektziele haben.

Darüber hinaus kann die Nutzung von Projektmanagement-Tools und Software dabei helfen, den Fortschritt, Zeitpläne und die Ressourcennutzung zu überwachen, was eine bessere Projektüberwachung ermöglicht. In Businessmap können Sie beispielsweise automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen für Meilensteine und Genehmigungen einrichten, um sicherzustellen, dass Entscheidungsträger rechtzeitig informiert werden und so Engpässe im Workflow reduziert werden.

Qualitätssicherungs-Workflow

Qualitätssicherung (QA)-Teams gewährleisten die Qualität, Zuverlässigkeit und Funktionalität von Produkten oder Dienstleistungen. Die spezifischen Schritte im QA-Prozess können je nach Branche und Art des Produkts oder der Dienstleistung, die bewertet wird, variieren. Diese Schritte können beinhalten:

• Anforderungsanalyse: Das QA-Team beginnt mit einer gründlichen Überprüfung und dem Verständnis der Projektanforderungen, Spezifikationen und Qualitätsstandards.
• Testplanung: Das QA-Team entwickelt einen detaillierten Testplan, der den Umfang der Tests, Ziele, Testziele, Testlieferobjekte und Ressourcenanforderungen beschreibt.
• Testdesign: QA-Ingenieure erstellen Testfälle, die die genauen Schritte, Eingaben und erwarteten Ergebnisse für das Testen verschiedener Aspekte des Produkts oder der Dienstleistung spezifizieren.
• Testumgebungseinrichtung: Das QA-Team richtet die notwendige Testumgebung ein, einschließlich Hardware, Software und Netzwerkkonfigurationen, um reale Szenarien nachzubilden.
• Testdurchführung: QA-Ingenieure führen die Testfälle gemäß dem Testplan aus.
  Fehleridentifikation und -berichterstattung: Während der Testdurchführung werden alle entdeckten Fehler, Bugs oder Probleme identifiziert, dokumentiert und dem Entwicklungsteam zur Behebung gemeldet.
• Regressionstests: Nachdem Fehler behoben wurden, wird ein Regressionstest durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Änderungen keine neuen Probleme eingeführt haben und die zuvor getesteten Funktionen korrekt funktionieren.
• Abnahmetests: Das Produkt oder die Dienstleistung wird von Stakeholdern oder Endbenutzern getestet, um sicherzustellen, dass es ihren Anforderungen und Erwartungen entspricht.
• Dokumentation der Testergebnisse: QA-Ingenieure dokumentieren die Testergebnisse, einschließlich Pass/Fail-Status, Fehlerberichte und Abweichungen vom erwarteten Verhalten.

QA-Workflows haben ihre Herausforderungen. Einige der häufigsten Probleme sind verzögerte Tests, übersehene Mängel und eine insgesamt verminderte Produktqualität. Ein optimierter Workflow löst solche Ineffizienzen, fördert eine effiziente Testplanung und -durchführung, eine umfassende Testabdeckung, eine proaktive Fehlervermeidung, klare Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung.

Die Visualisierung von Arbeitstypen auf einem Kanban-Board in Businessmap ermöglicht es QA-Teams beispielsweise, ihren Arbeitsprozess einfach zu standardisieren und die Priorisierung der Aufgaben zu optimieren.

CAD-Design-Workflow

Ein Workflow, der von Bauteams für Computer-Aided Design (CAD) verwendet wird, umfasst die Erstellung, Überprüfung und Verwaltung von Architektur- und Ingenieurzeichnungen sowie Plänen. Hier ist ein Beispiel für einen typischen CAD-Design-Workflow und die Phasen, die er umfassen kann:

• Projektinitiierung: Definieren des Projektumfangs, der Ziele und Anforderungen in Absprache mit dem Kunden und den Stakeholdern.
• Konzeptionelles Design: Architekten erstellen erste Designkonzepte, einschließlich Skizzen, Grundrissen und Ansichten, basierend auf den Projektanforderungen.
• Detaillierte Designentwicklung: Entwicklung detaillierter Architektur- und Ingenieurzeichnungen mit CAD-Software.
• Design-Überprüfung und Koordination: Durchführung interner und externer Designüberprüfungen, um Konflikte, Fehler und potenzielle Verbesserungen zu identifizieren.
• Kundenfreigabe: Präsentation des finalisierten Designs und der Zeichnungen zur Genehmigung durch den Kunden.
• Genehmigungen und behördliche Vorschriften: Sicherstellung der Einhaltung von Bauvorschriften und -bestimmungen.

Teams benötigen oft mehr Transparenz, um den Arbeitsfortschritt bei verschiedenen CAD-Design-Versionen zu verfolgen. Ein weiteres Problem ergibt sich durch das Fehlen standardisierter Prozesse, was zu Designs führen kann, die nicht mit bestimmten Branchen- oder Unternehmensstandards übereinstimmen, was die Gesamtqualität und Compliance beeinträchtigt.

Ein guter Workflow umfasst integrierte Validierungsschritte, um Designfehler oder Abweichungen von den Standards zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren Problemen werden. Darüber hinaus können CAD-Design-Teams durch die Integration gut definierter Arbeitsrichtlinien, Arbeitstandardisierung und Workflow-Automatisierung Fehler reduzieren, die Zusammenarbeit verbessern und qualitativ hochwertige Zeichnungen und Designs schneller liefern.