Projektmanagement: Der komplette Grundlagen-Guide

Wussten Sie, dass 42 % der Projektmanagement-Fachkräfte weltweit glauben, ihr Unternehmen verstehe den Wert von Projektmanagement nicht vollständig? Interessanterweise sind 87 % der Führungskräfte überzeugt, dass genau dieser Wert im Unternehmen sehr wohl verstanden wird. Ein deutlicher Unterschied in der Wahrnehmung – unter demselben Dach.

Wir sind überzeugt, dass diese Diskrepanz auf ein fehlendes Verständnis der Grundprinzipien des Projektmanagements zurückzuführen ist. Um diese Lücke zu schließen, werfen wir einen strukturierten Blick auf die Grundlagen des Projektmanagements – auf seine Bedeutung, Merkmale, Vorteile und mehr.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist der Prozess des Planens, Organisierens, Ausführens und Überwachens von Arbeitsaktivitäten, um ein konkretes Ziel innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und Budgets zu erreichen. Dabei kommen Wissen, Fähigkeiten, Tools und Methoden zum Einsatz, um große Arbeitspakete – sogenannte Projekte – effizient und wirkungsvoll zu steuern.

Jedes Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis hervorbringt. Es ist temporär, weil es einen klaren Anfang und ein definiertes Ende hat, und einzigartig, weil es sich nicht um einen Routineprozess handelt.

Projekte unterscheiden sich von operativen Tätigkeiten, die dauerhaft und wiederholbar sind. Beispiel: Der Betrieb einer Produktionsanlage ist eine Operation, die Einführung eines neuen Systems ist hingegen ein Projekt. Ebenso unterscheiden sich Projekte von Programmen, welche eine Sammlung zusammenhängender Projekte darstellen.

Projekte können stark in Größe, Dauer und Komplexität variieren – von kleinen, überschaubaren Projekten bis hin zu langjährigen, unternehmensweiten Großprojekten.

Zentrale Merkmale von Projekten

Unabhängig von Umfang oder Komplexität haben alle Projekte folgende Gemeinsamkeiten:

• Sie verfolgen konkrete Ziele und Ergebnisse,
• sie unterliegen typischen Restriktionen wie Zeit, Kosten und Umfang,
• und sie benötigen Ressourcen, um erfolgreich durchgeführt zu werden.

Zentrale Bereiche des Projektmanagements

Das Projektmanagement umfasst mehrere Schlüsselbereiche, die für den Erfolg eines Projekts entscheidend sind:

• Scope Management (Umfangsmanagement): Bezieht sich auf die Definition der Projektziele, Ergebnisse und Anforderungen – und stellt sicher, dass diese im vorab festgelegten Rahmen erfüllt werden.

• Time Management (Zeitmanagement): Umfasst die Erstellung eines Projektzeitplans, das Setzen von Meilensteinen und die Sicherstellung, dass das Projekt fristgerecht abgeschlossen wird.

• Cost Management (Kostenmanagement): Beinhaltet die Budgetierung des Projekts, die laufende Kostenkontrolle und die Einhaltung des vorgegebenen Finanzrahmens.

• Quality Management (Qualitätsmanagement): Stellt sicher, dass die Projektergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen und die Erwartungen der Stakeholder erfüllen.

• Communication Management (Kommunikationsmanagement): Sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligten regelmäßig informiert werden – über Fortschritte, Probleme und Änderungen im Projektverlauf.

• Risk Management (Risikomanagement): Identifiziert potenzielle Risiken frühzeitig und entwickelt Strategien zu deren Vermeidung oder Minderung.

Wenn Sie diese Schlüsselbereiche gezielt berücksichtigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte erfolgreich abgeschlossen werden – im Einklang mit den Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder.

Was sind die 5 Phasen des Projektmanagements?

Der Projektmanagement-Lebenszyklus (Project Management Life Cycle) besteht aus mehreren Phasen, die ein Projekt vom Start bis zum Abschluss durchläuft. Er bietet einen strukturierten Rahmen zur Planung, Umsetzung und erfolgreichen Abwicklung von Projekten.

Der Prozess des Projektmanagements umfasst die folgenden fünf Phasen:

1. Initiierungsphase

Die Initiierungsphase ist der erste Schritt im Projektlebenszyklus. Hier werden Zweck, Zielsetzungen und Stakeholder des Projekts identifiziert. In diesem Schritt definieren Sie außerdem Projektumfang, Einschränkungen und Annahmen.

Die Projektinitiierung erfolgt typischerweise mit einem Projektauftrag (Project Charter), der Vision, Mission, Ziele und Rahmenbedingungen des Projekts festhält.

2. Planungsphase

In der Planungsphase wird ein detaillierter Projektplan erstellt, der den Umfang, den Zeitplan, das Budget, die benötigten Ressourcen sowie potenzielle Risiken umfasst.

Die Ausgestaltung der Planungsphase hängt von der gewählten Projektmanagement-Methode ab:

• Traditionelle Ansätze setzen auf eine umfassende Planung zu Beginn, mit einer detaillierten Beschreibung aller Meilensteine und deren Termine innerhalb des Projektauftrags.
• Agile Methoden verfolgen einen iterativen Planungsansatz: Der initiale Projektplan enthält nur die notwendigsten Informationen. Weitere Details werden "just-in-time" im Verlauf des Projekts ergänzt. Agile Planung legt Wert auf regelmäßige Ergebnisauslieferung, kontinuierliches Feedback von Endnutzern, bereichsübergreifende Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung.

3. Umsetzungsphase

In der Umsetzungsphase wird der Projektplan in die Praxis umgesetzt – die geplanten Aktivitäten werden durchgeführt. Dabei überwachen Sie fortlaufend den Projektfortschritt und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Gleichzeitig gilt es, das Projektteam zu führen, Stakeholder zu informieren und Probleme oder Konflikte zu lösen.

4. Überwachungs- und Steuerungsphase

Die Überwachungs- und Steuerungsphase läuft parallel zur Umsetzung. Hier kontrollieren Sie den Projektfortschritt und die Leistung, erkennen Abweichungen und nehmen gezielte Korrekturen vor, um Ziele, Zeit- und Budgetrahmen einzuhalten.

Zudem erfolgt in dieser Phase das Risikomanagement, um reibungslose und effektive Projektarbeit zu gewährleisten.

5. Abschlussphase

Die Abschlussphase ist die letzte Stufe des Projektlebenszyklus. Sie stellen sicher, dass alle Projektergebnisse abgeschlossen und freigegeben sind.

Außerdem führen Sie eine Abschlussbewertung (Post-Mortem) durch, um den Projekterfolg zu analysieren und Lernpotenziale für zukünftige Projekte zu identifizieren.

Projektmanagement-Ansätze

Es gibt verschiedene Methoden des Projektmanagements, aus denen Sie je nach Art, Umfang und Komplexität Ihres Projekts wählen können. Zu den beliebtesten Ansätzen gehören unter anderem Lean, Agile und Wasserfall.

Wasserfall-Projektmanagement

Das Wasserfall-Modell ist eine lineare und sequenzielle Methode im Projektmanagement. Es basiert auf dem Prinzip, dass jede Projektphase vollständig abgeschlossen sein muss, bevor mit der nächsten begonnen wird.

Bildnachweis: „Management der Entwicklung großer Softwaresysteme“, Dr. Royce

Beim Wasserfall-Projektmanagement werden die Anforderungen zu Beginn des Projekts definiert, und das Projekt wird anschließend streng nach einem festgelegten Plan umgesetzt. Es handelt sich um ein sogenanntes Stufenmodell (Stage-Gate-Modell), bei dem am Ende jeder Phase formelle Überprüfungen stattfinden, um sicherzustellen, dass alle Ergebnisse vor dem Übergang in die nächste Phase erfolgreich abgeschlossen sind.

Zu den verbreiteten Frameworks innerhalb des Wasserfall-Ansatzes zählen unter anderem:

• PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments)
• Critical Chain Method (CCM)
• V-Modell

Lean-Projektmanagement

Lean-Projektmanagement ist eine Methode, die darauf abzielt, Wertschöpfung zu maximieren und Verschwendung zu minimieren. Sie basiert auf den Prinzipien des Lean Management, dessen Ziel es ist, nicht-wertschöpfende Aktivitäten im Prozess zu eliminieren.

Im Lean-Projektmanagement wird das Projekt in kleine, handhabbare Arbeitseinheiten unterteilt, die nach ihrem Kundennutzen priorisiert werden. Prozesse werden kontinuierlich überwacht und verbessert, um Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Eine der bekanntesten Methoden im Lean- und Agile-Projektmanagement ist die Kanban-Methode. Kanban ist ein visueller und flexibler Ansatz zur Workflow-Optimierung, der auf Transparenz und kontinuierliche Verbesserung setzt – mit dem Ziel, die Gesamtleistung nachhaltig zu steigern.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist ein Ansatz, der auf Flexibilität, Zusammenarbeit und Kundenzufriedenheit fokussiert. Es basiert auf dem Agilen Manifest, das ursprünglich im Kontext der Softwareentwicklung entstand, heute jedoch branchenübergreifend von unterschiedlichsten Teams angewendet wird.

Das Manifest stützt sich auf vier zentrale Werte:

• Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Tools,
• funktionierende Ergebnisse über umfassende Dokumentation,
• Zusammenarbeit mit dem Kunden über Vertragsverhandlungen,
• Reagieren auf Veränderungen über das Befolgen eines festen Plans.

Im agilen Projektmanagement wird iterativ gearbeitet und fortlaufend Mehrwert geliefert, der den tatsächlichen Bedürfnissen der Kunden entspricht. Ein wesentliches Merkmal ist die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Prozessen, um die Leistung kontinuierlich zu verbessern.

Eine der am weitesten verbreiteten agilen Methoden ist Scrum, insbesondere in der Softwareentwicklung. Scrum basiert auf iterativer Entwicklung und Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Teams. Dabei wird in zeitlich begrenzten Iterationen, sogenannten Sprints, gearbeitet. In jedem Sprint wird ein klar definierter Umfang an Aufgaben oder Features umgesetzt. Scrum fördert so Anpassungsfähigkeit, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung im Entwicklungsprozess.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Wie bereits erläutert, ist Projektmanagement ein entscheidender Erfolgsfaktor, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Ziele effizient und wirkungsvoll zu erreichen. Durch den Einsatz eines strukturierten Projektmanagement-Ansatzes stellen Unternehmen sicher, dass Projekte termingerecht, im Budgetrahmen und gemäß den geforderten Qualitätsstandards abgeschlossen werden.

Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit, wie sie die Nach-Pandemie-Welt prägt, gewinnt die Effizienz in der Projektabwicklung noch stärker an Bedeutung. Der Fokus liegt zunehmend auf der geschickten Balance zwischen den drei entscheidenden Elementen eines jeden Projekts – Zeit, Budget und Umfang – auch bekannt als das magische Dreieck des Projektmanagements.

6 zentrale Vorteile der Projektmanagement-Praxis

1. Strukturierte Arbeitsabläufe: Im Kern ermöglicht Projektmanagement die Organisation und Standardisierung von Arbeit. Alle Beteiligten erhalten ein klares Verständnis über die Grundpfeiler eines Projekts – darunter Ziele, Umfang und Stakeholder. Das reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.
2. Konsistente Ergebnisse liefern: Durch systematische Überwachung, gezielte Anpassungen und die Anwendung bewährter Methoden reduziert Projektmanagement die Schwankungen im Ergebnis und erhöht die Wahrscheinlichkeit, zuverlässige und wiederholbare Resultate zu erzielen.
3. Effektive Planung ermöglichen: Das Befolgen spezifischer Projektmanagement-Richtlinien erleichtert die frühzeitige Erkennung potenzieller Probleme, noch bevor sie eintreten. Dies ermöglicht frühes Eingreifen und minimiert Auswirkungen auf Zeitplan und Budget.
   Egal ob klassisch oder agil – eine fundierte Planung ist der Schlüssel zum Projekterfolg.
4. Bessere Kommunikation fördern: Kommunikation ist ein zentraler Erfolgsfaktor im Projekt. Projektmanagement schafft den Rahmen für einen effektiven Informationsfluss und stellt sicher, dass alle Beteiligten stets über Fortschritte und Änderungen im Projektumfang informiert sind.
5. Effizientes Ressourcenmanagement: Der Einsatz professioneller Projektmanagement-Methoden sorgt für Transparenz und optimale Ressourcennutzung. Dazu zählen das Management von Budgets, Zeitplänen und Personalressourcen – mit dem Ziel, das Projekt termingerecht und im Kostenrahmen abzuschließen.
6. Kosten senken: Projektmanagement hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden und teure Fehler zu verhindern – durch optimierte Ressourcennutzung, effiziente Prozesse und frühzeitige Risikoerkennung.

5 Tipps für den Aufbau erfolgreicher Projektmanagement-Teams

Bei Businessmap (ehemals Kanbanize) sind wir überzeugt: Der Fokus auf einige zentrale Bereiche ist entscheidend, um den Erfolg eines Projektmanagement-Teams langfristig zu sichern.

1. Kommunikation und Zusammenarbeit fördern

Effektive Kommunikation ist ein Grundpfeiler erfolgreicher Projektteams. Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder regelmäßig miteinander kommunizieren und über die notwendigen Tools und Kanäle verfügen, um dies effizient zu tun.

Laut einer Studie des Project Management Institute (PMI) zur Zukunft der Projektarbeit zählen Wissensaustausch, Teamarbeit und aktive Lösungsfindung zu den wichtigsten Motivationsfaktoren für junge Projektmanager, die eine Karriere im Projektmanagement anstreben.

2. Klare Prozesse und Arbeitsrichtlinien definieren

Eindeutig definierte Prozesse und Arbeitsrichtlinien sind unverzichtbar für ein leistungsfähiges Projektteam. Legen Sie operative Richtlinien für jede Projektphase fest – von der Planung über die Umsetzung bis hin zur Überwachung und Steuerung. Achten Sie darauf, dass alle Teammitglieder die Abläufe verstehen und wissen, was von ihnen erwartet wird.

Ein anschauliches Beispiel liefert ULMA Handling Systems, die innerhalb nur eines Jahres deutliche Fortschritte erzielen konnten – dank einfacher Methoden zur besseren Prozessverankerung.

Zu den wichtigsten Zielen des Unternehmens zählten:

• Bessere Projektverfolgung,
• effektivere Zusammenarbeit,
• schnellere Entscheidungen,
• und das fristgerechte Abschließen komplexer Projekte.

Die Teams von ULMA arbeiteten mit dem Kanban-Ansatz und setzten grundlegende Kanban-Praktiken für ihre komplexen technischen Projekte ein, die in der Regel 1,5 bis 2,5 Jahre dauern. Dies ermöglichte ihnen, den gesamten Workflow zu visualisieren und klare Regeln zur Bewältigung projektspezifischer Herausforderungen aufzustellen.

Quelle: ULMA Handling Systems Case Study

3. Führungskompetenz verstehen

Ein starker Projektleiter kann das Team motivieren, inspirieren, den Überblick behalten und sicherstellen, dass alle auf die Projektziele fokussiert bleiben. Gute Führungskräfte erkennen zudem frühzeitig Probleme und gehen diese aktiv an.

Es gibt unterschiedliche Führungsstile – etwa transformational, servant (dienend), authentisch und weitere –, je nach Fokus und Prioritäten. Ob Sie dem klassischen, personenorientierten Führungsstil (vertikale Führung) oder einem teamzentrierten, geteilten Führungsmodell (horizontale Führung) folgen: Ein ausgewogenes Verhältnis ist entscheidend. Denn es sorgt für einen effizienteren Projektverlauf.

Wissenschaftliche Erkenntnisse zeigen: Personen- und Teamorientierung gemeinsam erklärt fast 30 % des Projekterfolgs.

4. Lernbereitschaft und Eigenverantwortung fördern

Ein kompetentes und lernfähiges Team ist entscheidend für den Projekterfolg. Fördern Sie eine Kultur der Neugier und kontinuierlichen Weiterentwicklung. Geben Sie Ihrem Team die Freiheit und Verantwortung, selbstständig zu handeln und Entscheidungen zu treffen.

Das steigert nicht nur die Motivation zur Verbesserung, sondern stärkt auch die Entscheidungsfähigkeit und den unternehmerischen Blick jedes Einzelnen.

5. Die richtigen Tools und Ressourcen nutzen

Tools und Ressourcen sind unerlässlich für ein erfolgreiches Projektteam. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Zugriff auf alle Werkzeuge und Hilfsmittel hat, die für eine erfolgreiche Projektdurchführung erforderlich sind. Dazu gehören unter anderem:

• Projektmanagement-Software,
• Schulungen und Weiterbildung,
• Coaching und methodische Unterstützung,
• sowie technologische Ressourcen.

Wenn Sie sich auf diese zentralen Aspekte konzentrieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Projektteam optimal aufgestellt ist, um kommende Projekte effizient, zielgerichtet und erfolgreich umzusetzen.

Die Zukunft des Projektmanagements

Hier sind einige der wichtigsten Trends, die die Zukunft des Projektmanagements prägen: der flächendeckende Einsatz von KI, die Auswirkungen der digitalen Transformation, der Wandel durch junge Projektprofis – und vieles mehr.

KI-Trends

Immer mehr Projektmanager setzen künstliche Intelligenz (KI) in ihren Projekten ein. Über die Hälfte der vom Project Management Institute (PMI) befragten Fachkräfte glaubt, dass KI eine transformative Wirkung auf das Projektmanagement haben wird.

Ein wesentlicher Nutzen von KI im Projektmanagement liegt in der Automatisierung – z. B. durch:

• automatisierte Berichterstellung,
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben,
• Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Quellen.

Fortgeschrittene Anwendungen umfassen den Einsatz von virtuellen Projektassistenten oder Machine Learning (ML) zur Mustererkennung und Priorisierung von Projekten.

Quelle: PMI

Digitalisierung und digitale Transformation

Innovations- und Transformationsprojekte stehen heute ganz oben auf der Prioritätenliste. Seit dem Ausbruch der Covid-19-Pandemie hat für 85 % der Unternehmen die Digitalisierung von Zusammenarbeit und Mitarbeiterinteraktion höchste Priorität.

Globale Herausforderungen angehen

Die Rolle von Projekten bei der Bewältigung globaler Herausforderungen wie Klimawandel, Armut oder sozialer Ungleichheit wird künftig einen noch stärkeren Fokus erhalten.

Solche Themen dürfen nicht nur durch Großprojekte auf Regierungsebene bearbeitet werden. Vielmehr braucht es eine breite Mobilisierung von Projekten auf allen Ebenen – von alltäglichen Projekten bis hin zu umfassenden Programmen und Initiativen.

Quelle: PMI

Berufliche Motivation

Die Zukunft der Projektmanagement-Berufe hebt verstärkt die persönlichen Beweggründe von Projektprofis hervor. Projekte bieten zunehmend die Möglichkeit, einen echten Beitrag zu leisten – von der Ideenfindung bis zur Umsetzung.

Innovation und Change-Initiativen zu priorisieren wird entscheidend sein, um nachhaltigen Geschäftswert zu schaffen. Dabei gewinnt auch der soziale Impact von Projekten an Bedeutung – ein Faktor, der die Motivation vieler Projektmanager maßgeblich beeinflusst.

Quelle: PMI

Konzeptionelles Modell junger Berufsmotivation (Lechter & Huemann, 2023)
Bildnachweis: PMI