Die 5 wesentlichen Phasen eines Projektmanagement-Prozesses

Im Bereich des Projektmanagements sind die Ergebnisse oft unterschiedlich – einige Projekte florieren, während andere ins Stocken geraten oder schon in den Anfangsphasen scheitern. Bemerkenswert ist, dass nahezu 70 % aller Transformationsprojekte weltweit scheitern. Doch diese Herausforderungen sind keineswegs ungewöhnlich: Die unvorhersehbare Natur von Projekten, beeinflusst durch ständig wechselnde Anforderungen und Markttrends, bringt viele Organisationen aus dem Gleichgewicht und lässt sie unvorbereitet auf künftige Unsicherheiten zurück.

Um ein Projekt vor dem Scheitern zu bewahren, ist es entscheidend, dessen Ziel zu verstehen und zu wissen, wie man es richtig steuert. Der Weg zu einer erfolgreichen Projektdurchführung ist komplex und erfordert viele Komponenten. Ein bewährter Ansatz, um sich inmitten von sich ständig verändernden Zielen, Aufgaben und Prioritäten zurechtzufinden, ist die Orientierung an einem klar definierten Prozessmodell.

In diesem Artikel betrachten wir den Projektmanagement-Prozess genauer und beleuchten die zentralen Phasen, die Teams helfen, ein Projekt termingerecht und vollständig abzuschließen.

Was ist ein Projektmanagement-Prozess?

Laut dem PMBOK® Guide umfasst ein Projektmanagement-Prozess fünf Schritte: Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss eines Projekts.

Dieser Prozess beschreibt die Phasen, die ein Projekt vom Anfang bis zum Ende durchläuft. Er bietet einen Rahmen, um Projektaufgaben und -funktionen zu organisieren und zu steuern – inklusive der Koordination von Ressourcen und Zeitplänen, um festgelegte Ziele innerhalb eines definierten Zeit- und Budgetrahmens zu erreichen.

Projektmanagement-Prozesse können – je nach methodischem Ansatz der Organisation – entweder strukturiert oder adaptiv gestaltet sein.

Das Wasserfall-Modell beispielsweise ist eine Stage-Gate-Technik, bei der vor jedem Projektabschnitt formale Überprüfungen stattfinden. Diese lineare Herangehensweise stellt sicher, dass jede Phase vollständig abgeschlossen ist, bevor zur nächsten übergegangen wird. So wird gewährleistet, dass Ergebnisse systematisch geliefert werden.

Im Gegensatz dazu zeichnet sich das agile Projektmanagement durch seinen iterativen Charakter aus. Dieser Ansatz ermöglicht laufende Anpassungen auf Basis kontinuierlichen Feedbacks, sich verändernder Anforderungen, organisatorischer Bedürfnisse und direkter Kundeneinbindung. Damit verfolgt Agile eine flexiblere, anpassungsfähige Art der Projektdurchführung.

Unabhängig davon, ob ein Projektmanagement-Ansatz strukturiert oder flexibel ist – es ist für Projektmanager ebenso wichtig, jede Phase klar zu verstehen und Stakeholder über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg aktiv einzubinden, um eine erfolgreiche Projektabwicklung sicherzustellen.

Die 5 wesentlichen Phasen im Projektmanagement verstehen

Unabhängig davon, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist oder welche strategischen Prioritäten es verfolgt – ein strukturierter Projektmanagement-Prozess umfasst in der Regel fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung, und Abschluss. Jede dieser Phasen verfolgt eigene Ziele, bringt spezifische Ergebnisse hervor und ist für den Gesamterfolg des Projekts entscheidend.

Werfen wir nun einen genaueren Blick auf den Aufbau und die Besonderheiten jeder einzelnen Phase.

1. Projektinitiierung

Der Projektmanagement-Prozess beginnt mit der Initiierungsphase. In dieser Phase wird aus einer ersten Idee ein konkreter, geschäftlich relevanter Plan.

Es geht darum, das Projekt zu definieren und dessen Ziele und Rahmenbedingungen klar zu benennen. Bevor das Projekt offiziell gestartet wird, sollten folgende Fragen geklärt werden:

• Was ist der Zweck des Projekts?
• Welche Ziele sollen erreicht werden?
• Welche Ressourcen werden benötigt?
• Gibt es potenzielle Einschränkungen oder Risiken?
• Wie viel Zeit wird zur Umsetzung benötigt?
• Gibt es einen Budgetrahmen?
• Wer sind die relevanten Stakeholder?

Diese Fragen dienen dazu, dass Projektverantwortliche den Nutzen und die Zielsetzung des Projekts klar formulieren – in Form einer Reihe formaler Projektunterlagen. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören:

Business Case (Wirtschaftlichkeitsanalyse):

Erklärt, welchen Mehrwert das Projekt für das Unternehmen bringt.
Begründet wesentliche Aspekte wie Chancen, Risiken, erwartete Kosten und Nutzen.

Machbarkeitsstudie (Feasibility Study):

Bewertet, ob das Projekt unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens realisierbar ist.

Projektauftrag (Project Charter):

Beinhaltet alle relevanten Informationen zum Projekt:

• Welchen Wert soll es liefern,
• welche Leistungen sind zu erbringen,
• welcher Zeitplan und welches Budget gelten,
• wer ist als Projektleiter verantwortlich – und vieles mehr.

Die Beantwortung dieser Fragen und das Schaffen eines gemeinsamen Verständnisses unter allen Beteiligten sind entscheidend für den Projekterfolg.

Unklar formulierte Ziele und deren fehlende Begründung können das Projekt gefährden, die Erwartungen der Stakeholder verfehlen und letztlich zu einem Scheitern führen.

2. Projektplanung

Sobald das Projekt definiert ist, geht es in die Planungsphase über.

Das Hauptziel dieser Phase besteht darin, einen detaillierten Projektplan zu erstellen, der folgende Informationen enthalten sollte:

• Festlegung der Projektziele
• Identifikation der Projektergebnisse (Deliverables) und Erstellung einer Struktur der Arbeitspakete (Work Breakdown Structure)
• Schätzung des Zeit- und Ressourcenaufwands für jede Aufgabe
• Erstellung eines Projektzeitplans

Während der Projektplanung sollte zudem ein Risikomanagementplan erstellt werden. Dieser definiert, wie mit potenziellen Risiken umgegangen wird, die im Zusammenhang mit dem Projekt auftreten können.

Egal, ob Sie einen klassischen Planungsansatz wählen oder sich an den Prinzipien agiler Methoden orientieren, das Setzen von konkreten, realistischen und messbaren Zielen ist in jedem Fall von Vorteil.

Zur Zieldefinition können bewährte Methoden wie z. B. folgende eingesetzt werden:

• S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) – also: Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Realistisch und Terminiert

• C.L.E.A.R. (Collaborative, Limited, Emotional, Acceptable, Refined) – also:Kollaborativ, Begrenzbar, Emotional, Akzeptiert und Überarbeitet

Diese Zielsetzungs-Frameworks helfen dabei, eine klare Ausrichtung zu schaffen und das Team auf ein gemeinsames Verständnis der Projektziele zu bringen.

3. Projektausführung

Nach der Planungsphase folgt die Ausführungsphase – das Rückgrat des Projektlebenszyklus.

In dieser Phase werden die im Plan definierten Aufgaben und Aktivitäten umgesetzt.

Während der Projektausführung müssen Projektmanager:

• Ressourcen verwalten,
• aufkommende Probleme identifizieren und lösen,
• effiziente Workflows aufbauen
• und den Projektfortschritt kontinuierlich überwachen.

Ebenso wichtig ist es, eine offene Kommunikation mit allen Projektbeteiligten aufrechtzuerhalten. Nur so bleiben alle informiert und das Projekt kann reibungslos und im Zeitplan durchgeführt werden.

Da während dieser Phase viele Verantwortlichkeiten gleichzeitig zu koordinieren sind, kann es leicht zu Überforderung und Produktivitätseinbußen kommen.

Um den Überblick zu behalten, setzen Projektverantwortliche auf Projektmanagement-Tools, mit denen sie:

• Aufgaben nachverfolgen,
• den Fortschritt messen
• und effektiv mit Teammitgliedern und Stakeholdern zusammenarbeiten können.

4. Projektüberwachung und -steuerung

Die Abgrenzung zwischen der Ausführungsphase und der Überwachungsphase ist oft nur gering, da sich beide Phasen häufig überschneiden.

Während der Überwachung sind regelmäßige Statusüberprüfungen entscheidend, um Probleme frühzeitig zu erkennen und gezielte Korrekturmaßnahmen rechtzeitig einzuleiten.

Darüber hinaus wird der Projektfortschritt anhand von KPIs oder OKRs überwacht. Diese helfen einzuschätzen, ob sich das Projekt in die richtige Richtung entwickelt und im Zeit- und Zielrahmen bleibt.

In dieser Phase haben Projektmanager weiterhin die Möglichkeit, notwendige Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass:

• das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird,
• der Zeitplan eingehalten wird,
• das Budget kontrolliert bleibt
• und die Qualitätsanforderungen erfüllt werden.

5. Projektabschluss

In dieser Phase steht im Mittelpunkt, sicherzustellen, dass die Stakeholder mit den Projektergebnissen zufrieden sind.

Als abschließender Schritt empfiehlt es sich, eine abschließende Projektbewertung durchzuführen, um Lessons Learned zu identifizieren und die Projektergebnisse zu dokumentieren.

Die Phase des Projektabschlusses markiert den formellen Abschluss eines Projekts und umfasst mehrere zentrale Aktivitäten:

• Eine umfassende Überprüfung der Projektergebnisse im Vergleich zu den ursprünglich definierten Zielen und Anforderungen – um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt wurden.
• Die Freigabe von Projektressourcen, etwa Teammitglieder oder eingesetzte Ausrüstung.
• Der Abschluss der finanziellen Vorgänge, z. B. durch das Schließen von Projektbudgets oder Abrechnungen.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die abschließende Projektanalyse, in der:

• die wichtigsten Erfolge und Herausforderungen zusammengefasst,
• Erkenntnisse dokumentiert
• und die Gesamtleistung des Projekts bewertet werden.

Diese Phase bietet die Chance, wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte zu sichern und den Projekterfolg abschließend zu reflektieren.

Beispiel eines Projektmanagement-Prozesses in einem Bankenumfeld

Zur Veranschaulichung der einzelnen Schritte im Projektmanagement-Prozess nutzen wir ein praxisnahes Beispiel:

1. Initiierung: Eine Bank plant die Einführung einer neuen Online-Banking-Plattform. In dieser Phase werden die Projektziele, der Umfang, die Stakeholder sowie die ersten Ressourcen definiert.
Wichtige Dokumente sind unter anderem der Business Case, die Machbarkeitsstudie und der Projektauftrag.

2. Planung: Ein detaillierter Projektplan wird erstellt, der Aufgaben, Zeitrahmen, Budget, Risikomanagement und Lieferobjekte festhält.
Dazu gehören auch die Definition von Projektmeilensteinen sowie die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam.

3. Ausführung: Die Entwicklungsteams beginnen mit dem Aufbau der Plattform gemäß Projektplan.
Ressourcen werden verwaltet, der Fortschritt wird kontinuierlich überwacht und bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen, um im Zeitplan zu bleiben.

4. Überwachung und Steuerung: Regelmäßige Status-Reviews und Leistungsüberprüfungen stellen sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Abweichungen oder Probleme werden zeitnah identifiziert und behoben, um das Projektziel nicht zu gefährden.

5. Abschluss: Sobald die Plattform entwickelt und getestet ist, erfolgt der offizielle Launch.
Abschließende Projektbewertungen werden durchgeführt, die Dokumentation abgeschlossen und Lessons Learned festgehalten.
Die eingesetzten Ressourcen werden freigegeben, und das Projekt wird formal abgeschlossen.

Die gängigsten Projektmanagement-Methoden

Zu den beliebtesten Ansätzen im Projektmanagement zählen Agile, Lean und Wasserfall.

• Wasserfall ist eine traditionelle Methodik, die einem linearen und sequenziellen Ablauf folgt. Das bedeutet: Jede Projektphase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt. Diese Methode eignet sich besonders für Projekte mit klar definierten und stabilen Anforderungen.

• Die Lean-Methode ist ein Ansatz im Projekt- und Produktionsmanagement, der auf die Eliminierung von Verschwendung, kontinuierliche Verbesserung und die Lieferung maximalen Kundennutzens bei minimalem Ressourceneinsatz ausgerichtet ist.

• Kanban ist eine auf Lean basierende Methode zur Workflow-Steuerung, die Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit visuell über Kanban-Boards abzubilden, Lieferprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und sich kontinuierlich zu verbessern.

• Agile ist ein iterativer und flexibler Ansatz, der auf kontinuierliche Wertlieferung, Anpassungsfähigkeit, regelmäßiges Feedback und enge Zusammenarbeit setzt. Agiles Projektmanagement eignet sich besonders für Projekte mit sich häufig ändernden Anforderungen, die regelmäßige Anpassungen erfordern.

• Scrum ist ein agiles Framework, das mit kurzen Sprints arbeitet, um Produkte schneller zu liefern und besser auf sich wandelnde Kundenbedürfnisse reagieren zu können. Im Zentrum stehen funktionsübergreifende Teams und regelmäßige Review-Meetings.

10 Tipps für einen erfolgreichen Projektmanagement-Prozess

Hier sind zehn zentrale Empfehlungen, um einen effizienten und nachhaltigen Projektmanagement-Prozess zu etablieren:

1. Definieren Sie Projektziele und Ergebnisse klar und eindeutig.
2. Stellen Sie sicher, dass die Projektergebnisse mit den gesetzten Zielen übereinstimmen.
3. Halten Sie Kommunikationswege offen und transparent – sowohl im Team als auch gegenüber Stakeholdern.
4. Bewerten und managen Sie regelmäßig Risiken, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
5. Erstellen Sie einen realistischen Projektzeitplan mit erreichbaren Meilensteinen, um den Fortschritt messbar zu machen.
6. Sorgen Sie für ausreichende Unterstützung und Ressourcen, damit das Team effektiv arbeiten kann.
7. Überwachen Sie regelmäßig den Ressourceneinsatz und passen Sie den Plan bei Bedarf an.
8. Verfolgen Sie die Projektleistung mit einem klar definierten Monitoring- und Evaluierungssystem.
9. Dokumentieren Sie Lessons Learned, also sowohl Erfolge als auch Verbesserungspotenziale.
10. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im gesamten Projektumfeld.