Top 11 Workflow-Management-Software für schnellere Wertlieferung

Workflow-Management-Software ist zu einem Eckpfeiler für Geschäftsprozesse geworden und hat die Art und Weise, wie Aufgaben und Prozesse koordiniert werden, revolutioniert. In einer Umgebung, in der Effizienz und Produktivität für den Erfolg unerlässlich sind, bieten diese Tools eine strukturierte Plattform zur Orchestrierung der täglichen Geschäftstätigkeiten.

Die Auswahl der richtigen Workflow-Management-Software erfordert ein Verständnis ihrer Kernelemente und wie sie mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Sie sollten nach Funktionen suchen, die Anpassung, Skalierbarkeit und Integration mit Ihren bestehenden Systemen unterstützen.

Was ist Workflow-Management-Software?

Workflow-Management-Software erleichtert die Koordination und Verwaltung routinemäßiger Geschäftsprozesse. Sie hilft Ihnen, verschiedene Aufgaben und Aktivitäten zu organisieren, indem sie einen Rahmen für das Design, die Ausführung und Automatisierung Ihrer organisatorischen Workflows bereitstellt.

Wenn Sie ein Workflow-Management-Tool verwenden, bringen Sie Struktur und Klarheit in komplexe Aktivitäten. Jeder Schritt ist klar definiert, mit festgelegten Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten, sodass nichts übersehen wird. Die Wahl einer solchen Software führt zu besserer Effizienz, gesteigerter Produktivität und einer transparenteren Möglichkeit, Projekte und tägliche Operationen zu überwachen.

Was sind die Hauptmerkmale von Workflow-Management-Tools?

Die Wahl eines Workflow-Management-Tools kann eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen sein. Hier sind einige wesentliche Merkmale, die Sie bei Ihrer Recherche berücksichtigen sollten:

• Arbeitsmanagement-Funktionen: Mit verschiedenen Arbeitsmanagement-Funktionen können Sie Aufgaben erstellen, zuweisen und ihren gesamten Lebenszyklus verfolgen. Es ist wichtig, ein Tool zu wählen, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Arbeitsprozesse zu visualisieren, Fristen zu verwalten und Abhängigkeiten einfach zu handhaben.

• Planung: Ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Workflow-Management-Tools ist ein Planungsmodul. Besonders wenn Sie eine Projekt-Workflow-Management-Software evaluieren, ist es entscheidend, dass das von Ihnen gewählte Tool Zeitpläne unterstützt und Vergleiche zwischen dem tatsächlichen und dem geplanten Fortschritt Ihrer Projekte ermöglicht.
  
  
• Dateifreigabe und Zusammenarbeit: Ein Workflow-Management-Tool integriert oft Funktionen zur Dateifreigabe, um die nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu erleichtern.
  
  
• Kommunikation: Kommunikationsfunktionen wie Kommentare und Benachrichtigungen sind notwendig, um klare, kontinuierliche Gespräche zu verschiedenen Aufgaben innerhalb Ihres Workflows zu führen.
  
  
• Analyse und Berichterstattung: Es ist wichtig, ein Tool zu finden, das es Ihnen ermöglicht, die Leistung Ihrer Workflows mithilfe von Kennzahlen wie Ihrer durchschnittlichen Lieferquote, Vorlauf- und Zykluszeiten usw. zu analysieren.
  
  
• Automatisierung: Automatisierung kann sich um das Banale kümmern und Ihnen ermöglichen, sich auf komplexere Probleme zu konzentrieren, die menschliches Eingreifen erfordern.
  
  
• Echtzeit-Updates: Stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrer Recherche nach der Möglichkeit suchen, Echtzeit-Updates zu Ihren Arbeitselementen zu erhalten, damit Sie schnell auf Änderungen reagieren können.
  
  
• Integration: Ihr Workflow-Management-Tool sollte sich problemlos mit anderer Software integrieren lassen, um alle Prozesse an einem Ort zu optimieren.
  
  
• Sicherheit: Gutes Workflow-Management-Software bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Informationen.

Liste der 11 besten Workflow-Management-Softwarelösungen im Jahr 2025

Unter Berücksichtigung dieser Elemente werfen wir einen Blick auf die besten Softwarelösungen, um Ihre Workflows effektiv zu erstellen und zu verwalten.

1. Businessmap (ehemals Kanbanize)

Businessmap ist eine Plattform für ergebnisorientierte Unternehmensagilität, die Projektportfolio-Management, OKRs (Objectives & Key Results) und Arbeitsmanagement an einem einzigen Ort vereint. Mit der Software können Sie benutzerdefinierte Team-Workflows auf Kanban-Boards in der gesamten Organisation erstellen.

Businessmap wurde mit Blick auf Skalierbarkeit entwickelt und ermöglicht es Benutzern, Projekt-Workflows zu strukturieren, sodass Manager den Fortschritt bei großen Aufgaben einfach verfolgen können. Um Zeit zu sparen und schneller zu liefern, bietet die Businessmap-Plattform eine Vielzahl von Workflow-Automatisierungsfunktionen auf der Grundlage des Prinzips „Wenn-Dies-Dann-Das“.

Die zusätzlichen Workflow-Management-Funktionen in Businessmap umfassen:

• Verschiedene Workflow-Ansichten – (Timelines, Initiatives und Cards Workflows).
• Blocker-Management – Benutzer können Hindernisse in ihrem Workflow visualisieren, damit diese schneller gelöst werden können.
• Engpass-Management – Innerhalb der Kanban-Boards von Businessmap können Sie Ihre Workflows mit Aktivitäts- und Warteschlangen-Spalten strukturieren, was es Ihnen ermöglicht, Verschwendung zu reduzieren, indem Sie Ihre wertschöpfenden und nicht-wertschöpfenden Aktivitäten bewerten.

• Workflow-Richtlinien – Jeder Workflow in Businessmap kann eigene Richtlinien haben, einschließlich Kriterien, die die Arbeit erfüllen muss, um in den Workflow einzutreten oder ihn zu verlassen, damit eine vollständige Flow-Governance über die gesamte Organisation hinweg gewährleistet wird.
• Flow-Analysen – Die Plattform bietet eine Vielzahl von Analysewerkzeugen, die Sie verwenden können, um Ihre Workflows für eine schnellere Servicebereitstellung zu optimieren.

2. Jira

Jira ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das von Atlassian entwickelt wurde. Es wird hauptsächlich für die Fehlerverfolgung und das agile Projektmanagement verwendet und bietet umfangreiche Funktionen für das Workflow-Management.

Hauptmerkmale:

• Anpassbare Workflows: Ermöglicht die Anpassung von Workflows an die spezifischen Projektanforderungen.
• Automatisierung: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, um die Effizienz zu steigern.
• Echtzeit-Berichterstattung: Bietet aktuelle Einblicke in den Projektfortschritt und die Teamleistung.
• Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich nahtlos in verschiedene Entwicklungstools und Plattformen integrieren.
• Fehlerverfolgung: Ermöglicht die detaillierte Verfolgung und Verwaltung von Aufgaben, Fehlern und anderen Projektproblemen.

Sehen Sie sich unseren detaillierten Vergleich von Businessmap vs. Jira an.

3. Asana

Asana ist ein vielseitiges Projektmanagement- und Kollaborationstool, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten.

Hauptmerkmale:

• Aufgaben zuweisen: Ermöglicht das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder mit Fristen und Prioritäten.
• Projekt-Timelines: Visualisiert Projektzeitpläne und Fristen auf einer Zeitleiste.
• Anpassbare Dashboards: Bietet personalisierte Ansichten von Projekten und Aufgaben für eine bessere Verfolgung.
• Kollaborationstools: Erleichtert die Teamkommunikation mit integriertem Messaging und Dateifreigabe.
• Workflow-Automatisierung: Automatisiert Routineaufgaben, reduziert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz.

4. Smartsheet

Smartsheet, eine cloudbasierte Plattform für Arbeitsmanagement und Zusammenarbeit, ist bekannt für ihre tabellenähnliche Benutzeroberfläche.

Hauptmerkmale:

• Grid View: Verwendet ein vertrautes Tabellenformat für die detaillierte Aufgaben- und Projektverwaltung.
• Gantt-Diagramme: Ermöglicht die visuelle Projektplanung und -verfolgung über interaktive Gantt-Diagramme.
• Ressourcenmanagement: Hilft bei der effizienten Zuweisung und Verfolgung von Ressourcen über verschiedene Aufgaben und Projekte hinweg.
• Dokumentenmanagement: Erleichtert das Organisieren, Speichern und Teilen von Dokumenten direkt innerhalb der Plattform.
• Berichterstattung und Dashboards: Bietet anpassbare Berichte und Dashboards für eine umfassende Verfolgung von Leistung und Fortschritt.

Die Kombination traditioneller Tabellenfunktionen mit modernen Projektmanagement-Funktionen macht Smartsheet zu einer vielseitigen Wahl zur Optimierung von Workflows.

5. Nifty

Nifty ist eine All-in-One kostenlose Workflow-Management-Software, die die Teamarbeit vereinfacht, Aufgaben mit Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards verfolgt, Fortschrittsaktualisierungen automatisiert und mit beliebten Tools integriert – unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Projekt ist. Der beste Teil? Es ist für immer kostenlos.

Hauptmerkmale:

• Meilenstein-Automatisierung: Nifty aktualisiert automatisch Projektmeilensteine basierend auf abgeschlossenen Aufgaben, sodass der Projektfortschritt in Echtzeit angezeigt wird, ohne dass manuelle Aktualisierungen erforderlich sind. Dies rationalisiert den Workflow und hält Teams auf dem Laufenden.
• Integrierte Zeiterfassung: Nifty ermöglicht es, die Zeit direkt innerhalb der Aufgaben zu verfolgen, was die Überwachung der Produktivität erleichtert und eine genaue Berichterstattung sicherstellt. Diese Funktion ist entscheidend für das Ressourcenmanagement und die Abrechnung.
• Übersicht über mehrere Projekte: Nifty bietet eine Vogelperspektive auf mehrere Projekte gleichzeitig, sodass Benutzer Aufgaben, Zeitpläne und Meilensteine über alle Projekte hinweg in einem einzigen Dashboard verwalten können.
• Integrierte Kommunikationstools: Nifty kombiniert Projektmanagement mit integrierten Direktnachrichten, Datei-Management und Video-Konferenz-Integrationen (Slack, Zoom), um nahtlose Kommunikation ohne App-Wechsel zu gewährleisten.
• Anpassbare Workflows und Vorlagen: Nifty ermöglicht es, personalisierte Workflows und Projektvorlagen zu erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten sind, um die Effizienz zu steigern und wiederkehrende Prozesse zu vereinfachen.

6. Monday.com

Monday.com ist ein dynamisches Arbeitsbetriebssystem, das für ein effektives Workflow-Management maßgeschneidert ist und sich an verschiedene Projekttypen und Teamgrößen anpasst.

Hauptmerkmale:

• Visuelle Projektverfolgung: Bietet Boards für eine klare, visuelle Darstellung des Arbeitsfortschritts, was den Fokus und die Organisation verbessert.
• Zeiterfassung: Ermöglicht die Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit, um die Produktivität zu analysieren und das Ressourcenmanagement zu erleichtern.
• Anpassbare Vorlagen: Bietet eine Reihe von Vorlagen für die schnelle Einrichtung von Workflows für verschiedene Projekte und Teams.
• Datenintegration und -synchronisation: Integriert sich nahtlos mit anderen Tools und ermöglicht die Synchronisation und Zentralisierung von Daten für einen optimierten Workflow.
• Erweiterte Automatisierung: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben und setzt benutzerdefinierte Workflow-Regeln, um manuellen Aufwand zu reduzieren.

7. Wrike

Wrike ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die für ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Workflow-Management bekannt ist.

Hauptmerkmale:

• Dynamische Gantt-Diagramme: Bietet interaktive Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Projektzeitplänen und Abhängigkeiten, was eine effiziente Planung und Terminierung unterstützt.
• Anpassbare Dashboards: Bietet personalisierte Dashboards zur Verfolgung wichtiger Projektkennzahlen und -status, was die Aufsicht und Entscheidungsfindung verbessert.
• Aufgaben- und Unteraufgabenmanagement: Ermöglicht eine detaillierte Aufgabenorganisation mit Unteraufgaben, Fristen und Prioritäten, was die Aufgabenverteilung und -verfolgung optimiert.
• Zeiterfassung: Integriert die Zeiterfassung für Aufgaben und Projekte, um eine genaue Arbeitslastverwaltung und Produktivitätsanalyse zu ermöglichen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Unterstützt Live-Bearbeitung, Dokumentenfreigabe und Teamdiskussionen, um eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern.

8. Basecamp

Basecamp ist ein beliebtes Projektmanagement- und Team-Kollaborationstool, das für seine Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit bei der Verwaltung von Workflows bekannt ist.

Hauptmerkmale:

• To-do-Listen: Ermöglicht die Erstellung detaillierter To-do-Listen mit Fälligkeitsdaten und Zuweisungen, um eine klare Aufgabenverwaltung und Delegierung zu bieten.
• Nachrichtentafeln: Bietet zentralisierte Nachrichtentafeln für Teamdiskussionen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation organisiert und zugänglich bleibt.
• Zeitplanung und Deadlines: Verfügt über eine Kalenderansicht zur Verfolgung von Fristen und wichtigen Terminen, was bei der Zeitplanung und Planung hilft.
• Dateispeicherung und -freigabe: Integriert die Speicherung und Freigabe von Dokumenten und Dateien, was es einfach macht, projektbezogene Dokumente zu organisieren, zu teilen und darauf zuzugreifen.
• Automatische Check-ins: Automatisiert regelmäßige Check-ins, bei denen Teammitglieder um Updates gebeten werden, um eine kontinuierliche Fortschrittsverfolgung zu gewährleisten.

9. Hive

Hive ist ein vielseitiges Projektmanagement- und Kollaborationstool, das sich hervorragend zur Optimierung des Workflow-Managements in verschiedenen Teams eignet.

Hauptmerkmale:

• Handlungsfähige Karten: Verwendet anpassbare Karten für Aufgaben, mit denen Benutzer Aufgaben zuweisen, kategorisieren und den Fortschritt mühelos verfolgen können.
• Gantt-, Kanban- und Kalenderansichten: Bietet verschiedene Ansichten, einschließlich Gantt, Kanban und Kalender, die Flexibilität bei der Visualisierung und Verwaltung von Projekten und Aufgaben bieten.
• Automatisierte Workflows: Ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben und Workflows, wodurch manueller Aufwand reduziert und die Effizienz gesteigert wird.
• Zeiterfassung und Analysen: Integriert Zeiterfassung und bietet Analysen, die Einblicke in Produktivität und Ressourcenzuteilung geben.
• Team-Kollaborationstools: Unterstützt nahtlose Zusammenarbeit mit integrierten Chats, E-Mail-Integration und Dateifreigabe, um eine zentralisierte und effiziente Teamkommunikation zu gewährleisten.

10. ClickUp

ClickUp ist ein hochgradig anpassbares Projektmanagement-Tool, das ideal für die Optimierung des Workflow-Managements in verschiedenen Branchen ist

Hauptmerkmale:

• Anpassbare Aufgabenansichten: Bietet mehrere Ansichten wie Liste, Board und Box für vielseitige Aufgabenverwaltung und -visualisierung.
• Benutzerdefinierte Status: Ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Aufgabenstatus, damit Teams Workflows an ihre spezifischen Prozesse anpassen können.
• Hierarchie der Aufgaben: Verfügt über eine einzigartige hierarchische Struktur (Spaces, Projekte, Listen, Aufgaben) für eine detaillierte und organisierte Aufgabenaufteilung.
• Dokumenten- und Wiki-Erstellung: Integriert Werkzeuge zur Erstellung von Dokumenten und Wikis, die eine zentralisierte Wissensverwaltung und Ressourcenteilung ermöglichen.
• Zielverfolgung: Bietet Funktionen zum Setzen und Verfolgen von Zielen, um tägliche Aufgaben mit größeren Zielen und Meilensteinen in Einklang zu bringen.

11. Teamwork.com

Teamwork.com ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform, die entwickelt wurde, um das Workflow-Management für Teams jeder Größe zu verbessern.

Hauptmerkmale:

• Aufgabenverwaltung: Bietet robuste Aufgabenverwaltungsfunktionen, einschließlich Aufgaben zuweisen, Priorisierung und Fristen, um Projekte auf Kurs zu halten.
• Meilensteinverfolgung: Ermöglicht das Festlegen und Verfolgen von Projektmeilensteinen, damit Teams sich auf wichtige Ziele und Fristen konzentrieren können.
• Gantt-Diagramm-Ansicht: Bietet eine Gantt-Diagramm-Ansicht für detaillierte Projektplanung und visuelle Zeitplanverfolgung, was eine effiziente Projektkoordination unterstützt.
• Zeitverfolgung: Integriert Desktop-Zeitverfolgungstools, mit denen Teams die für Aufgaben aufgewendete Zeit überwachen können, um eine bessere Ressourcenzuteilung und Produktivitätsanalyse zu ermöglichen.
• Kollaborative Arbeitsbereiche: Bietet kollaborative Arbeitsbereiche, die Chat, Dateifreigabe und Team-Sichtbarkeitseinstellungen umfassen und so eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit fördern.

Warum benötigen Sie 2025 Workflow-Management-Software? 4 Hauptvorteile.

Im schnelllebigen Geschäftsumfeld von 2025 ist Workflow-Management-Software ein unverzichtbares Werkzeug zur Steigerung der Produktivität und Effizienz Ihres Teams. Hier ist der Grund, warum Sie in Erwägung ziehen sollten, ein Workflow-Management-System in Ihre täglichen Abläufe zu integrieren:

1. Vereinfachte Prozesse: Workflow-Management-Software vereinfacht und automatisiert Ihren Projektmanagement-Workflow. Durch die Einrichtung von benutzerdefinierten automatisierten Workflows stellen Sie sicher, dass die Arbeit reibungslos von einer Phase zur nächsten fließt, wodurch manueller Aufwand und Fehlerquellen reduziert werden.
2. Verbesserte Zusammenarbeit: Mit Funktionen, die die Kommunikation erleichtern, kann Ihr Team effektiv in Echtzeit zusammenarbeiten. Sie können Dokumente teilen, Arbeitselemente zuweisen und Updates erhalten – alles innerhalb einer zentralisierten Plattform.
3. Erhöhte Transparenz: Sie erhalten Einblick in jeden Prozess mit intuitiven Dashboards und Reporting-Tools. Das bedeutet, dass Sie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und Engpässe schnell erkennen können, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Projekte auf Kurs zu halten.
4. Verbesserte Verantwortlichkeit: Durch die Zuweisung spezifischer Aufgaben an Teammitglieder mit klaren Fristen wird sichergestellt, dass jeder seine Verantwortung kennt.

In Summary

Die Wahl der richtigen Workflow-Management-Software im Jahr 2025 kann Ihnen den richtigen Weg zur Agilität in den Abläufen und einer schnelleren Lieferung ebnen. Bei Ihrer Recherche sollten Sie unbedingt wesentliche Funktionen des Workflow-Managements wie Arbeitsvisualisierung, Automatisierung und Planungsfunktionen berücksichtigen. Die besten 11 Workflow-Management-Tools, die Sie wählen können, sind: 

• Businessmap (formerly Kanbanize)  
• Jira  
• Asana  
• Smartsheet  
• Nifty 
• Monday.com  
• Wrike  
• Basecamp  
• Hive  
• ClickUp  
• Teamwork.com