Modelado de Procesos de Negocio: Objetivos Importantes y Ejemplos

¿Qué es el modelado de procesos?

El modelado de procesos es el acto de representar visualmente cómo las tareas, los sistemas y las actividades interactúan para alcanzar un resultado deseado, sin importar el contexto. Desde empresas hasta sistemas de software, el sector de la salud o incluso procesos rutinarios, el modelado de procesos ofrece una forma estructurada de analizar, comunicar y mejorar cómo se realizan las cosas.

Sin embargo, modelar su proceso es solo la mitad de la ecuación. Imagine que necesita diseñar un nuevo proceso de adquisiciones. Su modelo de proceso debe mapear los pasos, roles e interacciones involucrados. Este modelo muestra cómo los proveedores, las aprobaciones, los presupuestos y las entregas están interconectados, asegurando que todo el recorrido de adquisiciones se lleve a cabo de manera fluida y eficiente.

Así es como podría lucir un modelo de proceso en un tablero de gestión de trabajo.

En esencia, el modelado de procesos se trata de visualización y comprensión. Simplifica la complejidad, haciendo que sea más fácil entender, comunicar y optimizar los procesos, ya sea que ocurran en una fábrica, una oficina o un sistema digital.

¿Qué es el modelado de procesos de negocio?

El modelado de procesos de negocio es una disciplina que transforma actividades empresariales del mundo real en diagramas visuales comprensibles de manera universal. Lleva el modelado de procesos un paso más allá al centrarse específicamente en los flujos de trabajo y las actividades dentro del contexto organizacional. Como parte del campo más amplio de la gestión de procesos de negocio (BPM), su objetivo es alinear los procesos empresariales con las estrategias organizacionales y las expectativas de los clientes.

Mediante herramientas como diagramas de flujo, Business Process Model and Notation (BPMN) o cadenas de procesos impulsadas por eventos (EPC), el modelado de procesos de negocio permite a las organizaciones documentar, analizar y perfeccionar la forma en que se entrega valor. No se trata solo de visualizar lo que está sucediendo, sino de diseñar mejores formas de lograr resultados significativos.

¿Por qué es necesario el modelado de procesos de negocio?

El modelado de procesos en un contexto empresarial busca aportar estructura y claridad sobre cómo fluye el trabajo dentro de su organización. Cumple con varios objetivos fundamentales:

• Mapear actividades que generan valor: El modelado de procesos se enfoca en identificar las tareas e interacciones que generan un valor real para los clientes y la organización. Esto implica, con frecuencia, localizar actividades que cruzan límites departamentales o incluso organizacionales.

• Optimizar flujos de trabajo: Al visualizar los procesos, los equipos pueden identificar redundancias, ineficiencias o cuellos de botella que afectan el desempeño y resolverlos de manera efectiva.

• Facilitar la comunicación: Un modelo de proceso bien documentado actúa como un lenguaje universal para los equipos de diferentes funciones, fomentando la colaboración y la alineación.

• Relevancia estratégica: El modelado de procesos no se limita a la eficiencia operativa; conecta los procesos con los objetivos estratégicos, asegurando que el trabajo realizado contribuya a las metas generales de la empresa.

• Soporte en la toma de decisiones: El modelado de procesos permite a los responsables de la toma de decisiones comprender las dependencias, ineficiencias y oportunidades dentro de las operaciones de la organización, al capturar los procesos de manera sistemática y detallada.

• Gestión de cumplimiento y riesgos: Al mapear los procesos en detalle, el BPM asegura que las operaciones estén alineadas con los requisitos regulatorios y los estándares de la industria, reduciendo riesgos de cumplimiento y protegiendo a la empresa de posibles repercusiones legales y financieras.

• Facilita la automatización y la transformación digital: Los procesos claros y bien documentados son la base para adoptar herramientas de automatización y para avanzar hacia la transformación digital. El BPM proporciona la estructura necesaria para implementar soluciones como la automatización robótica de procesos (RPA) o la inteligencia artificial (IA), asegurando una integración fluida en los flujos de trabajo existentes.

Al representar visualmente los flujos de trabajo, se obtiene claridad sobre lo que funciona y lo que no, creando una base para la mejora continua. Ya sea optimizando operaciones internas o coordinando con socios externos, el modelado de procesos es una guía para hacer que los procesos sean más inteligentes, rápidos y efectivos.

Técnicas de modelado de procesos de negocio

Las organizaciones emplean diversas técnicas de modelado de procesos de negocio para visualizar, analizar y mejorar sus flujos de trabajo:

• Diagramas de flujo: Una forma sencilla y versátil de mapear procesos utilizando formas y flechas para representar tareas, decisiones y el flujo de actividades. Los diagramas de flujo son fáciles de crear y efectivos para procesos simples. Puede utilizarlos en pizarras físicas o digitales para generar ideas en equipo durante sesiones de trabajo.

• Mapeo del flujo de valor (VSM): Una herramienta de gestión Lean que visualiza el flujo de materiales e información a través de un proceso. El VSM destaca desperdicios e ineficiencias, lo que lo convierte en una herramienta popular para el análisis y la optimización de procesos.

• Swimlanes: En el modelado de procesos de negocio, los diagramas de swimlanes separan visualmente las actividades en categorías distintas, resaltando diferentes roles funcionales o responsabilidades organizacionales.

• Business Process Model and Notation (BPMN): Un método estandarizado ampliamente utilizado que utiliza símbolos y diagramas para representar procesos de negocio. BPMN es ideal para detallar flujos de trabajo y es comprensible tanto para los interesados empresariales como técnicos.

• Cadenas de procesos impulsadas por eventos (EPC): Esta técnica se centra en la secuencia lógica de eventos y funciones de un proceso. Comúnmente utilizada en sistemas empresariales como SAP, las EPC ayudan a identificar dependencias y mejorar la toma de decisiones.

• Diagramas de actividad UML: Originalmente diseñados para el desarrollo de software, los diagramas de actividad UML se usan para modelar flujos de trabajo mostrando actividades, puntos de decisión y transiciones. Son ideales para procesos complejos que involucran múltiples sistemas.

• Diagramas de Gantt: Enfocados en el tiempo y la planificación, los diagramas de Gantt representan tareas, su duración y dependencias dentro de un proceso. Son especialmente útiles en la gestión y planificación de proyectos.

• Diagramas SIPOC: SIPOC significa Proveedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Proceso (Process), Salidas (Outputs) y Clientes (Customers). Estos diagramas proporcionan una visión general de alto nivel de un proceso y se utilizan a menudo en proyectos de Six Sigma y mejora de procesos.

Aplicaciones del modelado de procesos de negocio

El modelado de procesos de negocio puede aplicarse en diversas industrias y funciones. A continuación, exploramos tres casos específicos de uso:

1. Modelado de procesos en flujos de trabajo de manufactura

Aquí se presenta un diagrama BPM de un proceso de manufactura que ilustra el flujo secuencial de actividades involucradas en la producción de un producto. Comienza con la recepción de materias primas, seguido de varias etapas como ensamblaje, inspección de calidad y embalaje, y finaliza con la distribución del producto terminado a los clientes.

Al mapear cada paso, los interesados pueden identificar posibles cuellos de botella, redundancias o ineficiencias. Esta representación visual facilita la comunicación entre los miembros del equipo y respalda los esfuerzos por optimizar las operaciones, garantizando una línea de producción más fluida y eficiente.

2. Mejorando la atención al paciente mediante el modelado de procesos

El modelado de procesos puede optimizar las operaciones en el sector de la salud al mejorar los flujos de trabajo relacionados con la atención al paciente. Un estudio de 2024 publicado en el Business Process Management Journal demostró cómo los hospitales utilizaron el modelado de procesos para analizar el recorrido de los pacientes en los departamentos de emergencia.

Al mapear actividades como el registro de pacientes, el triaje, los diagnósticos y los tratamientos, los interesados identificaron ineficiencias como tiempos de espera prolongados y asignaciones inadecuadas de recursos. Con base en estos hallazgos, los hospitales reestructuraron sus flujos de trabajo, mejoraron la asignación de personal e introdujeron herramientas digitales para agilizar los procesos. Estos cambios redujeron los tiempos de espera de los pacientes y mejoraron la calidad general de la atención.

3. Optimizando los procesos de pago en la banca por internet mediante el modelado de procesos

El modelado de procesos puede mejorar la eficiencia de los sistemas de pago en la banca por internet. Al utilizar el modelado de procesos de negocio, es posible diseñar flujos de trabajo flexibles y escalables para gestionar diversos servicios de pago, como transferencias de fondos y pagos de facturas.

Al mapear el proceso de principio a fin, desde la iniciación por parte del cliente hasta el procesamiento en el backend, los bancos pueden identificar ineficiencias y mejorar el rendimiento del sistema. Este enfoque garantiza la ejecución fluida de transacciones, reduce errores y mejora la experiencia general del cliente, convirtiéndose en una herramienta esencial para modernizar los servicios bancarios digitales.

Modelado de procesos vs. mapeo de procesos

Aunque los términos suelen usarse indistintamente, el modelado y el mapeo de procesos tienen diferencias clave en su enfoque y propósito. Ambos buscan visualizar flujos de trabajo, pero:

• El modelado de procesos es más amplio y analítico, centrándose en comprender, mejorar y optimizar los flujos de trabajo organizacionales.
  El mapeo de procesos es más simple y descriptivo, con un enfoque principal en la claridad y la documentación.

• El modelado de procesos de negocio es una herramienta poderosa para analizar y perfeccionar los flujos de trabajo. Al aprovechar las técnicas de visualización adecuadas y distinguir entre modelado y mapeo, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, cumplimiento normativo y agilidad.

A medida que las industrias evolucionan, la gestión de procesos de negocio (BPM) sigue siendo fundamental para garantizar el éxito a largo plazo en un mercado competitivo.