¿Qué es la Automatización de Procesos de Negocio (BPA)?

Comprendiendo la automatización de procesos de negocio (BPA)

La automatización de procesos de negocio (BPA) está transformando la forma en que las organizaciones gestionan sus operaciones y reducen la carga de trabajo manual. Consiste en aprovechar la tecnología para gestionar tareas o flujos de trabajo repetitivos, liberando tiempo y recursos para que los equipos se concentren en actividades de mayor valor.

En esencia, la BPA es una subdisciplina de la gestión de procesos de negocio (BPM), cuyo objetivo es optimizar la ejecución de los procesos. Un proceso de negocio es una serie de actividades repetibles diseñadas para alcanzar un resultado específico. Por ejemplo, cerrar un acuerdo de ventas, crear una propuesta, redactar un contrato y obtener aprobaciones suelen seguir la misma secuencia cada vez. Automatizar estos pasos puede mejorar significativamente los tiempos de respuesta, reducir el riesgo de errores y garantizar que no se omitan pasos críticos.

Al adoptar la BPA, las empresas pueden mejorar la eficiencia, empoderar a sus equipos para que se enfoquen en objetivos estratégicos e innovación, y obtener mejores resultados.

Componentes clave de la automatización de procesos de negocio

La automatización empresarial se centra en el uso de tecnología para hacer que los procesos sean más rápidos, inteligentes y eficientes. Sus componentes esenciales incluyen:

• Integración de software: Conectar diversas herramientas para permitir un flujo de datos continuo y una automatización fluida.
• Orquestación de flujos de trabajo: Estructurar tareas automatizadas en un proceso cohesivo y eficiente.
• Inteligencia artificial (IA): Incorporar inteligencia a la automatización para tomar decisiones más inteligentes.

La importancia de la automatización de procesos de negocio (BPA) en las empresas modernas

Automatizar tareas rutinarias aumenta la eficiencia operativa, reduce el esfuerzo manual (y los errores asociados) y ahorra dinero. Además, libera a su equipo para concentrarse en actividades más significativas, convirtiendo a la BPA en un motor clave para el éxito y el crecimiento de cualquier organización. Tanto las grandes empresas como los pequeños negocios pueden beneficiarse del poder de la automatización de procesos.

Beneficios de la automatización de procesos de negocio (BPA)

✔️ Mayor eficiencia y productividad

Operaciones optimizadas: Reducción de cuellos de botella y aceleración en la finalización de procesos.
Optimización de recursos: Asignación de personas a actividades que generen mayor valor agregado.
Transparencia: Aporta claridad al definir claramente quién es responsable, qué debe hacerse y cuándo, asegurando que todos los participantes comprendan sus roles.

✔️ Mejor precisión y consistencia

Reducción de errores: Minimización de errores humanos mediante procesos automatizados y estandarizados.
Garantía de calidad: Asegura una calidad constante en los resultados a lo largo de las operaciones.

✔️ Ahorro de costos

Reducción de costos operativos: Disminución de gastos relacionados con el procesamiento manual y la corrección de errores.
Escalabilidad: Permite a las empresas crecer sin un aumento proporcional en los costos operativos.

✔️ Mejor cumplimiento normativo y capacidad de auditoría

Adherencia a normativas: Garantiza que los procesos cumplan con estándares y regulaciones de la industria.
Rastreo de auditorías: Mantiene registros detallados de los procesos automatizados para garantizar responsabilidad.

Tipos de automatización de procesos de negocio

La automatización empresarial no es una solución única para todos; existen diferentes tipos, cada uno con un propósito específico. A continuación, desglosamos los principales tipos de BPA y cómo contribuyen a optimizar las operaciones.

Automatización de tareas

Esta es la forma más sencilla de BPA. Se enfoca en tareas individuales y repetitivas, como enviar recordatorios, actualizar registros o generar informes. Es ideal para gestionar actividades de pequeña escala que consumen tiempo valioso.

Automatización de flujos de trabajo

Lleva la automatización un paso más allá al automatizar secuencias completas de tareas. Garantiza que procesos como la incorporación de nuevos empleados o la gestión de aprobaciones fluyan sin interrupciones, eliminando demoras y la necesidad de intervención manual.

Automatización robótica de procesos (RPA)

La RPA utiliza bots de software que imitan interacciones humanas con sistemas digitales, lo que la hace ideal para manejar procesos de gran volumen y basados en reglas, como la entrada de datos o el procesamiento de facturas. Y su crecimiento es notable: según Gartner, el mercado de RPA creció un 22,1 % en 2023, superando la tasa de crecimiento de ingresos globales por software del 11,1 %.

Reglas IFTTT

Siglas de "If This, Then That", estas reglas ofrecen un enfoque ligero y basado en eventos para la automatización. Las reglas IFTTT son excelentes para conectar aplicaciones y sistemas, automatizando acciones sencillas como "Si se agrega un archivo nuevo a una carpeta, entonces enviar una notificación por correo electrónico."

Automatización inteligente e IA

Esta es la evolución futura de la BPA, combinando la automatización con inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático. La automatización inteligente puede gestionar tareas complejas que requieren análisis, toma de decisiones o capacidades predictivas, convirtiéndose en una herramienta poderosa para escenarios empresariales avanzados.

Ejemplos de automatización de procesos de negocio

Automatización de la gestión de contratos

La gestión de contratos puede ser un proceso complejo. Aquí se explica cómo la automatización de procesos de negocio (BPA) puede simplificarlo de manera efectiva:

1. Cuando se inicia una solicitud de contrato, el sistema genera automáticamente una plantilla personalizada basada en parámetros predefinidos, como los datos del cliente y los detalles del proyecto.
2. Se envían notificaciones automatizadas al equipo legal para revisión y modificaciones necesarias.
3. Una vez revisado, el sistema envía el contrato a las partes relevantes para obtener firmas electrónicas mediante herramientas integradas, eliminando la necesidad de seguimientos manuales.
4. Tras obtener las firmas, el contrato se almacena automáticamente en un repositorio centralizado, y el sistema programa recordatorios de vencimiento y renovación.

Esta automatización garantiza ciclos de contrato más rápidos, reduce errores humanos y mejora el seguimiento del cumplimiento normativo.

Automatización del proceso de aprobación de vacaciones

En un proceso manual de aprobación de vacaciones, los múltiples pasos pueden ser lentos y propensos a errores. Al utilizar la automatización de procesos de negocio (BPA), este flujo de trabajo puede simplificarse de la siguiente manera:

1. Cuando un empleado envía una solicitud de vacaciones, se envían notificaciones automatizadas al gerente del equipo y a los miembros del equipo para su aprobación.
2. Una vez aprobada, el sistema genera y completa automáticamente el formulario requerido, notificando al departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) sobre la solicitud.
3. RR. HH. revisa la solicitud y envía un formulario habilitado para firma electrónica para la autorización personal del empleado, eliminando la necesidad de aprobaciones en papel.
4. Después de que el empleado autoriza el formulario, este se envía automáticamente a RR. HH., y el sistema finaliza la aprobación sin necesidad de intervención manual adicional.

Al automatizar estos pasos, la BPA reduce demoras, elimina el uso de papel y garantiza un proceso de aprobación fluido, ahorrando tiempo tanto para los empleados como para RR. HH.

Automatización de la recopilación de comentarios de clientes

Recopilar comentarios de clientes es esencial para mejorar el servicio y la satisfacción del cliente, y la automatización de procesos de negocio (BPA) puede hacer que este proceso sea más fluido:

1. Después de una interacción de servicio o la compra de un producto, el sistema BPA envía automáticamente una encuesta de satisfacción al cliente por correo electrónico o SMS.
2. Utilizando análisis de sentimientos impulsados por inteligencia artificial (IA), el sistema rastrea las respuestas de las encuestas y clasifica los comentarios según el sentimiento: positivo, neutral o negativo.
3. Si se detectan comentarios negativos, el sistema activa una alerta para que el equipo de atención al cliente realice un seguimiento inmediato, garantizando una resolución oportuna de los problemas.
4. Todos los comentarios se registran automáticamente en una base de datos centralizada y se resumen en informes para que la dirección analice tendencias y obtenga información valiosa.
5. Para los clientes que brindan comentarios positivos, el sistema envía un mensaje de agradecimiento y, si corresponde, ofrece un código de descuento o una recompensa de lealtad.

Esta automatización asegura una recopilación oportuna de comentarios, mejora la satisfacción del cliente y proporciona información procesable para la mejora continua.

Automatización de procesos de negocio en escenarios reales

Reduciendo el estrés y aumentando la previsibilidad en la construcción: el caso de BMWC

BMWC Constructors, una empresa estadounidense de construcción industrial, enfrentaba desafíos al gestionar flujos de trabajo complejos, garantizar una comunicación efectiva y mantener la transparencia en los sitios de trabajo. Para superar estos problemas, BMWC implementó una serie de automatizaciones específicas para abordar sus necesidades únicas:

• Señales visuales para la comunicación: Utilizaron bloqueadores y etiquetas como "Material faltante" o "Problema de documentación" para señalar posibles retrasos. También introdujeron etiquetas de prioridad para tareas de emergencia, asegurando que todos los miembros del equipo estuvieran al tanto de los elementos críticos.
• Notificaciones automatizadas: Configuraron reglas empresariales para notificar a los miembros responsables cuando se aplicaban bloqueadores o etiquetas específicas (por ejemplo, "Material faltante") a una tarea. Esto eliminó la necesidad de alertas manuales y garantizó acciones oportunas.
• Políticas basadas en tiempo y activadores: Establecieron políticas para automatizar acciones, como bloquear iniciativas cuando una sub-tarea enfrentaba un problema o enviar notificaciones al completar una lista de verificación de inspección.

Este enfoque mejoró la previsibilidad de los flujos de trabajo, redujo el estrés al automatizar procesos rutinarios y fomentó la colaboración del equipo. Al implementar 15 reglas empresariales personalizadas y herramientas de gestión visual, BMWC logró una mayor eficiencia, minimizó retrasos y promovió una cultura de mejora continua. (Estudio de caso BMWC)

Transformando las operaciones de ingeniería con BPA: el caso de Somabe

Somabe, una empresa de ingeniería industrial, enfrentaba desafíos como la falta de visibilidad en las tareas, capacidades inconsistentes y la dependencia de asignaciones verbales de trabajo. Para superar estos problemas, adoptaron los tableros digitales de gestión de trabajo de Businessmap y el motor de automatización de reglas empresariales. Entre las automatizaciones clave implementadas se incluyen:

• Seguimiento en tiempo real: Marcar automáticamente una funcionalidad como iniciada cuando comenzaba un elemento de trabajo.
• Reducción de supervisión manual: Marcar una iniciativa como completada una vez finalizadas todas las tareas asociadas.
• Priorización mejorada: Resaltar en rojo las tareas recién asignadas para facilitar la priorización.

Estos cambios mejoraron la visibilidad de los proyectos, optimizaron la gestión de tareas y fomentaron la colaboración, lo que resultó en entregas más predecibles y resultados de mayor calidad. El éxito de Somabe demuestra el poder transformador de la automatización en flujos de trabajo complejos. (Estudio de caso Somabe)

Automatización de la gestión de contratos con IA: el caso de UScellular

Gestionar más de 10,000 contratos y sus metadatos asociados puede ser una tarea abrumadora para los equipos de cadena de suministro y adquisiciones. En UScellular, la inteligencia artificial (IA) ha demostrado ser la solución adecuada para enfrentar este desafío.

• Extracción de metadatos: La herramienta de IA escanea los contratos para extraer metadatos clave, como términos contractuales, fechas de renovación y condiciones de pago, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente.
• Población automatizada: Una vez extraídos, la IA llena automáticamente la plataforma de gestión de contratos con la información relevante, garantizando precisión y ahorrando tiempo.
• Informes mejorados: Con los metadatos estructurados disponibles, la plataforma puede generar informes detallados y ofrecer información valiosa para la toma de decisiones y el seguimiento del cumplimiento normativo.

Esta implementación práctica demuestra cómo UScellular utiliza la IA para optimizar los procesos de gestión de contratos, mejorando la eficiencia y reduciendo la carga de trabajo manual. (The Wall Street Journal)

Cómo automatizar procesos de negocio: 6 pasos esenciales

Implementar la automatización para mejorar sus flujos de trabajo va más allá de elegir una herramienta; implica alinear estrategia, personas y tecnología. A continuación, se detallan los pasos clave para garantizar una implementación exitosa de BPA y los factores esenciales que pueden determinar el éxito o el fracaso de la iniciativa.

1. Identifique oportunidades de automatización: Mapee los flujos de trabajo actuales para detectar ineficiencias y cuellos de botella. Simplifique, estandarice y rediseñe procesos según sea necesario. Involucre a expertos en la materia (SMEs) para garantizar que los procesos estén listos para la automatización.
2. Elija la herramienta adecuada: Seleccione una herramienta que esté alineada con los objetivos de su negocio, sea manejable para los equipos operativos sin experiencia en programación y cuente con un historial comprobado para gestionar procesos complejos. Evalúe a los proveedores para garantizar soporte a largo plazo.
3. Pruebas piloto: Realice pruebas a pequeña escala, comenzando con procesos relativamente complejos. Esto valida la herramienta y el proveedor, al mismo tiempo que identifica posibles desafíos antes de la implementación a gran escala.
4. Implementación completa: Despliegue la automatización a nivel organizacional tras un piloto exitoso. Asegúrese de que esté alineada con los objetivos empresariales e involucre al liderazgo operativo para minimizar conflictos estructurales.
5. Programa de gestión del cambio (MoC): Ejecute un sólido programa de gestión del cambio para generar confianza entre los empleados hacia la automatización. Destaque beneficios como la reducción de tareas repetitivas y asegúrese de que los empleados perciban la automatización como una mejora, no una amenaza. Proporcione la capacitación necesaria.
6. Monitoreo y optimización: Supervise siempre el rendimiento de los procesos automatizados, recopile comentarios y realice ajustes según sea necesario. Las actualizaciones regulares mantienen la automatización relevante para las necesidades empresariales en constante evolución.

Cómo identificar los procesos adecuados para la automatización

Al determinar si un proceso es un buen candidato para la automatización, considere estos criterios clave:

• Repetitividad: Enfóquese en tareas que se repiten con frecuencia y siguen los mismos patrones.
• Alto volumen: Priorice los procesos que manejan grandes conjuntos de datos o numerosas transacciones.
• Basados en reglas: Asegúrese de que las tareas tengan reglas claras, predefinidas y resultados predecibles.

Estas pautas ayudan a priorizar los procesos en los que la automatización puede generar el mayor impacto.

Tendencias que impulsan la automatización inteligente

Integración de IA y aprendizaje automático

La integración de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático está revolucionando industrias al habilitar procesos más inteligentes, rápidos y confiables.

• Finanzas: El aprendizaje automático protege de manera proactiva contra el fraude en tiempo real.
• Salud: La IA salva vidas con diagnósticos más precisos y planes de tratamiento personalizados.
• Agricultura: La agricultura de precisión impulsada por IA asegura sostenibilidad y mayores rendimientos.
• Manufactura: Las fábricas inteligentes lideran la automatización de la producción y la optimización del mantenimiento.

Con un mercado de fábricas inteligentes que se espera pase de 100.6 mil millones USD en 2024 a 164.0 mil millones USD en 2029, esta ola de innovación está transformando las industrias a nivel global.

Crecimiento de las plataformas Low-Code/No-Code

Las plataformas de desarrollo Low-Code y No-Code están empoderando a las empresas como nunca antes, permitiendo a usuarios no técnicos crear aplicaciones de forma rápida y sencilla.

• Estas plataformas reducen el tiempo de desarrollo y fomentan la creatividad y la innovación para abordar desafíos únicos.
• Se proyecta que alcanzarán un mercado de 65 mil millones USD para 2027, consolidándose rápidamente como una herramienta esencial para empresas que buscan mantenerse competitivas y fomentar el crecimiento en un entorno empresarial cada vez más exigente.