La gestión de procesos es una disciplina para gestionar el trabajo a través de la organización con el fin de lograr operaciones empresariales eficientes y adaptables. Después de todo, la eficiencia no es solo una estrategia, es necesaria para prosperar en un entorno competitivo.
En este artículo, profundizaremos en lo esencial de la gestión de procesos, explorando el impacto transformador de los flujos de trabajo optimizados y los procedimientos estandarizados, mientras nos mantenemos al tanto de las expectativas de los clientes, que están en constante evolución.
¿Qué es la Gestión de Procesos?
La gestión de procesos es un enfoque sistemático para gestionar un conjunto de tareas relacionadas con el fin de lograr un objetivo específico para una organización. Por ejemplo, la forma en que un restaurante gestiona la toma de pedidos, la preparación de alimentos y el servicio es un proceso que debe ser eficiente para asegurar la satisfacción del cliente. De manera similar, en una organización, procesos como la gestión de riesgos aseguran que las amenazas potenciales sean identificadas, evaluadas y mitigadas, previniendo interrupciones.
La Guía PMBOK del Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos (PMBOK® Guide) define un proceso como una serie de actividades que transforman entradas en salidas, destacando su naturaleza estructurada. También resalta que los procesos implican tomar entradas como recursos, información o materiales y transformarlos en salidas como productos, servicios o resultados.
Aquí hay algunas características importantes de la gestión de procesos:
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Una forma estructurada de pensar: La gestión de procesos fomenta un enfoque sistemático para analizar las operaciones del equipo dentro de un entorno de trabajo. Al pensar de manera sistemática, se pueden descubrir ineficiencias, agilizar las operaciones y mejorar el rendimiento general.
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Un lenguaje común: Proporciona un vocabulario compartido de términos, conceptos, teorías y metodologías que ayudan a los equipos a discutir y analizar sus experiencias laborales. Este lenguaje común permite una mejor comunicación, colaboración y resolución de problemas entre los departamentos.
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Técnicas para resolver problemas: La gestión de procesos proporciona a las organizaciones técnicas para abordar problemas comunes en el lugar de trabajo, como cuellos de botella, mala comunicación y desalineación. Estas herramientas permiten a los equipos enfrentar los desafíos de manera más efectiva y crear flujos de trabajo más fluidos.
¿Por qué es importante la Gestión de Procesos?
La gestión de procesos es fundamental para asegurar que las actividades empresariales se realicen de manera eficiente y efectiva. Utilizando un enfoque estructurado, se puede planificar, ejecutar y analizar sistemáticamente cómo se entregan los resultados. Esto ayuda a alcanzar los objetivos del proyecto y fomenta el aprendizaje organizacional, permitiendo una mejora continua a lo largo del tiempo.
Beneficios clave de la Gestión de Procesos
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Ahorro de costes: La optimización de los procesos reduce el desperdicio y los pasos innecesarios, lo que disminuye los costeos operacionales.
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Mayor productividad: Los procesos bien definidos permiten a los equipos trabajar de manera más eficiente, evitando cuellos de botella.
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Mejor control de calidad: Un enfoque sistemático garantiza estándares consistentes, lo que lleva a resultados de mayor calidad.
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Mejora en la satisfacción del cliente: Los procesos más rápidos y confiables mejoran la experiencia del cliente.
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Estandarización: La gestión de procesos establece pautas claras, lo que facilita replicar el éxito a través de equipos o departamentos.
Por ejemplo, en la industria minorista, la gestión de procesos en el desarrollo e industrialización de productos asegura que cada fase, desde el diseño conceptual hasta la producción en masa, esté optimizada. Esto resulta en lanzamientos de productos más rápidos, reducción de costos de fabricación y productos de mayor calidad, todo mientras se satisface la demanda del mercado de manera más eficiente y se mejora la experiencia general del cliente.
Un ejemplo de esto es una empresa de la industria de la moda que utiliza tableros de gestión de trabajo en Businessmap para asegurar transiciones de proyectos suaves y entregas a tiempo. Para alcanzar sus objetivos, crearon tableros personalizados donde siguen de manera eficiente los prototipos, gestionan las prioridades y utilizan sistemas codificados por colores para priorizar tareas y agilizar su trabajo.
5 Requisitos clave para una gestión de procesos efectiva
Para lograr un rendimiento empresarial óptimo, es crucial contar con algunos elementos fundamentales. Aquí están los cinco requisitos clave para una gestión de procesos efectiva:
1. Visualización de los flujos de valor mediante técnicas de mapeo
Las herramientas de mapeo de procesos, como las pizarras, ayudan a los equipos a visualizar cada paso del flujo de trabajo, incluidas las etapas activas e inactivas. Este enfoque mejora la comprensión de los métodos de entrega del trabajo y revela áreas para la mejora.
2. Eliminación de actividades que no agregan valor
Identificar y eliminar ineficiencias en tu flujo de trabajo te ayudará a agilizar las operaciones. Al mapear todos los pasos en un flujo de trabajo, incluidas las etapas donde ocurren dependencias externas y el trabajo está en fase de "espera", podrás obtener una visión más clara de la eficiencia real con la que entregas el trabajo. Visualizar cada paso del proceso, incluidos los cuellos de botella y las dependencias, puede revelar problemas ocultos, como mala comunicación y cuellos de botella, y mejorar la colaboración.
3. Estandarización de procesos
Estandarizar los procesos a lo largo de la organización asegura fiabilidad, minimiza errores y facilita la escalabilidad. En Businessmap, a menudo vemos que los clientes luchan con actividades desarticuladas entre equipos. Tareas como la recuperación de información, el procesamiento de pedidos y el seguimiento de proveedores se gestionan frecuentemente a través de métodos inconsistentes, a menudo basados en registros dispersos en hojas de Excel. La estandarización trae orden y previsibilidad, haciendo que los procesos sean más eficientes.
4. Cooperación entre departamentos y políticas de procesos claras
Una fuerte colaboración entre departamentos es esencial para una gestión de procesos fluida. Sin ella, los conflictos de autoridad y los objetivos desalineados pueden interrumpir los flujos de trabajo. Por ejemplo, en empresas internacionales, múltiples equipos pueden buscar información sobre el estado de los pedidos o retrasos de proveedores simultáneamente, lo que lleva a datos redundantes e inexactos.
Implementar políticas de procesos explícitas es una práctica invaluable del método de gestión de trabajo Kanban. Este método ayuda a los equipos a entregar resultados centrados en la eficiencia. Esta práctica refuerza aún más la comunicación y la alineación en la manera en que los equipos entregan su trabajo.
5. Compromiso con la mejora continua
Mantener la flexibilidad y fomentar una cultura de mejora continua asegura que los flujos de trabajo sigan siendo eficientes y se adapten al cambio. Este compromiso con la mejora constante es vital para mantenerse competitivo y responder de manera ágil en un entorno empresarial dinámico.
Al implementar estos cinco requisitos, las empresas pueden crear una base sólida para una gestión de procesos efectiva, impulsando un mejor rendimiento y un crecimiento sostenible.
Gestión de Procesos: Mejores prácticas para comenzar
Comenzar con estas prácticas proporciona una base sólida para mejorar la eficiencia de tus procesos y fomentar una cultura de mejora continua.
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Mapea los flujos de valor: El primer paso es entender claramente cómo las diferentes áreas de tu negocio están interconectadas y aportan valor al cliente. Una forma de hacerlo es mediante tableros digitales interactivos, donde puedes crear diagramas de flujo de procesos, visualizar dependencias y mapear los flujos de trabajo.
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Limita el trabajo en curso (WIP): Al limitar la cantidad de tareas que un equipo está trabajando en un momento dado, evitas sobrecargar a los miembros del equipo y aseguras que el trabajo actual se complete antes de comenzar con nuevos proyectos.
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Establece roles y responsabilidades claras: Define claramente quién es responsable de cada parte del proceso. Esto evita confusión, reduce los retrasos en las entregas y asegura la rendición de cuentas.
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Estandariza los procesos: La estandarización asegura consistencia entre equipos y departamentos. Al tener procedimientos bien definidos, reduces errores, mejoras la eficiencia y facilitas la escalabilidad o replicación de procesos.
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Monitorea métricas clave: Haz un seguimiento de métricas de flujo de trabajo, como el tiempo de ciclo, el tiempo de entrega y el rendimiento, para medir la eficiencia de tus procesos. Monitorear el rendimiento te permite tomar decisiones basadas en datos y optimizar continuamente los flujos de trabajo.
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Implementa la mejora continua: Revisa y refina regularmente tus procesos mediante retroalimentación continua y análisis de datos. Usa las métricas de flujo de trabajo para entender qué está funcionando y qué no, luego haz mejoras incrementales con el tiempo.
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Fomenta la colaboración entre equipos: Rompe los silos y asegura una comunicación fluida entre equipos. La colaboración ayuda a prevenir retrasos debido a desalineación o falta de información, especialmente en procesos que involucran múltiples departamentos.
Herramientas de Procesos: Mejorando la Gestión de Procesos con Visualizaciones Claras y Métricas
Las herramientas de procesos muestran de manera efectiva cómo funciona un proceso, proporcionando representaciones visuales claras y modelos que ayudan a los gerentes y equipos a mapear, implementar y refinar sus flujos de trabajo. Estas herramientas tienen como objetivo brindar a los equipos una comprensión más profunda de cómo funcionan los procesos, identificar ineficiencias y ofrecer un enfoque estructurado para la mejora continua. Al modelar sus procesos, los equipos pueden ejecutar estos modelos en escenarios reales y refinarlos en función de los datos de rendimiento reales.
Beneficios Clave de las Herramientas de Gestión de Procesos
Las herramientas de procesos ofrecen varios beneficios esenciales, especialmente en la mejora de la transparencia, la centralización y las métricas de rendimiento.
Transparencia en los Procesos de Gestión del Trabajo
Las herramientas de procesos ofrecen una visión transparente de cómo se gestionan y ejecutan las tareas. Al mapear visualmente cada paso, los miembros del equipo pueden identificar rápidamente cuellos de botella, redundancias o áreas de mejora.
Centralización de Modelos de Procesos
Con las herramientas de procesos, todos los modelos de organización de proyectos están centralizados, proporcionando una única fuente de verdad. Los modelos centralizados garantizan consistencia entre equipos y departamentos, lo que permite una comunicación más fluida y una coordinación más eficaz. Además, facilita la escalabilidad de los procesos, ya que los modelos estandarizados pueden adaptarse para diferentes equipos o proyectos.
Métricas de Ejecución
Las herramientas de procesos también proporcionan métricas que ayudan a los equipos a realizar un seguimiento del éxito de sus flujos de trabajo. Al medir el rendimiento de los diferentes procesos, las organizaciones pueden obtener valiosas ideas sobre qué está funcionando y qué no. Las métricas de ejecución —como el tiempo dedicado a las tareas, las tasas de finalización y la asignación de recursos— permiten que los equipos tomen decisiones basadas en datos. Este enfoque en la mejora continua es clave para refinar los procesos a lo largo del tiempo y garantizar que sigan alineados con los objetivos empresariales.
Métodos de Mejora de la Gestión de Procesos
Existen diferentes métodos de gestión de procesos que ofrecen formas únicas de optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia, dependiendo de la naturaleza del negocio y sus objetivos. Aquí te presentamos algunos de los métodos esenciales más utilizados en la gestión de procesos:
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Gestión de Procesos de Negocio (BPM): BPM es una forma de representar visualmente los procesos, a menudo mediante el mapeo de procesos. BPM utiliza mapas gráficos y pizarras para mostrar cada paso del proceso, lo que facilita su análisis y mejora. El aspecto visual de BPM lo convierte en una herramienta altamente eficaz para alinear a los miembros del equipo y a las partes interesadas sobre lo que se debe hacer y cuándo.
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Lean Six Sigma: Lean Six Sigma se enfoca en eliminar el desperdicio de los procesos para crear más valor con menos recursos. El objetivo es agilizar las operaciones identificando y eliminando actividades que no aportan valor al producto o servicio final. Utilizando herramientas como el análisis de causas raíz y métricas estadísticas, Lean Six Sigma ayuda a los equipos a mejorar continuamente refinando sus procesos para que sean más rápidos, rentables y menos propensos a errores.
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5 Porqués: El método de los 5 Porqués es una poderosa herramienta de gestión de procesos para identificar las causas raíz de los problemas. Al hacer la pregunta "¿Por qué?" de manera repetida, generalmente cinco veces, los equipos pueden profundizar para descubrir los problemas subyacentes. Este enfoque promueve una mejor comprensión, reduce los problemas recurrentes y apoya la mejora continua al abordar las causas raíz en lugar de soluciones superficiales, haciendo que los procesos sean más resilientes.
Cada uno de estos métodos de gestión de procesos tiene sus fortalezas, y la mejor opción depende de la naturaleza del negocio y sus desafíos específicos. Veamos cómo algunos de estos métodos se han implementado con éxito.
Ejemplos de Gestión de Procesos: 3 Casos de Éxito
33% de Mejora en el Rendimiento Operativo en Logística | Encoparts
Un ejemplo proviene de la división de compras internacionales de la empresa de logística Encoparts. El equipo aplicó prácticas Lean, específicamente el mapeo de flujos de valor (VSM), para visualizar y analizar sus procesos. Esta técnica les ayudó a identificar dónde estaban generando valor real en el proceso, descubriendo ineficiencias que limitaban la evolución de su servicio.
Al desglosar y mapear cada paso crucial con la ayuda de las capacidades de gestión de procesos y flujos de trabajo de Businessmap, pudieron clarificar dónde eran necesarias mejoras, lo que condujo a operaciones más eficientes y a una mejora del 33% en el rendimiento operativo en su área de compras. (Caso de Éxito de Encoparts)
Mejora del 54% en el Tiempo de Ciclo en los Procesos de Producción de Lácteos | AK Gida
El mayor productor de lácteos de Turquía, AK Gida, optimizó exitosamente sus procesos mediante talleres enfocados como el Mapeo de Flujos de Valor (VSM) y STATIK (Enfoque de Pensamiento Sistémico para Implementar Kanban). Estos esfuerzos ayudaron a agilizar la recopilación y síntesis de nuevas solicitudes de las unidades de negocio.
Al implementar un tablero dedicado para visualizar el flujo de trabajo como un "repositorio de ideas", el equipo pudo clasificar fácilmente si una solicitud era un proyecto completo o una tarea más pequeña, como una "Solicitud de Cambio". Esta optimización permitió lograr una mejora del 54% en el tiempo de ciclo de los procesos de producción.
Para rastrear las dependencias con proveedores externos, utilizaron mapas de calor para seguir el tiempo que su trabajo esperaba por un proveedor específico.
Los esfuerzos de transformación en AK Gida resultaron en una mejora del 54% en el tiempo de ciclo, una reducción del 23% en el tiempo de entrega y una disminución del 21% en el tiempo de retraso causado por proveedores externos durante un periodo de cuatro meses. (Caso de Éxito de AK Gida)
De más de 150 días a 60 días en tiempos de entrega promedio | Flapper
Otro ejemplo proviene del mercado de taxis aéreos, Flapper. La falta de visibilidad del trabajo, el cambio frecuente de tareas y los tiempos de entrega lentos generaron interrupciones significativas en el flujo de trabajo. Con la estabilidad del producto y la entrega a tiempo en riesgo, quedó claro que la visibilidad del flujo de trabajo era esencial para mejorar la previsibilidad y la alineación con las prioridades del negocio.
Flapper abordó los problemas de flujo de trabajo introduciendo un límite de trabajo en curso (WIP) inspirado en Kanban. Esto ayudó al equipo a centrarse en las tareas de alto impacto, evitar la sobrecarga y abordar los cuellos de botella de manera más eficaz a través de flujos de trabajo transparentes y una gestión centralizada de tareas.
En cuestión de meses, el equipo de tecnología de Flapper redujo el tiempo promedio de entrega de más de 150 días a 60, y el rendimiento se volvió más predecible. Los límites de WIP también redujeron la cantidad de trabajo sin terminar y el retrabajo, lo que condujo a una entrega de productos de mayor calidad. (Caso de Éxito de Flapper)
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