Un negocio es tan eficiente como sus procesos.
Esta afirmación es válida para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o complejidad. Todos operamos bajo procesos definidos que nos guían hacia nuestros objetivos comerciales. Solo podemos funcionar de manera eficiente y entregar continuo valor cuando estos procesos están bien formalizados y son claros.
Para lograr la excelencia operativa, las empresas deben mejorar constantemente sus procesos de negocio. Esto significa enfocarse en cada paso del proceso, desde el inicio hasta el final.
Este artículo explora el ciclo de vida de BPM, desglosando sus fases y su importancia.
Comprendiendo el Business Process Management (BPM)
Business Process Management (BPM) es la forma sistemática de organizar y agilizar los procesos empresariales para lograr o mejorar los objetivos comerciales. BPM combina técnicas de mejora de procesos, automatización y monitoreo para asegurar que cada proceso empresarial funcione a niveles óptimos.
Es fundamental recordar que BPM es un esfuerzo continuo que requiere mejora constante, no es una iniciativa puntual. Este compromiso de alinear los procesos de negocio con los objetivos organizacionales cambiantes mantiene al equipo comprometido y enfocado, al mismo tiempo que ayuda a reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente.
¿Qué es el Ciclo de Vida de BPM?
El ciclo de vida de BPM es un proceso cíclico que incluye varias fases, cada una contribuyendo a la mejora continua de los procesos empresariales. Este ciclo de vida proporciona un enfoque estandarizado para asegurar que los procesos de negocio estén bien diseñados, ejecutados y optimizados a lo largo del tiempo.
El Ciclo de Vida de BPM: Las 5 Fases Clave Explicadas
Desglosamos y exploramos las cinco fases de BPM en detalle.
1. Iniciación
El ciclo de vida de BPM comienza con un análisis profundo de los procesos actuales de tu negocio. El objetivo es identificar aquellos procesos que más necesitan ser mejorados. Esto se puede lograr mediante métodos como estudios de viabilidad, talleres internos o revisión de procesos.
Una vez identificados, los procesos se priorizan según factores como su alineación con los objetivos del negocio, los posibles beneficios de mejora y los recursos necesarios.
Para visualizar todo el proceso, se crean representaciones estructuradas usando símbolos de diagramas de flujo, pizarras digitales o mapas de flujo de valor. Esta representación visual de los flujos de trabajo con mapas de procesos es crucial para detectar ineficiencias, entender las etapas de espera y enfocar las áreas que requieren mejora.
La etapa de identificación no es una misión en solitario, sino un esfuerzo en equipo que involucra a todos los departamentos. El enfoque colaborativo asegura que se escuchen todas las perspectivas y que todos contribuyan al proceso de mejora con ideas frescas. La participación de los interesados es especialmente crucial para establecer los resultados deseados y definir los indicadores clave de rendimiento (KPIs).
2. Análisis
Una vez que la necesidad de mejora de procesos está clara, el siguiente paso es revisar el proceso de negocio existente y analizar cada uno de sus pasos. Esta etapa es fundamental ya que ayuda a detectar cuellos de botella o retrasos en el proceso y a descubrir ineficiencias. El resultado de este análisis es desarrollar un plan de acción para la optimización del proceso, delineando los eventos clave del proceso.
Este plan puede incluir la búsqueda de oportunidades para automatizar tareas repetitivas, añadir nuevos pasos o eliminar aquellos innecesarios que ralentizan el proceso o generan costes adicionales, errores humanos o insatisfacción del cliente.
La esencia de esta fase es comprender el estado "actual" del proceso. Este modelo no solo proporciona una comprensión clara del flujo del proceso, los puntos de decisión y las actividades involucradas, sino que también sirve como un plano para el proceso mejorado.
3. Diseño
La fase de diseño se centra en reestructurar los procesos existentes para eliminar obstáculos y mejorar el rendimiento. Incluye todas las actividades necesarias para crear un diseño de proceso "futuro" y optimizado que aborde las brechas identificadas y se alinee con los objetivos organizacionales.
En esta etapa, se identifican los roles, se rediseñan los flujos de trabajo y se definen los objetivos y actividades, todo basado en el análisis realizado en la etapa anterior. Un aspecto clave de esta fase es la observación y revisión continua de los procesos. Cualquier retroalimentación no solo es bienvenida, sino activamente solicitada, para seguir optimizando y mejorando el diseño y la operación de los procesos.
El gran objetivo es desarrollar un sistema que trabaje a favor de los objetivos de la empresa y logre la máxima eficiencia y efectividad. Las buenas prácticas para lograr esto pueden incluir la automatización de procesos, el uso de herramientas y técnicas adecuadas para mejorar el rendimiento y la adopción de métodos de mejora.
4. Implementación
La cuarta fase se centra en la implementación del proceso. Poner en práctica los procesos rediseñados generalmente implica capacitar a los empleados y realizar los cambios organizacionales necesarios. Para evitar interrumpir el flujo del proceso y poder actuar en caso de errores, es recomendable comenzar con una evaluación de prueba en las primeras etapas. Solo cuando se confía en el proceso se pueden implementar los cambios a nivel de toda la empresa.
La tecnología, como el software de gestión de flujos de trabajo, se utiliza a menudo para facilitar una ejecución fluida del proceso.
5. Monitoreo
En esta fase final, las organizaciones realizan un seguimiento del rendimiento de los procesos para evaluar la efectividad de los nuevos procesos en tiempo real. El monitoreo implica:
- Recopilar datos sobre indicadores clave de rendimiento (KPI).
- Identificar discrepancias entre el rendimiento esperado y el real.
- Utilizar paneles de control y herramientas analíticas para evaluar la eficiencia del proceso.
El monitoreo continuo es un enfoque poderoso que permite a las organizaciones identificar y resolver rápidamente los problemas, asegurando que los procesos funcionen con la máxima eficiencia.
Optimización de BPM y Mejora Continua
BPM es un viaje dinámico y continuo, no un punto final estático. Las organizaciones deben analizar constantemente los datos de rendimiento y solicitar retroalimentación para mantener su efectividad. Esto les permite refinar los procesos y adaptarse al entorno comerciale y las necesidades de los clientes en constante evolución.
La optimización de procesos es un esfuerzo incesante que debe permeabilizar todas las etapas del ciclo de vida de BPM. Al examinar continuamente cada paso del proceso, las organizaciones pueden descubrir oportunidades de mejora y refinarlas de manera iterativa, desbloqueando resultados aún mayores.
Como prueba de ello, la empresa de logística de distribución Encoparts revolucionó su división de compras internacionales, logrando un impresionante aumento del 33% en la eficiencia operativa a través del poder del mapeo del flujo de valor.
La organización desbloqueó un potencial oculto al visualizar el proceso, eliminar desperdicios y agilizar los flujos de trabajo con la ayuda de un potente sistema BPM. Este enfoque basado en datos permitió al equipo tomar decisiones informadas y lograr mejoras significativas.
Los resultados son un testimonio del impacto transformador de rastrear los datos de rendimiento de los procesos. Las organizaciones pueden desbloquear resultados extraordinarios y lograr la excelencia operativa al monitorear métricas clave y adoptar la mejora continua.
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