La Gestión de Cartera de Proyectos(PPM, por sus siglas en inglés) es el proceso de administrar proyectos y sus recursos de manera que se logre el equilibrio adecuado entre las demandas del proyecto y sus objetivos. Esto incluye la gestión del tiempo, los costos, la calidad, los riesgos y las expectativas de las partes interesadas. Además, la PPM mide el desempeño en relación con los objetivos establecidos para identificar oportunidades de mejora.
La PPM puede ayudar a las empresas al proporcionar una visión clara de su situación actual y su exposición al riesgo. También permite a las organizaciones tomar mejores decisiones estratégicas, como qué proyectos emprender a continuación y cómo asignar los recursos de la manera más eficiente posible.
¿Qué es el Software de Gestión de Cartera de Proyectos (PPM)?
El software de Gestión de Cartera de Proyectos (PPM) es una plataforma digital diseñada para ayudar a las organizaciones y equipos a organizar, gestionar y analizar su cartera de proyectos. Se trata de un sistema centralizado que proporciona herramientas para:
- Priorización y planificación de la cartera
- Seguimiento del progreso de los proyectos
- Facilitación de la colaboración entre los diferentes niveles de la organización
- Análisis del rendimiento general del trabajo
¿Por Qué las Empresas Necesitan un Software de PPM?
Existen varias razones por las que tu empresa debería considerar el uso de una herramienta de Gestión de Cartera de Proyectos (PPM):
- Conectar las iniciativas de proyectos con la visión estratégica asegura que todos trabajen hacia un objetivo común.
- Analizar el rendimiento de los proyectos permite optimizar la toma de decisiones sobre lo que realmente importa, lo que conduce a una mejor ejecución de los proyectos.
- El software de PPM promueve la transparencia, permitiendo a los equipos seguir el progreso, detectar problemas en el proceso e identificar áreas de mejora.
- Mejora la comunicación entre equipos, lo que da lugar a una mejor colaboración, evita conflictos y fomenta un flujo de trabajo más eficiente.
Lista de las 10 Mejores Herramientas para la Gestión de Cartera de Proyectos
Elegir la herramienta adecuada para la gestión de cartera de proyectos (PPM) puede ayudarte a implementar con éxito este enfoque y maximizar sus beneficios.
A continuación, te presentamos una lista de las 10 mejores herramientas de PPM:
- Businessmap (anteriormente Kanbanize)
- Celoxis
- Monday
- Smartsheet
- Wrike
- Forecast
- Proggio
- Microsoft Project Online
- Zoho Projects
- Planisware
1. Businessmap(anteriormente Kanbanize)
Businessmap es una plataforma de gestión de cartera de proyectos desarrollada por los fundadores de Businessmap: Dimitar Karaivanov, Christo Stalev y Bisser Ivanov en 2011. La plataforma es reconocida por sus amplias capacidades de personalización y su habilidad para alinear objetivos estratégicos, carteras de proyectos y actividades de trabajo en un solo lugar.
El software ofrece visualización avanzada, escalabilidad entre equipos y niveles de gestión, automatización potente, capacidades analíticas y múltiples opciones de integración. Ayuda a comprender lo que ocurre en toda la organización, conectar la estrategia con la ejecución, identificar oportunidades de mejora y clarificar los procesos.
Businessmap permite gestionar múltiples proyectos con facilidad gracias a su arquitectura flexible, que facilita la conexión de elementos de trabajo entre equipos y departamentos. Con las potentes capacidades de los tableros ejecutivos, los gerentes pueden monitorear el estado de todos los objetivos empresariales, identificar riesgos y evaluar el progreso del trabajo frente a los objetivos.
El producto incluye una prueba gratuita de 14 días para todas las cuentas. El plan de precios estándar comienza en $179/mes para un equipo de 15 usuarios. Se ofrece precios personalizados para organizaciones interesadas en soluciones empresariales.
2. Celoxis
Fundada por Nikhil Daddikar y Ravindra Wankar en 2001, esta empresa basada en SaaS desarrolla software de gestión de proyectos que ayuda a administrar proyectos, recursos y procesos empresariales. El software incluye funcionalidades como seguimiento de proyectos, programación, contabilidad de planificación, hojas de tiempo y seguimiento de gastos. Los paneles de control y reportes personalizables de cartera permiten el seguimiento de métricas e indicadores clave para la gestión de cartera de proyectos.
Además de su versión en la nube, el software también está disponible como una aplicación local (on-premise).
Existe una amplia lista de integraciones con terceros disponibles; sin embargo, la funcionalidad del API y su soporte pueden mejorarse. La versión On-Premise tiene un precio personalizado con facturación única, mientras que la versión en la nube comienza en $25/mes. Se requiere un mínimo de cinco usuarios para la versión Cloud.
3. monday.com
monday.com es una plataforma de gestión de proyectos basada en la nube que ofrece una visión integral de proyectos y procesos. Fundada en 2012 (anteriormente conocida como dapulse) por Eran Zinman y Roy Man, la compañía cotiza actualmente en bolsa. La plataforma permite a los usuarios gestionar sus flujos de trabajo y proyectos a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar.
El software incluye más de 200 plantillas prediseñadas para comenzar rápidamente y múltiples modos de visualización, como Kanban, Calendario, Cronograma, Diagrama de Gantt, Vista de Carga de Trabajo y más. Por ejemplo, la Vista de Carga de Trabajo es ideal para hacer seguimiento del progreso en la ejecución de proyectos.
Sin embargo, el período de prueba ofrecido es limitado en cuanto a funcionalidades, y el precio se sitúa en el extremo superior del mercado. La personalización de la automatización de flujos de trabajo también es un aspecto susceptible de mejora.
monday.com ofrece una prueba gratuita de 14 días y una variedad de planes de suscripción. El plan Individual es gratuito para siempre, el plan Básico comienza en $30/mes (3 licencias), el plan Estándar desde $36/mes (3 licencias), el plan Pro desde $60/mes (3 licencias), y hay precios personalizados disponibles para la solución Enterprise.
4. Smartsheet
Smartsheet es un software basado en la nube para la gestión de proyectos y trabajos, establecido en 2006 por Smartsheet Inc. Ayuda a los equipos a colaborar, asignar tareas, hacer seguimiento de proyectos, compartir documentos y mucho más. La plataforma permite alinear a múltiples equipos en torno a los mismos objetivos estratégicos. El software se puede utilizar para gestionar proyectos, equipos y programas. Smartsheet permite a los gestores de proyectos y carteras conectar proyectos y extraer datos de múltiples fuentes con fines de generación de informes.
No obstante, el estilo de hoja de cálculo de su interfaz puede resultar abrumador para algunos usuarios, y la personalización de las plantillas puede generar confusión. Otra desventaja reportada es la ausencia de un modo sin conexión.
Smartsheet ofrece una prueba gratuita de 30 días. El plan Pro comienza en $9/mes, el plan Business desde $32/mes, y el plan Enterprise tiene precios personalizados.
5. Wrike
Wrike es un software de gestión de proyectos fundado en 2006 por Andrew Filev y adquirido por Citrix Systems en 2021. Esta plataforma SaaS está diseñada para optimizar los procesos de trabajo, gestionar proyectos y mejorar la colaboración. Para brindar mayor visibilidad, el software ofrece funciones como diagramas de Gantt y tableros Kanban. Otras capacidades incluyen el seguimiento del progreso, los recursos y los plazos en un solo lugar, lo que permite realizar pronósticos más precisos.
Una de las limitaciones de la herramienta es que algunos clientes pueden encontrar confuso el modelo de precios, así como el coste de integración con herramientas externas importantes.
Wrike ofrece una prueba gratuita de 14 días y una versión gratuita adecuada para la gestión centralizada de tareas. El plan Professional comienza en $9.80/mes, y el plan Business parte desde $24.80/mes. También existen soluciones personalizadas como el plan Enterprise para equipos grandes o los planes diseñados específicamente para equipos creativos y de prestación de servicios. Wrike también ofrece funciones adicionales con coste extra.
6. Forecast.app
Forecast fue fundada por Dennis Kayser en 2016. Es una plataforma nativa de inteligencia artificial para la gestión de proyectos, trabajo, recursos y finanzas mediante capacidades de automatización inteligente. Forecast busca mejorar la previsibilidad y la planificación con funcionalidades impulsadas por IA, como la programación automática para una mejor planificación de proyectos y recursos, así como el uso de aprendizaje automático para predecir la duración de tareas y estimar fechas de entrega.
La herramienta es adecuada para la gestión centralizada de proyectos y recursos, incluyendo la colaboración del equipo y el seguimiento del tiempo. Sin embargo, carece de funcionalidades para escalar en empresas globales. Otro inconveniente es su modelo de precios, que puede resultar confuso para algunos usuarios.
Forecast ofrece una prueba gratuita de 14 días. Todos los planes de pago requieren un mínimo de 20 usuarios. El plan Lite comienza en $27/mes, mientras que los planes Pro y Plus tienen precios personalizados. Todos los planes se facturan anualmente. La funcionalidad Advanced Analytics (AvA) está disponible como complemento, al igual que algunas integraciones con herramientas de terceros.
7. Proggio
Proggio es un sistema de gestión de cartera de proyectos diseñado para proporcionar una visión rápida de los proyectos y tareas en curso, con el objetivo de lograr una mayor alineación entre la ejecución y los objetivos estratégicos. La empresa fue fundada en 2016 por Barak Schiby y Yaniv Shor.
La plataforma SaaS permite visualizar planes de proyectos, facilitar la colaboración del equipo y generar informes automáticos. Algunas de sus funcionalidades destacadas incluyen flujos de trabajo de proyectos, vistas personalizadas y paneles de control personalizados.
El software se integra con más de 100 herramientas de trabajo de terceros, incluyendo Jira Cloud. Sin embargo, algunas integraciones específicas, como OKTA o Jira On-Premise, solo están disponibles con los planes de suscripción avanzados.
Proggio ofrece una prueba gratuita y cuatro planes de suscripción pagos. El plan Tasks es gratuito, el plan PM tiene un costo de $800/mes, el plan Plus cuesta $1,500/mes, y existe una solución personalizada para empresas: el plan Enterprise. Todas las suscripciones se facturan anualmente y están diseñadas para un número ilimitado de usuarios.
8. Microsoft Project Online
Microsoft Project Online, también conocido como Office 365 y ahora Microsoft 365, es la versión en la nube del software de gestión de proyectos desarrollado por Microsoft desde 1988. El producto fue lanzado en 2017 y es adecuado para gestores de proyectos con experiencia y equipos gracias a funcionalidades como Scrum, Kanban y otros flujos de trabajo personalizados. La solución puede aplicarse en la gestión de proyectos Agile, proyectos en cascada y otras metodologías. Algunas de sus características clave incluyen el seguimiento del tiempo, la gestión de recursos, informes personalizados, entre otras.
Por otro lado, presenta una curva de aprendizaje, por lo que los principiantes pueden encontrarlo abrumador.
Microsoft 365 está disponible como una solución SaaS basada en suscripción. Los planes en la nube para empresas comienzan con el plan Business Basic a $6/mes, el Business Standard a $12.50/mes, el Business Premium a $22/mes, y el plan Apps for Business a $8.25/mes. Todos los planes de precios son por usuario y para suscripciones anuales.
9. Zoho Projects
Zoho Projects es una solución de gestión de proyectos que permite a las organizaciones administrar proyectos, tareas y equipos de manera sencilla. La plataforma fue lanzada en 2006 por Zoho Corporation. Algunas de sus características clave incluyen diagramas de Gantt, vista de lista de tareas, vista de tablero Kanban, seguimiento de proyectos y tiempo, uso compartido de archivos, informes de gestión de recursos, comunicación y colaboración.
A pesar de su amplia funcionalidad, varias opciones de personalización como los campos personalizados para tareas e incidencias, campos personalizados de proyectos, perfiles y roles personalizados, solo están disponibles en el plan más avanzado.
Zoho Projects ofrece una prueba gratuita de 10 días y dos planes de suscripción de pago. El plan Premium comienza en €5/usuario/mes, mientras que el plan Enterprise empieza en €10/mes.
10. Planisware
Planisware es una solución integral de gestión de proyectos y carteras diseñada para abarcar la gestión de costos, recursos, planificación y suministro. La empresa fue fundada en 1998 por Pierre Demonsant y atiende a más de 1000 clientes en todo el mundo. Planisware ofrece dos soluciones:
- Planisware Enterprise: diseñada para ayudar a grandes organizaciones a gestionar presupuestos, previsiones, cronogramas y recursos desde un solo lugar.
- Planisware Orchestra: pensada para pequeñas y medianas empresas, permite una gestión de cartera de proyectos de extremo a extremo.
Ambos productos son basados en la nube e incluyen funcionalidades como el seguimiento de estado, registro de tiempo y gastos, y vistas de cronogramas. Entre los inconvenientes señalados se encuentran su corta prueba gratuita y una curva de aprendizaje pronunciada.
Tanto Planisware Enterprise como Planisware Orchestra tienen precios personalizados. Planisware Orchestra ofrece una prueba gratuita de 14 días.
¿Cuáles son los Beneficios de Usar un Software de Gestión de Cartera de Proyectos?
Un software de Gestión de Cartera de Proyectos no es una solución universal para todas las organizaciones; sin embargo, cuando se aplica con éxito, puede aportar los siguientes beneficios esenciales a empresas de todos los tamaños:
- Transparencia sobre en qué están trabajando actualmente las organizaciones.
- Mayor predictibilidad respecto al tiempo estimado para la finalización de los proyectos.
- Identificación temprana de problemas, lo que permite tomar medidas correctivas a tiempo.
- Ahorro de tiempo y reducción del desperdicio de recursos, optimizando la eficiencia operativa.
¿Qué Funcionalidades Debe Incluir una Herramienta de Gestión de Cartera de Proyectos?
Una herramienta de gestión de cartera de proyectos debe tener una interfaz que sea fácil de usar. Esto permitirá a los usuarios operar la herramienta sin necesidad de conocimientos previos en gestión de programas o proyectos. Las funciones de gestión de tareas deben facilitar la conexión entre los planes estratégicos y la ejecución del trabajo en los equipos para lograr los objetivos a alto nivel.
Cada solución de PPM debe incluir el conjunto adecuado de herramientas analíticas para medir el progreso de múltiples proyectos y planificar en función de datos reales de entrega, lo que te permitirá tomar mejores decisiones sobre qué se debe ejecutar. También debe contar con integraciones con otras herramientas, como Google Drive y Slack, para que los miembros del equipo puedan colaborar y compartir información fácilmente.
Businessmap es el software más flexible
para alinear el trabajo con los objetivos de la empresa.
En resumen
Elegir una herramienta de gestión de cartera de proyectos (PPM) para tu empresa no es una tarea sencilla, por lo que es importante considerar algunos criterios como base. Estos servirán como una lista de verificación para ayudarte a decidir qué solución se adapta mejor a tus necesidades. Recuerda que cada proceso es único, por lo tanto, evaluar tantas soluciones como sea posible es clave para eliminar opciones hasta encontrar la mejor para tu equipo.
Algunas características clave que debes buscar en una herramienta incluyen:
- Interfaz fácil de usar
- Capacidad para visualizar y gestionar flujos de trabajo fácilmente
- Conexión entre los objetivos estratégicos y las iniciativas de los equipos
- Conjunto avanzado de herramientas analíticas para analizar y medir el rendimiento del trabajo
- Integraciones para mantenerse conectado con otras herramientas
