9 Software de Gestión de Procesos de Negocio para tu Éxito

Las empresas de hoy necesitan más que intuición para mantenerse competitivas: necesitan procesos bien estructurados que conviertan las necesidades del cliente en productos y servicios reales.

Aquí es donde la gestión de procesos de negocio (BPM) resulta crucial, ayudando a tu organización a diseñar flujos de trabajo eficientes y adaptables que entreguen calidad y satisfagan la demanda.

En esta guía, desglosaremos qué hace que el software BPM sea realmente efectivo, exploraremos los comentarios de los usuarios sobre las principales herramientas y proporcionaremos una tabla comparativa destacando las características y funcionalidades clave de cada solución.

¿Cómo elegir el mejor software BPM?

El software BPM efectivo debe abordar desafíos comunes como flujos de trabajo fragmentados, procesos redundantes y herramientas desconectadas. Así es como las mejores soluciones BPM pueden resolver estos problemas:

Facilidad de uso y calidad de la interfaz

Los usuarios a menudo necesitan transferir datos entre múltiples herramientas para satisfacer sus necesidades de gestión de procesos. Una herramienta BPM de alta calidad debe ofrecer opciones intuitivas sin necesidad de programación, como la funcionalidad de arrastrar y soltar, que te permita crear y refinar mapas de procesos, colaborar y documentar dentro de una sola plataforma. Esto agiliza la experiencia y minimiza la necesidad de múltiples herramientas.

Características clave de BPM

El software BPM adecuado debe ofrecer funcionalidad de principio a fin, que te permita gestionar flujos de trabajo, documentar procesos y generar análisis, todo en un solo lugar. Características esenciales como la automatización de flujos de trabajo, políticas de procesos y análisis en tiempo real apoyan la optimización eficiente de los procesos empresariales y reducen la necesidad de duplicar el trabajo en diferentes herramientas.

Personalización y Flexibilidad

Una de las principales frustraciones que enfrentan los usuarios es la falta de una solución integral que pueda adaptarse a diferentes flujos de trabajo y etapas del proyecto. Debes poder personalizar tu software BPM para manejar diversas tareas, desde el mapeo inicial de flujos de trabajo hasta la documentación detallada, eliminando la necesidad de cambiar entre herramientas en diferentes etapas del proyecto.

Integración con Herramientas Populares e Implementación

Una herramienta BPM debe integrarse fácilmente con aplicaciones ampliamente utilizadas para abordar la necesidad de múltiples funcionalidades. Además, busca un software que admita diversas arquitecturas de implementación (en la nube, híbrida o local) y ofrezca recursos accesibles de terceros. Puedes mejorar tus flujos de trabajo sin interrumpir los sistemas existentes al simplificar la integración y la implementación.

Soporte Técnico y Capacitación para Usuarios

Un buen soporte técnico y capacitación para usuarios son esenciales para ayudarte a realizar una transición fluida hacia una plataforma BPM que pueda manejar todas tus necesidades. Los servicios de soporte dedicados asisten con la configuración y solución de problemas, asegurando que los usuarios tengan una experiencia sin interrupciones dentro de una herramienta integral, en lugar de depender de varias plataformas desconectadas.

Precios y Escalabilidad

El software BPM ideal debe ofrecer puntos de entrada accesibles sin sacrificar la escalabilidad que necesitas a medida que tu negocio evoluciona.

Top 9 Software de Gestión de Procesos de Negocio: Resumen

• Businessmap: La mejor plataforma todo en uno para agilizar procesos de trabajo, mejorar la visibilidad y aumentar la eficiencia en los equipos.
• Pipefy: Ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una plataforma fácil de usar para agilizar los flujos de trabajo.
• Kissflow: Mejor para organizaciones que buscan automatización de flujos de trabajo fácil de usar.
• Process Street: Excelente para la estandarización de procesos y agilización de flujos de trabajo.
• AgilePoint: Adecuado para mejorar la eficiencia operativa a través del desarrollo de aplicaciones con mínima codificación.
• Wrike: Mejor para equipos medianos y grandes que requieren gestión de proyectos colaborativa y optimización de procesos.
• Appian: Ideal para grandes empresas que buscan Desarrollo Rápido de Aplicaciones (RAD).
• Cflow: Ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan automatización de flujos de trabajo sin código.
• Monday: Mejor para gerentes de proyectos y equipos pequeños a medianos que buscan estandarizar flujos de trabajo recurrentes.

1. Businessmap (anteriormente Kanbanize): La mejor plataforma todo en uno para agilizar procesos de trabajo, mejorar la visibilidad y aumentar la eficiencia en los equipos

Businessmap es un potente software de BPM que combina herramientas esenciales de gestión de proyectos en una plataforma coherente. Sus características completas, interfaz fácil de usar y escalabilidad lo convierten en un activo valioso para las organizaciones que buscan mejorar la eficiencia, alinear los objetivos estratégicos con la ejecución y fomentar una cultura de mejora continua de los procesos.

Características Clave

• Gestión de Flujos de Trabajo: Utilizando una gestión de trabajo multinivel, Businessmap consolida las actividades del equipo en una única plataforma. Este enfoque optimiza los procesos, reduce los cuellos de botella y promueve un flujo constante de trabajo.

• Tableros Flexibles: Los tableros digitales permiten a los equipos visualizar, mapear y alinear colaborativamente los procesos de trabajo, flujos de valor y jerarquías de proyectos directamente dentro de sus paneles, conectando sin problemas las ideas con la ejecución.

• Automatización de Reglas de Negocio: El software permite a los usuarios automatizar procesos configurando reglas condicionales (si esto, entonces aquello) que activan acciones específicas cuando ocurren ciertos eventos. Esta automatización reduce la intervención manual y aumenta la eficiencia.

• Análisis de Flujos de Trabajo: Businessmap incluye un conjunto de gráficos Lean/Ágiles que analizan el rendimiento del flujo de trabajo. Estos análisis ofrecen perspectivas sobre áreas de mejora y ayudan a optimizar los procesos.

• Integraciones: La plataforma admite integraciones con sistemas externos, mejorando la funcionalidad y permitiendo aprovechar las herramientas existentes dentro de los flujos de trabajo.

Ventajas y Desventajas

✅ Conjunto de Características Completo: Businessmap integra múltiples funcionalidades, como gestión de portfolios de proyectos, OKRs y gestión de flujos de trabajo, en una sola plataforma, lo que limita la necesidad de múltiples herramientas y optimiza los procesos.

✅ Interfaz Intuitiva: El diseño intuitivo de la plataforma, los flujos de trabajo personalizables y los tableros integrados la hacen accesible para usuarios con distintos niveles de experiencia técnica, facilitando una adopción rápida y un uso eficiente.

✅ Escalabilidad: Businessmap se adapta a organizaciones de todos los tamaños, ofreciendo soluciones escalables que crecen con las necesidades de la empresa. Es adecuado tanto para equipos pequeños como para grandes empresas.

❌ Curva de Aprendizaje para Funciones Avanzadas: Aunque las funcionalidades básicas son fáciles de usar, algunas características avanzadas pueden requerir tiempo y capacitación. Las organizaciones pueden necesitar invertir en la educación de los usuarios para aprovechar completamente las capacidades de la plataforma.

Modelo de Precios

Businessmap ofrece una estructura de precios flexible para adaptarse a las necesidades únicas de su empresa:

• Plan Estándar: Con un precio de $149 al mes (facturado anualmente) o $179 mensual (facturado mensualmente) para hasta 15 usuarios. Este plan incluye tableros Kanban ilimitados, espacios de trabajo y un límite de usuarios de hasta 1,000, entre otras características.

• Plan Empresarial: Diseñado para organizaciones con requisitos extensos, este plan ofrece características avanzadas, mayor seguridad y soporte dedicado. El precio es personalizado según las necesidades específicas.

2. Pipefy: Ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una plataforma fácil de usar para optimizar flujos de trabajo

Pipefy es una robusta plataforma de gestión de procesos diseñada para ayudar a las organizaciones a agilizar flujos de trabajo, mejorar la eficiencia y fomentar mejoras en los procesos. Su interfaz intuitiva permite a los usuarios crear, monitorear y optimizar diversos procesos de negocio sin necesidad de experiencia técnica avanzada.

Características Principales

• Automatización de Flujos de Trabajo a través de Pipefy AI: La función crea automáticamente flujos de trabajo personalizados y estandariza los procesos.

• Plantillas Personalizables: La solución ofrece una variedad de plantillas de procesos que los usuarios pueden adaptar para ajustarse a procesos de negocio específicos.

• Integraciones: La compatibilidad de Pipefy con otras herramientas y sistemas permite la consolidación de datos y mejora la colaboración dentro de la plataforma.

Pros y Contras

✅ Interfaz Fácil de Usar: Los usuarios aprecian el diseño intuitivo de Pipefy, lo que simplifica la creación y gestión de flujos de trabajo complejos.

✅ Automatización Eficaz: Las capacidades de automatización de Pipefy ayudan a reducir tareas manuales.

❌ Preocupaciones de Precios: Algunos usuarios consideran que el costo de las funciones avanzadas es alto, especialmente para organizaciones más pequeñas.

Modelo de Precios

Pipefy ofrece un plan gratuito Starter para equipos pequeños o individuos, que incluye hasta 5 procesos y 10 usuarios con funcionalidades limitadas. El plan Business ofrece características ampliadas como procesos ilimitados, acceso a API y automatización mejorada. Para organizaciones más grandes, los planes Enterprise y Unlimited ofrecen seguridad avanzada, automatización ilimitada y características personalizadas, con precios disponibles bajo solicitud.

3. Kissflow: Ideal para organizaciones que buscan una automatización de flujos de trabajo fácil de usar

Kissflow es una plataforma de automatización de flujos de trabajo y gestión de procesos de negocio (BPM) basada en la nube, diseñada para agilizar y automatizar los procesos organizacionales. Ofrece una interfaz sin código, lo que permite a los usuarios crear, modificar y gestionar flujos de trabajo sin necesidad de experiencia técnica avanzada.

Características Principales

• Diseño de Flujos de Trabajo sin Código: Los usuarios pueden crear y personalizar flujos de trabajo utilizando una interfaz de arrastrar y soltar.

• Automatización de Procesos: Automatiza tareas y procesos repetitivos.

• Creador de Formularios: Proporciona herramientas para crear formularios personalizados de recopilación de datos e inicio de procesos.

• Informes y Análisis: Ofrece información en tiempo real sobre el rendimiento de los procesos, ayudando a las organizaciones a identificar cuellos de botella y optimizar flujos de trabajo.

Pros y Contras

✅ Facilidad de Uso: Los usuarios aprecian la interfaz intuitiva de Kissflow, que simplifica la creación y gestión de flujos de trabajo sin necesidad de experiencia técnica.

✅ Personalización: La plataforma ofrece flexibilidad para diseñar flujos de trabajo y formularios que se ajusten a necesidades empresariales específicas.

❌ Preocupaciones sobre el Precio: Algunos usuarios consideran que el precio de Kissflow es elevado, especialmente para organizaciones más grandes con muchos usuarios.

Modelo de Precios

Kissflow ofrece dos planes de precios, incluido un plan básico con funciones limitadas, a partir de $1500/mes e incluyendo hasta 50 usuarios. Es posible calificar para una prueba gratuita. El plan Enterprise ofrece características avanzadas para construir flujos de trabajo elaborados, aplicaciones y un clúster privado. El precio está disponible bajo solicitud.

4. Process Street: Ideal para la estandarización de procesos y la optimización de flujos de trabajo

Process Street es una plataforma de gestión de procesos fácil de usar, diseñada para ayudar a los equipos a documentar, rastrear y optimizar sus flujos de trabajo. Permite a las organizaciones crear plantillas de procesos detalladas y transformarlas en listas de verificación ejecutables, facilitando la ejecución constante y la mejora continua.

Características Principales

• Mapeo de Procesos

• Plantillas de Procesos Personalizables

• Listas de Verificación Dinámicas: Puedes crear listas de verificación que se ajusten automáticamente según tus entradas o acciones.

• Lógica Condicional: Permite que los flujos de trabajo se adapten automáticamente según criterios específicos o entradas.

Pros y Contras

✅ Opciones de Personalización: La plataforma ofrece amplias opciones de personalización, lo que permite a los equipos adaptar los procesos a sus necesidades particulares y ajustar los flujos de trabajo a medida que evolucionan los requisitos.

✅ Capacidades de Integración: Los usuarios valoran que Process Street se integre con muchas herramientas y APIs.

❌ Preocupaciones sobre la Curva de Aprendizaje: Algunos usuarios consideran que la plataforma es algo compleja y sugieren que tutoriales y guías adicionales mejorarían la experiencia de aprendizaje.

Modelo de Precios

Process Street ofrece tres opciones de precios. El Plan Startup está diseñado para equipos pequeños de hasta 5 miembros y 10 invitados. El Plan Pro comienza en $1,500 por mes (facturado anualmente) y proporciona opciones personalizables para equipos en crecimiento, con flujos de trabajo ilimitados y capacidades flexibles para miembros e invitados. Para organizaciones grandes, el Plan Enterprise incluye todas las características del Plan Pro, además de funcionalidades de nivel empresarial, con precios personalizados.

5. Wrike: Ideal para equipos medianos a grandes que requieren gestión colaborativa de proyectos y optimización de procesos

Wrike es una solución de gestión de proyectos y colaboración que agiliza los procesos empresariales y mejora la productividad del equipo. Ofrece características que facilitan una gestión eficiente de los flujos de trabajo, lo que lo convierte en una opción adecuada para organizaciones de diversos tamaños que buscan optimizar su trabajo.

Características clave

• Flujos de trabajo personalizables: Wrike permite a los usuarios crear flujos de trabajo a medida que se alinean con procesos empresariales específicos.

• Gestión de tareas: La plataforma ofrece capacidades de gestión de tareas, incluyendo asignación, priorización y seguimiento de tareas.

• Colaboración en tiempo real: Wrike ayuda a los equipos a colaborar en tiempo real a través de paneles compartidos, intercambio de archivos y herramientas de comunicación.

• Automatización: La plataforma ofrece características de automatización para agilizar tareas repetitivas.

• Informes y análisis: Wrike proporciona herramientas de informes y análisis completos para monitorear el rendimiento, identificar cuellos de botella e informar la toma de decisiones.

Pros y contras

✅ Interfaz fácil de usar: Los usuarios aprecian el diseño intuitivo de Wrike, que simplifica la gestión de proyectos y procesos complejos.

✅ Escalabilidad: La plataforma es escalable, adaptándose a las necesidades tanto de equipos pequeños como de grandes empresas.

❌ Precio: Algunas funciones avanzadas solo están disponibles en planes de mayor nivel, lo que puede resultar costoso para organizaciones más pequeñas.

Modelo de precios

Wrike ofrece un plan gratuito ideal para individuos o equipos pequeños, proporcionando gestión básica de tareas. El Plan Team comienza en $10 por usuario al mes e incluye herramientas de colaboración e integraciones, mientras que el Plan Business, a $24.80 por usuario al mes, añade funciones avanzadas como seguimiento de tiempo y plantillas de proyectos. Para organizaciones más grandes, el Plan Enterprise ofrece seguridad robusta y soporte dedicado con precios personalizados, y el Plan Pinnacle está diseñado para necesidades de trabajo complejas con herramientas avanzadas y análisis.

6. AgilePoint: Ideal para mejorar la eficiencia operativa mediante el desarrollo de aplicaciones con mínima codificación

AgilePoint es una plataforma BPM versátil diseñada para ayudar a las organizaciones a automatizar y optimizar los procesos empresariales. Ofrece un entorno de bajo código/sin código, permitiendo a los profesionales de TI y usuarios de negocios crear, implementar y gestionar flujos de trabajo de manera eficiente.

Características clave

• Desarrollo de bajo código/sin código: Facilita el desarrollo rápido de aplicaciones con mínima codificación, lo que permite a los usuarios crear y modificar procesos de manera ágil.

• Automatización de flujos de trabajo: Optimiza los complejos procesos empresariales mediante la automatización.

• Capacidades de integración: Ofrece amplias opciones de integración con diversos sistemas empresariales y servicios en la nube.

• Interfaz de usuario adaptable: Proporciona una interfaz fácil de usar accesible desde múltiples dispositivos.

Pros y contras

✅ Fuerte integración con Microsoft: La plataforma se integra perfectamente con los productos de Microsoft, lo que la convierte en una opción natural para las organizaciones que utilizan el ecosistema Microsoft.

✅ Flexible y adaptable: El motor de flujos de trabajo de AgilePoint es conocido por su flexibilidad, permitiendo a las empresas ajustar los procesos para satisfacer necesidades cambiantes.

❌ Curva de aprendizaje: Los usuarios informan que el software puede ser complejo y puede requerir tutoriales y guías adicionales para aprovechar completamente sus capacidades.

Modelo de precios

La Edición Community de AgilePoint es completamente gratuita, permitiendo construir hasta 2 aplicaciones para 25 usuarios con soporte comunitario. La Edición Standard comienza en $39 por usuario al mes para equipos en crecimiento, ofreciendo conectores y entornos esenciales para producción y desarrollo. La Edición Professional cuesta $59 por usuario o $195 por asientos dinámicos compartidos, con conectores avanzados, creación de aplicaciones móviles y entornos adicionales. Para organizaciones más grandes, la Edición Enterprise ofrece el máximo poder con precios personalizados, servidores adicionales y soporte 24/7 para asegurar que todo funcione sin problemas.

7. Appian: Ideal para grandes empresas que buscan automatizar procesos complejos

Appian es una plataforma líder de bajo código diseñada para ayudar a las organizaciones a desarrollar rápidamente aplicaciones potentes, facilitando la transformación digital y la diferenciación competitiva. Permite a las empresas automatizar procesos complejos, integrar diversos sistemas y mejorar la eficiencia operativa mediante un diseño intuitivo y funcionalidades robustas.

Características clave

• Modelado y diseño de procesos: Ofrece herramientas intuitivas para crear y optimizar flujos de trabajo empresariales.

• Gestión de tareas: Facilita la asignación práctica y el seguimiento de tareas dentro de los procesos.

• Automatización de procesos de negocio: Integra diversas funciones empresariales para automatizar procesos complejos.

• Controles de acceso/permisos: Garantiza el acceso seguro a aplicaciones y datos.

Pros y contras

✅ Desarrollo rápido: Los usuarios aprecian la plataforma de bajo código de Appian por permitir el desarrollo rápido de aplicaciones, lo que se alinea bien con las metodologías ágiles.

✅ Edición Community de Appian: Los usuarios tienen acceso gratuito a una instancia dedicada de la plataforma Appian para ganar experiencia en bajo código y desarrollar aplicaciones en un entorno personal de desarrollo.

❌ Curva de aprendizaje para nuevas funciones: Las actualizaciones frecuentes introducen nuevas características que pueden requerir tiempo de aprendizaje.

Modelo de precios

Appian ofrece un modelo de precios flexible diseñado para adaptarse a diversas necesidades organizacionales. La plataforma tiene un precio por usuario, mes y aplicación, con tres niveles principales: Estándar, Avanzado y Premium.

8. Cflow: Ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan automatización de flujos de trabajo sin código

Cflow es una plataforma de automatización de flujos de trabajo basada en la nube y sin código, diseñada para optimizar los procesos empresariales en organizaciones de diversos tamaños. Permite a los usuarios automatizar aprobaciones, gestionar tareas y monitorear flujos de trabajo a través de una interfaz visual intuitiva, reduciendo la dependencia de métodos manuales como correos electrónicos y hojas de cálculo.

Características clave

• Constructor de formularios con arrastrar y soltar: Permite a los usuarios crear y personalizar formularios sin necesidad de conocimientos de programación.

• Diseñador de flujos de trabajo visual: Facilita el diseño y la modificación de flujos de trabajo mediante una interfaz visual intuitiva, facilitando la creación de mapas de procesos.

• Notificaciones y aprobaciones automatizadas: Optimiza la comunicación automatizando las notificaciones y los procesos de aprobación.

• Informes y análisis: Proporciona información en tiempo real sobre el rendimiento de los flujos de trabajo.

• Capacidades de integración: Admite la integración con herramientas populares.

Pros y contras

✅ Flexibilidad de personalización: La plataforma ofrece amplias opciones de personalización, lo que permite a las empresas adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades.

✅ Soporte al cliente receptivo: Los usuarios elogian el soporte de Cflow por ser rápido y útil para resolver problemas de los clientes.

❌ Curva de aprendizaje para nuevos usuarios: Los nuevos miembros del equipo pueden necesitar tiempo para familiarizarse con la lógica y las funcionalidades de la plataforma.

Modelo de precios

Cflow ofrece tres planes de precios adaptados a diferentes necesidades organizacionales. El plan Joy, adecuado para equipos pequeños, cuesta $11 por usuario al mes (facturado anualmente), con un mínimo de 10 usuarios y hasta 10 flujos de trabajo. El plan Bliss, ideal para equipos en crecimiento, comienza en $16 por usuario al mes (facturado anualmente), con un mínimo de 20 usuarios y hasta 50 flujos de trabajo. Para grandes organizaciones, el plan Zen incluye flujos de trabajo ilimitados con un mínimo de 100 usuarios y ofrece precios personalizados. También está disponible una prueba gratuita de 14 días.

9. Monday.com: Ideal para gerentes de proyectos y equipos pequeños a medianos que buscan estandarizar flujos de trabajo recurrentes

Monday.com es un sistema operativo de trabajo integral que permite a las organizaciones diseñar, ejecutar y monitorear sus procesos empresariales de manera eficiente. Su interfaz intuitiva y flujos de trabajo personalizables son ideales para equipos que buscan mejorar la colaboración, agilizar las operaciones y adaptarse a las necesidades empresariales cambiantes.

Características clave

• Flujos de trabajo personalizables: Los usuarios pueden crear flujos de trabajo adaptados a procesos empresariales específicos.

• Capacidades de automatización: La plataforma ofrece funciones de automatización para reducir tareas manuales y minimizar errores.

• Colaboración en tiempo real: Los equipos pueden colaborar en tiempo real utilizando funciones como el intercambio de archivos, comentarios y notificaciones, mejorando la comunicación.

• Análisis e informes: La plataforma proporciona herramientas de análisis e informes para monitorear el rendimiento de los procesos y ayudar en la toma de decisiones.

Pros y contras

✅ Interfaz fácil de usar: Los usuarios aprecian el diseño intuitivo de la plataforma, que simplifica la creación y gestión de flujos de trabajo.

✅ Alta personalización: Monday.com permite una personalización extensa, lo que facilita a los equipos adaptar los procesos a sus necesidades.

❌ Estructura de precios: Algunos usuarios consideran que el modelo de precios es complejo y puede ser costoso para equipos pequeños.

❌ Informes y análisis: Los conocimientos sobre el rendimiento del trabajo solo están disponibles para los usuarios del plan Enterprise.

Modelo de precios

Como solución de gestión de trabajo, Monday.com ofrece un plan gratuito para hasta 2 usuarios con características básicas para ayudarte a gestionar tu trabajo. El Plan Básico ($9 por usuario/mes) agrega artículos ilimitados y 5 GB de almacenamiento, mientras que el Plan Estándar ($12 por usuario/mes) incluye vistas de línea de tiempo y Gantt, acceso de invitados y más integraciones. El Plan Pro ($20 por usuario/mes) incluye seguimiento del tiempo y hasta 25,000 acciones de automatización para necesidades avanzadas. Las organizaciones más grandes pueden optar por el Plan Enterprise, que ofrece seguridad de primer nivel y soporte premium, con precios personalizados disponibles.

Comienza con el software BPM

Elegir la herramienta BPM adecuada depende de tus necesidades específicas y la escala de tu negocio, desde la gestión básica de flujos de trabajo hasta la automatización avanzada y análisis. Cada herramienta ofrece fortalezas únicas, y explorar pruebas gratuitas o demostraciones puede ayudarte a evaluar qué solución se adapta mejor a los flujos de trabajo y objetivos de tu equipo. Encontrar la opción adecuada preparará a tu empresa para procesos más ágiles y mayor eficiencia.