Equipos Agile – La fuerza que impulsa el éxito organizacional

El trabajo en equipo está en el centro del universo Agile. Después de todo, no es de extrañar que el manifiesto Agile coloque a “los individuos e interacciones sobre los procesos y las herramientas” en lo más alto de este sistema de valor. Claro que, esto no significa que no debemos optimizar nuestros procesos o tener las herramientas adecuadas en su lugar. Sin embargo, al reconocer que nuestra gente es nuestro activo más importante, impulsaremos el éxito organizacional verdadero.

La manera de hacer esto es creando equipos Agile y mirándolos como grupos de proveedores de servicios conectados que son responsables de la creación de valor para el cliente. Especialmente en el entorno empresarial tan volátil de hoy en día, la sincronización entre todos los equipos debe verse como la columna vertebral de la agilidad organizacional y de la entrega exitosa de proyectos.

¿Qué es un equipo Agile?

La idea principal detrás de un equipo Agile es tener un grupo de personas con un objetivo común, que sean flexibles en su forma de trabajo y más adaptables a las modificaciones de requisitos del cliente. Una cosa que los distingue de los equipos tradicionales, es que son individuos autodirigidos y autoorganizados que practican el liderazgo compartido.

Otro rasgo común que muchas personas asocian con los equipos Agile es su funcionalidad cruzada. Esta se centra en la generalización de especialistas que pueden contribuir en varias áreas en lugar de solo la suya. La idea es brindar una formación multifuncional (cross-skill) en un mismo equipo con el fin de eliminar las transferencias y dependencias.

Si bien esto tiene sus beneficios, requiere una cantidad suficiente de interrupción de los procesos existentes, especialmente si hablamos de organizaciones que están iniciando la transformación Agile y que son más tradicionales. Es por ello que las empresas a menudo experimentan altos índices de caos y resistencia, lo que puede ser difícil de manejar. Eventualmente, vuelven a sus antiguas formas de operar descartando la idea de crear equipos Agile.

Por tal razón, una mejor manera de reducir el riesgo sería mantener tu estructura existente (especialmente si te ha venido dando resultados sólidos hasta ahora) y tratar de mejorarla gradualmente a través de la experimentación continua.

Enfoque evolutivo para crear equipos Agile

Al implementar Agile por primera vez, muchas personas creen que es un esfuerzo de una sola vez y que termina con la aplicación de un esquema específico. En realidad, el proceso continúa progresando conforme aprendes a hacer las cosas cada vez mejor.

Es por eso que Kanban adopta un enfoque evolutivo y centrado en el individuo con el fin de formar equipos Agile y escalar la agilidad en toda la organización. Este método nos anima a comenzar donde nos encontremos ahora, visualizando nuestras operaciones existentes, respetando los procesos y roles actuales, y evolucionando desde allí.

Agenda orientada en el servicio

El primer paso para evolucionar a tus equipos y hacerlos más ágiles es utilizarlos como servicios (responsables de la creación de valor) en lugar de recursos prescindibles. Desde el desarrollo de ingeniería/producto hasta ventas y marketing, cada miembro del equipo es un proveedor de servicios de algún tipo que ayuda a la empresa a avanzar al agregar valor a la oferta final, ya sea directa o indirectamente.

Para asegurar una simbiosis entre todos los equipos, debes verlos como un ecosistema de servicios interdependientes en donde cada servicio evoluciona por sí mismo. Como resultado, tendrás una manera de optimizar todo el flujo de valor para tus clientes y obtener mejoras a gran escala a partir de optimizaciones localizadas en el nivel de servicio.

Por ejemplo, Kanban busca lograr lo anterior al utilizar una red de tableros Kanban interconectados donde cada equipo visualiza su trabajo (el servicio que proveen) dentro de su sistema. Para asegurarse que dichos sistemas funcionan correctamente y sigan respondiendo a los requerimientos cambiantes del cliente, acatamos los siguientes tres principios de entrega de servicio.

Enfoque en el cliente

Todo lo que producimos debe ser visto desde la perspectiva del cliente. Es por ello que el trampolín para mejorar la entrega de valor de nuestro equipo es entender qué hace que nuestros servicios sean aptos para su propósito. Para hacer esto, medimos su “criterio de aptitud” – un indicador que nos dice qué tan bien un producto o servicio satisface los deseos del cliente.

Además de la calidad (funcional y no funcional), generalmente representa indicadores como la tasa de entrega (duración extremo a extremo), previsibilidad, cantidad, etc. Para medirlos, puedes utilizar métricas como el tiempo de entrega y tiempo de ciclo, WIP (trabajo en progreso), rendimiento, etc., y diagramas que te ayudan a visualizar y analizar la forma en que entregas valor.

Una vez que los equipos tienen este conocimiento, son capaces de diseñar sus propios flujos de trabajo en función de las necesidades del cliente y produciendo servicios para su mercado objetivo que son más “aptos para su propósito”.

Gestiona el trabajo, no las personas

Para asegurar una entrega de servicio exitosa, debes también enfocarte en la gestión del trabajo al tiempo que permites a las personas organizarse en torno a este. Recuerda, los miembros del equipo son quienes están más cerca de los detalles técnicos asociados a las solicitudes del cliente, entonces tiene sentido permitirles decidir cómo ejecutar dichas solicitudes de la mejor manera.

A su vez, los líderes deben crear alineación dentro de la red de servicios mediante la comunicación de un propósito compartido. Deben gestionar el trabajo visualizando colas, alivianando cuellos de botella y midiendo la eficiencia de flujo en lugar de simplemente dar seguimiento a las líneas de tiempo. Esto da como resultado una mayor moral de equipo, mayor eficiencia y, finalmente, una mejor entrega de servicios a los clientes finales.

Evolucionar políticas para mejorar los resultados comerciales

Finalmente, para mantener tus sistemas trabajando correctamente, debes ver los procesos de tus equipos como un conjunto de políticas que crean un entendimiento compartido sobre cómo se hace el trabajo. Haz estas políticas explícitas y visibles para todos. Esto abrirá la puerta a discusiones colaborativas y posibles mejoras.

La idea es ver inicialmente cómo tus equipos prestan los servicios en el mercado, y después, evolucionar su enfoque gradualmente reflejando el proceso de entrega de valor desde una perspectiva del cliente. En consecuencia, mejorarás los resultados comerciales generales mientras conservas la agilidad para adaptarte rápidamente a las necesidades cambiantes del cliente cuando sea necesario.

¿Cómo gestionar los servicios con Kanban en la práctica?

Como ya se mencionó, cada equipo en la organización brinda algún tipo de servicio y su trabajo debe hacerse visible. Para crear equipos más ágiles debes buscar cómo evolucionar dicho sistema para lograr mejor previsibilidad y tiempos de ciclo al mercado más cortos. Para ello debes tener una forma de gestionar varios tipos de servicio, su riesgo asociado y optimizar la colaboración entre equipos en toda la red.

Veamos cómo puedes lograr esto en la práctica.

Identificar y gestionar varios tipos de trabajo en el tablero Kanban

Si cada equipo proporciona un servicio propio, entonces los diferentes tipos de trabajo pueden representar sub-servicios dentro del equipo. Para identificarlos puedes mapear el proceso de trabajo de tu equipo en un tablero Kanban y estructurarlo de tal modo que los miembros del equipo puedan gestionar fácilmente el flujo de los diferentes tipos de trabajo.

Por ejemplo, reparar un defecto en un componente de producto representa un servicio para mejorar la calidad de un entregable. En caso de que el equipo responsable de esto reciba un número similar de solicitudes, deberían visualizar el flujo de ese tipo de trabajo específico y ver cómo optimizarlo para cumplir mejor con los requisitos de entrega de servicios al cliente.

En Businessmap, por ejemplo, lo hacemos con la ayuda de Múltiples flujos de trabajo. La idea es gestionar la entrega de varios tipos de trabajo, o incluso proyectos completos (dependiendo de su tamaño), al cliente final. Esto ayuda a nuestros equipos a crear una mejor organización dentro de sus procesos de entrega de servicios y mejora la eficiencia ya que no tienen que cambiar entre múltiples tableros para comprobar el progreso de varios tipos de trabajo (sub-servicios).

Introducir clases de servicio para mejorar la previsibilidad

Las clases de servicio representan políticas sobre cómo tratamos nuestro trabajo. Existen cuatro clases de servicio típicas: urgente (expedite), fecha de entrega fija (fixed delivery date), estándar (standard) e intangible. Sin embargo, esto es solo una guía, te recomendamos que utilices las tuyas basado en la especificidad de tu flujo de trabajo.

La idea es simple. Las clases de servicio te ayudan a gestionar el riesgo de retrasar elementos de trabajo específicos basándose en su urgencia. Por ejemplo, el carril “urgente” separa las tareas que son críticas y que conllevan un mayor costo de retraso. Por otro lado, el carril “fecha de entrega fija” clasifica los elementos que los clientes desean que se entreguen en una fecha específica.

Para introducir diferentes clases de servicio en tu proceso puedes visualizarlas en los tableros Kanban. En Businessmap utilizamos carriles (o swimlanes) para definir clases de servicio y aplicarlas dentro de nuestros múltiples flujos de trabajo. Estos nos ayudan a cumplir con las expectativas de entrega del cliente para diferentes tipos de trabajo y tener una forma de gestionar la previsibilidad de nuestros procesos en su conjunto.

Visualizar dependencias entre equipos para optimizar la colaboración

Una de las cosas más importantes para crear equipos Agile, y que todavía no mencionamos, es la colaboración de equipo. Para garantizar el flujo de valor de entrega adecuado de toda tu red de servicios, debes optimizar la colaboración entre los equipos responsables de cada servicio.

En lugar de eliminar las dependencias entre equipos, las visualizas y luego evolucionas la forma de gestionarlas. En la práctica, esto puede pasar con tableros Kanban interconectados donde se hace visible todo el flujo de trabajo de un servicio a otro.

Con la introducción de cadencias regulares (reuniones) en toda la organización, los equipos colaborarán, sincronizarán el progreso y discutirán las dependencias frente a los tableros. Como resultado, pueden adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes del cliente o a las condiciones del mercado y buscar, de manera colaborativa, formas de mejorar sus procesos de entrega de servicios.

En resumen

La creación de equipos Agile requiere que mires tu estructura existente como un ecosistema de servicios interdependientes y que luego la evoluciones al crear un sistema individual para cada servicio. De este modo, podrás crear equipos estables que brinden a tus clientes soluciones “aptas para el propósito” y que retengan la agilidad a los cambios.

• Identificar y gestionar diferentes tipos de trabajo en el tablero Kanban.
• Introducir clases de servicio para mejorar la previsibilidad.
• Visualizar las dependencias entre equipos para optimizar la colaboración.