¿Qué es la Priorización de Cartera y Cómo Dominarla en 5 Pasos?

¿Qué Es la Priorización de Cartera?

La priorización de cartera es el proceso de evaluar y clasificar sistemáticamente un conjunto de proyectos o iniciativas según criterios preestablecidos, con el fin de determinar su importancia y asignar los recursos de manera efectiva. Este proceso implica analizar el valor potencial de cada proyecto o iniciativa, su alineación con la visión estratégica de la organización, el perfil de riesgo y los requerimientos de recursos, para tomar decisiones informadas sobre cuáles iniciativas seguir, posponer o descartar.

Al aplicar técnicas de priorización, las organizaciones logran optimizar sus carteras enfocándose en iniciativas de alto valor, maximizando el retorno de inversión, mitigando riesgos y alineando sus esfuerzos con los objetivos estratégicos principales.

¿Por qué es Crucial una Priorización de Cartera Efectiva?

Una gestión eficaz de la cartera permite a los responsables tomar decisiones informadas sobre las iniciativas que garantizarán un retorno de la inversión y aquellas que están alineadas con la estrategia corporativa. Además, los gestores de cartera pueden identificar las oportunidades más relevantes que impulsen la ejecución de la estrategia.

Un proceso eficiente de priorización de cartera puede ofrecer información valiosa sobre cómo optimizar la asignación de recursos, mitigar riesgos y maximizar el valor total entregado por la cartera.

¿Cuáles Son los Beneficios de la Priorización de Cartera?

La priorización de cartera garantiza la alineación con los objetivos estratégicos, respalda una mejor toma de decisiones y permite enfocarse en la entrega de proyectos de máximo valor. A continuación, se detallan los beneficios esenciales de priorizar carteras de proyectos:

• Alineación Estratégica. Al priorizar proyectos según su alineación con las metas y objetivos organizacionales, la priorización de cartera asegura que los recursos se destinen a iniciativas que contribuyen directamente a la dirección estratégica de la organización. Esto permite maximizar el valor e impacto general de la cartera.

• Optimización de Recursos. La priorización de proyectos permite a las organizaciones asignar recursos limitados —como presupuesto, tiempo y talento— a las iniciativas más importantes y con mayor impacto. De esta forma, se evitan cuellos de botella, se previene la sobreasignación y se garantiza un uso eficiente de los recursos disponibles.

• Gestión de Riesgos. La priorización de cartera permite a las organizaciones evaluar y gestionar riesgos de forma efectiva. Al considerar los perfiles de riesgo de los distintos proyectos y diversificar la cartera, las empresas pueden mitigar riesgos e incertidumbres potenciales, manteniendo una cartera equilibrada y resiliente.

• Toma de Decisiones. La priorización facilita una toma de decisiones informada al ofrecer un enfoque estructurado para evaluar y comparar proyectos. Proporciona un marco sistemático para valorar el impacto, la viabilidad y el encaje estratégico de cada iniciativa, lo que facilita decisiones objetivas y compensaciones entre iniciativas competidoras.

• Compromiso de los Interesados. El proceso de priorización implica la participación de los stakeholders en la evaluación y selección de proyectos. Incluir a las partes interesadas en el proceso de toma de decisiones aumenta la transparencia, fomenta la colaboración y refuerza el compromiso y apoyo hacia la cartera seleccionada.

• Agilidad Empresarial. La priorización brinda a las organizaciones la capacidad de adaptarse y ajustar su cartera ante circunstancias cambiantes. Permite reordenar prioridades o reasignar recursos según sea necesario, asegurando que la cartera siga siendo receptiva y esté alineada con las necesidades cambiantes del negocio.

¿Cómo Priorizar Proyectos en una Cartera?

El proceso típico de priorización de cartera de proyectos implica definir objetivos estratégicos claros, establecer criterios de evaluación para los proyectos, seleccionar un modelo de valoración, construir una hoja de ruta de cartera y supervisar su ejecución hasta la finalización.

Paso 1: Definir Objetivos Estratégicos Claros

Comienza por definir claramente los objetivos y metas estratégicas de la organización. Esto proporciona una base para evaluar y priorizar los proyectos en función de su alineación con la dirección estratégica general. La claridad en los objetivos estratégicos debe actuar como una “Estrella del Norte” que guíe todas las decisiones y garantice la entrega de valor conforme a la estrategia trazada.

Paso 2: Establecer Criterios de Evaluación de Proyectos

Acordar los criterios de puntuación para evaluar los proyectos dentro de una cartera es esencial para una priorización efectiva. Estos criterios pueden incluir:

• Satisfacción del cliente
• Aspectos financieros
• Ajuste estratégico
• Potencial de mercado
• Disponibilidad de recursos

Al explorar estos criterios de evaluación, las organizaciones obtienen una comprensión más profunda del valor que puede generar un portafolio o programa en su conjunto.

Paso 3: Seleccionar un Método de Priorización

Una vez definidos los criterios de evaluación de la cartera, la organización puede aplicar un enfoque estructurado para la priorización de cartera mediante modelos de puntuación, evaluaciones de valor o matrices de decisión para clasificar y priorizar los proyectos. Algunas técnicas de priorización valiosas incluyen:

• Costo del Retardo (Cost of Delay)
• Valor Actual Neto (VAN o NPV)
• Matriz de Eisenhower

El uso de estos enfoques permite comparar y clasificar proyectos de forma objetiva, identificando aquellos con mayor valor y alineación estratégica.

Por ejemplo, el concepto de Costo del Retardo es utilizado en la gestión Lean para representar el posible impacto económico y la pérdida de valor que implica demorar la entrega de un proyecto o iniciativa. Este enfoque destaca la importancia de entregar valor de manera rápida al cuantificar las consecuencias financieras de una postergación, facilitando así la toma de decisiones en términos de priorización y asignación de recursos.

Como regla general, las organizaciones ágiles que aplican este concepto tienden a ejecutar primero aquellas iniciativas de alto nivel que representan el mayor costo si se retrasan.

Paso 4: Construir un Roadmap de Cartera

Después de evaluar los proyectos según los criterios de puntuación establecidos, desarrollar un roadmap de cartera integral resulta ventajoso para obtener claridad sobre cómo cada proyecto contribuye a la ejecución de la estrategia organizacional. Este roadmap mejora la transparencia al mostrar el impacto estratégico y la alineación de cada proyecto dentro de la cartera.

Una forma de establecer una visualización de alto nivel como esta es mediante el concepto de Portfolio Kanban, que permite visualizar múltiples iniciativas de gran escala y hacer seguimiento de su ejecución entre equipos desde un único centro de gestión.

El tablero típico de Portfolio Kanban permite mapear las iniciativas estratégicas de alto nivel con los proyectos e iniciativas a nivel de equipo, hasta llegar a las operaciones del día a día.

Conectando proyectos de alto nivel e iniciativas estratégicas

Paso 5: Monitorear y Revisar

Monitorear y revisar continuamente el desempeño y el progreso de los proyectos dentro de la cartera es esencial para mantener la adaptabilidad. Es importante revaluar regularmente las prioridades, considerando factores como cambios en las condiciones del mercado, la estrategia empresarial y la disponibilidad de recursos. La cartera debe ajustarse según sea necesario para adaptarse a nuevas oportunidades o enfrentar desafíos emergentes.

Por ejemplo, en organizaciones Lean/Agile, la acumulación de datos de entrega, como el lead time y el cycle time, permite a los gestores de cartera analizar el rendimiento con base en datos tangibles derivados de métricas de cartera.

Hacer las cosas bien vs. “Hacer las cosas correctas”

En el contexto de la gestión de cartera, la priorización resalta la importancia de distinguir entre hacer las cosas bien y “hacer las cosas correctas”, tal como lo señaló el “padre de la gestión moderna”, Peter Drucker. Las prioridades deben usarse para tomar decisiones que estén alineadas con los objetivos corporativos generales y las metas a largo plazo de la organización.

Esta afirmación cobra aún más relevancia en la actualidad. El ritmo acelerado de los avances tecnológicos, las disrupciones del mercado y las cambiantes expectativas de los clientes exigen que las organizaciones sean ágiles y reactivas. Priorizar los proyectos correctos se vuelve crucial para asignar eficazmente los recursos limitados y centrar los esfuerzos en las iniciativas que realmente aportan valor, generan ventaja competitiva y fomentan la innovación.

En resumen

La priorización de cartera es esencial para una asignación eficiente de recursos, la alineación de proyectos con los objetivos estratégicos y la maximización del valor. A continuación, se presentan los tres beneficios clave de la priorización de cartera: 

• Alineación estratégica 
• Optimización de recursos 
• Mejora en la gestión de riesgo 
• Toma de decisiones informada 
• Mayor agilidad empresarial