Gestión de Procesos vs. Gestión de Proyectos: 6 Formas en que Se Diferencian

Piensa en un equipo deportivo. Para tener éxito, necesitan un plan de juego sólido (su proceso) y la capacidad de adaptarse a jugadas o partidos únicos (sus proyectos). El proceso es como su entrenamiento regular, los ejercicios y las estrategias de juego, que mantienen al equipo en forma y consistente. Mientras tanto, los proyectos son como prepararse para un partido de campeonato o hacer ajustes clave para un oponente específico.

El éxito de hoy a menudo depende de la capacidad de una organización para gestionar tanto las operaciones continuas como las iniciativas únicas de manera efectiva. Las dos disciplinas esenciales que capturan esta distinción son la gestión de procesos y la gestión de proyectos.

Mientras que la gestión de procesos se enfoca en agilizar tareas recurrentes para lograr resultados consistentes y repetibles, la gestión de proyectos se trata de planificar y ejecutar esfuerzos con tiempo limitado para alcanzar objetivos específicos dentro de restricciones establecidas. Comprender estas dos áreas es crucial para optimizar la productividad, minimizar los riesgos y alinear los recursos con los objetivos estratégicos de la organización. Vamos a profundizar un poco más.

Gestión de Procesos vs. Gestión de Proyectos: Un Análisis Más Detallado

La gestión de procesos es un enfoque sistemático para gestionar una serie de tareas interrelacionadas que juntas cumplen con un objetivo organizacional recurrente. Estas tareas siguen una secuencia estructurada para garantizar calidad y consistencia, transformando los bienes en resultados confiables. Por ejemplo, el proceso de clasificación de paquetes en una instalación de envíos sigue un proceso sistemático para dirigir los artículos de manera precisa y rápida, lo que permite entregas puntuales a los clientes. La gestión de procesos se trata de gestionar ese proceso de manera exitosa y de mejorarlo continuamente.

Por su parte, la gestión de proyectos se enfoca en alcanzar un resultado único dentro de un plazo y presupuesto específicos. Los proyectos son temporales y orientados a objetivos, como actualizar un software o lanzar una campaña de marketing, y cada proyecto termina una vez se cumplen sus objetivos. La gestión de proyectos enfrenta desafíos únicos, que requieren una planificación distinta, asignación de recursos y coordinación para la entrega exitosa de productos o servicios específicos.

Principales Distinciones Entre la Gestión de Procesos y la Gestión de Proyectos

Exploremos cómo se aplican estas dos disciplinas en escenarios del mundo real, como las operaciones de la cadena de suministro y el lanzamiento de productos.

Gestión de Procesos: Definición y Alcance

Como se mencionó, la gestión de procesos implica un enfoque continuo y estructurado para supervisar y optimizar actividades relacionadas con el fin de alcanzar un objetivo específico y recurrente de la empresa. En el contexto de la gestión de la cadena de suministro, esto podría incluir la logística de extremo a extremo de la obtención de materias primas, la gestión del inventario, la coordinación del transporte y la garantía de la entrega del producto al cliente final. Cada paso de este proceso tiene como objetivo mantener la consistencia, minimizar los costos y mejorar la eficiencia general, todo mientras se asegura que los productos sean entregados a tiempo y cumplan con los estándares de calidad.

Características Clave de la Gestión de Procesos

Consistencia y Estandarización: La gestión de procesos en las operaciones de la cadena de suministro asegura que cada paso esté estandarizado para mantener una calidad de producto consistente y minimizar la variabilidad de los resultados.

• Eficiencia y Control de Costes: La gestión de procesos tiene como objetivo reducir los costes, evitar retrasos y eliminar redundancias mediante la evaluación continua y la optimización de cada etapa. La automatización y los conocimientos basados en datos se utilizan comúnmente para agilizar la gestión de inventarios, la previsión de la demanda y la coordinación con los proveedores.

• Mejora Continua: A diferencia de un proyecto con un final definido, la gestión de procesos es continua. Esto puede implicar evaluaciones y optimizaciones periódicas en el almacenamiento, la planificación de rutas o las asociaciones con proveedores para responder a las demandas cambiantes del mercado y los desafíos operativos de la cadena de suministro.

Gestión de Proyectos: Definición y Alcance

La gestión de proyectos se enfoca en el esfuerzo temporal y estructurado para lograr un resultado único dentro de un plazo y presupuesto específicos. En el caso de un lanzamiento de producto, esto podría implicar la coordinación de varios equipos para realizar investigación de mercado, diseño de producto, estrategia de marketing y planificación de distribución, todo ello enfocado hacia la fecha de lanzamiento. Cada resultado o entregable del proyecto se planifica, programa y ejecuta para cumplir con los objetivos del proyecto y entregar el producto al mercado con éxito.

Características Clave de la Gestión de Proyectos

• Objetivos Claros y Cronograma: La gestión de proyectos pone énfasis en objetivos específicos y plazos definidos, ya que cada tarea dentro del lanzamiento de un producto debe alinearse con la fecha de lanzamiento. Se establecen indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el éxito en cada etapa, desde los hitos del diseño hasta el lanzamiento de la campaña de marketing.

• Asignación de Recursos y Presupuestación: Una gestión eficaz de proyectos en el lanzamiento de un producto implica una planificación detallada de los recursos, como asignar miembros del equipo, destinar presupuesto para promociones y gestionar las dependencias entre el diseño, la producción y el marketing del proyecto.

• Temporal y Único: A diferencia de la gestión de procesos, la gestión de proyectos es temporal y concluye una vez que el producto es lanzado. Cada proyecto de lanzamiento de producto es único, con desafíos y resultados distintos adaptados al mercado, las preferencias del cliente y el panorama competitivo.

¿Es la Gestión de Procesos o la Gestión de Proyectos la adecuada para su negocio? 3 Factores Claves a Considerar

La decisión entre la gestión de procesos y la gestión de proyectos depende de sus necesidades específicas, ya sea buscando eficiencia continua o abordando un objetivo único. A continuación, le mostramos cómo determinar cuál podría ser la más adecuada:

1. Entienda la Naturaleza de su Trabajo: ¿Repetitivo o Único?

Los procesos son repetitivos y estructurados. Implementar un proceso, como la recolección de información de clientes, está diseñado para generar el mismo resultado sin importar quién lo ejecute. Por ejemplo, cuando agregamos datos de clientes a nuestro sistema CRM, seguimos los mismos pasos para garantizar consistencia, incluso cuando se añaden nuevos clientes o se actualiza la información.

Por otro lado, los proyectos son esfuerzos temporales para lograr un resultado único. El lanzamiento de una nueva plataforma CRM sería considerado un proyecto porque es un objetivo único con un resultado distinto. Aunque siga pasos similares a otros esquemas de procesos de proyectos, cada proyecto traerá sus propios desafíos y dará lugar a un resultado único.

2. Evalúe sus Objetivos: ¿Mejora Continua o Objetivo Específico?

Los procesos mantienen sus actividades rutinarias funcionando sin problemas: de manera eficiente, consistente y sin errores. Los proyectos, en cambio, se centran en lograr un resultado único y se concluyen una vez que se alcanza ese objetivo. A diferencia de los procesos, los proyectos requieren una planificación enfocada, presupuesto y coordinación para abordar objetivos específicos dentro de un plazo determinado.

3. Reconozca la Superposición

En muchos casos, los procesos y los proyectos se superponen y se apoyan mutuamente. Por ejemplo, construir un nuevo sistema CRM es un proyecto, pero mantener los datos dentro de él es un proceso. Ambos enfoques de gestión son esenciales para el panorama general: mientras que los proyectos aportan innovación, los procesos mantienen la estabilidad y la consistencia. Equilibrar ambos puede desbloquear la innovación en su negocio a través de los proyectos, mientras mantiene la eficiencia y la fiabilidad mediante los procesos.

Equilibrando la Gestión de Procesos y Proyectos en la Práctica

La verdadera clave del éxito al equilibrar la gestión de procesos y proyectos radica en saber cuándo priorizar la consistencia y cuándo abrazar el cambio. Tomemos la fabricación como ejemplo.

La gestión de procesos aquí se centra en mantener la producción fluida y predecible. El Sistema de Producción de Toyota (TPS), con su sistema Andon, es un caso clásico. Si aparece un defecto en la línea de producción, Andon permite que los trabajadores "detengan la línea" para solucionar el problema de inmediato, evitando que los pequeños problemas se conviertan en grandes inconvenientes más adelante. Este enfoque centrado en los procesos asegura que cada producto cumpla con estrictos estándares de calidad, reduce los desperdicios y mantiene las operaciones eficientes y confiables.

Imagen de Christoph Roser en AllAboutLean.com bajo la licencia libre CC-BY-SA 4.0

Por otro lado, la gestión de proyectos en la fabricación entra en juego cuando se realizan mejoras únicas, como la actualización del sistema Andon o la introducción de otros métodos Lean para mejorar. Estos proyectos son esfuerzos puntuales con objetivos claros, recursos y plazos establecidos. Estos dos enfoques mantienen la fabricación en funcionamiento sin problemas, mientras permiten un crecimiento y una innovación continuos.

Gestión de Procesos vs. Gestión de Proyectos: Ejemplos

Aquí tienes cinco proyectos y sus correspondientes procesos para ilustrar la distinción entre proyectos y procesos.

Como puedes ver, los proyectos entregan objetivos únicos y limitados en el tiempo, mientras que los procesos apoyan las operaciones regulares que aseguran unos resultados consistentes.