Cosa Sono le 5S?

Spesso si trascura il fatto che migliorare le piccole cose intorno a sé possa influenzare notevolmente i grandi aspetti del processo di lavoro. Per fortuna, il metodo delle 5S può aiutare a rendere il tuo posto di lavoro un santuario di produttività. 

Permetterà al tuo team di lavorare con maggior disciplina e applicare ogni strumento dell'arsenale Lean con meno sforzo. Leggi fino alla fine per capire perché. 

Cosa Sono le 5s e Come Sono Associate a Lean? 

Le 5S sono un metodo snello per l’ottimizzazione del posto di lavoro nonché uno dei fondamenti di Kaizen. Si compone di 5 passaggi consecutivi che consentono a qualsiasi team di organizzare il proprio posto di lavoro per offrire la massima efficienza di processo. Le 5S stanno per: 

Smistare (Seiri)

Separare gli strumenti necessari, i materiali e le istruzioni da quelli non necessari. Rimuovere tutto ciò che non è necessario dall'area di lavoro. 

Sistemare (Seiton)

Ordinare e organizzare tutti gli strumenti, le attrezzature, i file, i dati, il materiale e le risorse in una posizione per un utilizzo facile e veloce. Etichettare tutte le posizioni di stoccaggio, strumenti e attrezzature. 

Splendere (Seiso)

Impostare gli standard di pulizia. Pulisci e rimuovi tutta la spazzatura, l’unto e lo sporco. La pulizia fornisce un luogo di lavoro sicuro e mette in risalto i potenziali problemi (ad esempio, perdite di apparecchiature, parti allentate, scartoffie o materiali). 

Standardizzare (Seiketsu)

Coinvolgere la forza lavoro per eseguire sistematicamente le fasi 1, 2 e 3 al giorno per mantenere il posto di lavoro in perfette condizioni come processo standard. Stabilire i piani e impostare le aspettative per il rispetto delle fasi. 

Sostenere (Shitsuke)

Costruisci un obiettivo organizzativo in modo che le 5S diventino uno dei tuoi valori principali in modo che tutti possano trasformarlo in un'abitudine. 

Taiichi Ohno e Shigeo Shingo hanno reso popolare tale metodo come parte dell'originale Toyota Production System che ha gettato le basi della produzione lean. 

Implementare le 5S è uno dei primi passi da fare quando si implementa il metodo Lean. 

In che Modo Può Aiutare a far Crescere la Tua Attività? 

Le 5S sono un ottimo modo per minimizzare i 7 sprechi di Lean (noti anche come Muda). 

Questo modello riconosce che ogni strumento deve essere collocato in un posto specifico che consenta al team di trovarlo rapidamente, utilizzarlo e rimetterlo nella stessa posizione. Inoltre, ciò evita che il posto di lavoro venga ingombrato da attrezzature inutili. 

Pertanto, è un metodo efficace per ridurre gli sprechi di: 

• Movimento – riducendo la distanza percorsa per prendere un utensile 
• Attesa – riducendo al minimo il tempo sprecato in attesa di un utensile 
• Inventario – rimuovendo dal posto di lavoro le attrezzature non necessarie 

Inoltre, le 5S sono un ottimo modo per mantenere una disciplina formidabile nel tuo team e incrementare la qualità del loro lavoro. 

Chi ha Introdotto le 5S? 

Anche se Toyota è l'esempio più famoso di un’azienda che ha aumentato il proprio valore implementando il metodo delle 5S, ci sono tantissime altre storie di successo in aziende occidentali come: 

Boeing 

L'azienda ha implementato le 5S per aumentare la sicurezza dei propri dipendenti e ridurre al minimo le possibilità di incidenti durante il processo di produzione. 

Boeing ha implementato il metodo sia nel processo produttivo che amministrativo. Con l'aiuto delle 5S, sono riusciti a semplificare e aumentare tutta la loro efficienza aziendale. 

Hewlett-Packard 

Hewlett-Packard ha utilizzato le 5S per ottimizzare i processi quotidiani e prevenire inutili perdite di tempo organizzando sistematicamente tutti gli elementi dell'area di lavoro. 

L'azienda ha ottimizzato i suoi spazi di archiviazione creando aree di stoccaggio simili agli scaffali dei supermercati. In questo modo, i dipendenti possono trovare i pezzi più velocemente e quindi costruire prodotti con maggiore efficienza. 

Anche se le 5S sono state originariamente sviluppate per essere applicate nell’ambito della produzione, si possono facilmente adattare anche per soddisfare le esigenze di lavoro di conoscenza e team di progetto. 

Come Applicare le  5S nei Progetti di Gestione/Lavoro di Conoscenza? 

Quando il tuo posto di lavoro è un ufficio, e il tuo team fa la maggior parte del lavoro su un computer, le 5S possono sembrare inapplicabili o inutili. Tuttavia, è l'esatto contrario poiché l'organizzazione del lavoro di conoscenza è molto più dura dell'organizzazione di uno spazio di lavoro. 

Smistare Strumenti Software 

In genere, gli strumenti principali che il tuo team utilizza in un tipico scenario di lavoro di cono scienza sono le soluzioni software. 

Si dovrebbe preparare un modulo contenente ogni strumento acquistato e chiedere ad ogni membro di commentarne il suo utilizzo. Chiedi loro qual è il valore di ogni strumento e quanto spesso viene utilizzato. 

Presta particolare attenzione al software SaaS che si utilizza tramite abbonamento. 

Dopo che ogni membro ha riempito il modulo, sbarazzati di tutto ciò che non è più utile a nessuno. Se ci sono strumenti che vengono utilizzati raramente o che hanno un valore discutibile, gettali via, o se si utilizza Kanban, elencali su una Kanban board e ricontrollane il loro stato dopo un po'. 

In questo modo, potrai risparmiare denaro e spazio virtuale su software non necessari. 

Sistemare 

Una volta organizzate le soluzioni software e mantenuto solo quelle che portano valore, prova a scalare i loro effetti. 

Cerca delle piattaforme in grado di combinare in un unico luogo il valore che forniscono diversi strumenti e che possano essere integrati con altre soluzioni software. 

Prepara guide per ogni team contenente informazioni su ogni strumento, come dovrebbe essere utilizzato, e quali sono gli accessi richiesti. 

L'impostazione dell'ordine è fondamentale, soprattutto quando si tratta di documenti, in quanto possono perdersi facilmente. Se sei tra la maggior parte delle aziende che si basano sul cloud storage (ad esempio, Google Drive, Onedrive), assicurati che le cartelle vengano organizzate ed etichettate in modo chiaro. 

In questo modo, tutti potranno facilmente trovare quello che cercano o memorizzare i documenti in un luogo facilmente accessibile. 

Il metodo delle 5S afferma che si dovrebbe riuscire a trovare qualsiasi strumento o documento in 30 secondi o meno. 

Per semplificare la collaborazione, assicurati che il sistema di flusso di lavoro che usi possa essere integrato con l'unità in modo che il tuo team possa condividere rapidamente i documenti e mantenere tutte le informazioni in merito a un'attività in un unico luogo. 

Splendere 

Questo passaggio delle 5S è fondamentale per sfruttare al meglio i tuoi strumenti. 

Assicurati di tenere aggiornate le tue soluzioni software e istruisci te stesso e il tuo team su come sfruttare al meglio le nuove funzionalità rilasciate dal fornitore di software. 

Standardizzare 

Se la maggior parte del lavoro del team si svolge sullo schermo del computer, è abbastanza difficile mantenere un processo efficiente. 

Kanban board di base

Pertanto, dovresti standardizzare il funzionamento di ogni team e visualizzare il processo in modo che tutti lo comprendano. Un metodo semplice per farlo è mappare ogni fase del flusso di lavoro su una Kanban board digitale e mettendoti d’accordo con i tuoi dipendenti nel posizionare lì ogni task che stanno elaborando. 

Sostenere 

L'ultima S è quella in cui la maggior parte dei team falliscono. Per sostenere i miglioramenti che hai fatto nei 4 step precedenti, il tuo team ha bisogno di capire e accettare di impegnarsi a mantenerli.  

La gestione lean si basa fortemente su una leadership condivisa, quindi assicurati di ascoltare sempre i tuoi dipendenti e dare loro la libertà di suggerire dei cambiamenti per ottenere un miglioramento continuo. 

Stabilisci cicli di feedback e incoraggia il team a cercare metodi per migliorare ulteriormente il processo. 

In Summary

Le 5S sono un ottimo modo per iniziare a lavorare con la gestione Lean. Questo metodo ti permetterà di ottimizzare il tuo posto di lavoro e renderlo più efficiente. Con le 5S puoi: 

• Mettere in ordine gli strumenti necessari per il tuo team. 
• Ridurre al minimo gli sprechi del processo organizzando il tuo ambiente di lavoro. 
• Mantenere la tua attrezzatura in ottimo stato per poterla utilizzare al suo massimo potenziale. 
• Standardizzare il tuo processo di lavoro. 
• Supportare le modifiche implementate e cercare un miglioramento continuo.