O que é 5S?

O fato de que a melhoria de pequenas coisas ao seu redor pode ter um grande impacto nos aspectos maiores do seu trabalho, é frequentemente esquecido. Felizmente, o método 5S pode ajudá-lo a tornar seu espaço de trabalho um santuário de produtividade.

Ele permitirá que seu time trabalhe com mais disciplina e aplique todas as ferramentas do arsenal Lean com menos esforços. Veja até o final para entender o porquê.

O que é 5S & Como Está Ligado ao Lean?

O 5S é um método Lean para a otimização do espaço de trabalho e é uma das fundações do Kaizen. Ele consiste em 5 passos consecutivos que permitem que qualquer time organize seus espaços de trabalho para a eficiência máxima de processo. Os 5S representam:

Utilização (Seiri)

Separe as ferramentas, instruções e materiais exigidos daqueles que são desnecessários. Remova tudo que não é necessário da sua área de trabalho.

Organização (Seiton)

Classifique e organize todas as ferramentas, equipamentos, arquivos, dados, materiais e recursos para poder localizá-los facilmente. Rotule todas os locais de armazenagem, ferramentas e equipamentos.

Limpeza (Seiso)

Defina padrões para limpeza. Limpe e remova todo o lixo e sujeira. A limpeza fornece um espaço de trabalho seguro e permite a visualização de potenciais problemas (p. ex., vazamentos, partes soltas, documentos ou materiais perdidos).

Padronização (Seiketsu)

Engaje a mão-de-obra para desempenhar sistematicamente os passos 1, 2 e 3 diariamente, para manter o espaço de trabalho em perfeito condição, como um processo padronizado. Estabeleça cronogramas e defina expectativas de adesão.

Disciplina (Shitsuke)

Crie compromisso organizacional para que o 5S se torne um dos seus valores organizacionais, para que todos possam transformá-lo em um hábito.

O método foi popularizado por Taiichi Ohno e Shigeo Shingo como parte do Sistema Toyota de Produção original, que construiu as fundações da produção Lean.

A implementação do 5S está entre os primeiros passos que você deve tomar quando implementar o Lean.

Como Isso Pode Ajudar o Negócio a Crescer?

O 5S é uma ótima maneira de minimizar os 7 desperdícios do Lean (também conhecidos como Muda).

Ele reconhece que toda ferramenta precisa ter um local específico que permite que o time a encontre rapidamente, use-a e a retorne ao mesmo local. Além disso, ele evita que o espaço de trabalho se torne bagunçado com equipamentos desnecessários.

Portanto, é uma maneira efetiva de reduzir os desperdícios de:

• Movimentação – ao reduzir a distância necessária para obter uma ferramenta
• Espera – ao minimizar o tempo perdido esperando pela obtenção de uma ferramenta
• Inventário – ao remover qualquer equipamento desnecessário do espaço de trabalho

Além disso, o 5S é uma ótima maneira de manter uma disciplina formidável no seu time e aumentar a qualidade integrada do seu trabalho.

Quem Implementou o 5S?

Embora a Toyota seja o exemplo mais famoso de uma empresa que aumentou o valor que entregam ao implementar o 5S, há várias outras histórias de sucesso em empresas ocidentais.

Boeing

A empresa implementou os 5S para aumentar a segurança dos seus funcionários e minimizar a chance de acidentes durante o processo de produção.

A Boeing implementou o método em ambos, seu processo de produção e administrativo. Com a ajuda dos 5S, eles foram capazes de simplificar e aumentar a eficiência de todo o seu negócio.

Hewlett-Packard

A Hewlett-Packard tem usando o 5S para agilizar seus processos diários e prevenir a perda de tempo desnecessária ao arranjar sistematicamente os itens do seu espaço de trabalho.

A empresa otimizou seus espaços de armazenagem ao organizar áreas de armazenamento parecidas com prateleiras de supermercados. Desta maneira, os funcionários podem encontrar facilmente as partes e, portanto, construir os produtos com mais eficiência.

Embora o 5S tenha sido desenvolvido originalmente para ser aplicado no ambiente de produção, você pode facilmente adaptá-lo para suprir as necessidades de um trabalho de conhecimento e também times de projetos.

Como Aplicar o 5S na Gestão de Projetos/Trabalho de Conhecimento?

Quando seu espaço de trabalho é um escritório e seu time faz a maioria do seu trabalho em um computador, o 5S pode parecer inaplicável ou não valer a pena o esforço. No entanto, é exatamente o oposto, já que a organização do trabalho de conhecimento é muito mais difícil do que a organização de um espaço de trabalho.

Organizando ferramentas de software

Tipicamente, as ferramentas primárias que seu time utiliza em um cenário típico de trabalho de conhecimento são as soluções de software.

Você deve preparar uma forma de conter todas as ferramentas que comprou e pedir que cada membro comente sobre seu uso. Pergunte qual é o valor de cada ferramenta e com que frequência é usada.

Preste uma atenção especial no SaaS que você para uma taxa de inscrição.

Depois que cada pessoa tiver preenchido o formulário, livre-se de qualquer coisa que não seja útil para ninguém. Se há ferramentas que são raramente usadas ou possuem um valor questionável, tire-as do painel de controle, ou se estiver usando Kanban, liste-as em um quadro Kanban e verifique seu status após algum tempo.

Desta maneira, você pode economizar dinheiro e espaço virtual de um software desnecessário.

Organização

Depois de organizar suas soluções de software e manter somente aquelas que agregam valor, tente aumentar seu efeito.

Busque por plataformas que podem combinar em um único lugar, o valor que diferentes ferramentas fornecem, e possuem a habilidade de serem integradas com outras soluções de software.

Prepare guias para cada time, contendo informações sobre cada ferramenta, como deve ser usada e quais são os logins exigidos.

A organização é crucial especialmente quando se trata de documentos, já que podem ser perdidos facilmente. Se você está entre a maioria das empresas que usam armazenamento em nuvem (p. ex., Google Drive, Onedrive), certifique-se de que suas pastas estejam organizadas e rotuladas de uma maneira clara.

Desta maneira, todo mundo encontrará facilmente o que estiverem procurando ou armazenarão facilmente documentos em um local acessível.

O 5S afirma que você deve ser capaz de encontrar qualquer ferramenta ou documento em 30 segundos ou menos.

Para tornar a colaboração mais fácil, certifique-se de que o sistema do fluxo de trabalho que você usa pode ser integrada com seu drive para que seu time possa compartilhar documentos rapidamente e manter todas as informações sobre uma tarefa em um único local.

Limpeza

Este passo do 5S é vital para tirar o maior proveito possível das suas ferramentas.

Certifique-se de manter seus softwares atualizados e eduque seu time, e você mesmo, a como aproveitar ao máximo um novo recurso que o fornecedor de software lançar.

Padronização

Quando a maioria do trabalho que um time faz é na tela de um computador, é difícil mante o processo rodando de maneira eficiente.

Portanto, você deve padronizar a maneira como cada time trabalha e visualizar o processo de uma maneira que todo mundo entenda. Um modo simples de fazer isso é mapeando cada passo do seu fluxo de trabalho em um quadro Kanban digital e concordar com seus funcionários de colocar cada tarefa que estão processando ali.

Disciplina

O ultimo S é onde a maioria dos times falham. Para sustentar as melhorias que você fez nos 4 passos anteriores, seu time precisa entender e concordar a se comprometer a eles.

A gestão Lean conta muito com a liderança compartilhada, então certifique-se de ouvir seus funcionários e dar a liberdade para eles sugerirem mudanças para alcançar a melhoria contínua.

Estabeleça feedback loops e encoraje seu time a buscar por maneiras de melhorar seu processo.

In Summary

O 5S é uma ótima maneira de começar com a gestão Lean. Ele permitirá que você otimize seu espaço de trabalho e torne-o mais eficiente. Com o 5S você pode:

• Separar as ferramentas necessárias para seu time daquelas que são desnecessárias.
• Minimizar os desperdícios de processo ao organizar seu ambiente de trabalho.
• Manter seu equipamento em um perfeito estado para utilizar todo seu potencial.
• Padronizar seu processo de trabalho.
• Manter quaisquer mudanças que implementar e buscar por melhorias contínuas.