Es wird oft übersehen, dass die Verbesserung der kleinen Dinge um Sie herum einen enormen Einfluss auf die großen Aspekte Ihres Arbeitsprozesses haben kann. Glücklicherweise kann Ihnen die 5S-Methode helfen, Ihren Arbeitsplatz zu einem Ort der Produktivität zu machen.
Es wird Ihrem Team erlauben, mit mehr Disziplin zu arbeiten und jedes Werkzeug im Lean Arsenal mit weniger Aufwand anzuwenden. Lesen Sie den Rest des Artikel, um zu verstehen, warum.
Was sind die 5S und was haben sie mit Lean zu tun?
Die 5S sind eine Lean-Methode und eine der Grundlagen von Kaizen. Sie besteht aus 5 aufeinanderfolgenden Schritten, die es jedem Team ermöglichen, seinen Arbeitsplatz für maximale Prozesseffizienz zu organisieren. Die 5S stehen für:
Sortieren (Seiri)
Trennen Sie erforderliche Tools, Materialien und Anweisungen von denen, die nicht benötigt werden. Entfernen Sie alles, was nicht notwendig ist, aus dem Arbeitsbereich.
Schaffen Sie Ordnung (Seiton)
Sortieren und organisieren Sie alle Werkzeuge, Geräte, Dateien, Daten, Materialien und Ressourcen für eine schnelle, einfache Lokalisierung und Verwendung. Beschriften Sie alle Speicherorte, Werkzeuge und Geräte.
Bringen Sie den Arbeitsplatz zum Glänzen (Seiso)
Setzen Sie Standards für Sauberkeit. Reinigen und entfernen Sie alle Abfälle, Fett und Schmutz. Sauberkeit sorgt für einen sicheren Arbeitsplatz und macht mögliche Probleme bemerkbar (z. B. Materiallecks, lose Teile, lose Papiere oder Materialien).
Führen Sie Standards ein (Seiketsu)
Engagieren Sie die Mitarbeiter, um die oben genannten Schritte 1, 2 und 3 täglich systematisch durchzuführen, um den Arbeitsplatz als Standardprozess in einwandfreiem Zustand zu erhalten. Termine festlegen und Erwartungen für die Einhaltung bestimmen.
Halten Sie sich an die Regeln (Shitsuke)
Bauen Sie organisatorisches Engagement auf, damit 5S zu einem Ihrer Organisationswerte wird und jeder es zur Gewohnheit machen kann.
Die Methode wurde von Taiichi Ohno und Shigeo Shingo als Teil des ursprünglichen Toyota Produktionssystems popularisiert, das die Grundlagen der Lean-Herstellung legte.
Die Implementierung von den 5S gehört zu den ersten Schritten die Sie bei der Einführung von Lean durchführen sollten.
Wie kann es Unternehmen helfen, zu wachsen?
5S ist ein guter Weg, um die 7 Abfälle von Lean (auch bekannt als Muda) zu minimieren.
Es erkennt, dass jedes Werkzeug einen bestimmten Ort haben muss, der es dem Team ermöglicht, es schnell zu finden, zu verwenden und an den gleichen Ort zurückzugeben. Trotzdem schützt es auch den Arbeitsplatz vor unnötiger Ausrüstung.
Daher ist es eine effektive Möglichkeit, die folgenden Aktivitäten ohne Wert zu reduzieren:
- Bewegung – durch Reduzierung der zurückgelegten Strecke, um ein Werkzeug zu erhalten
- Warten – durch Minimierung der Zeit, die beim Warten auf ein Werkzeug verloren geht
- Bestandsaufnahme – durch Entfernen von unnötigen Geräten vom Arbeitsplatz
Darüber hinaus sind die 5S eine großartige Möglichkeit, die Disziplin in Ihrem Team aufrecht zu erhalten und die integrierte Qualität ihrer Arbeit zu erhöhen.
Wer hat die 5S implementiert?
Obwohl Toyota das bekannteste Beispiel für ein Unternehmen ist, das seinen Wert durch die Einführung des 5S gesteigert hat, gibt es auch in westlichen Unternehmen viele andere Erfolgsgeschichten.
Boeing
Das Unternehmen hat die 5S-Methode eingeführt, um die Sicherheit seiner Mitarbeiter zu erhöhen und die Wahrscheinlichkeit von Unfällen während des Herstellungsprozesses zu minimieren.
Boeing hat die Methode sowohl in ihrem Herstellungsprozess als auch in ihrer Verwaltung implementiert. Mit Hilfe von den 5S konnten sie die Effizienz ihres gesamten Geschäfts vereinfachen und steigern.
Hewlett-Packard
Hewlett-Packard verwendet die 5S, um ihre täglichen Prozesse zu rationalisieren und unnötigen Zeitverlust durch systematische Anordnung von Arbeitsbereichen zu vermeiden.
Das Unternehmen hat seine Lagerräume optimiert, indem es Lagerflächen ähnlich den Supermarktregalen organisiert. Auf diese Weise können Mitarbeiter Teile schneller finden und somit effizienter produzieren.
Obwohl die 5S-Methode ursprünglich für die Herstellung etwickelt wurde, können Sie sie leicht an die Bedürfnisse eines Wissensarbeit- und Projektteams anpassen.
Wie kann man die 5S im Projektmanagement/ in der Wissensarbeit anwenden?
Wenn Ihr Arbeitsplatz ein Büro ist und Ihr Team die meiste Arbeit an einem Computer erledigt, scheint die 5S-Methode nicht anwendbar oder nicht der Mühe wert. Es gilt jedoch genau das Gegenteil, denn die Organisation von Wissensarbeit ist viel schwieriger als die Organisation Ihres Arbeitsbereichs.
Sortieren von Software-Tools
In der Regel sind die primären Werkzeuge, die Ihr Team in einem typischen Szenario für Wissensarbeit verwendet, Softwarelösungen.
Sie sollten ein Formular vorbereiten, das jedes von Ihnen gekaufte Werkzeug enthält, und jedes Mitglied bitten, seine Verwendung zu kommentieren. Fragen Sie nach dem Wert jedes Werkzeugs und wie häufig dieses benutzt wird.
Achten Sie besonders auf SaaS-Software (Software as a Service), die Sie gegen eine Abonnementgebühr verwenden.
Nachdem jede Person das Formular ausgefüllt hat, werden Sie alles los, was für niemanden mehr nützlich ist. Wenn es Werkzeuge gibt, die selten verwendet werden oder einen fragwürdigen Wert haben, nehmen Sie sie auf einem Dashboard heraus oder, wenn Sie Kanban verwenden, listen Sie sie auf einem Kanban-Board auf und überprüfen Sie ihren Status nach einiger Zeit erneut.
Auf diese Weise können Sie sowohl Geld als auch virtuellen Speicherplatz für unnötige Software sparen.
Schaffen Sie Ordnung
Nachdem Sie Ihre Softwarelösungen organisiert und nur diejenigen beibehalten haben, die einen Mehrwert bringen versuchen Sie, deren Wirkung zu optimieren
Suchen Sie nach Plattformen, die den Wert verschiedener Tools an einem einzigen Ort vereinen und in andere Softwarelösungen integriert werden können.
Bereiten Sie Anleitungen für jedes Team vor, die Informationen zu jedem Tool enthalten, wie es verwendet werden sollte und welche Anmeldungen erforderlich sind.
Gerade bei Dokumenten ist das Festlegen einer Reihenfolge entscheidend, da sie leicht verloren gehen können. Wenn Sie zu den meisten Unternehmen gehören, die auf Cloud-Speicher angewiesen sind (z. B. Google Drive, Onedrive), stellen Sie sicher, dass Ihre Ordner klar strukturiert und gekennzeichnet sind.
Auf diese Weise wird jeder leicht finden, was auch immer er/sie sucht oder Dokumente an einem leicht zugänglichen Ort speichern.
Die 5S besagen, dass Sie in 30 Sekunden oder weniger ein beliebiges Werkzeug oder Dokument finden können.
Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete Workflow-System in Ihr Laufwerk integriert werden kann, sodass Ihr Team Dokumente schnell freigeben und alle Informationen zu einer Aufgabe an einem einzigen Ort speichern kann.
Bringen Sie den Arbeitsplatz zum Glänzen
Dieser Schritt der 5S-Methode ist entscheidend für die optimale Nutzung Ihrer Tools.
Achten Sie darauf, Ihre Softwarelösungen auf dem neuesten Stand zu halten und sich selbst und Ihr Team zu schulen, wie Sie das neue Feature des Softwareanbieters optimal nutzen können.
Führen Sie Standards ein
Wenn der Großteil der Arbeit, die Ihr Team leistet, auf einem Computerbildschirm läuft, ist es ziemlich schwierig, einen Prozess effizient zu führen.
Daher sollten Sie die Arbeitsweise jedes Teams standardisieren und den Prozess auf eine Weise visualisieren, die alle verstehen. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, jeden Schritt Ihres Workflows auf einem digitalen Kanban-Board abzubilden und mit Ihren Mitarbeitern zu vereinbaren, jede Aufgabe, die sie dort bearbeiten, zu platzieren.
Halten Sie sich an die Rege ln
Im letzten „S“ versagen die meisten Teams. Um die Verbesserungen, die Sie in den vorherigen 4 Schritten erzielt haben, aufrecht zu erhalten, muss Ihr Team diese verstehen und sich damit einverstanden erklären.
Das Lean-Management hängt stark von einer gemeinsamen Führung ab. Achten Sie daher darauf, Ihren Mitarbeitern zuzuhören und ihnen die Freiheit zu geben, Veränderungen vorzuschlagen, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen.
Richten Sie Feedback-Loops ein und ermutigen Sie Ihr Team, nach Möglichkeiten zu suchen, um Ihren Prozess weiter zu verbessern.
Wir bieten die flexibelste Softwareplattform
für ergebnisorientierte Unternehmensagilität.
In Summary
Die 5S-Methode ist ein guter Einstieg ins Lean Management. Damit können Sie Ihren Arbeitsplatz optimieren und effizienter gestalten. Mit den 5S können Sie:
- Die notwendigen von den unnötigen Werkzeugen für Ihr Team trennen und aussortieren.
- Die Aktivitäten ohne Mehrwert in Ihren Prozessen minimieren, indem Sie Ihre Arbeitsumgebung organisieren.
- Ihre Ausrüstung in einem perfekten Zustand halten und deren Potential voll ausnutzen.
- Ihren Arbeitsprozess standardisieren.
- Alle Änderungen, die Sie implementiert haben, aufrecht halten und sich auf kontinuierliche Verbesserung einstellen.
