Cos’è Kanban? Spiegato ai Principianti.

Kanban è un metodo di gestione del flusso di lavoro Lean, molto popolare per la definizione, la gestione e il miglioramento dei servizi che forniscono un lavoro conoscitivo. Aiuta a visualizzare il lavoro, massimizzare l'efficienza e migliorare continuamente. Il lavoro viene rappresentato su Kanban board, consentendo di ottimizzare la consegna dei task tra più team, gestendo anche i progetti più complessi in un unico ambiente.

Elementi della board Kanban

Nato nel settore della produzione, divenne poi un territorio rivendicato dai team di sviluppo software Agile. Recentemente, ha iniziato a ottenere riconoscimento dalle unità aziendali in vari settori. 

Dato che sempre più persone sentono parlare di Kanban, sorgono sempre più domande: 

• Cos’è esattamente Kanban? 
• Quali sono i principi e le pratiche di Kanban? 
• Quali sono i benefici dell’utilizzo di Kanban? 

Ecco le cose più importanti che dovresti sapere sul metodo e sulla sua applicazione pratica.

Definizione di Kanban e Breve Introduzione

Definizione di Kanban 

La parola giapponese "Kanban", che significa "scheda visiva" o "segno", è iniziata ad essere usata come definizione di processo negli anni '50. Venne inizialmente sviluppato e applicato da Toyota come sistema di pianificazione per la produzione ‘just-in-time’. D'altra parte, il termine maiuscono "Kanban" è noto e associato al "Metodo Kanban", definito per la prima volta nel 2007. 

La Genesi di Kanban

Inizialmente, nacque come sistema di pianificazione per una produzione snella, proveniente dal Toyota Production System (TPS). Verso la fine degli anni ‘40, Toyota ha introdotto la fabbricazione ‘just-in-time’ alla sua produzione. L'approccio rappresenta un sistema ‘pull’. Ciò significa che la produzione si basa sulla domanda dei clienti piuttosto che sulla pratica ‘push’ standard per produrre beni e spingerli sul mercato. 

Il loro sistema di produzione unico ha gettato le basi della produzione Lean o semplicemente Lean. Il suo scopo principale è ridurre al minimo le attività inutili senza sacrificare la produttività. L'obiettivo principale è quello di creare più valore per il cliente senza generare costi aggiuntivi. 

Il Sistema Kanban originale, Fonte: sito web TOYOTA Global

Il Metodo Kanban 

All'inizio del XXI secolo, i principali protagonisti dell'industria del software si sono rapidamente resi conto di come Kanban potesse cambiare positivamente il modo in cui venivano forniti prodotti e servizi. 

Ponendo maggiore attenzione all'efficienza e sfruttando i progressi nella tecnologia informatica, Kanban ha abbandonato il regno del settore automobilistico ed è stato applicato con successo ad altri settori commerciali complessi come l'informatica, lo sviluppo software, Sviluppo e Ricerca e altri. 

In effetti, quello che ora riconosciamo come il Metodo Kanban emerse in realtà all'inizio del 2007. È il risultato di anni di test, esperienza e sforzi congiunti di figure di spicco nella comunità Lean e Agile come David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber e altri. 

Puoi iniziare a costruire il tuo sistema Kanban impostando la Kanban board più semplice con tre colonne di base: "Da fare", "In Corso" e "Fatto". Una volta realizzato, gestito e messo in funzione correttamente, serve da repository di informazioni in tempo reale, evidenziando i rallentamenti all'interno del sistema e qualsiasi altro elemento che potrebbe interrompere le regolari pratiche di lavoro. 

Ma come funziona il metodo Kanban? 

Scopriamolo. 

Principi Kanban

Prima di addentrarci nei valori di Kanban in modo più dettagliato, vorremmo premettere che il metodo attualmente noto e utilizzato è emerso grazie agli sforzi collaborativi di molte persone. La comunità di Kanban in continua espansione dovrebbe riconoscere queste idee e contributi come tali. 

David J. Anderson (pioniere nel campo di Lean/Kanban per il lavoro conoscitivo nonché uno dei padri fondatori del metodo) ha formulato il metodo Kanban come un approccio al processo evolutivo incrementale e al cambiamento dei sistemi per le organizzazioni di lavoro conoscitivo. Si focalizza sul fare cose, e i suoi fondamenti possono essere suddivisi in due tipi di principi e sei pratiche. 

Esaminiamo quali sono i principi Kanban.

Cambiare i Principi di Gestione 

Unire i processi già stabiliti in modo non distruttivo, perseguire cambiamenti evolutivi e apportare continui miglioramenti. Diamo un'occhiata più da vicino ai principi di gestione del cambiamento di Kanban.

Principio 1: Iniziare da Ciò Che Si Sta Facendo 

Kanban offre la flessibilità di utilizzare il suo metodo per i flussi di lavoro, sistemi e processi esistenti senza interrompere ciò che è già stato avviato. Il metodo riconosce che i processi, i ruoli, le responsabilità e i titoli esistenti hanno valore e, in generale, è bene che vengano preservati. Naturalmente, ciò evidenzierà le questioni che devono essere affrontate e contribuirà a valutare e pianificare i cambiamenti da applicare in modo che la loro attuazione sia quanto meno distruttiva possibile.

Principio 2: Accettare di Perseguire un Cambiamento Evolutivo Incrementale 

Il metodo Kanban è pensato per evitare al massimo qualsiasi tipo di resistenza. Incoraggia piccoli e continui cambiamenti incrementali ed evolutivi nel processo attuale attraverso l'implementazione di forme di collaborazione e feedback. In generale, i cambiamenti radicali vengono scoraggiati poiché di solito incontrano resistenza per paura o incertezza.

Principio 3: Incoraggiare Atti di Leadership su Tutti i Livelli 

Una leadership su tutti i livelli deriva dalle intuizioni e dagli atti quotidiani delle persone al fine di migliorare il loro metodo di lavoro. Per quanto insignificante si possa pensare, ogni osservazione condivisa promuove un miglioramento continuo (Kaizen) che farà raggiungere prestazioni ottimali a livello di team/dipartimento/azienda. Questa non può essere un'attività a livello di gestione.

Principi di Consegna del Servizio 

Kanban mira a sviluppare un approccio orientato al servizio. Richiede che comprenda profondamente le esigenze dei tuoi clienti, crei una rete di servizi in cui le persone si auto-organizzano intorno al lavoro e assicuri che il tuo sistema evolva continuamente. 

Principio 1: Concentrarsi sulle Necessità e Aspettative del Cliente 

Fornire valore al cliente dovrebbe essere al centro di ogni organizzazione. Comprendere le esigenze e le aspettative dei tuoi clienti porta l'attenzione sulla qualità dei servizi forniti e il valore che crea. 

Principio 2: Gestire il Lavoro 

Gestire il lavoro nella tua rete di servizi ti assicura di potenziare le capacità delle persone di auto-organizzarsi intorno al lavoro. Ciò consente di concentrarsi sui risultati desiderati senza il "rumore" creato dalla micro-gestione delle persone che forniscono i servizi. 

Principio 3: Rivedere Regolarmente la Rete di Servizi 

Una volta sviluppato, un approccio orientato al servizio richiede una valutazione continua per promuovere una cultura del servizio al cliente. Attraverso l'uso di revisioni periodiche della rete di servizi e la valutazione delle politiche di lavoro applicate, Kanban incoraggia il miglioramento dei risultati forniti.

Pratiche Kanban

Implementando il metodo Kanban, ogni organizzazione dovrebbe prestare attenzione ai passaggi pratici. È bene che siano presenti sei pratiche fondamentali per un'implementazione di successo. Sebbene padroneggiare questi elementi sia vitale, è un processo in continua evoluzione - circa il 40% di tutte le organizzazioni ammette che il modo in cui usano le pratiche Kanban matura di continuo. Diamo un’occhiata più da vicino. 

• Visualizzare il flusso di lavoro
• Limitare il Work in Progress (WIP)
• Gestire il flusso
• Rendere espliciti i criteri del processo
• Cicli di feedback
• Migliorare insieme (utilizzando modelli e il metodo scientifico)

1. Visualizzare il Flusso di Lavoro

Una semplice Kanban board

Per visualizzare il tuo processo con un sistema Kanban, avrai bisogno di una board con card e colonne. Ogni colonna sulla board rappresenta un passaggio nel flusso di lavoro. Ogni card Kanban rappresenta un elemento di lavoro. La Kanban board rappresenta lo stato attuale del flusso di lavoro con tutti i suoi rischi e caratteristiche. 

La prima cosa più importante è capire cosa ci vuole per trasformare un elemento dalla richiesta a un prodotto consegnabile. Riconoscere il modo in cui il lavoro scorre attraverso il tuo sistema ti metterà sulla strada del miglioramento continuo apportando cambiamenti ben osservabili e necessari. 

Quando inizi a lavorare sull'elemento X, lo trascini dalla colonna "Da fare" e quando è completato, lo sposti su "Fatto". In questo modo, è possibile monitorare facilmente i progressi e individuare i rallentamenti. Naturalmente, la tua Kanban board potrebbe avere un aspetto differente ma questo dipende dai tuoi bisogni e processi specifici.

2. Limitare il Work in Progress (WIP)

Kanban Board digitale con limiti WIP

Una delle funzioni principali di Kanban è quella di garantire un numero gestibile di elementi attivi in corso in qualsiasi momento. Se non ci sono limiti di work-in-progress, non stai lavorando con Kanban. Spostare l'attenzione di un team a metà strada di solito danneggerà il processo, e il multitasking genera spreco e inefficienza. 

Limitare il WIP significa implementare un sistema ‘pull’ su parti o sul flusso di lavoro completo. L'impostazione degli elementi massimi per fase assicura che una board venga spostata solo nella fase successiva quando vi è la capacità disponibile. Tali vincoli evidenzieranno rapidamente le aree problematiche nel tuo flusso in modo da poterle identificare e risolvere. 

3. Gestire il Flusso

Gestire il flusso riguarda la gestione del lavoro, ma non delle persone. Per flusso intendiamo il movimento degli elementi di lavoro attraverso il processo di produzione a un ritmo prevedibile e sostenibile. 

Uno degli obiettivi principali quando si implementa un sistema Kanban è quello di creare un flusso sano e regolare. Invece di micro-gestire le persone cercando di tenerle occupate per tutto il tempo, ci si dovrebbe concentrare sulla gestione dei processi di lavoro e capire come velocizzare il lavoro attraverso il sistema. Questo significherebbe che il tuo sistema Kanban sta creando valore più rapidamente.

4. Rendere Espliciti i Criteri del Processo 

Non puoi migliorare qualcosa che non comprendi. Ecco perché il tuo processo dovrebbe essere definito con chiarezza, pubblicato e commentato tra i membri.  Le persone non si associano né partecipano a qualcosa che non ritengono utile. 

Una volta che tutti acquisiscono familiarità con l'obiettivo comune, riescono a lavorare e prendere decisioni per generare un impatto positivo. Sparse, visibili, ben definite e soggette a cambiamenti (se/quando necessario), le politiche di lavoro hanno il potere di aumentare l'auto-organizzazione delle persone.

5. Cicli di Feedback 

Per i team e le aziende che vogliono essere più agili, l'implementazione di cicli di feedback è un passo obbligatorio. Assicurano che le organizzazioni rispondano adeguatamente ai potenziali cambiamenti e consentano il trasferimento di conoscenze tra le parti interessate. 
Kanban suggerisce l'uso di cadenze (cicli di feedback) a livello di team e cadenze orientate al servizio. 

Un esempio di cadenza a livello di team è il Team Kanban Meeting giornaliero per monitorare lo stato e il flusso di lavoro. Inoltre, aiuta a identificare la capacità disponibile e il potenziale al fine di aumentare il ritmo di consegna. Si svolge su una  Kanban board e ogni membro racconta agli altri quello che hanno fatto il giorno precedente e quello che faranno oggi. 

Cadenze a livello di team

Le cadenze orientate al servizio in Kanban, come le operazioni, la fornitura dei servizi e i meeting sui rischi, mirano a sincronizzare e migliorare la fornitura del servizio. L'output di queste recensioni, come la comprensione di ciò che sta bloccando la consegna di un servizio efficace, dovrebbe servire come input decisionale per il miglioramento continuo della tua rete di servizi.

Cadenze orientate al servizio

Mentre i meeting mirati e regolari con pochi partecipanti hanno dimostrato essere una buona pratica, la durata ideale di specifiche cadenze Kanban dipende dal contesto, dalla dimensione del team e dagli argomenti.

6. Migliorare Insieme (Utilizzando Modelli e il Metodo Scientifico) 

Il modo per ottenere un miglioramento continuo e un cambiamento sostenibile all'interno di un'organizzazione è attraverso l'implementazione collaborativa di cambiamenti basati su metodi, feedback e metriche scientificamente provati. 
Coltivare una cultura organizzativa in cui ogni ipotesi ha dimostrato di avere risultati positivi o negativi è fondamentale per sviluppare una mentalità focalizzata sul miglioramento attraverso il cambiamento evolutivo.

6 Vantaggi Principali di Kanban

Secondo il primo rapporto di State of Kanban, le ragioni principali per l'adozione del metodo Kanban è se vi è la necessità di una maggiore visibilità del lavoro e di un miglioramento continuo. Ecco alcuni dei vantaggi sull’utilizzo di Kanban oggi. 

Credito immagine: State of Kanban

• Maggiore visibilità del flusso
• Migliorata velocità di consegna
• Allineamento tra obiettivi aziendali ed esecuzione
• Maggiore prevedibilità
• Maggiore abilità per gestire scalabilità e dipendenze
• Maggiore soddisfazione del cliente

Maggiore Visibilità del Flusso

L'idea base di Kanban è visualizzare ogni pezzo del lavoro. In questo modo, la Kanban board si trasforma in un centro informativo centrale, offrendo inoltre tutti gli elementi sulla stessa pagina. Prenderai visione di tutti i task e non ne perderai neanche uno, il che fornisce trasparenza all'intero processo di lavoro. Ogni membro del team può avere un rapido aggiornamento sullo stato di ogni progetto o task.

Migliorata Velocità di Consegna

Kanban offre molteplici modi ai project manager di monitorare da vicino e fare analisi informate sulla distribuzione del lavoro. Con una visione chiara degli elementi di lavoro completati in un certo periodo di tempo, le fasi in cui i task trascorrono più a lungo, i rallentamenti sono facili da individuare. I team possono affrontare queste sfide per migliorare il loro flusso di lavoro e, in ultima analisi, il loro tasso di consegna.

Allineamento tra Obiettivi Aziendali ed Esecuzione

Promuovendo la trasparenza, incoraggiando il feedback e meeting di revisione regolari, le pratiche Kanban consentono di allineare gli obiettivi strategici dell'azienda con il lavoro quotidiano dei team. Questo allineamento tra la direzione aziendale e l'esecuzione migliora l'agilità di un'organizzazione. Ciò consente ai team di adattarsi alle priorità mutevoli e alle riorganizzazioni dovute ai cambiamenti del mercato o alle esigenze dei clienti.

Maggiore Prevedibilità

Una volta creata una Kanban board e iniziato ad accumulare elementi di lavoro su di essa, sarete in grado di comprendere il vostro processo in profondità con metriche di flusso. L'analisi del tempo speso nel flusso di lavoro (tempo ciclo) consente di migliorare le previsioni sulla quantità di lavoro che è possibile fornire in futuro. Comprendere la coerenza della velocità di consegna (throughput) renderà le tue previsioni più accurate e le tue decisioni basate su dati storici.

Maggiore Abilità per Gestire Scalabilità e Dipendenze 

La pratica intrinseca di Kanban alla visualizzazione viene applicata anche quando si tratta di mappare e gestire le dipendenze. Partendo con ciò che fai ora significa visualizzare le attuali dipendenze e gestire il flusso tra di esse. La gestione delle dipendenze fornisce informazioni sullo stato attuale di un flusso di lavoro e offre idee per il miglioramento. Inoltre, consente la piena trasparenza per la gestione strategica del flusso di lavoro e dei collegamenti esistenti tra i team. 

Maggiore Soddisfazione del Cliente 

L'origine del metodo Kanban: il sistema ‘pull’ su cui si basa implica che il lavoro venga fatto quando c'è una domanda. In altre parole, Kanban ti guida per ridurre gli sprechi di tempo lavorando esclusivamente su task che sono attualmente necessari. Inoltre, applicando tecniche di visualizzazione e introducendo limiti di work-in-progress al processo, ti assicurerai che il risultato finale sia ottimizzato in base alle aspettative dei tuoi clienti.

Scrum vs. Kanban

La differenza più importante tra Kanban e Scrum è che il primo è un metodo, mentre il secondo è uno strumento. Kanban costruisce un modello di distribuzione continua in cui i team rilasciano valore non appena sono pronti, mentre Scrum organizza il lavoro in Sprint. L'applicazione di entrambi dipende dalla natura del processo; tuttavia, si può dire che Kanban offre un approccio più su misura, mentre Scrum si basa su regole predefinite. Un'altra caratteristica distintiva chiave tra i due è la mentalità e il sistema di credenze fondanti di Scrum e Kanban.

Applicazione di Kanban in Tutta l'organizzazione per l'agilità Aziendale

Per natura, Kanban è un metodo adattivo applicabile a tutti i livelli organizzativi. È possibile utilizzare le Kanban board collegate per mappare la gestione dei portfolio e collegare la strategia all'esecuzione. Con l'aiuto del concetto del Portfolio Kanban, le organizzazioni possono raccogliere i benefici dei principi e delle pratiche di Kanban attraverso più livelli di gestione.

L'approccio del Portfolio Kanban può essere utilizzato in quattro forme differenti:

• Portfolio Kanban a livello team
• Portfolio Kanban a livello Progetto/Prodotto
• Portfolio Kanban a livello Programma
• Portfolio Kanban a livello Strategia

Schema Kanban del portafoglio

Quali Sono i Principali Termini Kanban da Conoscere?

Kanban è un metodo di lavoro che consente di ottimizzare il flusso di lavoro attraverso i flussi di valore, dall'ideazione alla consegna al cliente. Anche se sembra un modo semplice per migliorare i processi di lavoro, Kanban non si limita a farti visualizzare il tuo lavoro. È necessario prestare attenzione ai dettagli e familiarizzare con i termini e le caratteristiche base di Kanban se desideri beneficiare di questo metodo.  

Ecco un breve glossario Kanban che ti aiuterà a iniziare.

• Kanban board: Una Kanban board è uno dei componenti chiave del metodo Kanban nonché il punto dove si visualizzano tutti gli elementi di lavoro. Andrebbe divisa in un minimo di 3 colonne - Da fare, In corso, Fatto, che rappresenta le diverse fasi del processo. 
• Kanban card: Le Kanban card rappresentano i diversi elementi di lavoro che si muovono attraverso una Kanban board. Contengono dettagli importanti sui task come descrizione, scadenza, dimensioni, assegnatari, ecc. 
• Colonne: Dividono la Kanban board verticalmente, e ciascuno di essi rappresenta una fase diversa del flusso di lavoro. Ogni Kanban board ha 3 colonne predefinite: Da fare, In corso, Fatto. A seconda della complessità di un processo di lavoro, queste tre fasi possono essere suddivise in molte sottocolonne più piccole. 
• Swimlane: Corsie orizzontali che dividono una Kanban board in sezioni. I team le usano per separare visivamente diversi tipi di lavoro sulla stessa board e unire task omogenei. 
• Tempo di ciclo: Il tempo di ciclo inizia nel momento in cui un nuovo task entra nella fase "in corso" del flusso di lavoro, e qualcuno sta effettivamente lavorando su di esso. 
• Lead Time: Il lead time inizia nel momento in cui viene richiesto un nuovo task (non importa se qualcuno sta effettivamente lavorando su di esso) e termina con il suo allontanamento finale dal sistema. 
• Throughput: Il numero di elementi di lavoro che passano attraverso (vengono completati) un sistema o un processo per un certo periodo. Il throughput è un indicatore chiave che mostra la produttività del tuo team nel tempo. 
• Work in Progress (WIP): La quantità di lavoro attualmente in corso e non ancora finita. 
• Limiti WIP: Limitare il work in progress riduce il numero di task su cui il tuo team può lavorare contemporaneamente per evitare sovraccarichi e cambiamenti di contesto.
• Classi di Servizio: Insieme di politiche che aiutano i team Agile a dare priorità agli elementi di lavoro e ai progetti.
• Cadenze Kanban: Riunioni cicliche che guidano il cambiamento evolutivo e la fornitura di servizi "adatti allo scopo".
• Software Kanban: Si riferisce a un sistema digitale che consente l'applicazione delle pratiche e dei principi Kanban da utilizzare da parte di vari team e organizzazioni di tutte le dimensioni.

Kanban in Breve

Un sistema Kanban non è semplicemente un luogo con degli sticker appiccicati sul muro. Il modo più semplice per capire Kanban è abbracciare la sua filosofia e applicarla al tuo lavoro quotidiano. Se leggi, comprendi, e vai in risonanza con i suoi principi fondamentali, la transizione nella pratica ti sembrerà logica e anche inevitabile. 

La visualizzazione del flusso di lavoro, l'impostazione dei limiti WIP, la gestione del flusso, la garanzia di politiche esplicite e il miglioramento collaborativo porteranno il processo ben oltre ciò che si potrebbe pensare. Ricordati di organizzare cicli di feedback regolari. Tutti questi pezzi insieme riveleranno il vero potere di Kanban. 

In Summary

Cercare di imparare ciò che è Kanban potrebbe risultare difficile in un primo momento, ma ora che sai di cosa si tratta, è possibile sfruttare al meglio i principali vantaggi di Kanban: 

• Kanban board fisiche e digitali che ti aiuteranno a visualizzare il tuo lavoro 
• Kanban è facile da adottare e puoi iniziare con ciò che hai 
• I limiti WIP ti permettono di diventare più efficiente 
• I principi e le pratiche Kanban offrono un percorso evolutivo verso l'agilità senza interrompere i processi attuali