Cos’è un Collo di Bottiglia e Come Affrontarlo?

Quando è stata l'ultima volta che il tuo team ha consegnato un prodotto in tempo, e soprattutto senza ritardi o sforzi straordinari da parte di alcuni membri? 

I rallentamenti del processo sono tra i motivi per cui i progetti ritardano, i budget lievitano per il costo aggiuntivo dei ritardi e tutto il processo diventa imprevedibile. 

Invece di combattere i sintomi, tutto ciò di cui un manager ha bisogno è una semplice analisi del collo di bottiglia e una serie di misure preventive per salvare la giornata. 

In questo articolo, imparerai come utilizzare Kanban e Lean per identificare e analizzare i colli di bottiglia dei processi per stabilire un flusso prevedibile e tenere tutto sotto controllo. 

Cos’è un Collo di Bottiglia? 

In parole povere, un collo di bottiglia del processo è una fase di lavoro che ha più richieste di lavoro di quanto possa elaborare alla sua massima capacità di produttività. Ciò causa un'interruzione del flusso di lavoro e ritardi nel processo di produzione. 

Collo di bottiglia sulla kanban board

In altre parole, anche se questa fase di lavoro funziona alla sua massima capacità, non è in grado di elaborare tutti gli elementi di lavoro abbastanza velocemente per spingerli alle fasi successive senza causare ritardi. 

Il collo di bottiglia del flusso di lavoro può essere rappresentato da un computer, un membro, un reparto o un'intera fase di lavoro. Gli esempi tipici di colli di bottiglia nei lavori di conoscenza sono processi di test del software e di revisione della qualità. 

Purtroppo, un collo di bottiglia viene spesso riconosciuto solo dopo che ha causato il blocco del flusso di lavoro. 

Esistono strumenti semplici ma efficaci nella Gestione Lean, insieme a Kanban, che possono aiutarti a prevenire la congestione del lavoro e individuare il collo di bottiglia.

Come Individuare un Collo di Bottiglia del Flusso di Lavoro? 

Se noti che il tuo flusso di lavoro è imprevedibile e funziona a scatti, allora c’è un collo di bottiglia da qualche parte che ostacola il flusso fluido. 

Esempio di collo di bottiglia settimanale

Il vero problema sta nell’individuare e impostazione una contromisura adeguata. Nel Lean Management, per poter rilevare un collo di bottiglia, è possibile utilizzare diversi strumenti di analisi dei rallentamenti di Kanban.

Ecco Come Individuare un Collo di Bottiglia in 3 Step: 

1. Visualizzare. Tenere traccia del tuo lavoro nelle card su una Kanban board facilita l’individuazione dell’accumulo degli elementi di lavoro, il che suggerisce un problema, molto probabilmente un collo di bottiglia. 
2. Mappare code e attività. Separando le code e le attività e mappandole nella Kanban board, si potrà vedere il tempo di attesa del nostro lavoro prima di una determinata attività. Se questa coda cresce significativamente e in modo più veloce rispetto ai processi della fase di attività, hai trovato il tuo collo di bottiglia. 
3. Misurare il tempo di ciclo per fase. Misurare il tempo di ciclo in ogni fase consente di costruire un diagramma di calore del tempo di ciclo. Uno sguardo su questo diagramma rivela le fasi in cui le card trascorrono la maggior parte del tempo. Se queste fasi del flusso di lavoro sono code, probabilmente si tratta di colli di bottiglia. 

Cosa Fare Dopo? Come Affrontare un Collo di Bottiglia? 

A volte, puoi facilmente risolvere il collo di bottiglia allocando più risorse o persone a quella fase o processo di lavoro. Ciò potrebbe significare l'assunzione di un altro tester QA per un flusso di produzione più snello. 

Tuttavia, che cosa succede se il collo di bottiglia richiede una risorsa particolarmente scarsa o esperienze difficile da trovare? In alcuni casi, il costo della soluzione per il collo di bottiglia può essere troppo alto. 

Non intervenire in un collo di bottiglia costerà sempre di più che risolverlo. 

Quindi, cosa fare dopo?

Ecco Alcune Cose da Fare per Contenere un Collo di Bottiglia: 

• Non lasciarlo mai a se stesso. Per via dell'effetto onda sul resto del flusso, il processo del collo di bottiglia dovrebbe sempre essere caricato a piena capacità. 
• Ridurre il flusso sul collo di bottiglia. Assicurati che il lavoro arrivi nella sua forma migliore. Se il tuo processo di revisione ha un collo di bottiglia, assicurati che la qualità sia presente fin dall’inizio. Il lavoro da rivedere deve essere impeccabile. Ogni errore che il recensore trova costerà più tempo e denaro. 
• Gestire limiti WIP. Se i limiti di work in progress sono abbastanza liberali nel collo di bottiglia e sono presenti parecchi cambi di contesto, prendi in considerazione di abbassare il limite WIP. Se non è presente un limite WIP, impostane uno. 
• Elaborare il lavoro in lotti. Alcune operazioni richiedono meno tempo se si organizzano articoli di lavoro simili in lotti. Tuttavia, sii cauto. Maggiore è la dimensione del lotto, maggiore sarà il rischio. La regola generale suggerisce sempre un lotto più piccolo, ma nel mondo reale a volte bisogna scendere a compromessi. 
• Aggiungere più persone e risorse. Se possibile, aumenta la capacità del collo di bottiglia per accelerare tutto il processo. Tuttavia, tieni gli occhi aperti. Non appena vengono ridistribuite le risorse del sistema, è probabile che apparirà un altro rallentamento nel sistema. 

Analisi Continua dei Colli di Bottiglia con Kanban 

La chiave per un flusso sano e produttivo è l'interruzione minima del processo. Il lavoro deve scorrere liberamente, alimentato dal potere del sistema Pull. 

Seguendo il concetto di miglioramento continuo della gestione Lean, anche l’analisi dei colli di bottiglia dovrebbe essere un processo costante. 

Dopo tutto, nei moderni mercati in continua evoluzione, ogni volta che l'equilibrio relativo nel sistema di produzione viene disturbato, è necessario rivedere il flusso di lavoro per vedere se si sono verificati nuovi rallentamenti e cosa va fatto per ridurre il il loro effetto. 

Controlla il tuo lavoro con i flussi di lavoro Kanban e gli strumenti di analisi dei colli di bottiglia Lean per raggiungere un livello senza precedenti di prevedibilità del flusso. 

In Summary

Se il tuo team è costantemente stressato, le date di consegna vengono costantemente disattese e gli elementi di lavoro non scorrono mai come dovrebbero, è bene eseguire un'analisi del collo di bottiglia. Fortunatamente, in combinazione con gli strumenti Kanban, la gestione Lean ti consente di scoprire e risolvere rapidamente i colli di bottiglia. 

• Mappare visivamente il processo e il flusso di lavoro per individuare le congestioni. 
• Misurare le metriche di flusso a livello di sistema per avere una panoramica migliore. 
• Regolare la distribuzione delle risorse per risolvere semplici colli di bottiglia. 
• Mantenere il flusso di lavoro stabile e prevedibile grazie all'analisi continua dei colli di bottiglia.