Cos’è il Ciclo Pianificare-Fare-Controllare-Agire (PDCA)?

Cosa Significa il Ciclo PDCA? 

Spiegato brevemente, il ciclo Pianificare-Fare-Controllare-Agire è un modello per realizzare il cambiamento. È una parte essenziale della filosofia di lean manufacturing nonché un prerequisito fondamentale per il miglioramento continuo di persone e processi. 

Inizialmente proposto da Walter Shewhart e successivamente sviluppato da William Deming, il ciclo PDCA divenne un quadro diffuso per i miglioramenti costanti nella produzione, nella gestione e in altre aree. 

Il PDCA è un semplice metodo a quattro fasi che consente ai team di evitare errori ricorrenti e migliorare i processi. 

Adesso cerchiamo di approfondire l'argomento e scoprire qualcosa in più sul ciclo. 

Da Dove Viene il Ciclo PDCA? 

Lo statistico e fisico americano Walter Shewhart è considerato il padre del PDCA. Era appassionato di analisi statistica e miglioramento della qualità e ha fondato il ciclo PDCA registrato in numerose pubblicazioni. 

Anni dopo, ispirato da Shewhart’s ideas, William Deming ha sviluppato il modello in un ciclo di apprendimento e miglioramento, diventando popolare come PDCA. Ecco perché il modello è anche conosciuto come ciclo di Shewhart o ciclo di Deming. 

Spiegazione Dettagliata del Ciclo PDCA 

Ciclo di PDCA

Il ciclo PDCA è un processo iterativo per migliorare continuamente prodotti, persone e servizi, ed è diventato parte integrante di ciò che oggi è noto come Lean management. Il modello PDCA include test, analisi dei risultati e miglioramento del processo. 

Ad esempio, immagina di ricevere parecchi reclami da parte dei clienti sul tasso di risposta lenta del tuo team di assistenza. In quel caso, probabilmente dovrai migliorare il modo in cui la tua team lavora per soddisfare i clienti. Qui entra in gioco il ciclo PDCA. 

Diamo uno sguardo più da vicino alle quattro fasi del processo PDCA.

PIANIFICARE 

In questa fase, si pianifica letteralmente ciò che deve essere fatto. A seconda delle dimensioni del progetto, la pianificazione può occupare una parte importante degli sforzi del tuo team. Di solito consisterà di piccoli passi in modo da poter costruire un piano corretto e con meno possibilità di fallimento. 

Prima di passare alla fase successiva, è necessario essere sicuri di aver risposto ad alcune domande di base: 

• Qual è il problema principale da risolvere? 
• Di quali risorse abbiamo bisogno? 
• Quali risorse abbiamo? 
• Qual è la soluzione migliore per risolvere i problemi con le risorse disponibili?
• In che condizioni il piano verrà considerato di successo? Quali sono gli obiettivi? 

Tieni a mente che tu e il tuo team potreste dover passare attraverso il piano un paio di volte prima di poter procedere. In tal caso, è opportuno utilizzare una tecnica per la creazione e il mantenimento di cicli di feedback aperti come la Hoshin Kanri Catchball. Essa ti permetterà di raccogliere abbastanza informazioni prima di decidere di procedere. 

FARE 

Dopo aver concordato il piano, è il momento di agire. In questa fase, si applicherà tutto ciò che è stato preso in considerazione durante la fase precedente. 

Sii consapevole del fatto che in questa fase possono verificarsi problemi imprevisti. Ecco perché, in una situazione ideale, si può prima cercare di incorporare il tuo piano su piccola scala e in un ambiente controllato. 

La standardizzazione aiuterà sicuramente il tuo team ad applicare il piano senza problemi. Assicurati che tutti conoscano i propri ruoli e responsabilità. 

CONTROLLARE 

Questa è probabilmente la fase più importante del ciclo PDCA. Se vuoi rendere chiaro il tuo piano, evitare errori ricorrenti e applicare il miglioramento continuo con successo, devi prestare attenzione a questa fase. 

Qui, è necessario verificare l'esecuzione del piano e vedere se il piano iniziale può essere effettivamente applicato. Inoltre, il tuo team potrà identificare le fasi problematiche del processo in corso ed eliminarle in futuro. Se qualcosa è andato storto durante il processo, è necessario analizzare e trovare la causa principale dei problemi. 

AGIRE

Infine, si arriva all'ultima fase del ciclo PDCA. Inizialmente, hai sviluppato, applicato e controllato il tuo piano. Ora, devi agire. 

Se ti sembra tutto perfetto e il tuo team è riuscito a raggiungere gli obiettivi iniziali, puoi procedere e applicare il tuo piano. 

Se gli obiettivi sono stati soddisfatti, può essere opportuno adottare tutto il piano. Rispettivamente, il tuo modello PDCA diventerà la nuova linea di base standard. Tuttavia, ogni volta che ripeti un piano standardizzato, ricorda al tuo team di ripetere tutti i passaggi e cercare sempre di migliorare. 

Il ciclo PDCA è uno strumento semplice ma potente per risolvere i problemi a qualsiasi livello aziendale. Può essere parte di un processo di pianificazione più grande, come ad esempio Hoshin Kanri. 

L'approccio ripetitivo aiuterà il tuo team a trovare, testare soluzioni e migliorarle attraverso un ciclo di riduzione degli sprechi. 

Il processo PDCA include un impegno per il miglioramento continuo e può avere un impatto positivo sulla produttività e sull'efficienza. 

Infine, tieni presente che il modello PDCA richiede una certa quantità di tempo e potrebbe non essere appropriato per risolvere problemi urgenti. 

In Summary

Il Ciclo PDCA è un utile strumento che può aiutare il tuo team a risolvere problemi in modo più efficace. Vediamo insieme i suoi vantaggi: 

• Stimola il miglioramento continuo delle persone e dei processi. 
• Permette il tuo team di testare le possibili soluzioni su piccola scala e in un ambiente controllato. 
• Previene gli errori ricorrenti nel processo lavorativo.