Démythifier la Matrice en X de la Méthode Hoshin

La matrice en X de la méthode Hoshin est un document d’une seule page qui comprend des objectifs, des stratégies, des projets stratégiques (initiatives) et des propriétaires.

Dans le Lean management, l’utilisation de la matrice en X a pour but d’aligner les besoins à long terme avec les initiatives stratégiques, d’identifier les activités les plus importantes au cours du processus et de lister les indicateurs que vous devez améliorer.

Une matrice en X typique ressemble normalement à cela :

Avec la permission du Lean Methods Group

Son nom vient du X qui divise la matrice en 4 quadrants clés :

• Objectifs à long terme (sud)
• Objectifs annuels (ouest)
• Objectifs prioritaires (nord)
• Indicateurs à améliorer (est)

Aux coins de la matrice, les dépendances entre les activités situées à chaque section sont identifiées.

Sur le côté droit du diagramme, sont indiqués les noms des personnes responsables de l’exécution du projet.

Comment appliquer la Matrice en X ?

En général, le meneur de votre organisation est responsable de la mise en place de la matrice (si elle est appliquée à grande échelle) ou tout autre responsable l’appliquant au niveau de l’équipe.

Lorsque vous remplissez la matrice en X, vous devez placer les parties les plus importantes du diagramme près du centre.

Étape 1 : Établir la vision stratégique et les objectifs

Vous devez commencer par les objectifs à long terme de votre équipe. Dans la méthode Hoshin, il s’agit généralement d’objectifs à 3 à 5 ans.

Listez-les en bas du quadrant de la matrice en X et gardez en tête que chaque initiative comprendra un grand nombre de petites tâches que votre équipe devra traiter avant d’atteindre l’objectif.

Tenez compte de la capacité de votre équipe avant de remplir à la hâte 10 objectifs à long terme.

Un moyen simple de calculer le nombre total de tâches que votre équipe devra réaliser est de décomposer chaque initiative en un véritable plan pour l’exécution de la plus petite tâche possible avant de placer le nouveau projet à long terme dans la matrice.

Étape 2 : Définir des buts intermédiaires clés

Une fois vos objectifs à long terme définis, préparer les buts les plus importants que vous cherchez à atteindre dans un délai plus bref (par ex. 1 an) et placez-les dans le quadrant de gauche de la matrice en X.

Pour les créer, vous devriez d’abord vous pencher sur ce que vous souhaitez accomplir afin de rester sur la bonne voie et bâtir à partir de cette base.

Étape 3 : Définir des actions et indicateurs à court terme

Vous devez ensuite remplir le quadrant avec les activités les plus importantes que votre équipe doit terminer afin d’atteindre les buts à court terme. En tant que responsable Lean, il s’agit en quelque sorte de votre liste des tâches pour les mois à venir.

Le quadrant de droite est réservé aux indicateurs qui vous permettront de rester sur la bonne voie pendant que vous travaillez sur les objectifs de la société.

Étant donné que toutes vos équipes Lean ont leurs propres indicateurs clés de performance, vous devez être très prudents lorsque vous placez les indicateurs clés dans la matrice en X de la méthode Hoshin.

Étape 4 : Convenir d’indicateurs clés de performance

C’est le moment idéal de mettre en pratique le Catchball de la méthode Hoshin et de partager vos plans avec le reste des parties prenantes.

Ensemble vous pouvez convenir des indicateurs les plus importants que vous devez améliorer et les lister dans le diagramme sans prendre le risque de réduire le moral des individus dont le travail n’est pas considéré comme vital pour la bonne exécution du projet.

En suivant cette idée, juste à côté des indicateurs clés, vous devez lister les acteurs clés qui seront responsables de mener à bien l’exécution des activités situées dans le quadrant supérieur de la matrice.

Même si le Lean favorise la propriété partagée du flux de travail, pour davantage de clarté, nous vous recommandons de ne lister que l’individu responsable de la réussite du travail de l’équipe, ou autrement dit les chefs d’équipe, responsables et propriétaires de processus.

Étape 5 : Relier les points ; repérer les dépendances

Dernier point, mais non le moindre, vous devriez compléter le tableau en spécifiant les dépendances entre tous les éléments de votre matrice.

Nous vous recommandons de commencer en créant une légende des différents marqueurs de corrélation qui relieront chaque quadrant au suivant.

Même si vous avez une marge de manœuvre assez importante pour les personnaliser, nous vous conseillons de rester simple et de ne pas ajouter plus de 3 types de corrélations différents.

Par exemple, vous pouvez répertorier un type primaire et secondaire de corrélation. Pour les distinguer l’un de l’autre, utilisez différents signes pour les visualiser (cercles, triangles, carrés, etc.).

Vous pouvez appliquer toutes sortes de figures géométriques, mais souvenez-vous que la matrice doit rester transparente et chaque individu devrait comprendre les informations qu’elle contient en un seul coup d’œil.

Pour marquer les dépendances entre les quadrants dans votre matrice en X, vous devez placer la figure géométrique correspondante dans les cases situées aux intersections des quadrants, dans les coins du diagramme.

Passer de la stratégie à l’exécution

L’amélioration continue est une part essentielle du Lean management et vous devez également trouver un moyen d’exploiter la méthode Hoshin à grande échelle.

La matrice en X est un excellent moyen de préparer un plan afin d’atteindre les objectifs de votre société et de facilement suivre les progrès à un niveau macro. Toutefois, si vous souhaitez décomposer de larges initiatives en tâches quotidiennes et suivre leurs progrès, cette matrice ne vous sera pas d’une grande utilité.

Une fois que la vision stratégique et les dépendances sont clarifiées, il est temps de passer de la stratégie aux tâches et aux projets. Vous pouvez facilement le faire à l’aide de la méthode du Portfolio Kanban, qui est une autre méthode puissante du Lean management qui complète la méthode Hoshin.

Le Portfolio Kanban vous permet de décomposer de larges projets en plus petites actions sur différents niveaux et les relier les unes aux autres, afin de profiter d’une transparence absolue sur ce qui doit être fait et comment vos affaires avancent.

Par exemple, si vous avez décidé de vous concentrer sur 2 initiatives stratégiques pour les 4 prochaines années. Vous créez un tableau Portfolio Kanban pour chacune d’entre-elles.

Vous déterminez ensuite qu’il y a 3 stratégies ciblées pour chaque initiative et les décomposez en une seconde couche de 3 tableaux par initiative.

Par la suite, vous décomposez chacune des initiatives les plus courtes en 2 projets clés nécessaires à leur bon accomplissement. Afin de visualiser le quadrant supérieur de la matrice, vous créez une troisième couche de tableaux Portfolio Kanban contenant chacun 18 projets clés.

La troisième couche est celle qui vous montre les petites tâches, que vos membres d’équipe peuvent commencer à traiter afin d’atteindre vos objectifs à long terme.

Vous devriez assigner chaque tableau au propriétaire du processus qui sera responsable de l’exécution du projet qu’il contient.

Tandis que les tâches sont acheminées vers la section « Terminé » de chaque tableau Kanban, vous pourrez en permanence suivre les progrès au niveau micro et obtenir une transparence inégalée sur votre processus au niveau macro.