¿Qué es la Matriz X Hoshin Kanri X?

El método Hoshin Kanri es una de las herramientas más poderosas dentro del arsenal Lean para una gestión estratégica efectiva.

Al ser implementada correctamente, esta cierra la brecha entre la estrategia y la ejecución al crear alineación y enfoque.

La forma más popular de implementar Hoshin Kanri es aplicando la matriz X. En los siguientes párrafos aprenderás qué es la matriz X Hoshin Kanri, cómo leerla y cómo aprovecharla al máximo.

¿Qué es la Matriz X Hoshin Kanri X?

La plantilla de matriz X Hoshin Kanri es un documento de una sola página que incluye objetivos, estrategias, proyectos estratégicos (iniciativas) y dueños. En Lean management, el objetivo de aplicar la matriz X es alinear las necesidades a largo plazo con iniciativas estratégicas, identificar las actividades más importantes en el camino y enumerar las métricas que debes mejorar.Una matriz X típica se vería así:

Cortesía de Lean Methods Group

El nombre proviene de la X que divide la matriz en 4 cuadrantes claves:

• Metas a largo plazo (sur)
• Objetivos anuales (oeste)
• Prioridades del nivel superior (norte)
• Métricas para mejorar (este)

En las esquinas de la plantilla de la matriz se visualizan las dependencias entre las actividades en cada sección. En la parte derecha del diagrama se ubican los nombres de las personas responsables de la ejecución del plan.

¿Cómo Aplicar la Plantilla de Matriz X?

Por lo general, el líder de tu organización es responsable de configurar la matriz (si se aplica a gran escala) o cualquier manager que la esté implementando a nivel de equipo. Al completar la plantilla de matriz X, debes enumerar las partes más importantes del diagrama cerca del centro.

Paso 1: Establece la visión estratégica & los objetivos

Debes comenzar con los objetivos a largo plazo de tu equipo. En Hoshin Kanri, normalmente se ubican entre los 3 y 5 años.

Enuméralos en el cuadrante inferior de la plantilla de la matriz X y ten en cuenta que cada iniciativa tendrá una gran cantidad de tareas más pequeñas las cuales deberán ser procesadas por tu equipo antes de lograr el objetivo.

Considera la capacidad de tu equipo antes de apresurarte a colocar 10 objetivos a largo plazo.

Una forma simple de calcular el número total de tareas que tu equipo deberá completar consiste en dividir cada iniciativa en un plan real de ejecución, incluyendo las tareas más pequeñas posibles, antes de incluir el próximo plan a largo plazo en la matriz.

Paso 2: Define objetivos clave a mediano plazo

Una vez que todos tus objetivos a largo plazo han sido establecidos, prepara los objetivos más importantes que deseas lograr en un período de tiempo más corto (por ejemplo, 1 año) y ubícalos en el cuadrante izquierdo de la matriz Hoshin.

Para crearlos, debes considerar primero aquello que necesitas lograr para mantenerte en el camino y después desarrollar a partir de ello.

Paso 3: Establece acciones a corto plazo y métricas

Después, debes llenar el cuadrante superior con las actividades más importantes que tu equipo deba completar para lograr los objetivos a corto plazo. Como manager Lean, esta es básicamente tu lista de tareas pendientes para los próximos meses.

El cuadrante derecho es para las métricas que te mantendrán en el camino durante el tiempo en que estés ejecutando los objetivos de la empresa.

Debes tener mucho cuidado al colocar las métricas clave en la matriz X de Hoshin Kanri, debido a que todos tus equipos Lean tienen sus propios indicadores de rendimiento clave.

Paso 4: Acuerda indicadores clave de rendimiento

Este es el momento perfecto para aplicar el Hoshin Kanri Catchball y compartir tus planes con el resto de los interesados.

Juntos pueden ponerse de acuerdo sobre las métricas más importantes que deben mejorarse y enumerarlas en el diagrama, sin tener que arriesgarse a que las personas cuyo trabajo no se considera vital para la ejecución exitosa del proyecto decaigan su moral.

Siguiendo con este análisis, justo al lado de las métricas clave, debes enumerar las partes interesadas clave que serán responsables de liderar la finalización de las actividades ubicadas en el cuadrante superior de la matriz.

Aunque Lean fomenta una responsabilidad compartida del flujo de trabajo, para una mayor claridad, recomendamos que enumeres únicamente a las personas responsables de la entrega exitosa del trabajo del equipo, o dicho de otra forma, líderes, managers y dueños de procesos.

Paso 5: Conectando los puntos - marca las dependencias

Por último, pero no menos importante, debes completar el panorama especificando las dependencias entre cada lista de tu matriz.

Recomendamos comenzar creando una leyenda de los diferentes marcadores de correlación que conectarán cada cuadrante con el siguiente.

Aunque tengas mucha flexibilidad para personalizarlos, te recomendamos mantenerlos simples y no agregar más de 3 formas diferentes de correlaciones.Por ejemplo, puedes enumerar una forma de correlación primaria y una secundaria. Para distinguir una de la otra, utiliza distintas figuras para visualizarlas (círculos, triángulos, cuadrados, etc.).

Puedes aplicar todo tipo de figuras geométricas, pero recuerda que la matriz debe permanecer transparente y que todas las personas deben comprender a simple vista la información contenida.

Para marcar las dependencias entre los cuadrantes dentro de tu matriz X de Hoshin Kanri, debes colocar la figura apropiada dentro de los cuadrados en las intersecciones entre cada cuadrante, en las esquinas del diagrama.

De la Estrategia a la Ejecución

La mejora continua es una parte vital de la gestión Lean y debes encontrar también una forma de escalar el valor de Hoshin Kanri. La matriz X es una excelente manera de preparar un plan ejecutable para lograr los objetivos de tu empresa y monitorear fácilmente el progreso a nivel macro. Sin embargo, esta matriz no será tan útil si quieres desglosar las grandes iniciativas en tareas cotidianas y monitorear su progreso.

Una vez que la visión estratégica y las dependencias están claras, es momento de convertir la estrategia en tareas y proyectos. Puedes hacerlo fácilmente implementando el método Portfolio Kanban, que es otro poderoso método Lean que complementa a Hoshin Kanri.

El Portfolio Kanban te permite dividir grandes proyectos en iniciativas más pequeñas y en múltiples niveles, y vincularlos entre sí para tener una transparencia absoluta de lo que debe hacerse y del progreso en general.

Por ejemplo, has decidido enfocarte en 2 iniciativas estratégicas en los próximos 4 años. Creas un tablero de Portfolio Kanban para cada una de ellas.

Luego, determinas que hay 3 estrategias enfocadas para cada una de las iniciativas y las divides en una segunda capa de 3 tableros de Portfolio por iniciativa.

Luego, divides las iniciativas más cortas en 2 proyectos clave para cada una que deberán completarse para lograrlas. Para visualizar el cuadrante superior de la matriz, creas una tercera capa de tableros de Portfolio Kanban que contienen cada uno de los 18 proyectos clave.

Esta tercera capa es donde tienes tareas pequeñas que los miembros regulares de tu equipo pueden comenzar a procesar, dando así inicio al largo viaje hacia el cumplimiento de tus objetivos a largo plazo.

Debes asignar un dueño del proceso a cada tablero del Portfolio y este será el responsable de ejecutar el proyecto correspondiente.

A medida que los elementos de trabajo van pasando a la sección “Hecho” de cada tablero Kanban, podrás constantemente monitorear el progreso a nivel micro y lograr una gran transparencia de tu proceso a un nivel macro.