Mettre en place un Système Pull au Niveau du Portefeuille

Le Pull au niveau de l’équipe ne passe pas automatiquement à l’échelle du portefeuille

En réalité, appliquer le Pull de manière efficace n’est facile qu’à une échelle réduite. Lorsque vous essayez de maintenir un système Pull au niveau d’un projet ou même d’une société, les choses se compliquent.

Vous décomposez de vastes projets et déléguez les différents types de tâches à vos services. Votre équipe commence à travailler plus efficacement et les tâches commencent à aller plus vite. Tout le monde commence à sélectionner des tâches et votre système finit par ressembler au chaos.

Cela est généralement provoqué par un manque de concentration dû à une visibilité réduite et une absence de limites de quantité de travail en cours au niveau du portefeuille. Même si vous avez cartographié votre processus et que vous appliquez activement la méthode Kanban, visualiser et limiter votre flux de travail à un niveau global reste un défi.

Vos services travaillent sur leurs tableaux Kanban respectifs et prennent en charge tâche après tâches sans avoir une vue d’ensemble ou même prendre en considération la capacité de leurs collègues.

Par conséquent, vous pouvez être confronté à un phénomène désagréable, des flux de travail efficaces au niveau de l’équipe et un processus inefficace à cause de goulots d’étranglement créés par des inégalités de capacité entre les équipes.

Heureusement, il existe un moyen d’éviter tous ces problèmes. Il repose sur l’application de la méthode du Portfolio Kanban. C’est une approche moins connue pour gérer votre système Pull à un niveau global, en visualisant et classant les dépendances dans votre processus.

Mettre en place un système Pull à un niveau global

Mettre en place un système Pull au niveau du portefeuille n’est pas si différent de l’application standard avec la méthode Kanban. Vous devez simplement appliquer les pratiques centrales à un niveau global.

Visualiser la répartition de vos projets

Lorsque vous appliquez le Pull au niveau du portefeuille, vous devez visualiser les différents niveaux de la répartition du travail. Avec le Portfolio Kanban, vous pouvez créer plusieurs niveaux de tableaux Kanban comprenant vos vastes initiatives et les petites tâches qui les composent.

Exemple de répartition avec le Portfolio Kanban

Chaque niveau inférieur que vous créé doit être relié à l’initiative plus vaste afin de pouvoir voir clairement la progression de vos progrès à tout moment.

En général, les relations entre les cartes dans un Portfolio Kanban sont « parent » et « enfant ». Lorsque toutes les cartes « enfant » sont traitées, la carte « parent » peut, elle aussi, être considérée comme traitée.

En mettant en place le concept du Pull avec le Portfolio Kanban, vous pouvez générer une harmonisation entre vos services. Chaque individu sera au courant de la façon dont les projets progressent et pourra concentrer ses efforts précisément là où cela compte.

Limiter la quantité de travail en cours au niveau du portefeuille

L’erreur courante commise par les responsables est d’appliquer les limites de la quantité de travail en cours au niveau de l’équipe, et non au niveau du portefeuille. Cela peut entraîner la formation d’énormes goulots d’étranglement s’il y a des différences entre la capacité des équipes.

Lorsque vous mettez en place un système Pull au niveau du portefeuille, il est important de définir des limites de la quantité de travail en cours. Cela peut s’avérer assez difficile si vous ne parvenez pas à voir la situation dans son ensemble et les liens entre les équipes et leur capacité.

Limiter le travail au niveau du portefeuille

En appliquant des limites à la quantité de travail en cours au niveau du portefeuille, vous pouvez être sûr que le travail circule de manière fluide.

Il vaut mieux avoir une équipe inactive ou deux de temps en temps afin de garantir une efficacité maximale du flux et des durées du cycle courtes que tout le monde soit occupé sans réaliser de progrès importants et en engorgeant votre processus.