Qu’est-ce que le raisonnement A3 ?
D’abord, évoquons brièvement le raisonnement que ce projet vise à développer. Il peut être résumé en 7 éléments :
- Raisonnement logique : le projet A3 représente un raisonnement par étapes.
- Présenter des informations de manière objective : il n’y a pas d’objectifs dissimulés.
- Résultats et processus : partager les résultats finaux à atteindre, ainsi que les moyens de le faire.
- Partager seulement des informations essentielles et les présenter sous forme visuelle chaque fois que c’est possible.
- Quelles que soient les actions prises, elles doivent être alignées avec la stratégie et les objectifs de la société.
- L’accent est mis sur le développement d’une vision logique qui peut être adaptée à toute l’organisation.
- Développer une approche structurée de la résolution des problèmes.
L’origine de l’outil de résolution des problèmes A3
Le projet A3 est l’un des nombreux outils du Lean management, développé dans la cadre du système de production Toyota.
Il n’y a pas un inventeur unique de la méthode du projet A3. En fait, Isao Kato (ancien responsable chez Toyota) le décrit comme un mélange entre la méthode PDCA et la philosophie de Toyota de rendre les choses visibles.
Il existe également une légende selon laquelle Taiichi Ohno refusait souvent d’aller plus loin que la première page de tout rapport écrit. C’est pourquoi le projet A3 est un rapport d’une page.
Le nom A3 vient simplement du format de papier A3 (29,7 cm x 42 cm), qui correspond à la taille du rapport.
Le raisonnement A3 a joué un rôle majeur dans le succès commercial de Toyota. Par conséquent, c’est devenu un outil répandu, aujourd’hui utilisé dans plusieurs secteurs.
Examinons l’outil de résolution des problèmes A3 en détail.
Les fondations du modèle A3
En réalité, le projet A3 est un simple rapport qui ne vous aidera pas à résoudre les problèmes d’un simple coup de baguette magique. Il est bien plus important pour toutes les parties concernées de se consacrer au projet lui-même et de communiquer de manière active.
Avant que vous ne commenciez à créer votre propre méthode de projet A3, vous devez savoir qu’il existe 3 rôles majeurs dans ce processus :
- Propriétaire
- Intervenants
- Mentor/parrain
Le propriétaire est responsable de la gestion du processus et de la conservation du document. D’autre part, le propriétaire doit être conseillé et encadré par un mentor, qui a de l’expérience en matière de résolution des problèmes.
Le rôle du mentor est de donner des instructions et de pousser le propriétaire du problème à trouver la solution, mais pas de donner des réponses et de faire des propositions.
Dernier point, mais non le moindre, il y a les intervenants ou parties prenantes. Ce sont des tierces parties directement intéressées par les résultats finaux du projet A3.
Voici le défi. En général, il y a un grand nombre de parties prenantes impliquées. Le propriétaire du problème doit pouvoir accéder à toutes celles-ci, si le besoin s’en fait sentir.
Toutefois nous savons tous que dans des organisations avec une hiérarchie stricte, il est un peu difficile d’accéder à la direction.
C’est pourquoi toute l’organisation devrait avoir connaissance du concept du Lean thinking et être prête à venir en aide à tout moment. Parfois, cela peut représenter un défi, mais aussi fournir une indication du niveau de souplesse d’une organisation.
Finalement, la communication active entre toutes les parties impliquées est cruciale pour la réussite de tout projet A3.
Le projet A3
Le projet A3 est un document d’une seule page, qui reflète les résultats de tout le processus. Généralement, il contient sept étapes, mais il peut également y avoir d’autres variantes. Vous pouvez trouver ci-dessous un exemple de projet A3 qui inclura le plus souvent les étapes suivantes:
- Contexte/Clarification du problème
- Situation actuelle
- Définir des objectifs/buts
- Analyse des causes profondes
- Contre-mesures
- Mise en œuvre
- Confirmation de l’effet/Suivi
La méthode du projet A3
La méthode du projet A3 est un processus du Lean thinking où le propriétaire du problème doit passer par différentes étapes du modèle jusqu’à trouver la bonne solution à mettre en place. Le propriétaire doit communiquer de manière active avec ses collègues et le mentor du projet.
Examinons maintenant les différentes étapes qui composent le projet A3.
Contexte
D’abord, vous devez clarifier le problème et le décrire brièvement. C’est un point de départ où le propriétaire peut ajouter du contexte et préparer les étapes suivantes.
Situation actuelle
Avant qu’un problème ne puisse être abordé correctement, son propriétaire doit décrire la situation actuelle dans le domaine où il survient.
À ce stade, vous pouvez cartographier les différents processus qui existent autour du domaine problématique. Cela vous permettra de voir la situation dans son ensemble et identifier la cause profonde.
Définir des objectifs/buts
Une fois la situation actuelle claire, vous devez définir des objectifs. Gardez en tête qu’à cette étape vous devez prendre en considération que vous ne disposez pas du tableau complet de la situation.
Donc, une fois que vous avez passé les étapes suivantes jusqu’à la « confirmation de l’effet », vous pouvez revenir à cette étape et détailles plus en détail les objectifs initiaux.
Analyse des causes profondes
Il s’agit d’une étape très importante pour la bonne mise en œuvre du projet A3. Lutter immédiatement contre le problème signifie que vous ne traitez pas seulement les symptômes et que vous laissez la cause profonde intacte ; évitant ainsi l’apparition régulière de problèmes plus importants.
Une fois que vous avez une bonne compréhension de la façon dont les processus fonctionnent et des objectifs initiaux, vous devez comprendre la cause profonde du problème. À cette fin, vous pouvez utiliser différentes techniques, comme les 5 pourquoi.
Contre-mesures
Une fois que vous connaissez la cause profonde, vous pouvez commencer à proposer des solutions. Vous pouvez ensuite retourner à l’objectif initial et ajouter davantage de détails. Dans tous les cas, les contre-mesures devraient aboutir à une compréhension claire de la façon dont l’objectif initial sera atteint.
Plan de mise en œuvre
Après avoir défini les contre-mesures, vous devez présenter un plan de mise en œuvre incluant une liste des actions qui devront être appliquées afin de mettre les contre-mesures en place. Cela aide également à assigner des individus responsables pour chaque tâche et à fixer une échéance.
Confirmation de l’effet et suivi
La dernière étape est cruciale pour établir une culture de l’amélioration continue. Il est très important d’évaluer les résultats effectifs et confirmer les effets de vos contre-mesures.
Que les résultats soient positifs ou négatifs, vous devez prendre des mesures.
Si les résultats effectifs diffèrent des prévisions, vous devriez modifier le plan, le remettre en œuvre et effectuer un suivi.
S’il y a un effet positif, vous devriez communiquer les améliorations au reste de l’organisation et d’en faire un standard.
Les avantages de la résolution de problèmes A3
Le modèle du projet A3 est cohérent et il encourage le parrainage et la collaboration globale.
En outre, il favorise le partage d’informations dans toute l’organisation et stimule l’apprentissage et l’amélioration continue à tous les niveaux de l’organisation.
En outre, la méthode du projet A3 favorise l’engagement en faveur de buts communs et renforce les niveaux de responsabilité.
Dernier point, mais non le moindre, vous pouvez utiliser un projet A3 non seulement pour la résolution des problèmes, mais également pour proposer des améliorations, élaborer des rapports, encadrer et bien plus.
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