Die Hoshin Kanri X-Matrix – wir erklären das Mysterium

Die Hoshin Kanri-Methode gehört zu den stärksten Tools im Lean-Arsenal für effektives strategisches Management.

Bei korrekter Implementierung überbrückt sie die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung, indem sie für Koordination und Fokus sorgt.

Das beliebteste Verfahren zur Implementierung von Hoshin Kanri ist die X-Matrix. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, was die Hoshin Kanri X-Matrix ist, wie Sie diese lesen und optimal nutzen können.

Was ist die Hoshin Kanri X-Matrix?

Die Hoshin Kanri X-Matrix ist ein einseitiges Dokument mit Zielen, Strategien, strategischen Projekten (Initiativen) und Verantwortlichen.

Im Lean Management wird die X-Matrix eingesetzt, um langfristige Anforderungen mit strategischen Initiativen zu koordinieren, die wichtigsten Aktivitäten auf dem Weg dorthin zu erkennen und die Kennzahlen aufzuführen, die verbessert werden müssen.

Eine typische X-Matrix sieht so aus:

Freudlicherweise zur Verfügung gestellt von der Lean Methods Group

Der Name kommt vom X, das die Matrix in 4 Schlüsselquadranten teilt:

• Langfristige Ziele (Süden)
• Jahresziele (Westen)
• Oberste Prioritäten (Norden)
• Kennzahlen zur Verbesserung (Osten)

An den Ecken der Matrix werden die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten in jedem Abschnitt visualisiert.

Auf der rechten Seite des Diagramms befinden sich die Namen der Personen, die für die Ausführung des Plans verantwortlich sind.

Wie wird die X Matrix angewendet?

In der Regel ist der Leiter Ihres Unternehmens für die Einrichtung der Matrix zuständig (wenn sie in großem Umfang angewendet wird); sonst ein Manager, der sie auf Teamebene implementiert.

Wenn Sie die Vorlage ausfüllen, müssen Sie die wichtigsten Teile des Diagramms am dichtesten an der Mitte platzieren.

Schritt 1: Strategische Vision und Ziele festlegen

Am Anfang stehen die langfristigen Ziele Ihres Teams beginnen. In Hoshin Kanri liegen sie normalerweise auf einem Horizont zwischen 3 und 5 Jahren.

Listen Sie diese im unteren Quadranten der Matrix auf und denken Sie daran, dass jede Initiative eine Menge kleinerer Aufgaben erfordern wird, die Ihr Team bearbeiten muss, bevor das Ziel erreicht wird.

Berücksichtigen Sie die Kapazität Ihres Teams, bevor Sie gleich 10 langfristige Ziele auf einmal anstreben.

Die Gesamtanzahl an Aufgaben, die Ihr Team ausführen muss, können Sie ganz leicht berechnen: Schlüsseln Sie jede Initiative in einen Praxisplan zur Umsetzung bis auf die kleinstmögliche Aufgabe auf, bevor Sie den nächsten langfristigen Plan in die Matrix eintragen.

Schritt 2: Die wichtigsten mittelfristigen Ziele definieren

Nachdem Ihre langfristigen Ziele festgelegt sind, überlegen Sie sich die wichtigsten Ziele, die Sie in kürzerer Zeit (z. B. 1 Jahr) erreichen möchten, und tragen sie im linken Quadranten der Hoshin-Matrix ein.

Dazu sollten Sie sich überlegen, was Sie tun müssen, um auf Kurs zu bleiben, und darauf aufbauen.

Schritt 3: Kurzfristige Maßnahmen und Kennzahlen festlegen

Als Nächstes müssen Sie im obersten Quadranten die wichtigsten Aktivitäten eintragen, die Ihr Team erfüllen muss, um die kurzfristigen Ziele zu erreichen. Als Lean-Manager ist dies im Grunde Ihre To-Do-Liste für die kommenden Monate.

Der rechte Quadrant ist für die Kennzahlen vorgesehen, die Sie während der Umsetzung Ihrer Unternehmensziele auf dem richtigen Kurs halten.

Bedenken Sie beim Festlegen von Schlüsselkennzahlen für die Hoshin Kanri X-Matrix, dass alle Ihre Lean-Teams eigene Leistungskennzahlen verwenden.

Schritt 4: Auf Leistungskennzahlen einigen

Dies ist genau der richtige Zeitpunkt, um Hoshin-Kanri-Catchball anzuwenden und Ihre Pläne mit den anderen Beteiligten zu teilen.

Zusammen können Sie sich auf die wichtigsten Kennzahlen zur Verbesserung einigen und sie in der Matrix auflisten, ohne die Moral der Mitarbeiter zu beeinträchtigen, deren Arbeit nicht entscheidend für die erfolgreiche Ausführung des Projekts ist.

Direkt neben den Schlüsselkennzahlen werden dementsprechend die wichtigsten Stakeholder aufgeführt, die für die Ausführung der Aktivitäten im oberen Quadranten der Matrix verantwortlich sind.

Obwohl Lean die gemeinsame Verantwortung für den Workflow fördert, sollten Sie zur besseren Übersicht nur die Personen auflisten, die für die erfolgreiche Lieferung der Arbeit Ihres Teams verantwortlich sind, oder nur die Teamleiter, Manager und Prozessverantwortlichen.

Schritt 5: Die Punkte verbinden, Abhängigkeiten aufzeigen

Zu guter Letzt sollten Sie das Bild vervollständigen und die Abhängigkeiten zwischen den Einträgen in Ihrer Matrix aufzeigen.

Wir empfehlen, zuerst eine Legende der verschiedenen Korrelationsmarker zu erstellen, welche die Quadranten verbinden.

Obwohl Sie dabei viel Spielraum haben, empfehlen wir Ihnen einfache Symbole und maximal 3 verschiedene Arten von Korrelationen.

Zum Beispiel können Sie eine primäre und eine sekundäre Korrelation auflisten. Zur unterschiedlichen Visualisierung bieten sich Formen an (Kreis, Dreieck, Quadrat usw.).

Sie können alle Arten von geometrischen Figuren einsetzen, aber die Matrix sollte transparent bleiben und man muss die Informationen auf einem Blick verstehen können.

Zur Markierung der Abhängigkeiten zwischen den Quadranten in Ihrer Hoshin Kanri X-Matrix müssen Sie die passende Form in die Quadrate an den Schnittpunkten zwischen den Quadranten in den Ecken der Matrix einfügen.

Von der Strategie zur Ausführung

Kontinuierliche Verbesserung ist ein wichtiger Teil des Lean Managements und Sie müssen einen Weg finden, den Wert von Hoshin Kanri auch stetig hochzuskalieren.

Die X-Matrix ist eine großartige Möglichkeit, einen umsetzbaren Plan für das Erreichen der Unternehmensziele zu erstellen und den Fortschritt auf Makroebene zu überwachen. Wenn Sie jedoch große Initiativen in Tagesaufgaben aufteilen und deren Fortschritt überwachen möchten, wird diese Matrix weniger hilfreich sein.

Sobald Sie die strategische Vision und Abhängigkeiten geklärt haben, ist es Zeit, die Strategie in Aufgaben und Projekte umzuwandeln. Das können Sie leicht mit der Implementierung der Portfolio-Kanban-Methode erreichen – einer weiteren leistungsstarken Lean-Methode, die Hoshin Kanri ergänzt.

Mit Portfolio-Kanban können Sie große Projekte auf mehreren Ebenen in kleinere Initiativen aufteilen und sie miteinander verknüpfen, so dass Sie absoluten Einblick darin haben, was getan werden muss und wie sich Ihre Geschäfte entwickeln.

Sie haben beispielsweise beschlossen, sich in den nächsten vier Jahren auf zwei strategische Initiativen zu konzentrieren. Sie erstellen für jede ein Portfolio-Kanban-Board.

Als Nächstes legen Sie für jede der zwei Initiativen drei fokussierte Strategien fest, die Sie in die zweite Ebene von drei Portfolio-Boards pro Initiative aufteilen.

Anschließend teilen Sie die Initiativen, die nicht so zeitaufwendig sind, in zwei Schlüsselprojekte auf. Zur Visualisierung des oberen Quadranten der Matrix richten Sie eine dritte Ebene mit Portfolio-Kanban-Boards ein, die jeweils eines der 18 Schlüsselprojekte enthalten.

In der dritten Ebene haben Sie kleine Aufgaben, mit denen Ihre Teammitglieder anfangen können. Somit beginnen sie den langen Weg zur Erfüllung Ihrer langfristigen Ziele.

Sie sollten jedem Portfolio-Board einen Prozessverantwortlichen zuweisen, der für die Ausführung des Projekts verantwortlich ist.

Wenn sich Arbeitselemente in Richtung „Erledigt“-Spalte der Kanban-Boards bewegen, können Sie den Fortschritt auf einer Mikroebene kontinuierlich überwachen und eine einzigartige Prozesstransparenz auf Makroebene erzielen.

In Summary

Die Hoshin Kanri X-Matrix ist ein großartiges Tool der Hoshin-Kanri-Methode, mit der Sie:

• Langfristige Ziele visualisieren und in kleinere aufgliedern können, um Ziele und Aktionen zu koordinieren.
• Einen klaren Schwerpunkt auf die wichtigsten Initiativen legen können.
• Die Abhängigkeiten in Ihrem Prozess transparent darstellen können.
• Hoshin Kanri in andere Lean-Methoden wie Kanban eingliedern können, um die Wirkung zu maximieren.