El tiempo de entrega y el tiempo de ciclo son términos ampliamente utilizados en el mundo de Kanban. Sin embargo, muy a menudo la gente se confunde cuando trata de entender la diferencia entre ellos dos y su importancia. Al final de este artículo, podrás distinguir los términos fácilmente y utilizarlos correctamente.
¿Qué es el Tiempo de entrega?
El entorno de negocio es dinámico y constantemente genera nuevas demandas de los clientes. Estas demandas llegan a tu empresa en forma de solicitudes de trabajo.
Definición del Tiempo de entrega:
El Tiempo de entrega es el período entre la aparición de una nueva tarea en tu flujo de trabajo y su salida final del sistema.
Sin embargo, es mejor medir el tiempo de entrega desde el momento en que un miembro del equipo se compromete con la nueva solicitud. De esta manera, el tiempo de entrega promedio en un sistema Kanban será mucho más preciso. De lo contrario, las nuevas tareas pueden pasar meses en una cola de espera antes de que alguien tenga la capacidad de iniciarlas y el tiempo de entrega aumente dramáticamente.
¿Qué es el Tiempo de ciclo?
Cuando aparece una nueva tarea en tu tablero Kanban, generalmente debe revisarse y discutirse antes de ir al proceso de ejecución. Naturalmente, la nueva tarea pasa algún tiempo en una cola de espera, antes de que un miembro de tu equipo tenga la capacidad de comenzar a trabajar en ella.
Definición del Tiempo de ciclo:
El tiempo de ciclo comienza en el momento en que la nueva tarea entra en la etapa “En Curso” y alguien está trabajando en ella.
El profesor John Little (Profesor de Instituto en MIT) concluyó después de varias investigaciones que cuanto más trabajo tenemos en curso, mayor es el tiempo de ciclo.
La ecuación se hizo famosa como la ley de Little y la fórmula de tiempo de ciclo se ve así:
Tiempo de ciclo = Trabajo en curso / Rendimiento
¿Cómo medir el tiempo de entrega y de ciclo en Kanban?
Para aprovechar al máximo esta valiosa información, necesitarás software Kanban que recopila automáticamente datos históricos para tu flujo de trabajo. Por ejemplo, Kanbanize es una solución de software potente equipada con un panel de análisis poderoso que puede ofrecerte toda esta información.
Diagrama de flujo acumulativo (Cumulative Flow Diagram – CFD)
Una de las herramientas más convenientes para medir el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo es el diagrama de flujo acumulativo. Este cuadro rastrea la cantidad total de los elementos de trabajo que ingresan al flujo de trabajo y acumula tareas completadas a lo largo del tiempo.
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Para medir el tiempo de entrega, debes personalizar tu CFD para medir los datos desde el momento en que las nuevas tareas ingresan a la columna “Solicitado” (columna de espera).
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Para medir el tiempo del ciclo, debes personalizar tu CFD para medir los datos desde el momento en que las nuevas tareas ingresan en la columna “En Curso” (columna de actividad).
El diagrama de flujo acumulativo te da la oportunidad de obtener una visión general rápida del tiempo promedio de entrega y del ciclo durante un período predeterminado.
¿Cómo acortar la brecha entre el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo?
A veces, una tarea puede pasar mucho tiempo en una columna de espera antes de que un compañero de equipo tenga la capacidad de comenzar a trabajar en ella. Esto provoca una mayor brecha entre el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo. Por lo tanto, las asignaciones llegan a la etapa de finalización más lentamente.
Para descubrir de dónde proviene este problema, puedes usar dos de las herramientas analíticas más relevantes para ese propósito (ambas son partes del panel de análisis de Kanbanize): Diagrama de dispersión del tiempo (Cycle time scatter plot) del ciclo y Mapa de calor (Heatmap).
La primera te da información detallada sobre el tiempo de ciclo de todas las tareas durante un período de tiempo predeterminado. De esta manera, puedes localizar las tareas que tomaron más tiempo en completarse.
La segunda muestra los datos para la cantidad total de tiempo que las tareas pasaron en las diferentes etapas de tu flujo de trabajo. Te ayuda a comprender dónde pasan más tiempo las tareas mientras avanzan a través de tu flujo de trabajo.
Ambas herramientas te ayudarán a localizar partes problemáticas de tu proceso de trabajo y a tomar medidas para eliminarlas. Debes recordar que el trabajo es un proceso continuo y cambia constantemente.
Por lo tanto, debes supervisar tu flujo de trabajo regularmente y utilizar las herramientas analíticas adecuadas. Te ayudan a ajustar tu flujo de trabajo y mejorar la eficiencia del equipo.
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En resumen
El tiempo de entrega y el tiempo de ciclo son estadísticas poderosas que:
- Proporcionan información valiosa sobre tu flujo de trabajo
- Ayudan a identificar cuellos de botella en tu flujo de trabajo
- Pueden ayudar a comprender mejor la capacidad de trabajo de tu equipo.
Diagrama de flujo acumulativo (Cumulative Flow Diagram – CFD)
